Облік надходження лікарських засобів в nаптеку. Облік реалізації та вибуття товару в аптечних закладах
Ефективнiсть nзабезпечення хворих, населення i ЛПУ визначається наявнiстю товару i достовiрнiстю nоблiку товарних запасiв. Товари – це матерiальнi цiнностi, якi придбанi nза плату i зберiгаютоься в аптечному пiдприємствi з метою подальшого продажу, nпервiсною вартiстю яких є собiвартiсть. Товарнi запаси вважаються активними n(вiдображаються в балансi як активи), якщо дотримано двi умови:
1. Iснує nймовiрнiсть, що пiдприємство одержить в майбутньому економiчнi вигоди, повязанi nз продажем цих запасiв.
2. Вартiсть nзапасiв може бути достовiрно визначена.
Якщо запаси не можуть бути використанi nабо реалiзованi (втратили необхiднi якостi, минув термiн придатностi), вони не nповиннi вiдображатися в складi актиiв аптеки, тобто пiдлягають списанню на nоперацiйнi витрати звiтного перiоду.
Основана nмаса товарiв поступає з гуртових складiв та виробникiв. Деякi nмате-рiально-товарно цiнностi (посуда, лiкарська рослинна сировина) nзакупляються у населення. Цi питання були розглянутi на лекцiї « nПостачання.»
2. Договори постачання, облiк i контроль nза їх дотриманням
Постачання nпродукцiї вiд вищевказаних постачальникiв проводиться у вiдповiдностi з nзаключеними договорами. Договiр – документ згiдно якого постачальник nзобов’язується поставити в обумовленi термiни покупцю певнi товари, а покупець n- прийняти цi товари i оплатити їх за встановленими цiнами. nОсновними контрагентами аптек при закупівлі медикаментів та виробів медичного nпризначення є постачальники, юридичні особи (підприємства, оптові фірми, nаптечні склади) або фізичні особи (заготовка лікувальної сировини).
Порядок та форми розрахунків між nпостачальниками зазначається в господарських договорах (угодах), що є важливою nпідставою виникнення зобов”язань та основною формою реалізації товарно-грошових nвідносин. Схема угоди наведена в методичних вказівках з організації.
Обов”язковою nумовою укладання договорів є максимально точне відображення зобов”язань обох nсторін. В договорі купівлі-продажі повинні бути вказані такі реквізити:
1. дата nукладання договору;
2. інформація nпро постачальника і покупця;
3. предмет nі сума договору;
4. термін nта умови постанови;
5. вимоги nдо якості товару;
6. умови nрозрахунків;
7. відповідальність nсторін за невиконання умов договору і порядок розгляду суперечок;
8. термін nдії;
9. юридичні nадреси сторін.
Якщо сторони бажають змінити nпочаткові умови договору, повинна бути підписана додаткова угода.
Договора на nпостачання мають наступну структуру:
1. загальнi nположення – учасники договору
2. предмет nдоговору. Постачальник зобов’язується передати товар, а поукупець прийняти i nоплатити товаркiлькiсть i суму поставки вказується в накладнiй (специфiкацiя)
3.умови поставки: nсертифiкати якостi заводу-виробника, накладнi на вiдпущенi nтовари, копiю лiцензiї на право торгiвлi медикаментами. Покупець узгоджує nасортимент товару шляхом попереднього замовлення постачальнику. Постачальник nзобов’язаний доставити товар не пiзнiше 14 днiв з моменту отримання замовлення. nПокупець,що прийняв вiд постачальника товар несе повну вiдповiдальнiсть до nкiнця термiну оплати. У випадку втрати або псування товару покупець компенсує n100% вартостi товару. Якiсть товарiв, що вiдпускається повинна nвiдповiдати сертифiкату якостi заводу-виробника.
4. Умови nоплати. Всi витрати з оформлення iпроведення платижiв несе покупець. n100% оплата товару здiйснюється на протязiв 15 днiв з моменту nпоступлен-ня товару на склад покупця. Форма оплати – безготiвковий розрахунок. nУ випадку неможливостi своєчасної оплати за отриманий товар покупцем у термiни, nякi вказанi в договорi покупець виплачує постачальнику штрафнi санкцiї в розiрi n0.5-1% вiд вартостi неоплаченого товару за кожний день протермiнування платежу.
5. Вiдповiдальнiсть nсторiн Всi сперечання i розбiжностi, якi можуть виникнути при виконаннi цього nдоговору вирiшуються шляхом переговорiв. У випадку, якщо сперечання не можуть nбути вирiшешляхом переговорiв то справу передають для розгляду в nГосподарського суд у встановленому порядку.
6. Форс-мажорнi nобставини ( дiї нездоланної сиди, яка не залежить вiд волi сторiн – nвiйськовi дiї, есбарго, стихiйне лихо i т.п) сторони звiльняються вiд своїх nобовязкiв на час дiї вказанитх обставин. Якщо дiя вказаних обставин триває nбiльше 30 днiув, кожна iз сторiн має право на розiрвання угоди.
7. nЮридична адреса сторiн – дати зразок дговору, лiцензiї, сертифiкат аналiзу, nпротокол аналiзу
3. Основнi способи прийому nтовару безпосередньо вiд постачальникiв.
Організація обліку розрахунків з nпостачальником повинна забезпечити:
1. своєчасну nперевірку розрахунків з постачальниками;
2. попередження nпро термінування кредиторської заборгованості;
Джерелом інформації для контролю nрозрахункових відносин про товарні операції служать первинні документи:
1. nнакладні;
2. nрахунки фактури;
3. nподаткові накладні;
4. nтоварно-транспортні накладні
5. nсертифікат якості виробника.
В разі невідповідності одержаних nтоварно-матеріальних цінностей умовам договору, виставляються притензії.
Оплата товару згідно з договором nкупівлі-продажу може виконуватись в різних формах:
I. nпопередня оплата – товар сплачується повністю або частково до передачі товару n(скидка з ціни %);
II. nоплата за фактом отримання – сплачується продавцю повну вартість товару , % від nсуми;
III. nоплата з відтермінуванням – сплачується через певний час (за договором, не nбільше місяця, постачальник сплачує податок).
При отриманнi товару nбезпосередньо на складi особа, що отримує його повинна перевiрити вiдповiднiсть nназви, виду, цiни i кiлькостi тим даним, якi вказанi в суповоджуючому nдокументi (товарно-транспортна накладна). Право на отримання товарiв на складi nоформляється дорученням. Сировина, матерiали (цiнностi) вiдпускаються покупцем nабо передаються безоплатно тiльки за дорученням отримувача. Бланки доручень є nдокументами строгої звiтностi,що вимагає – їх їх виготовляють з друковагною nномерацiєю у вiдповiдностi з правилами бланкiв цiнних паперiв i документiв nстрогої звiтностi облiку їх отримання, зберi-гання i використання як бланк nстрогої звiтностi, пронумерована, прошнурована i скраплена печаткою i пiдписами nкерiвника i головного бухгалтера пiдприємства журнал реєстрацiї доручень, nвидача бланку i журналу особi, на яку покладенi зобов’язання з регiстрацiї nвиданих, поверенених i використаних доручень за розхiдною накладною, контроль nза своєчасним поданням документiв (актiв, накладних, ордерiв i nтд),якi засвiдчують про використанi доручень або невикористаних доручень, nсписання невикористаних доручень за актом.
nДоручення на отримання цiнностей видається тiльки посадовiй особi, що працює на nцьому пiдприємствi. Доручення пiдписується керiвником i головним бухгалтером nпiдприємства або їх заступниками i особами, якi на це уповноваженi керiвником nпiдприємства В тих випад-ках, бухгалтерський облiк ведеться централiзованою nбухгалтерiєю, доручення на отримання цiнностей пiдписується керiвником nпiдприємства i головним бухгалтером централiзованої бухгалтерiї або їх nзаступниками i особами, якi на це уповноваженi. Керiвник пiдприємства nзатверджує перелiк посад, заняття яких надає вiдповiдним працiвникам право nпiдписувати доручення на отрмання цiнностей i назначається особа, що здiйснює nвиписку i реєстрацiю виданих, повернених i використаних доручень.
3. nДоставка товару в аптеки транспортом складу
nБезпосередня прийомка товару за кiлькiстю товарних одиниць i масi нето nйого якостi здiйснюється в аптецi при вскриттi тари. Товар , який доставлений nтранспортом аптечного складу в аптеку приймає завiдуючий аптекою або iнша особа n, яка уповноважегна на це в момент поступлення за кiлькiстю мiсць i масi nбрутто у вiдпоiдностi з супроводжуючими л документами – упаковочний лист, товарно-транспортна-накладна, nподаткова накладна Це попередня прийомка з метою прискорити вивiльнення nтранспорту аптечногосскладу.
Виробник повине nвiдгружати медикаменти з таким розрахунком, щоб до моменту їх вiдправлення nзалишалося не менше 80% термiну придатностi, який зазначений на етикетцi, а на nбактерiйних препарати, стоматологiчнi i полмернi матерiали – не менше 50% nтермiну придатностi. При вiдвантаженнi вказаної продукцiї з аптечних складiв nтермiн придатностi для медикентiв повинен складати не 60%, а для бактерiйних nпрепаратiв – не менше 40 термiну придатностi. При цьому медична продукцiя з nтермiном придатностi бiльше 2 рокiв може вiдгружатися покупцю, якщо nтермiн придатностi не менше 1.5 року, з меншим залишковим терсiном придатностi nпоставка можлива лише з згоди отримувача.
Кiнцева прийомка товарiв по масi i nкiлькостi товарних одиниць повинна бути проведена в момент отримання незатарено nтовару або в момент вскриття тари, но не пiзнiше 25 годин з моменту nотримання, iмпортних – 7 днiв.На оборотнiй сторонi накладної nзаваптекою вказує окремо вартiсть товару, допомiжних матерiалiв, малоцiнного niнвентаря, тари i т.д.
Документальне оформлення nнадходження товару.
Якщо при прийманні товару nвстановлено недостачу або брак, то приймання товару припиняється, nзабезпечується подальше зберігання цього товару. Якщо недостачу виявлено при nперевірці ваги нетто, або кількості одиниць в певних місцях, отримувач nпризупиняє приймання товару, зберігає і показує постачальнику тару і упаковку nрозпечатаних місць і товар, який там міститься. Представник постачальника, який nперебуває в одному населеному пункту з отримувачем. Повинен прибути не пізніше nнаступного дня після одержання виклику, якщо медикаменти швидко псуються то nпротягом 4 годин. Представник, який знаходиться в іншому населеному пункті nповинен прибути протягом 3 днів. Якщо у встановлений термін представник не прибув, nто товар приймається в присутності представника не зацікавленої сторони, або nсамостійно, якщо постачальник дає згоду на одностороннє приймання товару.
Для одержання товару nматеріально-відповідальним особам видається доручення.
Організація nвхідного контролю ГЛЗ у аптеках здійснюється згідно наказу МОЗ України № 436 n2001 р.
Якщо nпри прийомцi виявлена недостача, бiй, брак, порча товарiв в однiй партiї або nнадлишки, комiсiя складає акт за формою АП-3 в трьох екзимплярах в день виявлення nрозходження (Акт про встановлення розходжень в кiлькостi i якостi) Акт nпiдписують всi члени комiсiї. Не пiзнiше наступного дня пiсля nск-ладання акт затверджує керiвник вищестоячої nорганiзацiї. Всi реквi-зити акту повиннi бути чiтко i розбiрливо заповненi, так nяк на його пiдставi предявляються претензiї постачальнику В актi вказються nтiлькит тi назви товарiв, за якими встанвленi розходження в кiлькостi i nякостi. Можлива ситуацiя, що товар поступає без супроводжуючої nдокументацiї. Для приймання такого товару створюється комiсiя АП-3. Одночасно nнеобхiдно прийняти мiри для отримання накладної та iншої документацiї. Такий nтовар зберiгається окремо вiд всiх iнших цiнностей в аптецi.
Особливу увагу при nоформленнi документацiї на поступившi товари, що залишаються у nматерiально-вiдповiдальної особи повинно бути звернено на правильнiсть оцiнки nтоварiв i такусування їх вартостi.
При виявленi в nсупроводжуючих документах помилок в цiнах i сумах вартостi аптека повинна проце nповiдоми ти постачальника. До отримання вiд постачашльника вiдповiдi про nвиправлення помилки цей товар не пiдлягає реалiзацiї, не оприходується по цiнам ni вартостi, яка вказана в супроводжуючих документах. У вiдповiдностi з nуказом Президента при наявностi декiлькох роздрiбних цiн на одноiменний товар nпро-водиться дооцiнка (уцiнка) до вартостi товара останнього отримання. nПереоцiнцi пiдлягає весь товар незалежно вiд шляхiв придбання. Рiзниця вiд nпереоцiнки вiдноситься на збiльшення (зменшення) власних обiгових коштiв.
4. Первинний nоблiк товарно-матерiальних цiнностей, якi поступили в аптеку.
Вхiдний контроль – nуповноважена особа.
Всi поступившi в аптеку i прийнятi nматерiально вiдповiдальними особами на зберiгання товари записують в Журнал nреєстрацiї поступивших товарiв по групам АП-5 по оптовим цiнам (оперативний nоблiк). В цьому журналi вiдображаються постурившi товари в груповому розрiзi по nсеми групам:
n медикаменти i nхiмiчнi товари
n мiнеральнi nводи
n перевязочнi nматерiали i предмети догляду за хворими
n мило туалетне
n парфюрмерiя
n окулярна nоптика
n iншi
Пiсля закiнчення nкожжного мiсяця данi пiдраховуються i визначають загальну вартiсть отриманих nтоварiв i вартiсть за окремими номенклатурними групами, данi яких nвикористовуються при складаннi мiсячного звiту за формою АП-72. Оприходовання nпоступивших в аптеку товарiв безпосередньо вiддiлом аптеки можливо лише за nдокументами, в яких вказанi товари , якi призначенi для реалiзацiї в даному nвiддiлi.
Розмiщення товарiв – див. nЗберiгання
Особливостi отримання nмедикаментiв списку А, наркотичнихi пспихотропних препарiв i порядрок їх nоблiку.
nОтриманi на складi ядiв за дорученням. При поступленнi в аптеку nоблiковуються:
1. в nжурналi рєстрацiї поступивших товарiв по групам АП-5 в сумовому виразi
n2.додатково в натуральних показниках кiлькiсно (по номенклатурi i кiлькостi) за nназвами «Журналi облiку ядовитих, наркотичних, iнших медикментiв i спирту nетилового» за формою АП=-10.
Журнал nвiдкриважється на рiк. Журнал повинен бути пронумерований i тд. nПоступлення вiдображається по каждому прихiдно-му документу iндивiдуально, а nрозхiд записується щоденним пiдсумком (на пiдставi щоденних виборочних листiв) nз диференцiацiєю на вiдпуск по екстемпоральному виготовленню лiкiв i вiдпуск nангро ЛПУ, iншим пiдвiдомчим аптекам i аптечним пунктам 1 категорiї.
На nпротязii мiсяця облiк отриманих товарiв ведеться в сумовому виразi в това-рному nзвiтi за ормою АП-25. Головним документом, що служить пiдставою для nзиписiв в прихiднiй частинi звiту є накладна, рахунки , за якими товари та iншi nцiнностi поступили в аптеку i прийнятi нею. В хронологiчнiй послiдовностi nзаповнюються всi графи i прихiднiй частинi товарного звiту окремо по кожному nдокументу на товар, що прийнятий аптекою.
Отже, джерелом iнформацiї для nконтролю розрахункових вiдносин про товарнi операцiї служать первиннi документи: nнакладнi, рахункифактрури, податковi накладнi, товарно-транспортнi накладнi, а nтакож сертифiкати якостi.
nВнутрiшньогосподарський сумарний облiк в аптецi передбачає вiдображення в nприхiднiй частинi товарного або мiсячного звiту суми отриманого товару за nмiсяць в оптових i роздрiбних цiнах. Вiдповiдно до Плану рахункiв в nбухгалтерському облiку товарiв, що надiйшли в аптеку використовуються nрахунки: – активний рахунок 282 «Товари в торгiвлi», за дебетом якого nвiдображається надходження товару, за кредитом – вибуття, пасивному рахунку 285 n«Торгова нацiнка» за кредитом якого вiдображається збiльшення суми, за дебетом n- зменшення суми.
5. Збiльшення суми nтоварних запасiв за рахунок внутрiаптечних товарних операцiй.
Крiм реєстрацiї в nхронологiчнiй послiдовностi поступаючих в аптеку товарiв в прихiдну частину nтоварного звiту заносят суми, що збiльшують запаси товарiв, їх залишок в nаптецi. Дооцiнка по лабораторно-фасовочним роботам, якi виникли в результатi nзаокруглення цiн або рiзницю мiж прейскурантом цiною i цiною, що утворилася при nвнутрiаптечному виготовлення лiкiв.:
· nжурнал облiку лабораторних i фасувальних робiт
· nспрравка nпро дооцiнку i уцiнку по лабораторно-фасовочним роботам, реалiзацiї робiт та nпослуг
· nтариф nпо лабораторним i фасовочним роботам, кстепмпоральнiй рецептурi
· nперевiд nв товар тари, допомiжних та iнших матерiалiв
*придбання nаптечної посуди вiд населення – вiдомiсть покупки склної посуди, яка була у nвжитку, Служить накоплюючим документом i заповнюється особою, як а уповноважена nдля прийому посуди вiд населення. Складється в 2-х екзем-плярах за змiну, один nекземпляр разом з посудою передається матерiально-вi-дповiдальнiй особi, nслужить пiдставою для оприходовання прийнятої посуди, 2- залишається в приймальника nпосуди.
* nлiкувально-профiлактичних установ . Накладна лля прийняття посуди вiд ЛПУ в nвказанням ємкостi i кiлькостi посуди. Виписується в 3 енкземплярах – 2 nзалишаються в аптецi, третiй повертається ЛПУ. Один екземплр передають в nбухгалтерiю, а другий додається до щомiсячної вiдомостi про прихiд посуди. nПе-редана в ухгалтерiю накладна служить пiдставою для розрахункiв з ЛПУ.
*перевiд nзаготовленої ЛРС в товар. Акт переводу в товар ЛРС (форма АП-10). Складається nкомiсiєю в 2-х екземплярах: 1 – й екхемпляр – пiдстава для оприходування nсировини як товару – додається до звiту, 2- залишається в аптецi.
· nреалiзацiя nводи очищеної – населенню довiдка АП-12, в яку вносять вартiсть проданої населденню nволди очищеної за мiсяць, ЛПУ – Журнал облiку оптового вiдпуску i розрахункiв з nпокупцями за формою АП-22.
товарнi nзапаси аптеки можуть бути збiльшенi за рахунок оприходування акторм за nформоюАП-3 вартостi лiкiв, якi виготовленi в аптецi, но не отриманi у nвстановлений термiн i не втратили своєї якостi
· nнадлишки, якi виготовленi при iнвентаризацiї
· nдооцiнка або переоцiнка товарiв в зв’язку з пiдвищенням роздрiбних цiн
· nвартiсть роботи з ремонту i виготовлення окулярiв. Вiдомiсть замовлень на nокулярну оптику складається в 2- екземплярах, Суми, якi отриманi на протязi nмiсяця за ремонт виготовлених окулярiв, вiдображають в товарному звiтi аптеки.
Лiкарська рослинна сировина n(ЛРС), одержана вiд постачальника згiдно з рахунком-фактурою, облiковується nсумарно в аптецi за роздрiбними цiнами. ЛРС, прийнята у заготiвельникiв, nоблiковується в аптецi за назвами, кiлькiстю i сумою в заготiвельних цiнах, nокремо вiд товару. Принесена заготiвельником ЛРС перевiряється на вiдповiднiсть nвимогам АНД (радiоактивний контроль теж). У разi позитивного nвисновку здiйснюєтьсяч кiлькiсне оприбутковання сировини (зважування). nОформляється приймальна квiтанцiя в трьох екземплярах. Перший екземпляр nвидається заголтiвельнику для одержання грошей у касi за заготiвельними цiнами ni залишається в касi; другий екз. Видається матерiально-вiдповiдальнiй особi як nприхiдний документ для надходження сировини в аптеку, третiй екз. – при nнеобхiдностi для звiту особi, яка здала сировину. В квитанцiї проставляється nтiльки заготiвельна цiна i вартiсть.
Внутрішньогосподарський nсумарний облік в аптеці передбачає відображення в прихідній частині товарного nабо місячного звіту отриманого товару за місяць в роздрібних та оптових цінах.
Облік внутрішньоаптечних операцій, nякі збільшують товарний залишок.
Крім основного надходження товару nвід постачальників, що збільшує залишок товару, в аптеці існують внутрішньоаптечні nоперації, які також впливають на збільшененя товарного запасу. До них належать:
1. Вартість nтарифів та води очищеної при реалізації лікарських форм і індивідуадльного nвиготовлення.
2. Дооцінка nз лабораторних і фасувальних робіт.
3. Дооцінкак nз рецептурного журналу.
4. Переведення nз інших облікових груп в товар (тара, МШП, ЛРС).
5. Оприбуткування nрецептурного посуду, купленого від населення.
6. Оприбуткування nрецептурного посуду з екстемпоральних ЛФ, не одержаних хворим.
Відповідно до плану рахунків в nбухгалтерському обліку товарів, що надійшли в аптеку, використовують такі nрахунки:
активний рахунок 282 “Товари в nторгівлі”, за дебетом якого відображається
надходження товару, за кредитом – nвибуття
пасивний рахунок № 285 n“Торгова націнка”, за кредитом якого відображається збільшення суми, за дебетом n– зменшення суми.
Облік внутрішньоаптечних операцій, nякі збільшують товарний залишок.
Облік придбання аптекою лікарської nрослинної сировини.
Лікарська рослинна сировина n(ЛРС), одаержана від постачальника згідно з рахунками-фактурами, обліковується nсумарно в аптеці як товар і відпускається аптеками за роздрібними цінами. ЛРС, nприйнята у заготівельників обліковується в аптеці за назвами, кількістю і сумою nзаготівельних цінах, окремо від товару. Принесена від заготівельника ЛРС nперевіряється на відповідність вимогам НТД. У разі позитивного висновку nздійснюється кількісне оприбуткування сировини, а саме: зважування і оформлення nприймальної квитанції в трьох екземплярах. Перший екземпляр видається nзаготівельнику для одержання грошей в касі за заготівельними цінами і nзалишається в касі, другий екземпляр передається матеріально-відповідальній nособі, як прихідний документ на надходження сировини в аптеку, третій екземпляр nпри необхідності для звіту особі, яка здала сировину.
Документальне оформлення nнадходження запасів на склад і відпуску зі складу.
У процесі документального nоформлення первинного обліку запасів необхідно користуватися відповідними nнормативними документами.
Матеріальні, nсировинні та паливні ресурси є одним з найважливіших на підприємстві, тому й nдокументальне оформлення надходження, наявності і витрачання зазначених nресурсів є досить відповідальним процесом , який повинен забезпечити необхідну nінформацію як для обліку, так і для контролю та оперативного управління рухом nматеріальних цінностей.
Основними типовими nдокументами з оприбуткування та видачі матеріалів є Накладні, nТоварно-транспортні накладні, прибуткові ордери, Акти про приймання матеріалів.
Матеріали, що надходять на склад, nретельно перевіряють, встановлюють відповідність їх якості, кількості, nасортименту, умовам поставок і супровідним документам. Якщо не виявлено nрозходжень, матеріали приймають. При цьому можливі два варіанти оформлення приходу: nбезпосередньо на документі постачальника або шляхом виписування прибуткового nордера у першому разі на одному примірнику документа ( постачальника), який nпідписує матеріально відповідальна особа, ставлять штампи прийому, у другому – nоформлюють прибутковий ордер. Прибуткові ордери використовуються для nкількісно-сумового обліку матеріалів, що надходять від постачальників або з nпереробки.
У випадках, коли nє розбіжності кількості та якості з даними nсупроводжуючих документів постачальника, а також для матеріалів, що надійшли nбез платіжних документів, складають „Акт про приймання матеріалів” (типова nформа № М-7).
Акт складається комісією, яка nпризначається керівником підприємства і до якої входять завідуючий складом, nпредставник відділу постачання (або відповідальна особа) та ін. У цій комісії nобов”язковою є участь представника, а за його відсутності ( наприклад, у nзв”язку з великою віддаленістю) – представника іншої незацікавленої nорганізації. Акт складається у двох примірниках. Цей Акт є підставою для оприбуткування nбухгалтерією фактично прийнятих матеріалів. Прибутковий ордер при цьому не nзаповнюється.
При одержанні nвантажів із залізничної станції експедитор повинен nперевірити відповідність кількості місць що надходять, і знаків маркування на nних з даними супровідних документів. Якщо вантаж прибув у справному вагоні без nознак злому, експедитор повинен домагатися вибіркової перевірки маси і стану nприбулих матеріалів.
Якщо при nприйманні вантажу буде встановлено розходження з даними, зазначеними у nтранспортних документах, або виникнуть питання щодо цілісності вантажу (зірвана nабо пошкоджена пломба), складають комерційний акт. Цей акт є основою для nподання претензій до залізниці або пароплавства про відшкодування збитків.
Матеріальні цінності, що надійшли nвід постачальника автомобільним транспортом, оприбутковуються nна склад на підставі Товарно-транспортної накладної, одержаної від nвантажовідправника.
У випадку, якщо матеріальні nцінності, наприклад, листове залізо, надходять в одній одиниці виміру ( за nвагою), а витрачаються в іншій ( за рахунком), то його оприбуткування, nзберігання і відпуск необхідно відображати у всіх документах у двох одиницях nвиміру.
У разі nнадходження вантажу на склад без документів відділ nпостачання виписує наказ складу про прийом вантажу без документів. Завідуючий nскладом здає накази до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.
Для одержання матеріалів від nодногороднього постачальника покупець повинен видати експедитору (або nпредставнику відділу постачання) Довіреність т.ф. № М-2, зареєстровану у nжурналі реєстрації довіреностей. Необхідно налагодити суворий контроль за nсвоєчасним оприбуткуванням матеріалів та поверненням невикористаних доручень.
При дрібних nкупівлях матеріалів готівкою (наприклад, канцелярського nприладдя) підзвітна особа зобов”язань здати матеріали на склад, а керівник на nрахунку постачальника повинен поставити відмітку про дату, номер прибуткового nордера і підпис.
Необхідно щоденно одержувати в nбанку Рахунки-фактуриф. № 868, перевіряти їх nвідповідність надходженню матеріальних цінностей на склад підприємства (відділ nпостачання) і контролювати своєчасність їх оплати (фінансовий відділ nпідприємства, а на малому підприємстві – головний бухгалтер).
За умови тривалої відсутності й nперебування в дорозі матеріальних цінностей потрібно вживати заходів до розшуку nвантажу.
Контроль за nсвоєчасним надходженням матеріалів здійснюється відділом постачання і nбухгалтерією, а вживання оперативних заходів щодо розшуку вантажу покладається nна відділ постачання, менеджера тощо.
Необхідно забезпечити своєчасне nоформлення надходження матеріалів, за цим мають слідкувати працівники nбухгалтерії (матеріальний відділ або головний ббухгалтер малого підприємства).
На практиці трапляються випадки, коли nвиробничі запаси надходить до складу без рахунків-фактур постачальників. Такі nпоставки називають невідфактурованими. Бухгалтерія повинна організувати nокремий облік розрахунків за ці матеріали і вжити заходів до своєчасного nодержання рахунків від постачальників.
У разі nнадходження вантажу на склад без документіву відділ постачання виписує Наказ nпро прийняття вантажів без документів до складу. Завідуючий складом подає nнакази бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.
На склади також nможуть надходити запаси із своїх цехів – це nпродукція власного виготовлення і зайві одержані від ліквідації основних nзасобів, малоцінних і швидкозношуючих предметів, браку у виробництві та nвідходи. Ці матеріали оприбутковують на склади за допомогою накладної . nНакладна складається матеріально відповідною особою складу (цеху), що здав nцінності, у двох примірниках, один з яких слугує складу (цеху), що здав nматеріальні цінності, підставою для списування цінностей, а другий – складу n9Цеху) для оприбуткування цінностей.
Накладна на повернення із цеху на nсклад матеріалів, не використаних у виробництві, виписується тільки у тому nразі, якщо ці матеріали були відпущені не за лімітно-забірною карткою, оскільки nу ній передбачено облік повернення матеріалів, відпущених у виробництво.
Облік nроздрібної реалізації лікарських засобів
В nаптеках облік відпущеного товару ведеться окремо у відповідності з формою оплати – за готівку та за безготівковим nрозрахунком. Амбулаторним хворим можуть відпускатися лікарські засоби індивідуального nвиготовлення, промислового виробництва і як за рецептом, так і без рецепта. У структурі nреалізації товару за готівку окремо обліковується товар, відпущений із структурних підрозділів – nаптечних пунктів та аптечних; кіосків.
Безготівкова nформа відпуску товару використовується при лікарському забезпеченні хворих, які перебувають у nлікувально-профілактичних закладах, хронічних хворих за безоплатними рецептами. До цього ж nвиду відпуску товару відноситься реалізація лікарських засобів іншим установам n(школам, дошкільним та навчальним закладам) для власного використання (рис. 12.1).
Як nвидно з даних рисунка, при обліку відпуску товару з аптеки отримуються nдані про вартість проданої води очищеної та води для ін’єкцій, а також про суму nтарифів за індивідуальне nта серійне виготовлення лікарських засобів. n
Облік nреалізації товару за готівку
Аптеки, nякі мають ліцензію на право виготовлення ліків, ведуть облік прийнятих амбулаторних індивідуальних рецептів у nвідповідних документах, а саме: рецептурному журналі чи квитанційній книжці (див. nрішення завдання 2 до теми 6), а також у реєстрі роздрібних оборотів і місячному звіті. Це зумовлено тим, що кількість і сума реалізації з індивідуальної рецептури є базовим показником для розрахунку nсуми природних втрат. Крім того, хворий, nзамовляючи лікарські засоби, залишає рецепт в аптеці, а одержує квитанцію, за якою отримує виготовлену nлікарську форму, тому прийняті в роботу рецепти реєструються: присвоюється номер, записується прізвище хворого, nназва лікарської форми, вартість медикаментів і посуду, Іаха ІаЬогит, води nочищеної і сума разом. Номер в рецептурному журналі – порядковий від nпочатку місяця. В кінці зміни підраховується кількість і вартість прийнятих nрецептів на лікарські засоби індивідуального виготовлення nі переноситься в накопичувальні документи: реєстр роздрібних оборотів і витратну частину товарного (місячного звіту, nМЗ). Місячна сума з вартості реалізованих nтарифів і води оприбутковується в прибутковій частині товарного (місячного nзвіту), бо продавати можна тільки nоприбуткований товар (рис. 12.2).
У nвосьмому розділі місячного звіту (реєстр роздрібних оборотів) на підстав) nзаписів за місяць виводиться середня вартість одного рецепта на лікарський nзасіб індивідуаль-Я ного виготовлення та промислового виробництва за місяць. nДля цього вартість відпуще-Я них лікарських засобів треба поділити на nкількість. Визначена середня вартість рецептаЯ використовується для розрахунку nкількості відпущених за місяць рецептів лікувально-Я профілактичним установам. nЦе зумовлено особливістю обліку вартості відпущеногої товару за безготівковим nрозрахунком.
У nзагальну суму реалізації за готівку ще включається вартість безрецептурногої nвідпуску, розмір якого встановлюється на підставі підрахунку чеків у кінці nзміни і дня та виторг структурних підрозділів аптеки згідно з прибутковими nкасовими ордерами
Облік nреалізації товару за безготівковим розрахунком
Аптеки nпри відпуску товару в лікувально-профілактичні та інші заклади за безготівковим nрозрахунком здійснюють цю діяльність на підставі вимог, поданих в аптеку (див. nпідтему 7.3). Вимоги в аптеці коректуються, таксуються згідно з прейскурантом nроздрібних цін за кожною назвою з врахуванням Іаха ІаЬогит.
Товар nодноразовим покупцям відпускається після оплати виставленого аптекою І рахунка. nЛише тоді покупець може одержати товар в аптеці.
Якщо nрозрахунки між аптекою і лікувально-профілактичним закладом систематичні, nздійснюються планові платежі (авансів), товар відпускається згідно з вимогами nбез попередньої оплати. Вимоги за відпущений товар реєструються хронологічно в nкнизі обліку відпуску і розрахунків з покупцями, для кожного nлікувально-профілактичного закладу — окрема сторінка. На основі зареєстрованих nза певний період вимог в аптеці оформляються рахунки, до яких додаються вимоги. nВ рахунках вказуються дата, номер
і nтільки загальна сума на відпущений товар. Всі виписані рахунки протягом місяця nхронологічно nреєструються в реєстрі виписаних покупцям рахунків (місячний звіт, розділ IV). Згідно з домовленістю гроші надходять в аптеку періодично, раз на nтиждень, раз на nдекаду чи раз на місяць.
Для nконтролю за сумою відпущених медикаментів і грошей, що надійшли, в кінці місяця оформляється оборотна відомість особових nрахунків покупців, де вказується залишок грошей на початок місяця (на користь аптеки чи за аптекою). nНедоплачену суму nпокупці перераховують на рахунок аптеки до початку чергового місяця. Надлишок грошей аптека повинна зарахувати в рахунок nподальшого відпуску товарів. Загалом по аптеці заборгованість на початок місяця не повинна nперевищувати суми одноденної реалізації. nОтже, по реєстру виписаних покупцям рахунків визначається загальний обсяг nпродажу за безготівковим розрахунком і заноситься у видаткову частину місячного n(товарного) звіту рис.12.4).
Облік nбезоплатного і пільгового відпуску лікарських засобів
Провізор, приймаючи пільгові рецепти, таксує їх за повною nвартістю і реєструє в окремому рецептурному журналі і додатково в реєстрі nрецептів. У реєстр вносять номер по порядку, номер рецепта, прізвище хворого, nвартість відпущених медикаментів, суму, заплачену хворим (50 %), суму, яка nпідлягає оплаті ЛПЗ. Реєстр заповнюється у двох І примірниках, на підставі nодного з них виписується рахунок, який передається або в І місцеві органи (для оплати nліків, відпущених ІВВ), або в лікувально-профілактичні І заклади. Інший примірник nзалишається з рецептами в аптеці. Реєстри складаються окремо для кожної категорії nхворих і кожної установи. Виписаний лікувально-профі- І лактичному закладу рахунок реєструється в реєстрі nвиписаних рахунків, а сума, запла- І чена готівкою, – в реєстрі nроздрібних оборотів (рис. 12.5).
Облік nдокументального вибуття товару
Крім nреалізації товару, в аптеках окремо облікується документальний видаток товару, не зв’язаний з реалізацією, тобто nдокументальне списання його: а) на господарські потреби;
2) при наданні першої nмедичної допомоги;
3) при nзнятті ліків Держлікінспекцією для аналізу;
4) при nнедостачі за рахунок природних втрат;
5) при закінченні терміну придатності;
6) уцінка лікарських засобів nпри переоцінці роздрібних цін (зниження вартості);
7) при поверненні товару nпостачальникам.
Підтримання належного санітарного режиму nзумовлює видаток товарів на господарські потреби: миючі засоби, мило, сода, nкрохмаль, хлорамін. їх видаток реєструється у відповідній книзі, згідно з nзаписами в якій у кінці місяця складається довідка (бланк 12.1) у 2-х nпримірниках, де вказується вартість використаного товару в роздрібних та nоптових цінах. Ця довідка є підставою для списання використаного товару у nвидаток.
Для надання першої медичної допомоги в nаптеці є спеціальна шафка з набором лікарських засобів згідно з переліком n(кордіамін, атропіну сульфат, спирт етиловий, серцеві препарати, дезінфікуючі nзасоби, перев’язувальні матеріали, кровоспинні засоби). Допомога надається безкоштовно, nа вартість використаних медикаментів відноситься на витрати аптеки. Підставою є nзаписи в книзі обліку і довідка, складена в кінці місяця з переліком і вартістю nлікарських засобів.
Факт зняття ліків на аналіз в nДержлікінспекцію оформляється актом у 2-х примірниках. Акт є підставою для nсписання вартості лікарських форм і виготовлення хворому нових ліків (бланк n12.2).
Додаток: копії сертифіката якості nвиробника на лікарські засоби, що вилучаються. Представник Державної інспекції nз контролю якості лікарських засобів МОЗ України
Решта внутрішньоаптечних операцій, які nзменшують товарний залишок, здійснюються на підставі таких документів:
• акта переведення товару в інші nоблікові групи;
• акта переоцінки при зниженні nроздрібних цін;
• накладної з переліком товару при nповерненні товару постачальникові.
Весь документальний видаток товару nреєструється в видатковій частині II розділу місячного звіту (товарного звіту) nу роздрібних цінах. Проведення у бухгалтерському обліку сум документального nвидатку товару наведено у табл. 12.2.На кінець місяця у товарному звіті nвиводяться залишки товарно-матеріальних цінностей відповідно до формули nтоварного балансу: Залишок (на поч. міс.) + Надходження = Видаток + Залишок n(на кін. міс). При цьому залишок товару розраховується у роздрібних цінах, а nрешти матеріальних цінностей – в облікових цінах.
12.2. nВідображення реалізації товару в рахунках бухгалтерського обліку
Методика розрахунку реалізованих nторгових накладень за місяць
Порядок розрахунку реалізованих торгових nнакладень поданий у табл. 12.3. Для бухгалтерського обліку руху товару в nаптеках використовується активний рахунок 282 “Товар”, у дебеті якого nзаписується надходження товару, а по кредиту – видаток.
