Home » 02.Правила використання текстових редакторів

02.Правила використання текстових редакторів

15 Червня, 2024

Правила використання текстових редакторів.

1. Елементи робочого вікна. Структура і призначення головного меню

2. Створення, відкриття, збереження і закриття файлів

3. Введення тексту, його редагування і форматування.

4. Вставка в текст символів і знаків. Створення нумерованих списків

5. Вставка в текст формул і таблиць. Їх редагування

6. Встановлення нумерації сторінок, вставка `зносок, об’єктів, колонтитулів

7. Побудова діаграм, створення рисунків

8. Встановлення параметрів сторінки, попередній перегляд і друк файлів

1. Елементи робочого вікна. Структура і призначення головного меню

Структура вікна редактора Word подібна до інших вікон (рис. 1). Верхнім рядком є рядок заголовку, в якому крім напису “Microsoft Word” вміщується назва файла, який відкритий для перегляду і редагування.(Video) По замовчуванню програма задає початкове ім’я для нового файлу “Документ1”. Аналогічно файли, які створені за допомогою текстового редактора Word, прийнято називати документами. У тому ж рядку в правому куті вікна Word є три кнопки управління вікном .

Під рядком заголовку є рядок меню програми. Воно включає такі пункти:

1) Файл – робота з файлами документів;

2) Правка – редагування документів;

3) Вид – перегляд документів;

4) Вставка – вставка в документ рисунків, діаграм, формул, колонтитулів, дати і часу тощо;

5) Формат – форматування документів (встановлення шрифтів, параметрів абзацу);

6) Сервис – сервісні функції (перевірка орфографії, настройка панелей інструментів, встановлення параметрів настройки Word);

7) Таблица – робота з таблицями;

8) Окно – робота з вікнами документів;

9) Справка – довідкова інформація по Word.

Кожний пункт меню має своє підменю. Для відкриття меню необхідно натиснути на клавіатурі клавішу “Alt” або “F10”. Для виділення певного пункту меню слід користуватись кнопками горизонтального переміщення курсору “¬, ®”, для відкриття підменю і переміщення по ньому – клавіші вертикального переміщення курсору “, ¯”. Найбільш простим способом є відкриття меню чи підменю за допомогою мишки: суміщення мишки з певним пунктом меню і натискування її лівої клавіші. Деякі елементи довільного підменю можуть бути виділені сірим кольором, – це означає, що в даний момент часу вони недоступні.

Під рядком меню знаходяться панелі інструментів. Панель інструментів – це сукупність ряду кнопок, при натискуванні на які виконується певна дія. Для того, щоб взнати призначення кнопки, достатньо навести на неї курсор мишки і під курсором з’явиться підказка. Як правило, на екран виводяться дві панелі інструментів: Стандартная і Форматирование. Кількість панелей на екрані можна змінювати через команду Вид/Панели инструментов (рис. 2) або натиснувши на довільній кнопці будь-якої панелі праву клавішу мишки. Деякі панелі включаються автоматично при виконанні певної дії. Наприклад, панель Таблицы и границы включається автоматично при виконанні команди Таблица/Нарисовать таблицу, або панель Рисование при виконанні команди Вставка/Рисунок/Автофигуры.

На рис. 1 у вікні редактора показано дві панелі інструментів: верхня – панель Стандартная, нижня – панель Форматирование. Розглянемо призначення кнопок панелі інструментів Стандартная (див. рис. 3).

– Стандартні (обов’язкові) кнопки:

1 – створити новий документ;

2 – відкрити існуючий документ;

3 – записати (зберегти на диску) змінений або створений документ;

7 – відправити документ на друк без можливості встановлення додаткових параметрів друку;

8 – попередній перегляд документу;

9 – перевірка орфографії документу;

10 – вирізати виділений об’єкт;

11 – скопіювати виділений об’єкт;

12 – вставити попередньо вирізаний чи скопійований об’єкт із буфера обміну в позицію мигаючого курсору;

13 – формат по зразку;

14 – відмінити останню виконану операцію;

15 – повернути назад відміну виконаної операції;

17 – задати гіперссилку;

18 – відобразити/забрати панель інструментів Таблицы и границы;

19 – вставка в текст таблиці;

20 – вставка в текст таблиці Excel;

23 – відобразити/забрати панель інструментів Рисование;

26 – відобразити/забрати всі знаки, що не друкуються;

27 – масштаб відображення документу на екрані;

28 – довідка по Word.

– Необов’язкові кнопки:

4 – закрити активний документ;

5 – перезаписати документ під іншим іменем;

6 – встановлення параметрів сторінки;

16 – вибір мови для виділеного тексту;

21 – вставка в документ діаграми;

22 – вставка в документ математичної формули;

24 – сортування виділених абзаців у зворотному алфавітному порядку;

25 – сортування виділених абзаців у звичайному алфавітному порядку;

29 – встановлення регістру символів;

30 – зміна напрямку тексту в комірках таблиці чи на рисунку.

Word є багатовіконним редактором, тобто в програмі одночасно може бути відкрито декілька документів. Перехід від одного документа до іншого здійснюється за допомогою меню Окно. Кожне вікно у правому верхньому куті має кнопки управління , тобто вікно можна згорнути в піктограму, розгорнути на весь екран чи закрити.

Вікна, як правило, мають вертикальну в правій частині вікна і горизонтальну в нижній частині вікна (рис. 1) лінії прокрутки для переміщення документа вверх-вниз чи вліво-вправо відповідно.

Найнижчим рядком редактора є рядок стану (рис. 1). У ньому виводиться така інформація:

1) Стр. 3 – номер сторінки, на якій знаходиться курсор;

2) Разд 2 – номер розділу, в якому знаходиться курсор (якщо текст на розділи не розбитий, то завжди буде Разд 1);

3) 3/15 – курсор знаходиться на 3-ій сторінці, всього в документі 15 сторінок;

4) На 15,3 см – відстань від верхнього краю сторінки до рядка, в якому знаходиться курсор;

5) Ст 27 – номер рядка на даній сторінці (курсор знаходиться в 27-му рядку);

6) Кол 20 – курсор знаходиться в 20-ій колонці (від початку рядка до курсору є 20-1=19 символів, включаючи пробіли).

Також характерною особливістю робочого вікна є наявність горизонтальної (у верхній частині вікна) і вертикальної (у лівій частині вікна) лінійок (рис. 1). Їх можна забрати з екрану або знову відновити за допомогою команди Вид/Линейка (рис. 2).

2. Створення, відкриття, збереження і закриття файлів

Після запуску Microsoft Word у вікно автоматично завантажується новий документ, по замовчуванню його початкове ім’я – “Документ1”. Якщо в процесі роботи потрібно додатково створити ще один чи декілька документів, то для цього необхідно натиснути відповідну кнопку № 1 на панелі інструментів, чи виконати команду Файл/Создать… Якщо необхідно відкрити готовий документ (попередньо створений), то для цього використовується кнопка № 2 , або команда меню Файл/Открыть… В результаті виконання цієї команди з’являється вікно відкриття документа (рис. 4). У ньому можна вибрати потрібний документ із наявного переліку, чи перейти в іншу папку і знову ж таки вибрати необхідний документ. Далі, натиснувши кнопку “Открыть”, відкриється документ. Відкрити документ також можна подвійним натискуванням лівої клавіші мишки на імені файлу.

Після внесення в текст документу певних змін його необхідно зберегти (записати). Для цього є кнопка № 3 із зображенням дискети або команда меню Файл/Сохранить чи Файл/Сохранить как… Під час виконання операції зберігання відкривається вікно (рис. 5), в якому програма пропонує автоматично зберегти документ в папці, що була відкрита останньою. Порядок зберігання (записування) файлів аналогіч-ний до зберігання файлів у графіч-ному редакторі Paint (див.: Тема 7, пит. 7.1). Після завершення роботи над документом його можна закрити за допомогою кнопки , команди меню Файл/ Закрыть чи команди Файл/Выход. Команда Файл/Зак-рыть закриває лише активний документ, а Файл/Выход – закриває всі документи і здійснює вихід з Word.

3. Введення тексту, його редагування і форматування (Video)

Введення тексту відбувається з клавіатури в позицію мигаючого курсору. Перед введенням тексту спочатку можна на панелі інструментів Форматирование (рис. 6) вибрати тип шрифту (його назву), розмір і формат. Під час друку автоматично вводяться малі символи, а для введення великих потрібно натиснути комбінацію клавіш [Shift+Символ] або включити на клавіатурі режим введення великих літер клавішею [CapsLock]. Друк проходить тим алфавітом (мовою), який (яка) є активним. Розглянемо призначення кнопок панелі інструментів Форматирование (див. рис. 6).

– Стандартні (обов’язкові) кнопки:

1 – задається стиль тексту;

2 – вибір типу шрифту;

3 – вибір розміру (висоти) шрифту;

4 – застосування до виділеного тексту напівжирного написання;

5 – застосування до виділеного тексту курсивного написання;

6 – застосування до виділеного тексту підкресленого написання;

7 – вирівнювання виділеного абзацу (або абзацу, в якому знаходиться кусор) по лівій межі поля сторінки;

8 – вирівнювання виділеного абзацу по центру поля сторінки;

9 – вирівнювання виділеного абзацу по правій межі поля сторінки;

10 – вирівнювання виділеного абзацу по ширині поля сторінки;

11 – включення/виключення нумерованого списку;

12 – включення/виключення маркованого списку;

13 – застосування до виділеного абзацу (або абзацу, в якому знаходиться курсор) одинарного міжрядкового інтервалу;

14 – застосування до виділеного абзацу міжрядкового інтервалу, рівного 1,5;

15 – застосування до виділеного абзацу подвійного міжрядкового інтервалу;

23 – встановлення обрамлення до виділеного тексту або таблиці;

24 – застосування вибраного кольорового фону до виділеного тексту;

25 – застосування вибраного кольору до літер виділеного тексту.

– Необов’язкові кнопки:

16 – перетворення виділеного тексту у верхній регістр (перемикач);

17 – перетворення виділеного тексту у нижній регістр (перемикач);

18 – збільшення розміру символів виділеного тексту на 1 пт;

19 – зменшення розміру символів виділеного тексту на 1 пт;

20 – вставка в текст у позицію курсору спеціальних символів, знаків, грецьких літер тощо;

21 – вставка в текст рисунка із файла;

22 – вставка в текст рисунка (картинки) із вбудованої колекції Word.

Переміщення курсору по тексту здійснюється клавішами управління курсором ®, ¬, , ¯, клавішами [Home], [End], [PageUp], [PageDown], [Сrl+Home], [Сtrl+End] або за допомогою мишки і лінійок прокрутки. Для видалення символів використовуються клавіші [Del], [BackSpace] (на деяких клавіатурах це клавіша [¬], – клавіша над [Enter]).

Для того, щоб введений текст можна було редагувати, його необхідно спочатку виділити (виділити слово, рядок, речення, абзац чи весь текст).

Виділення за допомогою клавіатури. Виділення з клавіатури відбувається за допомогою комбінації клавіш: [Shift+¬], [Shift+®], [Shift+], [Shift+¯], [Shift+Home], [Shift+End], [Shift+PageUp], [Shift+PageDown], [Ctrl+A].

Виділення за допомогою мишки. Для виділення цілого слова необхідно навести мишкою курсор на слово і двічі натиснути її ліву клавішу. Для виділення цілого абзацу необхідно навести курсор мишки на відповідний абзац і тричі натиснути її ліву клавішу. Для виділення певної частини тексту курсор мишки підводиться до початку виділення, натискується ліва клавіша і, утримуючи її, мишка перетягується до необхідного місця виділення і ліва клавіша відпускається. Для виділення цілого рядка потрібно перевести курсор мишки в ліву частину екрану (курсор повинен стати у вигляді нахиленої в праву сторону стрілки) і натиснути ліву клавішу. Для виділення декількох рядків – утримуючи натиснутою ліву клавішу, перетягнути мишку до виділення необхідної кількості рядків. Цілий абзац можна ще виділити подвійним натиском лівої клавіші мишки, розташованої з лівої сторони тексту.

Для виділення цілого речення в середині абзацу потрібно навести курсор мишки на дане речення і натиснути ліву клавішу мишки в поєднанні з клавішею [Ctrl] на клавіатурі.

Після виділення текст можна вирізати, копіювати, вставляти за допомогою кнопок № 10, 11 і 12 на панелі інструментів Стандартная (рис. 3) або за допомогою аналогічних команд в меню Правка. Скопійований (а також і вирізаний) текст можна вставляти в довільному місці документа безліч разів. Скопійований (вирізаний) текст залишається в буфері обміну до того, часу, поки не буде скопійовано (вирізано) інший фрагмент, рисунок, об’єкт тощо.

До виділеного тексту можна застосувати різні види форматування за допомогою набору кнопок № 1-10, 13-17 панелі інструментів Форматирование (рис. 6).

Форматування – це процес зміни певних параметрів об’єкту. Стосовно тексту, форматування – це можлива зміна шрифту, його розміру, написання, міжрядкового інтервалу, регістру тощо.

Виділений текст також можна перетягувати на нове місце. Спочатку текст виділяється, потім, захопивши його лівою клавішею мишки, перетягується в нове місце і клавіша мишки відпускається. Виконання аналогічної операції в поєднанні з натиснутою клавішею клавіатури [Ctrl] замість переміщення приводить до копіювання тексту (біля мишки з’явиться знак “+”).

Виділений і вирізаний (чи скопійований) текст можна вставляти в будь-який інший документ. Перехід до іншого документа здійснюється через меню Окно. Також скопійовані (вирізані) об’єкти (текст) можна вставляти і в документи (рисунки, таблиці, бази даних) інших програм.

Процес форматування також можна здійснювати за допомогою команди меню Формат/Шрифт (рис. 7) або Формат/Абзац (рис. 8). Перша команда дозволяє змінювати тип шрифту, його написання, розмір, застосовувати підкреслювання, міняти колір, перетворювати у верхній або нижній індекси. За допомогою другої команди виконується форматування загального вигляду абзаців: встановлюються межі абзаців, абзацний відступ, вирівнювання, міжрядковий інтервал тощо.

4. Вставка в текст символів і знаків. Створення нумерованих списків

Часто в текст необхідно вставити грецькі літери, специфічні символи, математичні знаки. (Video) Для цієї мети використовується команда Вставка/Символ або, при наявності, кнопка № 20 “Вставить символ” (рис. 6). У результаті виконання даної команди з’явиться вікно (рис. 9), у якому наведений великий перелік значків, символів, літер. Із наявного переліку необхідно мишкою виділити символ для вставки і натиснути у вікні діалогу кнопку “Вставить”, а далі – кнопку “Закрыть” (кнопка “Закрыть” з’явиться замість кнопки “Отмена” після натискання “Вставить”. Якщо серед наявного переліку потрібний символ відсутній, то можна кнопкою відкрити список “Шрифт” і вибрати з переліку інший шрифт. Відповідно і перелік символів також зміниться. Найбільш вживані символи і знаки, а також і грецькі літери зібрані у шрифті Symbol.

Друга закладка даного діалогу дає можливість вставити такі символи як довге і коротке тире, трикрапку, знак параграфа, знак авторського права ©, охоронний знак ®, знак товарної марки ™, апострофи ‘’.

Примітка. Знак апострофа у редакторі вводиться за допомогою комбінації клавіш [Ctrl+Є,Є].

Під час роботи з різними документами виникає необхідність створення у тексті нумерованого або маркованого списку. (Дати приклади таких списків). Такі списки можна створити за допомогою відповідних кнопок № 11, 12 на панелі інструментів Форматирование (див. рис. 6). Аналогічну операцію можна виконати за допомогою команди Формат/Список. За допомогою останньої у вікні, що з’являється (рис. 10), можна задати (вибрати) різні можливі типи маркованих (рис. 10, а) чи нумерованих (рис. 10, б) списків.

Переваги автоматичної нумерації списків:

– при переході на новий рядок за допомогою клавіші [Enter] номер автоматично зростає;

– при необхідності в середину списку можна вставити довільну кількість нових рядків із автоматичною перенумерацією решти рядків.

Для здійснення вирізання, копіювання і вставляння тексту, об’єктів можна використовувати праву клавішу мишки, натискуючи її на виділеному об’єкті чи тексті. У контекстному меню (рис. 11) необхідно вибрати лише відповідну команду із списку. Аналогічним чином можна виконувати форматування абзаців і створювати нумеровані списки.

5. Вставка в текст формул і таблиць. Їх редагування

Інколи під час роботи на ПК в текст документу необхідно вставити формулу. Наприклад, формулу типу А=В+С-К чи y=sin(x³+2x²-3x+4) надрукувати за допомогою клавіатури нескладно. Але для відображення формул типу чи лише клавіатури недостатньо, – для їх введення потрібно використовувати редактор формул, який можна запустити за допомогою кнопки № 22 на рис. 3 , а якщо на панелі інструментів така кнопка відсутня, тоді необхідно виконати команду меню Вставка/Объект…/Microsoft Equation 3.0. Основою редактора формул є панель інструментів (рис. 12) для вставки у формулу різних шаблонів. (Навести приклади). Дана панель має 19 кнопок, при натискуванні на які відкриваються переліки шаблонів математичних виразів чи символів. Для отримання короткої довідки про призначення кнопки групи шаблонів достатньо на саму кнопку навести вказівник мишки, нижче якого з’явиться підказка. Під панеллю інструментів редактора формул знаходиться невелика обрамлена область – це область вводу формули. При набиранні формули область автоматично збільшується. При введенні формули основні символи, цифри і літери вводяться з клавіатури, а знаки кореня, суми, добутку, інтеграла, дужки, риски дробу, грецькі літери – за допомогою відповідних шаблонів.

Після закінчення вводу формули для виходу з редактора формул достатньо натиснути ліву клавішу мишки за межами області введення формули. Панель інструментів зникне, а на екрані залишиться лише формула. Якщо в подальшому необхідно формулу відредагувати, то для запуску редактора формул потрібно двічі натиснути ліву кнопку мишки на формулі. При цьому автоматично з’явиться панель інструментів із шаблонами. Після здійснення певних виправлень потрібно натиснути ліву мишку за межами поля вводу формули.

Формулу, так само як і звичайний текст, можна вирізати, копіювати, вставляти, перетягувати, попередньо виділивши її. Для виділення формули достатньо на ній натиснути один раз ліву мишку, при цьому її контур стане обрамлений прямокутником із маркерами (рис. 13). Захопивши лівою мишкою один із маркерів і перетягуючи його, можна змінювати розміри відображення формули.

Для того, щоб у текст документу вставити таблицю, необхідно скористатися кнопкою Добавить таблицу (кнопка № 19 на рис. 3) , у результаті чого з’явиться додаткове вікно (рис. 14, а), в якому мишкою необхідно вказати розмір таблиці (кількість рядків і стовпців). Таблицю також можна вставити, використовуючи команду меню Таблица/Добавить/Таблица, результатом якої є вікно діалогу (рис. 14, б), де необхідно вказати окремо кількість рядків і стовпців нової таблиці.

Для роботи з таблицями на панелі інструментів Стандартная є кнопка під № 18 Таблицы и границы , натискування якої приводить до відкриття однойменної панелі інструментів, як правило внизу екрана (рис. 15).

Призначення кнопок панелі інструментів Таблицы и границы (рис. 15):

1 – нарисувати таблицю (можливість рисування вручну додаткових ліній в таблиці для поділу комірок);

2 – витирання певних ліній в таблиці (можливість об’єднання комірок між собою);

3 – вибір типу лінії рисуванні таблиці вручну, – при натиснутій кнопці 1 (суцільна, подвійна, штрихова, пунктирна, відсутня);

4 – встановлення товщини лінії, – при натиснутій кнопці 1;

5 – вибір кольору лінії, – при натиснутій кнопці 1;

6 – вибір типу обрамлення до виділеної комірки чи таблиці вцілому;

7 – встановлення заливки певним кольором всередині комірки або таблиці;

8 – кнопка Добавить таблицу (дублювання аналогічної кнопки на панелі інструментів Стандартная);

9 – об’єднати в одну виділений діапазон комірок;

10 – розбити (поділити) активну (виділену) комірку на декілька;

11 – задається тип вирівнювання тексту в окремій комірці чи в усіх комірках таблиці (можливі 9 варіантів, див. рис. 16);

12 – вирівняти висоту виділених рядків таблиці;

13 – вирівняти ширину виділених стовпців таблиці;

14 – застосування команди Автоформат до активної чи виділеної таблиці. Результатом виконання даної команди є діалогове вікно (рис. 17), у якому із наявного переліку можна вибрати готовий тип оформлення виділеної таблиці;

15 – зміна напрямку тексту в активній комірці чи виділених комірках;

16 – сортування в звичайному алфавітному порядку тексту в активній комірці чи виділених комірках таблиці;

17 – сортування в зворотному алфавітному порядку тексту в активній комірці чи виділених комірках таблиці;

18 – автосума (підрахунок суми чисел, які введені в комірки зліва або зверху над коміркою автосуми).

До таблиці можна застосовувати те саме форматування, як і до тексту. У таблиці можна окремо виділяти рядки або колонки. Межі колонок і рядків можна змінювати. Для цього потрібно мишку навести на лінію, що розділяє сусідні колонки чи рядки, і, коли її курсор прийме вигляд або , натиснути ліву клавішу мишки і перетягнути межу комірки в потрібне місце. Переміщення курсору в межах таблиці здійснюється клавішами управління курсором (¬, ®, , ¯), клавішею [Tab] або за допомогою натискування лівої мишки на необхідній комірці таблиці.

Часто в таблицю вносяться дані у вигляді списку (наприклад список товарів) і виникає необхідність відсортувати його по алфавіту в порядку зростання чи спадання. (Аналогічно при створенні списку використаних джерел). Для сортування певних записів необхідно їх виділити і виконати команду Таблица/Сортировка… Результатом виконання даної команди є діалогове вікно (рис. 18), в якому можна вказати тип сортування (в порядку зростання чи спадання).

6. Встановлення нумерації сторінок, вставка зносок, об’єктів, колонтитулів

При оформленні за допомогою текс-тового редактора Word рефератів, звітів, курсових, інших документів виникає необхідність нумерації сторінок документу. Для встановлення нумерації сторінок в документі використовується команда меню Вставка/Номера страниц… Результатом виконання даної команди є діалогове вікно (рис. 19, а), у якому можна задати місце встановлення номера сторінки (вверху чи внизу сторінки, справа, зліва, по центру сторінки), вказати необхідність встановлення номера на першій сторінці (відмічається значком ü). Для того, щоб задати нумерацію, починаючи з певного числа (відмінного від 1), у вікні діалогу необхідно натиснути кнопку “Формат…” і в наступному діалозі (рис. 19, б) навпроти напису “начать с:” записати число, з якого починатиметься нумерація. Також у цьому ж діалозі навпроти рядка “Формат номера:” у списку, що розкривається, можна задати тип нумерації: арабськими цифрами 1,2,3,…; римськими цифрами І,ІІ,ІІІ,…; латинськими буквами a,b,c,… чи А,В,С,…

Зноски в тексті використовуються для запису певних коментарів, посилань на різні джерела, звідки взята цитата тощо. (Пояснити, як виглядає зноска). Для вставки в текст зноски необхідно встановити курсор в кінці слова, цитати, після якої має стояти зноска, і виконати команду меню Вставка/Сноска…, результатом виконання якої є вікно діалогу (рис. 20, а), у якому можна відмітити тип зноски (звичайна – внизу сторінки, кінцева – в кінці документу), а також задати тип нумерації зносок (автоматична – звичайними арабськими цифрами 1,2,3,… чи за допомогою інших символів – їх можна задати, натиснувши кнопку “Символ…”, рис. 20, а). Для встановлення детальних параметрів зносок служить кнопка “Параметры…” у цьому ж вікні. Результатом натискання цієї ж кнопки є нове вікно діалогу із двома закладками: “Сноски” (рис. 20, б) і “Концевые сноски” (рис. 20, в). У цих вікнах можна задати розташування зноски, формат номера (арабські, римські цифри, латинські літери тощо), початковий номер зноски, продовжувати нумерацію наскрізну чи починати на кожній сторінці чи розділі спочатку. Після вибору параметрів натискається кнопка “ОК” у вікні “Параметры сносок” і у вікні “Сноски”. Натиснувши дану кнопку, на місце курсору буде вставлена у верхньому регістрі відповідна цифра чи літера, а сам курсор переміститься в кінець сторінки (або в кінець документу для кінцевих зносок) і під горизонтальною рискою підкреслювання буде встановлений аналогічний номер, після якого можна задати певний коментар. Для повернення у звичайний текст можна переміститися клавішами управління курсором або мишкою. Якщо після встановлення і заповнення зноски на її номер у тексті навести мишку, то над її вказівником з’явиться підказка із змістом коментаря, який надрукований внизу сторінки (в кінці документа) під аналогічним номером (рис. 21).

Об’єктом може виступати частина тексту, рисунок, таблиця, формула, інший документ Word, книга Excel, відео чи аудіо файл, графічний файл, документи інших програм тощо.

Для вставки в текст певного об’єкту необхідно виконати команду меню Вставка/Объект…, результатом виконання якої є вікно діалогу (рис. 22). У цьому вікні у списку “Тип объекта:” з наявного переліку можна вибрати необхідний об’єкт і натиснути кнопку “ОК”.

Колонтитул – це область документа, вміст якої автоматично повторюється на всіх його сторінках. Розрізняють колонтитул верхній і нижній. На рис. 23 представлена схема аркуша документу із місцем розташування колонтитулів.

На початку цього питання розглядався порядок встановлення нумерації сторінок. В залежності від вибраних настройок нумерація сторінок може бути розташована або вверху, або внизу сторінки. Але у будь-якому випадку номер стоятиме в межах колонтитулу (верхнього чи нижнього). У колонтитулі можна помістити назву файла документа, поточну дату створення документа, ім’я автора тощо. Як вже було сказано, дані, що поміщені в колонтитулах, автоматично друкуватимуться на кожній сторінці всього документу.

7. Побудова діаграм, створення рисунків (Video)

Для вставки в текст документу діаграми потрібно натиснути кнопку № 21 на рис. 3 або, якщо така відсутня, виконати команду меню Вставка/Объект…, а у вікні вставки об’єкту (рис. 22) вибрати об’єкт “Диаграмма Microsoft Graph 2000”. Результатом виконання даної команди буде відкриття редактора діаграм, основним елементом якого є таблиця даних (рис. 24).

Дана таблиця побудована із рядків (нумерація 1,2,3,…) і стовпців (нумерація А,В,С,…). На перехресті рядків і стовпців утворені комірки, в які можуть заноситися числові дані. Дані числа відображаються на діаграмі по вертикальній осі (в математиці аналогія з віссю ординат у). У першому рядку даної таблиці (рядок без номера) у стовпцях А, В, С і D записано “1 кв”, “2 кв”, “3 кв” і “4 кв”. Ці записи відображаються на діаграмі по горизонтальній осі (в математиці – вісь абсцис х). На перетині рядків і стовпців розташовані комірки із числовими даними, значення яких відображається у вигляді різнозабарвлених стовпчиків на діаграмі. Вводячи в ці комірки нові числові значення, вони будуть автоматично відображені на діаграмі. Для зміни підписів даних (Восток, Запад, Север) і назв стовпців (1 кв, 2 кв, 3 кв, 4 кв) необхідно двічі натиснути ліву мишку на відповідній комірці, в результаті чого у ній з’явиться курсор для коректування тексту. Значення комірок чи підписів даних також можна видаляти, вставляти, копіювати загальноприйнятими методами. Після внесення у таблицю даних необхідних змін необхідно натиснути ліву мишку на вільному місці документу, у результаті чого закриється таблиця і залишиться лише діаграма (без обрамлення). Для подальшого редагування діаграми необхідно запустити редактор діаграм подвійним натиском на ній лівої мишки (по аналогії з редагуванням формул).

При редагуванні діаграми (під час запуску редактора діаграм) на панелі інструментів “Стандартная” з’являються додаткові кнопки, які призначені для форматування діаграми (рис. 25). Призначення цих кнопок:

1 – режим таблиці (включення чи виключення таблиці даних);

2 – побудова діаграми по даних, розташованих у рядках таблиці даних;

3 – побудова діаграми по даних, розташованих у стовпцях таблиці даних;

4 – включення або виключення відображення таблиці даних на діаграмі;

5 – вибір типу діаграми (стовпчикова, графік, кругова тощо);

6 – включення (виключення) на діаграмі вертикальних ліній сітки;

7 – включення (виключення) на діаграмі горизонтальних ліній сітки;

8 – включення (виключення) на діаграмі легенди.

Для створення рисунків у Word використовується вбудований редактор, який представлений панеллю “Рисование”. Включити дану панель можна за рахунок однойменної кнопки на панелі інструментів “Стандартная” (кнопка № 23 на рис. 3) або виконати команду меню Вид/Панели инструментов/Рисование. Дана панель представлена на рис. 26. Призначення її кнопок:

1 – відкривається меню із переліком команд, які можна виконувати із нарисованими об’єктами;

2 – виділення одночасно декількох об’єктів;

3 – поворот на певний кут виділеного об’єкту;

4 – рисування готових фігур (геометричні фігури, об’ємні стрілки, елементи блок-схем, виноски, різного роду зірки тощо);

5 – рисування прямої лінії;

6 – рисування стрілки;

7 – рисування прямокутника (при одночасно натиснутій клавіші [Shift] – рисування квадрата);

8 – рисування еліпса (при одночасно натиснутій клавіші [Shift] – рисування кола);

9 – вставка графічної текстової області;

10 – вставка об’єкту WordArt;

11 – вставка рисунка із переліку ClipArt;

12 – колір заливки для виділеного об’єкту;

13 – колір ліній виділеного об’єкту;

14 – колір виділеного тексту;

15 – задається товщина ліній для виділеного об’єкту;

16 – задається тип ліній для виділеного об’єкту;

17 – вибір типу стрілки;

18 – вибір типу тіні для виділеного об’єкту;

19 – включення (виключення) об’єму виділеної фігури.

Для рисування довільного об’єкту необхідно натиснути лівою мишкою на відповідній кнопці даної панелі і перетягнути мишку на певну відстань, задаючи розміри об’єкту, а далі – відпустити мишку. Для виділення довільного об’єкту необхідно підвести до нього мишку і, коли курсор мишки прийме вигляд , натиснути ліву клавішу. Вибраний об’єкт буде виділений за допомогою маркерів. Для зміни розмірів об’єкту необхідно мишкою захопити один із маркерів, перетягнути на певну відстань і відпустити мишку. При перетягуванні маркерів, що знаходять по середині об’єкту, змінюватиметься лише горизонтальний або вертикальний розмір. При перетягуванні за один із кутових маркерів змінюватимуться одночасно два розміри. При перетягуванні за кутові маркери і одночасному утриманні клавіші [Shift] змінюватимуться обидва розміри пропорційно.

Виділити групу об’єктів можна двома шляхами: 1) на панелі інструментів “Рисование” натиснути кнопку № 2 (рис. 26), натиснути ліву мишку за межами об’єктів і перетягнути її до виділення необхідної їх кількості; 2) на клавіатурі натиснути клавішу [Shift] і виділяти об’єкти натискуванням на них лівої клавіші мишки.

Нарисовані об’єкти, так само як і текст, можна вирізати, копіювати, вставляти загально прийнятими методами.

8. Встановлення параметрів сторінки, попередній перегляд і друк файлів

Для встановлення відступів від краю сторінки до межі тексту застосовується команда Файл/Параметры страницы або при наявності відповідної кнопки на панелі інструментів. У вікні діалогу встановлення параметрів сторінки є три закладки. Найбільш часто використовують перші дві: закладка “Поля” дозволяє вибрати розміри полів, відступи від краю сторінки до колонтитулів; закладка “Размер бумаги” – формат сторінки (А4, А5 тощо) та її орієнтацію (книжна чи альбомна).

Перед друкуванням файлу корисно побачити документ в тому вигляді, в якому він буде виведений на принтер. Для цього є кнопка панелі інструментів або команда меню Файл/Предварительный просмотр. Дана команда виконується в тому випадку, коли на ПК встановлений принтер.

Запуск файлу на друк здійснюється за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів або команди меню Файл/Печать… У діалоговому вікні друкування файла (рис. 27) можна задати кількість екземплярів, номери сторінок для друку, вибрати тип принтера, задати кількість сторінок, які будуть виведені на одному аркуші паперу.

Правила побудови документа. Редагування

Програмні засоби, призначені для створення, редагування і форматування простих і комплексних текстових документів, називають текстовими процесорами. На даний час найбільшого поширення набув текстовий процесор Microsoft Word (МS Word) завдяки наявності в ньому засобів підтримки роботи з документами, що виконані українською мовою.

Отже, процесор Microsoft Word – це програма, яка призначена для створення, редагування, оформлення і друкування документів.

Підготовка документів за допомогою процесора включає три стадії роботи:

· введення тексту;

· початкове виправлення тексту: встановлення правильної послідовності речень і виправленняпомилок;

· зовнішнє оформлення документа: встановлення полів, інтервалів між рядками, висоти і накреслення шрифтів тощо.

У процесі введення тексту процесор МS Word перевіряє введений текст на помилки, виокремлюючи їх і невідомі фрагменти при виявленні підкресленням червоного кольору.

Для того, щоб завантажити процесор МS Word, слід виконати команду меню Пуск→Программы→ Microsoft Word

Всі файли, що містять інформацію і створені засобами процесора МS Word, називають документами.

Сучасні текстові процесори дозволяють створювати документи трьох типів:

· друковані документи;

· електронні документи у форматі текстового процесора;

· Web-документи.

Крім інструментів, які характерні для всіх вікон операційної системи Windows, робочий екран МS Word має додаткові інструменти: рядок меню, панелі інструментів, лінійки, рядок стану, текстовий курсор тощо. Панелі інструментів містять піктограми команд, які використовуються найчастіше під час роботи з документами засобами МS Word. Текстовий курсор вказує те місце, в якому буде змінюватись, або в яке буде вводитись чи вставлятись текст.

Початкове налаштування текстового процесора МS Word здійснюється за допомогою команд рядка меню:

Сервис→Параметры;

Сервис→Автозамена;

Сервис→Язык;

Вид→Панели инструментов;

Вид→Масштаб.

Програма MS Word володіє інструментом, який називають Помощник пакета Office, щопризначений для виведення на екран підказів і порад.

До базових прийомів роботи з текстами в текстовому процесорі MS Word відносять:

· створення документа;

· введення тексту;

· рецензування тексту;

· форматування тексту;

· збереження документа;

· друк документа.

У текстовому процесорі MS Word використовують два методи створення документа:

· на основі існуючого документа;

· на основі готового шаблона.

Прийоми роботи з текстовими документами засобами Microsoft Word

Після завантаження процесора MS Word автоматично відкривається новий порожній документ під ім’ям Документ 1.

Перемикання з українського на латинський алфавіт здійснюється одночасним натисканням на клавіатурі комбінації клавіш Shift+Ctrl або Shift +лівий Аlt.

Для того, щоб увести прописну букву, слід додатково натиснути на клавіатурі клавішу Shift.

Для видалення окремих символів використовують клавіші Васкspase і Delete. За допомогою клавіші Васкspase видаляють знаки зліва від позиції текстового курсора, а Delete – справа.

Абзац у процесорі MS Word– фрагмент тексту, який закінчується знаком кінця абзаца що не друкується. Під час уведення тексту процесор MS Word автоматично форматує абзац.

Щоб мати можливість використовувати свою роботу в майбутньому, потрібно записати документ на диcк.

Для того, щоб записати документ на жорсткий диск, слід виконати команду Файл →Сохранить або клікнути ЛКМ по піктограмі Сохранить на панелі інструментів Стандартная. Якщо документ записують уперше, то з’явиться діалогове вікно процесора MS Word, що дозволить увести ім’я файлу.

Перед завершенням роботи над текстом документ слід записати на диск. Якщо користувач не виконає цю дію, то процесор MS Word нагадає йому, що в документ внесені зміни, які не збережені.

У пункті меню Файл містяться опції, а на панелі інструментів Стандартная – піктограми команд, які дозволяють розпочати і завершити роботу над документом:

· Создать – створює новий документ;

· Открыть – відкриває існуючий документ;

· Закрыть – закриває поточний документ.

Натискання на клавішу Tab дозволяє переміщувати текстовий курсор до найближчої позиції табуляції.

Спосіб відображення документа на екрані монітора називають режимом. Кожний режим призначений для конкретного застосування.

Працюючи з процесором MS Word, мають справу з 4 типами режимів документів:

· Обычный режим – використовується для читання тексту і форматування абзаців;

· Режим разметки страницы – дозволяє перевіряти розташування тексту і малюнків на сторінці;

· Режим структури – дозволяє перевіряти структуру документа;

· Режим злектронного документа – призначений для читання документів, доступних у ме-режі Іnternet.

Для зміни розміру відображення тесту на екрані монітора призначене поле Масштаб на панелі інструменті Стандартная. Зміна масштабу не впливає на документ, який буде друкуватись.

Буфер обміну є елементом операційної системи Windows, за допомогою якого можна переносити інформацію. Для використання буфера обміну призначені такі операції:

· Вырезать – викликає розміщення виокремленого фрагмента тексту в буфер і одночасне видалення цього фрагмента з документа;

· Копировать – викликає розміщення виокремленого фрагмента тексту в буфері без видалення цього фрагмента з документа;

· Вставить – викликає розміщення в документі, починаючи з позиції текстового курсора, інформації, що міститься в буфері.

Для знаходження фрагмента тексту використовують команду меню Правка→Найти….

Для заміни послідовності символів у всьому документі або його частині призначена команда меню Правка→Заменить….

Працюючи з документами в процесорі MS Word, користувач має можливості змінити зовнішній вигляд тексту, а також його розташування на сторінці.

Форматування символів визначає зовнішній вигляд букв і знаків. Форматування символів включає зміну гарнітури, розміру і накреслення шрифту. Кнопки, що розташовані на панелі інструментів Форматирование, дозволяють легко і швидко змінити основні елементи, які найбільш часто використовуються.

На панелі інструментів Форматирование розміщена наступна інформація:

· поточна гарнітура шрифту;

· поточний розмір шрифту;

· кнопки варіантів накреслення шрифтів (Полужирный, Курсив, Подчеркнутый);

· кнопки вирівнювання абзаців (По левому краю, По центру, По правому краю, По ширине).

Процесор MS Word дозволяє виокремлювати фрагменти тексту. Можна виокремити довільний фрагмент тексту, окреме слово, рядок, декілька рядків, абзац, увесь текст.

Вирівнювання абзаців – спосіб розміщення тексту в рядку. Процесор MS Word забезпечує 4 способи вирівнювання:

· По левому краю – кожний рядок в абзаці вирівнюється до лівого поля (до правого поля рядки не вирівнюються);

· По центру – кожний рядок абзаца розміщується по центру між полями;

· По правому краю – кожний рядок в абзаці вирівнюється до правого поля (до лівого поля рядки не вирівнюються);

· По ширине – всі рядки в абзаці; за виключенням останнього, вирівнюються до лівого і правого полів (для того, щоб задовольнити цю вимогу, процесор MS Word уводить додаткові інтервали між символами).

Форматування абзаців полягає у вирівнюванні абзаців, установленні відступів і міжрядкових інтервалів. Для їх форматування призначена команда меню Формат→Абзац….

Відступи і виступи – це зсув абзаца вправо або вліво відносно полів сторінки. Відступи і виступи встановлюють у діалоговому вікні Абзац (Формат→Абзац…)-

До фрагмента тексту можна застосовувати комплексне форматування за допомогою стилів. Стиль задається вибором відповідного імені зі списку стилів на панелі іструментів Форматирование. Новий стиль створюється за допомогою команди меню Формат→Стиль….

Верхній колонтитул – інформація, що друкується у верхньому полі сторінки, нижній колонтитул – інформація, що друкується в нижньому полі сторінки. Процесор MS Word дозволяє створювати різні колонтитули для першої сторінки, парних і непарних сторінок.

Створення колонтитулів реалізують за допомогою команди меню Вид→Колонтитулы. Після виклику цієї команди з’являється панель інструментів Колонтитулы. Вона містить кнопки команд, які використовуються найчастіше, наприклад: вставка номера сторінки, дати, часу або визначення параметрів сторінки.

Команда меню Вставка→Номера страниц… дозволяє швидко ввести нумерацію сторінок, не вдаючись до визначення колонтитулів.

Ознака закінчення сторінки визначає ситуацію, коли текст, який розміщується за нею, буде починатися з нової сторінки. Ознака закінчення сторінки вводиться за допомогою команди меню Вставка→Разрыв… або за допомогою комбінації клавіш Сtrl+Еnter. Окрім ознак закінчення сторінки, які вводяться користувачем, у документі знаходяться також ознаки закінчення сторінки, які вводяться автоматично просесором MS Word

Рамки встановлюють за допомогою команди меню Формат→Границы и заливки.… Рамки можна встановлювати навколо довільного фрагмента тексту, абзаца або цілої сторінки.

Для оформлення фрагментів тексту, що містять нумерацію або впорядкованих у вигляді списків, призначена команда меню Формат→Список….

У випадку задання маркованих або нумерованих списків за допомогою кнопок Маркеры і Нумерация що містяться на панелі інструментів Форматирование, використовуються наперед визначені налаштування.

Для зміни формату маркування і нумерації призначені укладки Маркированный, Нумеровамный, Многоуровневый і кнопка Изменить, яка міститься на цих укладках, вікна Список (Формат→Список…)

Розміри полів документа впливають перш за все на розташування тексту на сторінці. Для зміни полів слід викликати команду меню Файл→Параметры страницы… або двічі поспіль клікнути ЛКМ по верхній або боковій лінійці.

У вікні Параметри страницы (Файл→Параметры страницы…) можна змінити величину полів і розмір аркуша паперу, а також орієнтацію сторін цього аркуша.

Поле документа– це відстань від краю аркуша паперу до робочої зони документа, в якій розміщується текст. Процесор MS Word дозволяє встановлювати всі 4 поля (верхнє, нижнє, ліве, праве).

Табулятори, як і таблиці, допомагають розміщувати текст або числа в один стовпчик. Нові табулятори з наперед визначеними налаштуваннями вставляють за допомогою клавіші Таb, а видаляють за допомогою клавіші Васkspace. Встановлювати табулятори також можна з вікна Табуляция, яке з’являється в результаті виконання команди меню Формат→Табуляция….

Можливими способами вирівнювання тексту відносно табуляторів є: до лівого краю, до правого краю, по центру або за десятковим розділювачем.

Серійна кореспонденція дозволяє автоматично форматувати документи для багатьох адресатів. Для підготовки серійної кореспонденції слід використовувати команду меню Сервис→Слияние.

За допомогою інструментів серійної кореспонденції програми MS Word можна: писати типові листи, друкувати адреси на конвертах, а також друкувати адресні етикетки (поштові наклейки). Для створення серійних листів, адрес на конвертах або адресних наклейок необхідними є два елемента: основний документ і джерело даних. Джерело даних може бути створене, імпортоване з файлу, а також взяте з особистої адресної книги або контактного списку.

Процесор MS Word дозволяє перевіряти правопис у підготовленому документі, враховуючи орфографічні і граматичні помилки. Для проведення перевірки правопису слід виконати команду меню Сервис→Правописание… (Орфография...) або клікнути ЛКМ по кнопці Правописаниє на панелі інструментів Стандартная. Наявною є можливість перевіряти орфографічні помилки в іншомовних текстах, якщо інстальовані відповідні словники.

Розставляння перенесень у словах забезпечує елегантний і професійний зовнішній вигляд документа. Процесор MS Word дозволяє розбивати слова для перенесення у вимушеному й автоматичному режимах.

Для розбиття слів можна використовувати “м’які” і “жорсткі” перенесення. “Жорсткі” перенесення зберігаються в словах незалежно від їх розташування в рядку.

Шаблон – особливий вид документа, який надає основні інструменти для оформлення підсумкового документа.

Шаблони записуються у файли з розширенням . doc. Вони можуть містити такі елементи:

· стиль;

· елементи автотексту;

· панелі інструментів;

· макроси;

· меню і комбінації клавіш, які присвоєні окремим функціям.

Стандартний шаблон (Обычный =Normal. doc) є шаблоном загального застосування.

Створення нового документа, що базується на деякому шаблоні, можливе за допомогою команди меню Файл→Создать….

Стандартна інсталяція програми MS Word містить багато шаблонів і надбудов, які ми можемо використовувати під час створення нового документа.

Надбудова в MS Word призначена для того щоб забезпечити доступ до нестандартних команд і операцій редагування документа.

Всі доступні шаблони згруповані в укладки Общие, Другие документы, Письма и факсы, Страницы WWW у вікні Создание документа, яке відкривається після виконання команди – меню Файл→Создать…

Текстовий процесор MS Word має спеціальний засіб автоматичного оформлення, який призначений у першу чергу для електронних документів (для Web-документів і документів, які розповсюджуються у форматі процесора). Цей засіб називається теми. Теми являють собою сукупність елементів оформлення:

• фоновий узор;

• стилі оформлення основного тексту і: заголовків;

• стиль оформлення маркованих списків;

• стиль графічних елементів оформлення (ліній).

Доступ до вибору тем виконують за допомогою команди меню Формат→Темы.

Створення двовимірних таблиць, їх редагування і форматування

Таблиця – сукупність комірок (полів), розміщених у рядках і стовпцях. У кожну комірку можна ввести довільну інформацію (текст або графіку).

У межах комірки текст форматується таким чином, як документ. У ній можна визначати поля, тип шрифту, інтервали між абзацами тощо В одній комірці може знаходитись декілька абзаців тексту.

Додання таблиць, а також всі операції в таблиці або з таблицею виконуються за допомогою пункту меню Таблица. Окремі команди цього пункту доступні тільки у випадку, якщо текстовий курсор знаходиться в межах таблиці, або якщо виокремлено частину таблиці.

Для того, щоб уставити таблицю в документ, можна використовувати команду меню (Таблица→Добавить→Таблица (Таблица→Добавить таблицу…) або кнопку Добавить таблицу, що міститься на панелі інструментів Стандартная.

Сітка таблиці – лінії, що розмежовують комірки таблиці. Вони допомагають зорієнтуватись, в якій комірці ми фактично працюємо. Сітка може не відображатись на екрані монітора.

Для виокремлення рядка таблиці текстовий курсор слід установити в комірці, яка знаходиться в даному рядку, і виконати команду меню Таблица→Выделить строку.

Для виокремлення стовпця таблиці текстовий курсор слід установити в комірку, що знаходиться в даному стовпці, і виконати команду меню Таблица→Выделить столбец.

Для виокремлення всієї таблиці текстовий курсор треба встановити в довільну комірку таблиці і виконати команду меню Таблица→Выделить таблицу.

Для зміни ширини комірки можна виконати команду меню Таблица→Высота и ширина ячейки… або змінити ширину стовпця шляхом перетягування меж стовпця при натиснутій ЛКМ.

Для того, щоб об’єднати групи суміжних комірок, їх слід виокремити і виконати команду меню Таблица→Обьединить ячейки.

Для- того, щоб розділити комірку (чи комірки) на декілька, її треба виокремити, виконати команду меню Таблица→Разбить ячейки… і в діалоговому вікні Разбиение ячеек указати число рядків і стовпців, на які потрібно розділити виокремлену комірку (чи комірки).

Для того, щоб уставити додаткові рядки в таблицю, слід виокремити в ній стільки рядків, скільки необхідно вставити, а потім виконати команду меню Таблица→Добавить строки. Для того, щоб додати один рядок в кінці таблиці, текстовий курсор слід установити в останній комірці таблиці і натиснути на клавіатурі клавішу Таb.

Для того, щоб уставити додаткові стовпці в таблицю, в ній слід виокремити стільки стовпців, скільки потрібно вставити, і виконати команду Таблица→Добавить столбцы.

Процесор MS Word вставляє нові порожні стовпці перед виокремленим стовпцем.

Для того, щоб уставити один стовпець у кінець таблиці, слід виокремити останній стовпець, який .знаходиться поза таблицею, а потім виконати команду меню Таблица→Добавить столбцы

Для видалення рядків і стовпців таблиці потрібно їх виокремити і виконати команду Удалить строки або Удалить столбцы з пункту меню Таблица.

Процесор MS Word дозволяє виконувати обрамлення окремих або всіх комірок таблиці чи абзаців. Межі, що розділяють комірки, можуть бути намальовані за допомогою ліній, які вибрані користувачем.

Для того, щоб увести обрамлення, слід виконати команду меню Формат→Границы и заливка… і скористатись опціями укладки Граница, або виконати команду меню Таблица→Нарисовать таблицу.

Заливка (замалювання) – заповнення фрагментів документа (комірок таблиці або абзаців) фоном (фоновим кольором). Можна застосувати однорідну заливку певної (у %) інтенсивності або різноманітні узори, які після вибору стануть фоном виокремленого фрагмента документа (абзаца, групи комірок).

Для того, щоб увести замалювання комірок таблиці (заливку), слід скористатись командою меню Формат→Границы и заливки і скористатись кнопкою Цвет заливки панелі інструментів Таблицы и границы.

Робота з декількома документами

У програмі MS Word можна імпортувати і конвертувати файли з інших програм пакета Місrosoft Office

Якщо файл не можна розпізнати, то його можна відкрити в програмі, за допомогою якої він створений, а після цього записати у форматі, що зрозумілий для програми MS Word

За допомогою буфера обміну можна вставляти різноманітні об’єкти з інстальованих у системі додатків.

Друкування документів

Виведення документа на друк реалізується за допомогою команди меню Файл→Печать… або за допомогою піктограми Печать на панелі інструментів Стандартная.

Вихід з програми Microsoft Word

Роботу з процесором MS Word завершують, виконавши команду меню Файл→Выход.

Історія розвитку Microsoft Word

Microsoft Word (часто – MS Word, WinWord або просто Word) – це текстовий процесор, що випускає фірмою “Microsoft” у складі пакета “Microsoft Office”. Перша версія була написана Ричардом Броди (en: Richard Brodіe) для ІBM PC, що використають DOS, в 1983 році. Пізніше випускалися версії для Apple Macintosh (1984), SCO UNІ й Microsoft Windows (1989).

Початок

Microsoft Word багатьом зобов’язаний Bravo – текстовому процесору з оригінальним графічним інтерфейсом, розробленому в дослідницькому центрі “Xerox PARC”. Творець Bravo, Чарльз Симони (en: Charles Simonyi) покинув PARC в 1981 році. Тим же літом Симони переманив Броди, з яким разом працював над Bravo.

Перший випуск Word для MS-DOS відбувся наприкінці 1983 року. Він був погано прийнятий ринком, продаж знижувало наявність конкуруючого продукту – WordPerfect.

Однак версія для Macintosh, випущена в 1985 році, одержала широке поширення. Через два роки “Word 3.01 для Macintosh” підсилив позиції (версія 3.0 буяла помилками й швидко була замінена). Як та інше програмне забезпечення для Macintosh, Word був повністю WYSіWYG-редактором (принцип “What You See Is What You Get” – “одержую те, що бачу”).

Хоча MS-DOS і була текстовою операційною системою, позбавленою графічної оболонки, Word для DOS був першим текстовим процесором для ІBM PC, що був здатний відображати розмітку тексту, наприклад, напівжирний або курсивний текст у процесі редагування. Однак він все-таки не був у повному змісті WYSіWYG-редактором. Інші ж текстові процесори, такі як WordStar й WordPerfect, використали простий текстовий екран з кодами розмітки, іноді текст був кольоровим.

Однак, оскільки в більшості програмних забезпечень під DOS застосовувалися власні важко запам’ятовуючі комбінації “гарячих клавіш” для кожної команди (наприклад, в Word для DOS збереження файлу виконувалося по комбінації ESC-T-S) і більшість секретарів уміли користуватися тільки WordPerfect, компанії досить неохоче переходили на конкуруючі з ним продукти, що мають порівняно невеликі переваги.

1990-1995 роки

Перша версія Word для Windows, випущена в 1989 році, продавалася за ціною 500 доларів США. Вона демонструвала обраний компанією Microsoft шлях розвитку: як і сама Windows, вона багато чого взяла від Macintosh, і використала стандартні клавіатурні скорочення (наприклад, CTRL-S для збереження файлу). Після випуску в наступному році Windows 3.0 продаж поповз нагору (Word 1.0 набагато краще працював з Windows 3.0, чим з більше старими версіями Wіndows/386 й Wіndows/286), головний конкурент – WordPerfect – не зміг випустити робочу версію під Windows, що виявилося для нього смертельною помилкою. Версія 2.0 затвердила WinWord на позиції лідера ринку.

В Word для Macintosh ніколи не було серйозних конкурентів, навіть незважаючи на наявність програм начебто Nisus, що надавала можливість виділення декількох незв’язних шматків тексту (яка появилася тільки в Word2002 з OfficeXP) і незважаючи на думку багатьох користувачів про відсутність кардинальних розходжень між версіями 3.01, випущеної в 1987 році й версією 5.0, випущеної в 1991. Однак, версія 6.0 для Macintosh, що вийшла в 1994 році, була багатьма сприйнята досить скептично. Це була перша версія без значних відмінностей у коді ядра між версіями під Windows і під Macintosh. Версія під Windows, що випливала за 2.0, була пронумерована як 6.0 для координації назви версій під різні платформи.

Слідуючи версії, додавали можливості, що виходять за рамки простого текстового процесора. Інструменти малювання дозволяли виконувати примітивні операції верстки, такі як додавання графіки в документ, хоча, природно, спеціалізовані програми для верстки краще справляються із цими завданнями. Впровадження об’єктів, порівняння версій документа, мультимовна підтримка й багато інших можливостей були додані за слідуючи кілька років.

Теперішній час

Microsoft Word є найбільш популярним з використовуваних у цей момент текстових процесорів, що зробило його закритий формат документа .DOC стандартом де-факто, і змусило конкуруючі програми додати підтримку сумісності з даним форматом. Фільтри експорту й імпорту в даний формат присутні в більшості текстових процесорів, наприклад, в AbіWord й OpenOffіce.org Writer. Більша частина інформації, потрібної для роботи з даним форматом, добувається за допомогою зворотного інжинірингу, оскільки більша її частина відсутня у відкритому доступі. Формат документа різних версій Word часто міняється, розходження бувають досить тонкими. Форматування, що нормально виглядає в останній версії, може не відображатися в старих версіях програми, оскільки зворотна сумісність часто відсутня.

Формат файлів .DOC Word 97 був опублікований Microsoft, однак більше пізні версії специфікації тримаються в секреті й надаються тільки партнерам Microsoft, урядам і деяким установам. Ходять слухи, що деякі аспекти формату файлів .DOC повністю не розуміють навіть в Microsoft. Недавно Microsoft повідомила про плани по переходу на XML-орієнтований формат файлів для всіх своїх офісних додатків. Word 2003 має власний XML-формат, опціонально використовуючи привселюдно документовану схему, названу WordprocessіngML, що доступна у всіх редакціях Word 2003 і схвалена декількома організаціями, включаючи уряд Данії. “Професійна” версія має можливість використання не-майкрософтовских схем прямо з WinWord. Apache Jakarta POІ – програмна бібліотека, написана на Java, ціль якої – надати можливість читання й запису в бінарний формат файлів Microsoft Word.

Як та інші додатки з Microsoft Office, Word може розширювати свої можливості за допомогою використання убудованої макромови (спочатку використався WordBasіc, однак з версії Word 97 застосовується VBA – Visual Basic для додатків). Однак це надає широкі можливості для написання вірусів, що вбудовують у документи, (так називані “макровіруси”). Найбільш яскравим прикладом була епідемія хробака Melissa. У зв’язку із цим, багато хто вважають розумної рекомендацію завжди виставляти найвищий рівень настроювань безпеки при використанні Word (Меню: “Tools_Macro_Security”, “Сервис_Макрос_Безопасность…” у локалізованих російських версіях). Також незайвим буде використати антивірусне програмне забезпечення. Першим вірусом, що вражав документи Microsoft Word, був Concept, створений для демонстрації можливості створення макровірусів.

Поточні версії Word

	Microsoft Word (Windows)	Microsoft Word (MacOS X)
Тип	Текстовий процесор	Текстовий процесор
Розроблювач	Microsoft	Microsoft
ОС	Windows	MacOS X
Поточна версія	2003 – Жовтень 2003	2004 v11.3.0 – 10 жовтня 2006
Ліцензія	Власницьке	Власницьке
Сайт	http://office.microsoft.com	http://microsoft.com

Засоби оформлення документа

Утворення стилю

Виберіть команду “Стиль…” у меню “Формат“, а потім натисніть кнопку “Создать”. Введіть ім’я нового стилю в полі “Имя”. Виберіть тип нового стилю в поле “Стиль”. Натисніть кнопку “Формат”, щоб задати форматування для нового стилю.

Зауваження. Звичайно новий стиль утворюється на основі стилю, застосованого до обраного абзацу. Щоб утворити новий стиль на основі іншого стилю, вкажіть стиль у полі “Основан на стиле”.

Порада. Можна швидко утворити стиль абзацу, оснований на стилі виділеного тексту, якщо ввести ім’я нового стилю в полі — “Стиль” панелі форматування.

Застосування стилю

Щоб накласти стиль абзацу на один абзац, помістіть курсор у будь-яке місце абзацу. Щоб накласти стиль символу, виділіть текст, який треба відформатувати. Виберіть команду “Стиль…” у меню “Формат“. Виберіть потрібний стиль, а потім натисніть кнопку “Применить”. Якщо потрібний стиль відсутній у списку поля “Стили”, виберіть іншу групу стилів у полі “Список”.

Порада. Щоб швидко накласти стиль, виберіть стиль абзацу або символу в полі — “Стиль” на панелі форматування. Імена стилів абзаців перед назвою містять значок абзацу “¶“; імена стилів символів — значок у вигляді підкресленої літери “а“.

Зміна стилю

Виберіть команду “Стиль…” у меню “Формат“. У полі “Стили” виберіть стиль і натисніть кнопку “Изменить”. Натисніть кнопку “Формат” для зміни атрибутів стилю.

Порада. Щоб застосовувати модифікований стиль у нових документах, які основані на поточному шаблоні, встановіть прапорець “Добавить в шаблон”.

Копіювання стилю в іншій документ

Виберіть команду “Стиль…” у меню “Формат“, а потім натисніть кнопку

“Организатор”. Виберіть стилі для копіювання з будь-якого списку, а потім натисніть кнопку “Копировать”. У списку ліворуч з’являться стилі, що використовуються в активному документі або шаблоні, у списку праворуч — стилі шаблону документа “Обычный”.

Видалення стилю

Виберіть команду “Стиль…” у меню “Формат“. Виберіть стиль, який хочете видалити, а потім натисніть кнопку “Удалить”.

Завдання стилю для наступного абзацу

Виберіть команду “Стиль…” у меню “Формат“. У полі “Стили” виберіть стиль, за яким хочете призначити наступний, а потім натисніть кнопку “Изменить”. У полі “Стиль следующего абзаца” виберіть стиль, який хочете визначити як стиль для наступного абзацу.

Використання стилів із інших шаблонів документів

Виберіть команду “Библиотека стилей…” у меню “Формат“. Щоб застосувати стиль із шаблона, вкажіть його ім’я та двічі натисніть кнопку миші. Поточному шаблону відповідає значення “Текущий”.

Буквиця

Буквиця — це збільшена перша літера (кілька літер) абзацу (інколи на кілька рядків), яка часто сформована іншим стилем в порівнянні з рештою тексту документу. Як правило, встановлюють на початку документу або окремого розділу.

Для створення буквиці потрібно виділити першу літеру абзацу (можна кілька літер) та вибрати в пункті меню Формат команду Буквица або однойменну піктограму. В будь-якому випадку відкриється однойменне діалогове вікно, де в розділі Положение слід вибрати тип буквиці. Тоді в полі Шрифт слід вибрати гарнітуру шрифту для буквиці, в полі Высота в строках – кількість рядків тексту, на які вона буде поширюватися та в полі Расстояние от текста – віддаль буквиці від основного тексту.

Засоби оформлення документа

Встановлення колонтитулів
Колонтитул – текст або малюнок, що друкується унизу або угорі кожної сторінки документа. У колонтитулі за звичаєм розміщені номера сторінок, назва книги або поточної глави. В залежності від місця розташування (на верхньому або на нижньому полі сторінки) колонтитули бувають верхніми і нижніми. Текст, уведений до колонтитулу, форматується як звичайний текст.

Для створення колонтитулів слід вибрати команду Колонтитулы у меню Вид. При цьому відбувається автоматичний перехід у режим екрану Разметка страниц, тому що в режимі Обычный колонтитули не відображаються. На екрані з’являється піктографічне меню Колонтитулы (мал.30).

Для переходу з поля верхнього колонтитулу в поле нижнього колонтитулу й назад використовується кнопка 1 (мал.30).

Уведений текст колонтитулу розташовується в пунктирній рамці, що вказує межі колонтитулу. Для уставлення номерів сторінок використовується кнопка 2 (мал.30). Текст колонтитулу форматується як звичайний текст. У режимі відображення колонтитулу основний текст документа редагувати неможливо.

Для створення на першій сторінці документа колонтитулу відмінного від колонтитулів інших сторінок необхідно викликати вікно Параметры страницы із меню Файл і в укладці Макет установити прапорець первой страницы. Якщо в цій укладці установити прапорець четных и нечетных страниц, то можна створити окремо колонтитул для парних і колонтитул для непарних сторінок. Викликати вікно Параметры страницы можна за допомогою кнопки 3 (мал.30) із панелі Колонтитулы. За допомогою кнопок 4,5 (мал.30) можна пересуватися між колонтитулом першої сторінки, парної і непарної сторінок. Якщо залишити поле колонтитула порожнім, то колонтитул буде відсутній.

Установлення прапорця четных и нечетных страниц впливає на весь документ, якщо він не поділений на розділи. Якщо документ поділений на декілька розділів, при уставленні колонтитулу в один розділ цей же колонтитул автоматично додається в усі розділи документа, якщо натиснута кнопка 6 (мал.30) (приєднати колонтитули поточної секції до колонтитулів попередньої). Щоб створити різні колонтитули для декількох частин документа, слід розірвати зв’язок між розділами. Для цього необхідно вибрати розділ, для якого слід створити інший колонтитул і віджати кнопку 6 (мал.30). Після цього необхідно змінити існуючий колонтитул або створити новий.

Для видалення колонтитулу слід вибрати команду Колонтитулы у меню Вид, виділити колонтитул, що необхідно видалити й натиснути клавішу Delete. При зміні або видаленні колонтитулу в будь-якому розділі, так само змінюються або видаляються колонтитули в інших розділах, якщо зв’язок із попереднім розділом не буде розірваний примусово за допомогою кнопки 6 (мал.30).

Нумерація сторінок
Для уставлення номерів сторінок необхідно викликати команду Номера страниц меню Вставка, що викликає вікно Номера страниц (мал.29).

У полі Положение слід вибрати розташування номера на сторінці:

Вверху страницы – номер сторінки розташовується угорі (уставляється в верхній колонтитул);

Внизу страницы – номер сторінки розташовується унизу (уставляється в нижній колонтитул).

У полі Выравнивание – розташування номера сторінки відносно полів сторінки:

Слева – номер сторінки розташовується у лівого краю сторінки;

От центра – номер сторінки розташовується по центрі сторінки;

Справа – номер сторінки розташовується у правого краю сторінки;

Внутри – номер сторінки розташовується з внутрішнього краю листа (доступний, тільки якщо документ має дзеркальні поля);

Снаружи – номер сторінки розташовується у зовнішнього краю листа (доступна, якщо документ має дзеркальні поля).

Якщо зняти прапорець Номер на первой странице, то на першій сторінці номер не буде проставлений.

Кнопка Формат викликає діалогове вікно Формат номера страницы (мал.35), в якому задається формат нумерації. У полі переліку Формат номера вибирається тип нумерації (арабські і римські цифри або літери латинської абетки).

У рамці Нумерация страниц установлюється початок нумерації:

продолжить – нумерація сторінок поточного розділу починається з числа, наступного за номером останньої сторінки попереднього розділу;

начать с – нумерація починається з числа, зазначеного у полі праворуч.

Якщо увімкнути прапорець Включить номер главы, до номеру сторінки буде доданий номер глави або розділу документа. У полі переліку начинается со стиля необхідно зазначити, який стиль форматування відповідає рівню глав, номера яких будуть використані. Можна вибрати один із стилів заголовків Заголовок1… Заголовок9. У полі разделитель задається роздільник між номером сторінки й номером глави. Установивши усі параметри, слід натиснути OK, після чого знову з’являється вікно Номера страниц. Тут також необхідно натиснути OK і усі сторінки документа будуть пронумеровані

Вставка дати та часу в документ
Для вставки поточної системної дати та часу виконайте команду «Дата и время» з меню «Вставка», а потім оберіть потрібний формат.

Створення таблиць

Таблиця складається з комірок, які згруповані по рядкам та стовпцям. Нижче наводиться один із можливих прикладів використання таблиці.

Утворення та видалення таблиць
Існує можливість утворити порожню таблицю, а потім заповнити комірки, або перетворити існуючий текст у таблицю. Можна також вибрати одну з таблиць, що пропонується майстром таблиць, або утворити таблицю з існуючих зовнішніх вихідних даних, наприклад, електронної таблиці або бази даних із Microsoft Excel або Microsoft Access. Вказані застосування автоматично формують таблицю.
Утворення порожньої таблиці

Встановіть курсор у позицію, куди треба вставити таблицю. Натисніть кнопку стандартної панелі інструментів — «Вставить таблицу». Виберіть потрібну кількість рядків та стовпців.
Перетворення тексту в таблицю

Визначить місця, де необхідно розділити текст на рядки та стовпці, шляхом вставки розділяючих символів у текст. Наприклад, використовуйте символи табуляції для відокремлення стовпців та символи абзацу — для відокремлення рядків. Виділіть текст, який треба перетворити. Виберіть команду «Преобразовать в таблицу…» у меню «Таблица». Задайте потрібні параметри.

Елементи таблиці

Результат	Дія
Виділення комірки	Установіть покажчик на лівий край комірки та натисніть кнопку миші
Виділення рядка	Установіть покажчик ліворуч від рядка та натисніть кнопку миші
Виділення стовпця	Установіть покажчик на верхній лінії сітки стовпця та натисніть кнопку миші
Виділення декількох комірок, рядків або стовпців	Утримуючи кнопку миші, переміщуйте покажчик по комірці, рядку або стовпцю, або виділіть одну комірку, рядок або стовпець, а потім, утримуючи клавішу SHIFT, виділіть наступну комірку, рядок або стовпець
Виділення тексту в наступній комірці	Натисніть клавішу TAB
Виділення тексту в попередній комірці	Натисніть клавіші SHIFT+TAB
Виділення всієї таблиці	Перейдіть у таблицю, а потім натисніть клавіші ALT+5 на цифровій панелі при вимкнутому режимі NUM LOCK

Форматування таблиць

Для автоматичного добавлення заливки виділіть таблицю та виберіть команду «Автоформат…» у меню «Таблица». Нарешті, виберіть потрібний формат із списку «Форматы».

Для добавлення заливки у ручному режимі до всієї таблиці або її частини виділіть відповідне, а потім виберіть команду «Обрамление и заливка…» у меню «Формат» та задайте потрібні параметри.

Для видалення заливки виділіть таблицю, а потім виберіть команду «Автоформат…» у меню «Таблица». Зі списку «Форматы» виберіть «Нет».

Зміна ширини стовпця таблиці

Виділіть стовпець, ширину якого треба змінити. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки…» у меню «Таблица», а потім — вкладку «Столбец». Для визначення точної ширини стовпця, введіть число у полі «Ширина столбца». Для встановлення ширини стовпця у відповідності з його умістом натисніть кнопку «Автоподбор».

Зауваження. Можна змінювати ширину стовпця, пересуваючи границі стовпця усередині самої таблиці або, переміщуючи маркери стовпця на горизонтальній лінійці.

Порада. Щоб побачити величину ширини стовпця, встановіть покажчик миші на горизонтальну лінійку та натисніть кнопку миші, утримуючи натиснутою клавішу ALT.

Зміна висоти рядка таблиці

За умовчанням висота рядка встановлюється в залежності від умісту комірок та заданих інтервалів перед та після абзацу. Висоту рядків можна змінювати, але всі комірки одного рядка будуть мати однакову висоту.

Для виконання дії виділіть рядок, висоту якого треба змінити. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки…» у меню «Таблица», а потім — вкладку «Строка». Для встановлення ширини стовпця у відповідності з його умістом виберіть параметр «Авто» зі списку «Высота строки».

Для визначення точної ширини рядка виберіть параметр «Точно» зі списку «Высота строки» та введіть число в полі «Значение». Якщо уміст перевищує фіксовану висоту рядка, нижня його частина буде відрізана.

Для визначення точної ширини рядка можна також вибрати параметр «Минимум» зі списку «Высота строки» та ввести число у полі «Значение». Якщо уміст перевищує фіксовану висоту рядка, то вона буде змінена так, щоб уміст поміщався у комірці.

Зауваження. Висоту рядка можна змінювати за допомогою вертикальної лінійки у режимі розмітки сторінки. Виберіть команду «Разметка страницы» у меню «Вид». Пересуньте на вертикальній лінійці маркер рядка.

Зміна інтервалу між стовпцями таблиці

Перейдіть у таблицю. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки…» у меню «Таблица», а потім — вкладку «Столбец». Уведіть потрібне число в поле «Интервал между столбцами».

Вирівнювання таблиці або рядків таблиці на сторінці

Виділіть таблицю або рядки, які необхідно вирівняти. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки…» у меню «Таблица», а потім — вкладку «Строка». Для вирівнювання таблиці або виділених рядків виберіть один із трьох параметрів зі списку «Выравнивание»: «По левому краю», «По правому краю» або «По центру». Для визначення точного відступу від лівих полів уведіть число у полі «Отступ слева».

Відображення сітки таблиці

Виберіть команду «Сетка» у меню «Таблица».

Вставка символу табуляції у комірку таблиці

Натисніть клавіші CTRL+TAB.

Об’єднання декількох комірок таблиці в одну

Існує можливість злиття двох або більше комірок одного рядка в одну комірку. Наприклад, необхідно злити декілька комірок в одну для утворення заголовка таблиці, що відноситься до декількох стовпців. Злиття комірок можливе лише по горизонталі. Виділіть комірки, призначені для злиття. Виберіть команду «Объединить ячейки» у меню «Таблица».

Розбиття однієї комірки таблиці на декілька

Виділіть комірки, призначені для розбиття. Виберіть команду «Разбить ячейки» у меню «Таблица». Уведіть кількість стовпців, на яку треба розбити кожну комірку. Текст комірки розбивається у залежності від кількості символів абзацу, що знаходяться у ній. Якщо у комірці міститься лише один символ абзацу, то весь текст, що знаходиться у ній, поміщається у найлівішу з нових комірок, а решта залишаються порожніми. Якщо у комірці містяться більше одного символу абзацу, то абзаци розподіляються порівну між комірками.

Робота з колонками

Утворення колонок

Перейдіть в режим розмітки (команда «Разметка страницы» у меню «Вид» або кнопка — «Режим разметки» ліворуч від горизонтальної полоси прокрутки). Для утворення колонок із усього тексту документа виберіть команду «Выделить все» у меню «Правка». Для утворення колонок із частини тексту документа виділіть потрібну частину. Виберіть команду «Колонки» у меню «Формат». Введіть потрібне число колонок у полі «Число колонок». Зніміть прапорець «Колонки одинаковой ширины». Введіть для кожної з колонок точні значення її ширини та віддалі між колонками в поля «Ширина» та «Интервал».

Порада. Для швидкого утворення колонок однакової ширини можна скористатись кнопкою — «Колонки» стандартної панелі інструментів, встановивши за допомогою перетаскування необхідне число колонок.

Вставка розриву колонки

Якщо потрібно перенести частину тексту після курсору з однієї колонки в іншу, виберіть команду «Разрыв» у меню «Вставка», а потім у полі «Начать» встановіть прапорець «Новую колонку». Щоб побачити розташування колонок на сторінці, виберіть режим розмітки сторінки.

Утворення загального заголовка над декількома колонками

Якщо колонки ще не утворені, утворіть їх. У режимі розмітки виділіть текст заголовка. Натисніть кнопку — «Колонки» стандартної панелі інструментів та за допомогою перетаскування виділіть одну колонку.

Зміна числа колонок

Перейдіть у режим розмітки. Для зміни числа колонок у всьому документі виберіть команду «Выделить все» у меню «Правка». Для зміни числа колонок у частині документа виділіть потрібну частину. Для зміни числа колонок у розділі документа встановіть курсор у цей розділ. Виберіть команду «Колонки…» у меню «Формат». Уведіть потрібне число колонок у рядок «Число колонок».

Зміна ширини колонок

Перейдіть у режим розмітки. Якщо документ містить розділи, встановіть курсор у потрібний розділ. Перетягніть маркер колонки по горизонтальній лінійці. Якщо із-за сусідньої колонки не вдається збільшити ширину колонки, то спочатку зменшіть ширину сусідньої колонки.

Примітка. Якщо колонки мають однакову ширину, то змінюються всі колонки. Якщо колонки мають різну ширину, то змінюється тільки одна колонка.

Додавання роздільників колонок

Виберіть команду «Колонки…» у меню «Формат». Установіть прапорець «Разделитель».

Видалення колонок

Перейдіть у режим розмітки. Якщо документ містить розділи, встановіть курсор у потрібний розділ. Натисніть кнопку — «Колонки» стандартної панелі інструментів та за допомогою перетаскування виділіть одну колонку.

Автоматизація виконання задач за допомогою макросів

Макрос — це серія команд, що згруповані разом для спрощення повсякденної роботи. Макроси часто використовуються для таких цілей:

· Для прискорення часто виконуємих операцій редагування або форматування;

· Для об’єднання складних команд;

· Для спрощення доступу до параметрів у вікнах діалогу;

· Для автоматизації обробки складних послідовних дій в задачах.

Насправді макрос записується у вигляді серії інструкцій на мові WordBasic. Для зміни інструкцій можна відкрити макрос у вікні редагування макросів. На мові WordBasic можна також написати дуже потужні та складні макроси (в тому числі і так звані макро-віруси), які не можуть бути записані звичайним способом. Для одержання додаткових відомостей виберіть команду «Вызов справки» у меню «Справка», а потім — тему «WordBasic Reference».

Ви можете не знати вказаної мови, але то — не біда. Все рівно використовувати макроси дуже просто, легко та вигідно! Для утворення макроса достатньо включити його запис та записати послідовність ваших дій. Після цього макрос можна виконувати кожний раз, коли треба проробити той самий набір дій знову. Наприклад, якщо часто виникає необхідність відобразити на екрані якомога більшу частину документа, то можна записати макрос, який максимізує вікно документа та вилучає з екрана горизонтальну лінійку, панель інструментів та полоси прокрутки.

При запису макроса можна тимчасово призупинити запис та продовжити його пізніше з того місця, де він був призупинений. Наприклад, може знадобитися призупинити запис для підготовки до наступної дії.

Щоб виконати макрос, виберіть команду «Макрос…» у меню «Сервис», а потім — будь-який макрос, в тому числі вбудований. Якщо якийсь макрос використовується часто, зручно назначити йому кнопку на панелі інструментів, команду меню або сполучення клавіш (гарячі клавіші). Тоді макрос можна буде виконувати без вибору команди «Макрос…» та відкриття вікна діалогу.

Запис макроса

Встановіть покажчик на надпис «ЗАП» у рядку стану та двічі натисніть кнопку миші. На екрані з’явиться вікно діалогу «Запись макроса». Інший спосіб відкриття цього вікна діалогу: виберіть команду «Макрос…» у меню «Сервис», а потім натисніть кнопку «Записать».

В полі «Имя макроса» введіть ім’я нового макроса. Воно повинно починатися з літери та містити тільки літери та цифри. Якщо вас влаштовує ім’я макроса, що пропонується за умовчанням, пропустіть цей крок.

При бажанні введіть короткий опис макроса в полі «Описание». При присвоєнні макросу пункту меню або кнопки на панелі інструментів цей опис виводиться в рядку стану при вказуванні на відповідний пункт меню або кнопку на панелі інструментів. Опис може містити до 255 символів, але буде з’являтися не більше ніж 100 символів.

Для присвоєння макросу кнопки на панелі інструментів, пункту меню або сполучення клавіш натисніть відповідну кнопку. Після закінчення присвоєння натисніть кнопку «Закрыть» у вікні діалогу «Настройка» для початку запису макроса.

Проробіть дії, які належить включити у макрос. Дії, які пророблені за допомогою миші, не записуються! Для запису дій (наприклад, виділення тексту або переміщення курсору) використовуйте клавіатуру! Миша може бути використана для вибору потрібних команд та параметрів.

Для закінчення запису макроса натисніть кнопку — «Остановить запись».

Зупинка та продовження запису макроса

Для зупинки запису макроса натисніть кнопку — «Пауза». Виконайте дії, які не повинні бути записані. Для поновлення запису макроса знову натисніть кнопку .

Виконання макроса

Виберіть команду «Макрос…» у меню «Сервис». Зі списку «Макросы из:» виберіть елемент, який повинен з’явитись в полі «Имя». Можна вивести на екран список всіх макросів, доступних у всіх активних шаблонах, або список макросів, доступних у визначеному шаблоні. Потім виділіть ім’я потрібного макроса у списку та натисніть кнопку «Выполнить».

Якщо ви присвоїли макросу кнопку на панелі інструментів або пункт меню або сполучення клавіш, натисніть відповідну кнопку або виконайте відповідну команду або натисніть відповідні клавіші.

1. Додаткові можливості Word

На відміну від простих коротких документів, що містять звичайний текст, складні документи, крім великого обсягу, можуть містити різні об‘єкти: таблиці, формули, рисунки, діаграми, колонки, списки. Нижче будуть розглянуті різні прийоми роботи з подібними документами.

1.1. Використання перевірочних засобів

Вибір мови для перевірки. Якщо текст містить фрагменти іноземною мовою або не підлягає перевірці (наприклад, старий стиль), необхідно виділити його, звернутися в меню Сервіс – Мова – Вибрати мову і призначити відповідну або “без перевірки” на початку списку мов.

Перевірка правопису. Під час перевірки правопису аналізуються орфографія та граматика. Для настройки автоматичної перевірки необхідно вибрати меню Сервіс – Параметри – Правопис і встановити відповідні опції.

Якщо при перевірці виявлене слово, яке Word вважає помилковим, тобто не знаходить у словнику, воно виділяється хвилястим підкресленням (червоне – орфографія, зелене – граматика). У такому випадку потрібно клацнути на виділеному слові правою кнопкою миші й у контекстному меню вибрати: запропонований варіант виправлення, на який автоматично буде виконана заміна; “пропустити всі” – помилка буде ігноруватися; “додати” – у словник.

При перевірці граматики аналізується правильність побудови речень і використання розділових знаків. Якщо текст виділений під час граматичної перевірки зеленим, потрібно також активізувати контекстне меню й вибрати “пропустити речення”, щоб проігнорувати помилку або діяти за рекомендаціями з її виправлення.

Перевірку можна виконати “вручну”: після набору тексту виділити фрагмент, що перевіряється, або встановити курсор у початок тексту й вибрати в меню Сервіс – Правопис або натиснути клавішу F7.

Після перевірки правопису, якщо активізована відповідна опція в меню Сервіс – Параметри – Правопис, видається:

1) загальна статистика – кількість символів, речень і абзаців у тексті;

2) статистика зручності читання – рівень новизни, легкість читання, кількість складних фраз, благозвучність (усе у відсотках).

Тезаурус використовується для пошуку синонімів і антонімів. Для використання тезаурусу слід виділити слово, звернутися до меню Сервіс – Мова – Тезаурус. У вікні діалогу тезауруса можна вибрати категорію (синоніми, антоніми), переглянути всі варіанти й виконати заміну в разі необхідності.

Розміщення переносів (у меню Сервіс – Мова) може виконуватися:

1) автоматично;

2) з підтвердженням (користувач може призначити варіанти розбиття для переносу);

3) вручну.

При ручному розміщенні переносів можна використовувати:

· м’який перенос (Ctrl-“-“);

· нерозривний дефіс (Ctrl–Shift-“-“) – слово з дефісом буде завжди знаходитися в одному рядку;

· звичайний дефіс;

· нерозривний пробіл (Ctrl–Shift-” “) – розрив рядка в цьому місці буде неможливий.

1.2. Створення колонок

На відміну від стовпців у таблицях, колонки не поділяються на рядки, що складаються з розташованих поряд елементів. Текст переходить з низу однієї колонки на верх іншої. Текст у звичайному режимі – одна колонка.

Створення колонок здійснюється двома способами (передусім треба виділити текст):

натиснути кнопку [Колонки] на стандартній панелі інструментів; у вікні, що з’явилося, вибрати кількість стовпчиків перетягуванням миші;

звернутися до меню Формат – Колонки, вибрати кількість колонок, можна задати ширину стовпчиків та інтервал між ними, установити роздільник (лінію) між колонками.

Під час роботи ширину колонок можна регулювати за допомогою бігунків на лінійці вікна документа Word. Для скасування розбиття тексту на колонки треба діяти як при створенні, вибрати одну колонку. Якщо наприкінці багатоколонкового тексту частина листа (в останньому стовпчику) залишається вільною, то можна забезпечити однакову довжину колонок за допомогою настройки через меню Вставка – Розрив, вибрати Новий розділ, варіант «на поточній сторінці».

1.3. Списки

У документі Word можна автоматично створювати марковані, нумеровані та багаторівневі списки. На противагу створеним «вручну» в таких списках не можна редагувати маркери або нумерацію.

Створення списку можливе до або після введення тексту двома способами:

натисканням кнопок на панелі інструментів – швидкий спосіб – з виглядом списку, призначеним за умовчанням або попереднім користувачем;

через меню Формат – Список: у вікні діалогу можна вибрати вкладку типу списку, а потім його вигляд – вигляд маркера або нумерації.

Нумерація ведеться по абзацах. Для скасування нумерації можна відтиснути кнопку на панелі інструментів або вибрати в контекстному меню «припинити нумерацію». У контекстному меню списку за необхідності можна вибрати «продовжити нумерацію» або «почати заново».

Під час роботи з багаторівневим списком для перемикання рівнів використовують кнопки [Зменшити відступ] і [Збільшити відступ] у панелі інструментів форматування.

Елементи списків або таблиць можна сортувати. Для цього необхідно виділити текст і звернутися в меню Таблиця – Сортування, у вікні діалогу вибрати елемент тексту, використовуваний як критерій сортування, а також напрямок (за зростанням/убуванням).

1.4. Робота з графічними об’єктами в Word

У документ Word можна вставити рисунок із файлу (меню Вставка – Рисунок – З файлу) або стандартної бібліотеки рисунків Microsoft ClipArt Gallery: меню Вставка – Рисунок – Картинки, вибрати Колекцію картинок. Після вставки рисунка можна змінювати його розміри, розтягувати – мишею за маркери після натискання, обрізати (за допомогою кнопки [Обрізання] панелі інструментів Настройка зображення). Операції редагування рисунка містяться також у його контекстному меню.

Вставлений рисунок розсуне текст і не буде з ним сполучатися. Для сполучення з текстом у Word потрібно вибрати форму обтікання рисунка текстом: у контекстному меню рисунка вибрати Формат об’єкта, вкладку Положення й варіант обтікання або клацнути кнопкою [Обтікання текстом] у панелі інструментів Настройка зображення.

Рисунок у текстовому документі можна побудувати, увімкнувши панель інструментів Рисування, шляхом натискання на кнопках із зображенням лінії, прямокутника, еліпса тощо. Покажчик миші (він набуде вигляду хрестика) треба розмістити в потрібному місці документа, клацнути й перемістити, щоб створити фігуру заданого розміру. Щоб отримати правильне коло чи квадрат, потрібно натиснути під час рисування на клавішу Shift.

Фігури можна переміщати, фарбувати, розтягувати, стискати, змінювати товщину ліній, накладати одну на одну, розміщувати в них текст різного кольору, створювати об’ємні ефекти чи ефекти затінювання, повертати. Ці дії виконують за допомогою кнопок панелі рисування, які мають назви: Дії, Вибір об’єктів, Обертання, Автофігури, Лінії, Стрілки, Прямокутник, Еліпс, Напис (Кадр), WordArt, Колір замальовування, Колір лінії, Колір шрифту, Тип лінії, Тип штрихів, Вигляд стрілок, Тінь, Об’єм.

Вибрані фігури переміщають перетягуванням, коли покажчик миші набуде хрестоподібного зі стрілками вигляду або за допомогою клавіш, позначених стрілками. Щоб однаково переміщалася деяка група фігур, виконують команду Групувати з меню кнопки [Дії]. Перед групуванням усі потрібні фігури вибирають, клацаючи на них у режимі натиснутої клавіші Shift. Існує зворотна до групування дія – Розгрупувати.

Можна звернутися до меню готових фігур (Автофігури), зокрема для побудови блок-схем, фігурних стрілок, зірок і стрічок тощо. Щоб ліквідувати невдалу фігуру, її треба вибрати й натиснути на клавішу Del. Нарисовані фігури є об’єктами — вони мають свої контекстні меню, що полегшує роботу з ними. Зокрема, за допомогою контекстного меню у фігуру можна вставити текст командою Додати текст, замалювати її кольором (Формат автофігури) тощо.

1.5. Використання таблиць

Таблиці призначені для наочного подання інформації. Елементами таблиці є комірки, рядки, стовпці. Таблицю створюють засобами меню Таблиця.

Для створення таблиці слід використати меню Таблиця – Вставити – Таблиця й у діалоговому вікні задати кількість стовпців і рядків майбутньої таблиці. Після натискання на кнопку ОК порожня таблиця розташується в документі там, де був курсор. Уведення тексту до комірок таблиці здійснюється звичайним способом.

Для вставки рядків/стовпців треба виділити ті елементи, перед якими необхідно вставити, у кількості, що дорівнює кількості вставлюваних елементів, і вибрати в меню Таблиця – Вставити рядки/стовпці (меню міняється автоматично).

Щоб здійснити видалення, слід позначити елементи й використати меню Таблиця – Видалити.

Для зміни розмірів стовпців або рядків треба: 1) покажчик миші поставити на межу між стовпцями або рядками й тягти; 2) покажчик миші поставити на роздільник стовпців або рядків у горизонтальній чи вертикальній лінійці й тягти; 3) виділити рядки або стовпці й у меню Таблиця – Властивості таблиці вибрати необхідні опції.

Під час виконання всіх вищеописаних дій можна використовувати контекстне меню.

Використання пункту Заголовки меню Таблиця дозволяє повторити заголовки стовпців на наступній сторінці (у разі продовження таблиці). Перед цим заголовки потрібно виділити.

За необхідності можна перетворити текст на таблицю. Попередньо між елементами тексту, що будуть розташовуватися в різних комірках таблиці, потрібно ввести розділовий символ. Стандартними розділовими символами служать: символ абзацу, символ табуляції, крапка з комою, але можна використовувати й інші символи. Для перетворення тексту на таблицю його потрібно виділити, вибрати відповідний пункт меню Таблиця, а потім у вікні діалогу вказати розділовий символ.

1.6. Виконання обчислень у таблицях Word

Для виконання простих арифметичних операцій і обчислення математичних виразів треба застосовувати поле = (Формула). У формулах можна використовувати закладки й адреси комірок таблиці.

Для вставки розрахункового поля в таблицю або в основний текст документа можна застосувати команду меню Таблиця – Формула.

Формула – це вираз, який містить допустиме сполучення чисел, закладок до чисел, полів, значеннями яких є числа, операторів і функцій. Вираз може посилатися на вміст комірок таблиць і значення, що повертаються функціями. На рис. 1 показане вікно, що викликається через меню Таблиця – Формула.

Рис.1. Вікно Формула для обчислень у таблицях

Формат числа вказує спосіб відображення отриманого результату: кількість знаків у дробовій частині, спосіб відображення від’ємних чисел і грошових одиниць тощо.

У полі = (Формула) можна використовувати значення, що обчислюються перерахованими нижче функціями. Для функцій у дужках допустима будь-яка кількість аргументів, розділених крапками з комами (;). Аргументи можуть бути числами, формулами або іменами закладок.

Примітка. Посилання на комірки таблиці допустимі як аргументи таких функцій: AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() і SUM().

У вікні Формула для обчислень у таблицях використовуються такі функції:

· ABS( ) – абсолютне значення числа або формули (без знака);

· AVERAGE( ) – середнє значень, включених у список;

· COUNT( ) – кількість елементів у рядку або стовпчику;

· INT( ) – ціла частина числа або значення формули;

· MIN( ) – найменше значення в списку;

· MAX( ) – найбільше значення в списку;

· MOD(x;y) – залишок від ділення x на y;

· PRODUCT( ) – добуток значень, включених у список;

· SUM( ) – сума значень або формул, включених у список.

Для виконання обчислень у таблиці треба:

1) виділити комірку, у яку буде поміщений результат;

2) вибрати команду Формула в меню Таблиця.

Для розрахунку даних, що містяться в комірках таблиці, необхідно ввести у формулу їх адреси. На комірки таблиці можна посилатись у вигляді A1, A2, B1, B2, де символ указує на стовпець, а номер – на рядок. Кома використовується як роздільник посилань на окремі комірки, двокрапка – для поділу першої й останньої комірок у проектованому діапазоні (як показано нижче).

Наприклад, обчислення середнього значення в діапазоні:

= average(b:b) або = average(b1:b3)

= average(a1:b2)

= average(a1:c2) або = average(1:1,2:2)

= average(a1,a3,c2)

Існує два способи зазначення всього рядка або стовпця. При використанні 1:1 для зазначення рядка, а потім додавання стовпця до таблиці дані обчислення будуть виконуватися по всіх рядках у таблиці; при використанні a1:c1 для зазначення рядка, а потім додавання стовпця до таблиці обчислення буде вироблятися тільки по рядках a, b і c.

Посилання на комірки таблиці у Word, на відміну від посилань у Microsoft Excel, завжди є абсолютними посиланнями й відображаються без позначок долара.

Сума стовпця чисел має такий вигляд:

формула =SUM(ABOVE)

Розраховується сума чисел у комірках, розташованих над цим полем до початку стовпця або першої порожньої клітинки.

Якщо виділена комірка знаходиться з правого краю рядка чисел, Word пропонує формулу =SUM(LEFT) – сума рядка.

Якщо даний стовпець або рядок містить порожні комірки, Word не буде робити підсумовування всього стовпця або рядка. Для підсумовування всього рядка або стовпця необхідно ввести нулі в порожніх комірках.

Щоб швидко скласти рядок або стовпець чисел, необхідно виділити комірку, у якій буде міститися сума, а потім натиснути кнопку [Автосума] на панелі інструментів Таблиці й межі.

У рядку Формат числа вікна Формула можна вибрати формат для чисел. Наприклад, для відображення чисел у вигляді відсотків вибрати 0,00%.

Примітка. Word вставляє результат обчислення в обрану комірку таблиці у вигляді поля. При зміні значень у комірках можна обновити результати обчислень, виділивши поле й натиснувши клавішу F9.

1.7. Створення діаграм у Word

Якщо таблиця містить числову інформацію, то її дані можна відобразити у вигляді діаграми. Щоб вставити відповідну до таблиці діаграму в текстовий документ, її треба виділити (усю або частину) і виконати послідовність команд Вставка – Рисунок – Діаграма. Відкриється вікно додаткового засобу Office – редактора діаграм Microsoft Graph, у якому виведуться таблиця у форматі Ехсеl і відповідна таблиці діаграма (стовпчикового типу). Можна вставити в документ незалежну від таблиці діаграму, тоді виведеться приклад діаграми, редагування даних якого можна буде виконати «вручну». При внесенні змін до даних у таблиці діаграма змінюватиметься автоматично. Тип діаграми можна змінити за допомогою команди Тип діаграми в меню Діаграма чи контекстному меню діаграми, або однойменної кнопки на панелі інструментів. Діаграма — це об’єкт, який активізують клацанням мишею один раз у його межах. Після активізації можна змінити розміри діаграми чи її розташування, повернути об’ємну діаграму тощо. Якщо двічі клацнути на діаграмі, вмикається режим редагування діаграми, у якому надається доступ до всіх її елементів. Додаткові властивості діаграми (назва, підписи, сітка, легенда) можна настроїти за допомогою функції в меню Діаграма – Параметри діаграми або Параметри діаграми в її контекстному меню. Для форматування окремих елементів діаграми (ряди даних, підписи, осі та ін.) необхідно виділити елемент – він буде оточений маркерами – і вибрати функцію Формат виділеного елемента в меню Формат або контекстному.

1.8. Створення змісту документа

Зміст документа автоматично створюється за його заголовками, яким призначені стилі, тому перед створенням змісту необхідно виконати стильове форматування заголовків у тексті. Для контролю та редагування наявності стилю й рівнів заголовків можна використовувати режим структури документа в меню Вигляд. Далі необхідно повернутися до режиму розмітки сторінки й вибрати в меню Вставка – Посилання – Зміст і покажчики, після чого відкриється вікно Зміст і покажчики (рис. 2) для створення змісту.

Рис. 2. Вікно Зміст і покажчики

Стандартні настройки у вікні загалом є оптимальні, але за необхідності їх можна змінити. Після натискання ОК зміст створюється автоматично й додається в документ як поле. Якщо після створення змісту до структури документа були внесені зміни, зміст можна поновити, вибравши в його контекстному меню функцію Поновити поле: цілком або тільки номери сторінок.

1.9. Створення електронних форм документів

Для електронного обміну документами можна використовувати електронні бланки (форми), призначені для заповнення.

Поля форми — це особливий тип полів, які використовуються для створення шаблонів документів, бланків, анкет тощо. Є три види полів форми: текстові, прапорці та поля зі списком.

Поля форми можна вставити за допомогою панелі інструментів Форми (рис. 3).

Рис. 3. Панель інструментів Форми

Панель Форми містить такі кнопки: Текстове поле, Прапорець, Поле зі списком, Параметри поля форми, Нарисувати таблицю, Додати таблицю, Додати рамку, Затінення полів форми, Очистити поля форми, Захист форми.

Вставлене текстове поле має вигляд пари квадратних дужок, але під час друкування вони не виводитимуться. У текстове поле користувач уводить текст або числа. Якщо в діалоговому вікні команди Параметри поля форми поле з числом назвати деяким коротким іменем-закладкою й зазначити, що воно числове, то це ім’я можна буде використовувати у звичайних полях-формулах для різноманітних обчислень. Це дає змогу організувати обчислення на бланках. Поля-списки автоматизують уведення стандартних даних, зібраних у список, а перемикачі використовують в анкетах для організації відповідей типу “так” чи “ні” тощо. Поля рекомендується затінювати, а також поміщати в таблицю. Коли форма створена повністю, її потрібно захистити й зберегти на диску як документ або як шаблон. Після збереження шаблону можна заповнювати бланк. У захищеній формі дані можна вводити лише в поля форми, що автоматизує роботу з заповненням бланків, виписуванням рахунків, накладних тощо.

Використання макросів

Макрос — це записана в пам’ять редактора у вигляді макрокоманд (мовою Visual Basic for Application) послідовність дій користувача. Для виконання макросу призначають комбінацію клавіш на клавіатурі або кнопку панелі.

Макроси дозволяють автоматизувати роботу користувача, якщо деякі дії доводиться часто повторювати. Макрос спочатку записують, а потім використовують. Щоб створити макрос, необхідно вибрати в меню Сервіс – Макрос – Почати запис або двічі натиснути на індикатор ЗАП у рядку статусу. Після цього з’явиться вікно діалогу Запис макросу (рис. 4).

Рис. 4. Вікно діалогу Запис макросу

Необхідно задати ім’я макросу й призначити для його виконання кнопку в панелі інструментів або комбінацію клавіш. Далі з’явиться панель, за допомогою якої можна зробити паузу або завершити запис макросу (рис. 5).

Рис. 5. Панель, яка виводиться під час запису макросу

Усі дії користувача, виконувані під час запису макросу, фіксуються в послідовність команд, яка автоматично буде виконана після натискання на кнопку макросу в панелі, або використання призначеної макросу комбінації клавіш.

Якщо до макросу записуються дії щодо форматування тексту, виділення фрагмента для форматування необхідно виконати до запису макросу – під час запису виділення неможливе.

Використання програми Word 2013 для відкриття документів, створених у попередніх версіях програми Word

Під час відкриття у програмі Microsoft Word 2013 документа, створеного в попередніх версіях програми Word, вмикається режим сумісності та в рядку заголовка вікна документа відображається надпис Режим сумісності.

Режим сумісності гарантує, що жодна з нових або покращених функцій програми Word 2013 не буде доступна під час роботи з документом, щоб користувачі попередніх версій програми Word мали всі можливості редагування. У режимі сумісності також зберігається макет документа.

У цій статті

· Режими документа та сумісність

· Режим перетворення документа на формат

Режими документа та сумісність

Під час відкриття документа у програмі Word 2013 він відкривається в одному з таких режимів:

· Word 2013

· режим сумісності з Word 2010;

· режим сумісності з Word 2007;

· режим сумісності з Word 97-2003.

Щоб визначити режим, у якому відкрито документ, перегляньте рядок заголовка документа. Якщо поруч з іменем файлу відображається надпис [Режим сумісності] – це означає, що документ перебуває в режимі сумісності із програмами Word 2007, Word 2010 або Word 97-2003. Щоб визначити, який саме режим сумісності використовується, виконайте такі дії.

1. Перейдіть на вкладку Файл.

2. Виберіть пункт Відомості.

3. У розділі Перевірка документа натисніть кнопку Перевірити на наявність проблем і виберіть команду Перевірити сумісність.

4. Клацніть розкривний список Виберіть версії для відображення.

Поряд із поточним режимом документа відображається позначка.

Якщо в рядку заголовка не відображається надпис [Режим сумісності] – це означає, що документ відкрито в режимі Word 2013 і всі функції доступні.

Доступність функції в кожному режимі

Функція	97-2003	2007	2010	2013
Застосунки для системи Office
Відео в Інтернеті
Нові формати нумерації
Нові фігури та текстові поля
Ефекти тексту
Текст заміщення в таблицях
Функції OpenType
Блокування авторів
Нові ефекти WordArt
Нові елементи керування вмістом
Елементи керування вмістом Word 2007
Теми
Основні та другорядні шрифти
Фіксування переміщень
Вкладки полів
Рисунки SmartArt
Діаграми Office 2007
Вбудовані об’єкти Open XML
Стандартні блоки
Бібліографія та посилання
Формули
Відносні текстові поля
Настроювані дані XML
WordArt попередніх версій
Схеми попередніх версій
Діаграми попередніх версій

Режим перетворення документа на формат Word 2013

Ви можете працювати в режимі сумісності або перетворити документ на формат файлу Word 2013. Команда програми Word Перетворити скидає всі параметри сумісності, після чого макет документа стає схожим на створений у програмі Word 2013. Якщо файл має розширення DOC, команда Перетворити змінює розширення файлу на DOCX.

Перетворення документа надає доступ до нових і покращених функцій програми Word 2013. Проте користувачам попередніх версій програми Word може бути недоступне редагування певних частин документа, створених із використанням нових або покращених функцій програми Word 2013.

1. Відкрийте вкладку Файл.

2. Виконайте одну з наведених нижче дій.

· Щоб перетворити документ без збереження копії, клацніть пункт Відомості та натисніть кнопку Перетворити.

· Щоб створити нову копію документа в режимі Word 2013, виберіть пункт Зберегти як і визначте розташування та папку, у якій необхідно зберегти нову копію. Введіть нове ім’я документа в полі Ім’я файлу та у списку Тип файлу виберіть пункт Документ Word. Переконайтеся, що прапорець Зберігати сумісність із попередніми версіями Word знято.

Збереження документа у програмі Word

Ви можете використовувати команди Зберегти та Зберегти як для збереження своєї роботи. Також можна змінити настройки, які використовуватимуться у програмі Microsoft Word для збереження документів.

Наприклад, якщо документ призначено для власного користування і його не потрібно буде відкривати в попередніх версіях Word, найпростіше зберегти його за допомогою команди Зберегти.

Якщо документ відкриватимуть інші користувачі за допомогою іншого програмного забезпечення, а не Microsoft Word 2010 чи Microsoft Office Word 2007 – Українська версія, або якщо документ потрібно буде відкривати на іншому комп’ютері, слід вибрати, як і де буде збережено цей документ.

Примітка Якщо документи зазвичай зберігаються в певному місці або форматі, ці настройки Word можна встановити за промовчанням.

Увага! Якщо документ читатимуть інші користувачі, перед збереженням документа виберіть вкладку Файл, натисніть кнопку Перевірити на наявність проблем у розділі Підготувати до спільного доступу, а потім виберіть пункт Перевірити документ. За допомогою команди Перевірити документ можна покращити конфіденційність, безпеку й автентичність документа.

· Перше збереження документа

· Збереження наявного документа як нового

· Збереження документа на компакт-диску

· Збереження документа на USB-пристрої для зберігання інформації

· Збереження документа для віддаленого доступу

· Збереження документа для відкриття в попередній версії Word

· Збереження документа в альтернативному форматі файлу

· Змінення настройок збереження документів

Перше збереження документа

1. На панелі швидкого доступу натисніть кнопку Зберегти або сполучення клавіш CTRL+S.

2. Введіть ім’я документа, а потім натисніть кнопку Зберегти.

Word зберігає документи в розташуванні за промовчанням. Щоб зберегти документ в іншому розташуванні, виберіть іншу папку в меню Уподобані посилання, якщо ваш комп’ютер працює під керуванням Windows Vista, або у списку Зберегти в у Microsoft Windows XP. Щоб змінити розташування за промовчанням, у якому Word зберігає документи, змініть настройки збереження документів.

Збереження наявного документа як нового

Щоб запобігти перезаписуванню вихідного документа, використовуйте команду Зберегти як з метою створення нового файлу відразу після відкриття вихідного документа.

1. Відкрийте документ, який потрібно зберегти як новий файл.

2. Відкрийте вкладку Файл.

3. Клацніть Зберегти як.

4. Введіть ім’я документа, а потім натисніть кнопку Зберегти.

Word зберігає документ у розташуванні за промовчанням.

Щоб зберегти документ в іншому розташуванні, виберіть іншу папку зі списку Зберегти в у діалоговому вікні Зберегти як. Якщо потрібно змінити розташування, у якому Word за промовчанням зберігає документи, змініть настройки збереження документів.

Порада Щоб спростити використання документа як основи для створення інших, збережіть його в розташуванні, де зберігаються шаблони. У діалоговому вікні Зберегти як клацніть Шаблони, якщо на комп’ютері інстальовано Windows Vista, або Надійні Шаблони, якщо комп’ютер працює під керуванням Windows XP, і натисніть кнопку Зберегти. Якщо потрібно створити новий документ, у діалоговому вікні Створення документа двічі клацніть Створення з наявного документа.

Примітка Інший спосіб використати документ як основу для інших — це зберегти його як шаблон.

Збереження документа на компакт-диску

1. Використовуйте команду Зберегти або Зберегти як, щоб зберегти документ у папці, яку легко знайти.

2. Вставте чистий записуваний компакт-диск у пристрій записування компакт-дисків. Можна використати такі диски:

· Записуваний компакт-диск (CD–R)

· Перезаписуваний компакт-диск (CD–RW)

На перезаписувані компакт-диски можна багаторазово записувати дані та стирати їх.

3. Натисніть кнопку Пуск і виконайте одну з наведених нижче дій у залежності від вашої операційної системи.

Windows Vista

Windows XP

Примітки

· Не намагайтеся скопіювати на компакт-диск більше файлів, ніж він може вмістити. Місткість кожного компакт-диска зазначено на його упаковці. Файли, завеликі для записування на компакт-диск, можна скопіювати на записуваний DVD-диск (DVD–R або DVD+R) або перезаписуваний DVD-диск (DVD–RW або DVD+RW). Утім, Windows XP не підтримує записування на DVD-диски, тому доведеться скористатися іншим програмним забезпеченням для створення DVD-дисків.

· Переконайтеся, що на жорсткому диску вистачає місця для зберігання тимчасових файлів, які створюються у процесі запису компакт-диска. Для стандартного компакт-диска Windows резервує до 700 мегабайт (Мбайт) доступного вільного місця. Для компакт-дисків великої місткості Windows резервує до 1 гігабайта (Гбайт) доступного вільного місця.

· Після копіювання файлів або папок на компакт-диск можна переглянути компакт-диск, щоб переконатися, що файли скопійовано.

На початок сторінки

Збереження документа на USB-пристрої для зберігання інформації

1. Вставте пристрій для зберігання інформації в USB-порт.

2. Відкрийте вкладку Файл.

3. Клацніть Зберегти як.

4. Виконайте одну з таких дій:

Windows Vista

Windows XP

1. Введіть ім’я документа в полі Ім’я файлу.

2. Натисніть кнопку Зберегти.

На початок сторінки

Збереження документа у віддаленому розташуванні

Можна зберегти документ у мережній папці або на веб-сервері.

Збереження документа в мережній папці

1. Відкрийте вкладку Файл.

2. Клацніть Зберегти як.

3. Знайдіть мережну папку.

· Якщо мережну папку підключено до комп’ютера, у списку розташувань клацніть пункт Комп’ютер, якщо ваш комп’ютер працює з Windows Vista, або Мій комп’ютер, якщо комп’ютер працює з Windows XP, і виберіть потрібну папку.

Примітка Щоб спростити доступ до мережної папки, її можна підключити до комп’ютера. Якщо папку ще не підключено, натисніть кнопку Знаряддя у діалоговому вікні Зберегти як, виберіть команду Підключити мережний диск та виконуйте інструкції в діалоговому вікні Підключення мережного диска.

· Якщо ім’я та розташування мережної папки зі спільним доступом відомі, введіть їх у полі Ім’я файлу, вставивши на початку дві зворотні скісні риски, та натисніть клавішу ENTER.

4. Введіть ім’я документа, а потім натисніть кнопку Зберегти.

Збереження документа на веб-сервері

Windows Vista

Windows XP

Збереження документа для відкриття в попередній версії Word

Якщо зберегти документ у форматі файлу за промовчанням .docx, користувачі Microsoft Word 2003, Word 2002 та Word 2000 повинні будуть інсталювати Пакет забезпечення сумісності Microsoft Office для форматів Word, Excel і PowerPoint 2007, щоб відкрити цей документ. Також можна зберегти документ у форматі, який безпосередньо відкривається в попередніх версіях Word, але форматування, що залежить від нових функцій Word 2010, буде недоступне в попередніх версіях. Для отримання додаткової інформації про доступність функцій у попередніх версіях Word див. статтю Створення документа, який можна використовувати в попередніх версіях Word.

1. Відкрийте вкладку Файл.

2. Клацніть Зберегти як.

3. У полі Ім’я файлу введіть ім’я для документа та натисніть кнопку Зберегти.

4. Зі списку Тип файлу виберіть пункт Документ Word 97-2003. Формат файлу буде змінено на .doc.

5. Введіть ім’я документа, а потім натисніть кнопку Зберегти.

Примітка Якщо ви часто зберігаєте документи у форматі файлів Word 97-2003, див. статтю Збереження документів у попередньому форматі файлів за промовчанням.

Збереження документа в альтернативних форматах файлів

Якщо ви створюєте документ для інших користувачів, ви можете зробити його доступним лише для читання або як для читання, так і для редагування. Щоб зробити документ доступним лише для читання, збережіть його у форматі PDF чи XPS або як веб-сторінку. Якщо потрібно зробити документ доступним для читання й редагування та використати інший формат файлу, а не .docx чи .doc, можна використати такі формати як звичайний текст (.txt), текст у форматі RTF (.rtf), текст OpenDocument (.odt) і Microsoft Works (.wps).

PDF і XPS PDF і XPS — це формати, які можна читати за допомогою різноманітного програмного забезпечення для перегляду файлів. Ці формати зберігають макет документа.

Веб-сторінки Веб-сторінки відображаються у веб-браузері. Цей формат не зберігає макет сторінок документа. Якщо змінити розмір вікна браузера, вигляд документа зміниться. Можна зберегти документ як стандартну веб-сторінку (формат HTML) або як веб-сторінку в одному файлі (формат MHTML). У форматі HTML будь-які додаткові файли (зокрема зображення) зберігаються в окремій папці, пов’язаній із документом. У форматі MHTML усі додаткові файли зберігаються разом із документом, у одному файлі. Формат MHTML підтримується Microsoft Internet Explorer 4.0.

Примітка Ви можете зберегти документи в інших форматах, які відкриваються в різних текстових редакторах. До таких форматів належать звичайний текст (.txt), текст у форматі RTF (.rtf), текст OpenDocument (.odt) і Microsoft Works (.wps). Утім, збереження документа Office Word 2007 у цих форматах не гарантує збереження форматування, макета та інших властивостей документа. Використовуйте ці формати, лише якщо втрата таких елементів документа не має значення. Ці формати можна вибрати у списку Тип файлу в діалоговому вікні Зберегти як.

Збереження документа як файлу PDF або XPS

1. Відкрийте вкладку Файл.

2. Клацніть Зберегти як.

3. Введіть ім’я файлу в полі Ім’я файлу.

4. У списку Тип файлу виберіть пункт PDF або Документ XPS.

5. Якщо документ призначено для перегляду лише в Інтернеті, можна зменшити розмір файлу, вибравши параметр Мінімальний розмір (публікація в Інтернеті) поруч із компонентом Оптимізувати для.

6. Якщо потрібно зберегти лише частину документа, додати записані виправлення чи відомості про документ або автоматично створити гіперпосилання на заголовки чи закладки в документі, натисніть кнопку Параметри та виберіть потрібні параметри.

7. Натисніть кнопку Зберегти.

Збереження документа як веб-сторінки

1. Відкрийте вкладку Файл.

2. Клацніть Зберегти як.

3. Якщо документ публікується на веб-сервері, знайдіть сервер у списку та клацніть його (клацніть лише один раз).

4. Введіть ім’я файлу в полі Ім’я файлу.

5. У полі Тип файлу виберіть пункт Веб-сторінка або Веб-сторінка в одному файлі.

Примітка Якщо зберегти документ як веб-сторінку (формат HTML), то під час переміщення або надсилання її як вкладення в повідомленні електронної пошти потрібно додавати папку, що містить додаткові файли. Ця папка має таке саме ім’я, що й файл документа. Якщо зберегти документ як веб-сторінку в одному файлі, уся інформація буде збережена в документі.

6. Натисніть кнопку Зберегти.

Збереження документа у форматі тексту OpenDocument

1. Відкрийте вкладку Файл.

2. Клацніть Зберегти як.

3. Введіть ім’я файлу в полі Ім’я файлу.

4. У полі Тип файлу виберіть пункт Текст OpenDocument.

Примітка Щоб залишити версію файлу у форматі документа Word, збережіть його як документ Word (наприклад, формат .docx), перш ніж закрити Word.

5. Натисніть кнопку Зберегти.

Змінення настройок збереження документів

1. Відкрийте вкладку Файл.

2. У меню Довідка виберіть пункт Параметри.

3. Натисніть кнопку Зберегти.

4. У полі Зберігати файли в такому форматі виберіть потрібний формат файлу.

5. Поруч із полем Розташування файлу за промовчанням натисніть кнопку Огляд і виберіть папку, в якій потрібно зберігати файли.

Примітка Ці параметри впливають на настройки програми за промовчанням, коли команди Відкрити, Зберегти або Зберегти як використовуються вперше після запуску Word. Під час збереження документа можна змінити ці параметри, задавши інше розташування або формат у діалоговому вікні Відкрити, Зберегти або Зберегти як.

Створення документа для використання в попередніх версіях програми Word

Навіть якщо ви використовуєте новішу версію програми Word (як-от Microsoft Word 2013), іноді виникає потреба створити й надіслати документ для користувачів програми Word 2003 або давніших версій.

Якщо відомо, що на комп’ютері одержувачів документа інстальовано Пакет сумісності з форматами файлів Microsoft Office Word, Excel і PowerPoint 2007, файл можна створити в режимі Microsoft Word 2013.

Якщо ви не впевнені в тому, що в одержувачів інстальовано пакет сумісності Microsoft Office, файл можна створити в режимі сумісності. Працюючи над документом у цьому режимі, ви не матимете доступу до нових і покращених функцій програми Word 2013. У результаті користувачі попередніх версій Word зможуть редагувати створений документ у повному обсязі.

Примітка Якщо ви вже створили документ і бажаєте дізнатися, який вміст не буде доступний для редагування в попередніх версіях, див. розділ Функції, які працюють інакше в давніших версіях програми Word.

Увімкнення режиму сумісності

Щоб увімкнути режим сумісності (під час створення документа, який інші користувачі редагуватимуть у програмі Word 2003 або давнішій версії), збережіть файл у форматі Word 97–2003.

1. Перейдіть на вкладку “Файл” і виберіть пункт “Створити”.

2. Відкрийте новий документ, натиснувши кнопку Новий документ.

3. Перейдіть на вкладку Файл і виберіть команду Зберегти як, а потім виберіть розташування для збереження файлу.

4. У діалоговому вікні Збереження документа в полі Ім’я файлу введіть ім’я для документа.

5. У списку Тип файлу виберіть пункт Документ Word 97–2003. Формат файлу буде змінено на DOC.

6. Натисніть кнопку Зберегти.

Функції, які працюють інакше в давніших версіях програми Word

У таблиці нижче наведено елементи документа, які мають інші властивості або недоступні під час роботи в режимі сумісності.

Елемент програми Word 2010 або Word 2013	Зміни після відкриття у програмі Word 2007	Зміни після відкриття у програмі Word 97–2003
Нові формати нумерації	Нові формати нумерації перетворюються на арабські цифри (1, 2, 3, 4, …).	Нові формати нумерації перетворюються на арабські цифри (1, 2, 3, 4, …).
Нові фігури й текстові поля	Фігури й текстові поля перетворюються на ефекти, доступні в цьому форматі.	Фігури й текстові поля перетворюються на ефекти, доступні в цьому форматі.
Текстові ефекти	Текстові ефекти остаточно видаляються, якщо їх не застосовано за допомогою користувацького стилю. Текстові ефекти, застосовані за допомогою такого стилю, знову відобразяться, якщо відкрити документ у програмі Word 2010.	Текстові ефекти остаточно видаляються, якщо їх не застосовано за допомогою користувацького стилю. Текстові ефекти, застосовані за допомогою такого стилю, знову відобразяться, якщо відкрити документ у програмі Word 2010.
Текст заміщення в таблицях	У таблицях втрачається інформація тексту заміщення.	У таблицях втрачається інформація тексту заміщення.
Функції OpenType	Нові функції шрифтів видаляються.	Нові функції шрифтів видаляються.
Блокування авторів	Блокування, застосоване до областей документа, видаляється.	Блокування, застосоване до областей документа, видаляється.
Нові ефекти WordArt	Застосовані до тексту ефекти остаточно видаляються.	Застосовані до тексту ефекти остаточно видаляються.
Нові елементи керування вмістом	Вміст остаточно перетворюється на статичний.	Вміст остаточно перетворюється на статичний.
Елементи керування вмістом програми Word 2007	Без змін.	Остаточно перетворюються на статичний текст.
Теми	Без змін.	Остаточно перетворюються на стилі. Якщо потім відкрити файл у програмі Word 2010, стиль не можна буде автоматично змінити за допомогою тем.
Основні та другорядні шрифти	Без змін.	Форматування остаточно перетворюється на статичне. Якщо потім відкрити файл у програмі Word 2010, шрифти заголовків і основного тексту не змінюватимуться автоматично після застосування іншого стилю.
Записані переміщення	Без змін.	Остаточно перетворюються на вставлення й видалення.
Вказівники	Без змін.	Вказівники вирівнювання перетворюються на звичайні вказівники.
Рисунки SmartArt	Без змін.	Перетворюються на один об’єкт, який можна буде редагувати, лише якщо відкрити його повторно у програмі Word 2010 і якщо до нього не вносилися зміни.
Схеми й діаграми	Без змін.	Деякі діаграми та схеми перетворяться на рисунки, які не можна змінювати. Дані за межами рядків, які підтримуються, втрачаються.
Вбудовані об’єкти Open XML	Без змін.	Вміст перетворюється на статичний.
Стандартні блоки	Без змін.	Елементи “Стандартні блоки” та “Автотекст” можуть утратити частину даних.
Бібліографія	Без змін.	Остаточно перетворюється на статичний текст.
Посилання	Без змін.	Остаточно перетворюються на статичний текст.
Формули	Без змін.	Перетворюються на рисунки, які не можна змінити. Усі примітки, кінцеві виноски й виноски у формулах остаточно втрачаються під час збереження документа.
Відносні текстові поля	Без змін.	Остаточно перетворюються на фіксовані.

Режим перетворення документа на формат Word 2013

2. Відкрийте вкладку Файл.

3. Виконайте одну з наведених нижче дій.

Збереження документа у програмі Word

· Перше збереження документа

· Збереження наявного документа як нового

· Збереження документа на компакт-диску

· Збереження документа на USB-пристрої для зберігання інформації

· Збереження документа для віддаленого доступу

· Збереження документа для відкриття в попередній версії Word

· Збереження документа в альтернативному форматі файлу

· Змінення настройок збереження документів

Перше збереження документа

3. На панелі швидкого доступу натисніть кнопку Зберегти або сполучення клавіш CTRL+S.

4. Введіть ім’я документа, а потім натисніть кнопку Зберегти.

Збереження наявного документа як нового

3. Відкрийте документ, який потрібно зберегти як новий файл.

4. Відкрийте вкладку Файл.

5. Клацніть Зберегти як.

6. Введіть ім’я документа, а потім натисніть кнопку Зберегти.

Word зберігає документ у розташуванні за промовчанням.

Примітка Інший спосіб використати документ як основу для інших — це зберегти його як шаблон.

Збереження документа на компакт-диску

3. Використовуйте команду Зберегти або Зберегти як, щоб зберегти документ у папці, яку легко знайти.

4. Вставте чистий записуваний компакт-диск у пристрій записування компакт-дисків. Можна використати такі диски:

· Записуваний компакт-диск (CD–R)

· Перезаписуваний компакт-диск (CD–RW)

На перезаписувані компакт-диски можна багаторазово записувати дані та стирати їх.

4. Натисніть кнопку Пуск і виконайте одну з наведених нижче дій у залежності від вашої операційної системи.

Windows Vista

Windows XP

Примітки

На початок сторінки

Збереження документа на USB-пристрої для зберігання інформації

3. Вставте пристрій для зберігання інформації в USB-порт.

4. Відкрийте вкладку Файл.

5. Клацніть Зберегти як.

6. Виконайте одну з таких дій:

Windows Vista

Windows XP

3. Введіть ім’я документа в полі Ім’я файлу.

4. Натисніть кнопку Зберегти.