Побудова інформаційної моделі. Проектування та сфера застосування баз даних. Розробка СУРБД фармацевтичного призначення. Використання СУБД Access в організаційній та організаційно-економічній роботі фармацевта
Побудова інформаційної моделі
Пригадаємо, що під базою даних мають на увазі деяку уніфіковану сукупність даних, що спільно використовуються персоналом/населенням групи, підприємства, регіону, країни, світу. Задача бази даних полягає у збереженні всіх даних, що представляють інтерес в одному або кількох місцях, причому таким способом, що наперед виключ ає непотрібну надлишковість. У добре спроектованій базі даних надлишковість даних виключається і ймовірність зберігання суперечливих даних мінімізується. Отже, створення баз даних переслідує такі дві основні мети:
¨ понизити надлишовість даних;
¨ підвищити їх надійність.
Життєвий цикл довільного програмного продукту, в тому числі і СУБД , складається в загальному із таких стадій:
¨ проектування;
¨ реалізація;
¨ експлуатація.
Природньо, що найзначнішим фактором в життєвому циклі додатку, що працює з базою даних, є стадія проектування. Від того, настільки ретельно продумана структура бази, наскільки чітко означені зв”язки між її елементами, залежить продуктивність системи та її інформаційна насиченість, а отже, і час її життя.
Означення інформаційної моделі
Організація роботи з даними – це один з найголовніших етапів створення прикладної програми. Саме від цього першого етапу, який часто недооцінюється, залежить створення всієї системи автоматизованої оборобки даних і успіх її експлуатації у кінцевого споживача.
Для обговорення цієї проблеми доведеться торкнутися теорії інформаційних систем і почати із засобів опису організації даних – інформаційних моделей.
Інформаційні моделі (ІМ) – це засіб формування уявлення про дані, їх склад і використання в конкретних умовах.
Використовуючи сучасні пакети прикладних програм можна, не торкаючись ІМ, створювати складні БД, але якщо ви бажаєте, щоб інформаційна система працювала швидко і займала мінімальний об”єм, не обійтися без попереднього аналізу задачі за допомогою ІМ.
Типи представлень інформаційних моделей
Для опису інформаційної задачі використовуються три види представлення ІМ:
n концептуальне – охоплює всю задачу з точки зору адміністратора інформаційної системи, тобто людини, відповідальної в цілому за роботу БД;
n зовнішнє – відображає уявлення про задачу з точки зору конкретного споживача, тобто особи, яка розв”язує вузьку задачу роботи системи на конкретному робочому місці; значить, кожна інформаційна система буде мати кілька зовнішніх представлен ІМ
n внутрішнє – відображає представлення про інформaційну задачу розробника (програміста) з врахуванням особливостей і можливостей конкретної СУБД і комп”ютерів, на яких буде реалізовуватися задача, що розв”язується.
Причина різних видів представлень ІМ полягає в тому, що лише філософи можуть дозволити собі мати справу з реальним світом. При розв”язуванні конкретних задач реальна дійсність відтворюється із суттєвими обмеженнями, що залежать від області діяльності, поставлених цілей і потужності обчислювальних засобів. В подальшому реальні інформаційні процеси в системі будемо називати предметною областю даних.
Отже, реальні інформаційні процеси відображаються через сприйняття службових функцій окремих споживачів, об”єднуються з точки зору роботи інформaційної системи в цілому, і на цій основі розробляється ІМ, яка фізично реалізується у вигляді програми для комп”ютера і баз даних, розміщених на фізичному носії інформації (магнітному диску).
Для розробника прикладних програм уявлення про ІМ важливе з точки зору правильної постановки задачі. Шлях до реальної БД тернистий і всіяний дискусіями із замовником і кінцевими споживачами, уявлення яких про майбутню задачу повинно бути узагальнене в концептуальній моделі.
Структура інформаційної моделі
Основу довільної ІМ складають об”єкти і взаємозв”язки між ними. Об”єктом може бути довільний предмет реального світу (людина, подія, місце. Документ або поняття), про який потрібно мати дані. Відомості про об”єкт, які мають значення для даної ІМ, називаються атрибутами об”єкту. Значення даних – це дійсні дані, що містяться в кожному атрибуті.
Приклади об”єктів , атрибутів та їх значень
Об”єкт |
Атрибут |
Значення |
Пацієнт |
Прізвище |
Іваненко |
|
Ім”я |
Тарас |
|
Діагноз |
виразка шлунку |
Захворювання |
Назва хвороби |
ішемічна хвороба серця |
|
категорія |
серцево-судинні захворювання |
Сукупність пов”язаних за змістом значень даних утворює запис. Залежно від того, які отрибути описують об”єкт, значення даних можуть бути кількісними, якісними або описовими. Доступ до необхідних значень даних забезпечується за ключовим атрибутом.
Ключовий атрибут – це атрибут, за значеннями якого можна однозначно визначити значенняінших атрибутів цього ж об”єкту. Ключових атрибутів може бути кілька, залежно від конкретних умов, але значення ключового атрибуту не може дорівнювати нулю.
Взаємозв”язок між об”єктами виражає відображення або зв”язок між двома множинами даних. Розрізняють три типи взаємозв”язків:
n “один-до-одного” допускає в даний момент часу зв”язок лише між двома об”єктами, наприклад, масив пацієнтів і масив, де зберігається інформація про стан організму, коли кожному пацієнту відповідає інформація про стан його ж організму.
n “один-до-багатьох” допускає зв”язок з одним об”єктом кількох інших об”єктів, наприклад, масив лікарів і масив пацієнтів, коли до певного лікаря “прикріплені” кілька пацієнтів.
n “багато-до-багатьох” допускає зв”язок кількох об”єктів з необмеженою кількістю інших об”єктів. Навприклад, масив пацієнтів і клінік, коли пацієнти можуть обслуговуватися у різних клініках.
У Visual FoxPro, як і вбільшості інших СУБД для персональних комп”ютерів останній тип зв”язку не підтримується безпосередньо. Для його організації комбінують два зв”язки “один-до-багатьох” через проміжкову таблицю. У проміжковій таблиці будуть зберігатися відомості про лікування конкретного пацієнта у конкретній клініці.
Типи моделей даних
Відмінності в способі представлення взаємозв”язків між об”єктами визначають тип моделі даних. Для опису інформаційних процесів використовують:
n ієрархічна модель організовує дані у вигляді деревовидної структури і є реалізацією логічних зв”язків за типом “ціле-частина”. Прикладом ієрархічної моделі є довільна адміністративна структура
n мережева модель дозволяє довільному об”єкту бути пов”язаним з довільним іншим об”єктом. Мережеві моделі утворюють складні структури, що створює певні труднощі при потребі модернізації або розвитку ІМ.
n реляційна модель представляє об”єкти і взаємозв”язки між ними у вигляді таблиць. Вперше вона була запропонована в 1970 році доктором Е.Ф.Коддом (E.F.Codd). На цій моделі даних будуються практично всі сучасні СУБД для комп”ютерів. В Visual FoxPro реляційна модель отримала подальший розвиток в плані наближення до класичних канонів побудови реляційної моделі.
Вимоги до бази даних
Добре спроектована база даних
Задовольняє усі вимоги споживачів до вмісту бази даних. Перед проектуванням бази потрібно провести широкі дослідження вимог споживачів до функціонування бази даних
Гарантує несуперечливість та цілісність даних. При проектуванні таблиць потрібно означити їх атрибути і деякі правила, що обмежують можливість вводу споживачем невірних значень. Для верифікації (перевірки) даних перед безпосереднім записом їх у таблицю база даних повинна здійснювати виклик правил моделі даних і тим самим гарантувати збереження цілісності інформації.
Забезпечує природнє, легке для сприйняття структурування інформації. Якісна побудова бази дозволяє робити запити до бази “прозорішими” і легшими для розуміння; значить, понижується ймовірність внесення некоректних даних та покращується якість супроводу бази.
Задовільняє вимоги споживачів до продуктивності бази даних. При великих обсягах інформації питання збереження продуктивності починають відігравати головну роль; відразу “випливають” всі прорахунки етапу проектування.
Основні кроки проектування бази даних.
1. Визначити інформаційні потреби бази даних
2. Проаналізувати об”єкти реального світу, які потрібно промоделювати в базі даних. Сформувати з цих об”єктів сутності і характеристики цих сутностей (наприклад, для сутності “кров пацієна” характеристиками можуть бути “група”, “концентрація глюкози”, “концентрація протеїну” і т.ін.) і сформувати їх список.
3. Поставити у відповідність сутностям та характеристикам – таблиці і стовпчики (поля) в нотації вибраної вами СУБД (Paradox, dBase, FoxPro, Access, Clipper, InterBase, Sybase, Informix, Oracle і т.д.).
4. Визначити атрибути, які унікальним чином ідентифікують кожен об”єкт.
5. Виробити правила, які будуть встановлювати і підтримувати цілісність даних.
6. Встановити зв”язки між об”єктами (таблицями і стовпчиками), провести нормалізацію таблиць
7. Спланувати питання надійності даних і, при потребі, збереження секретності інформації.
Microsoft Access — це комбінація диспетчера звичайної настільної бази даних з однією таблицею на файл і завершеної СУРБД SQL У Access використовується один файл бази даних, що містить усі таблиці, що належать базі даних Механізм бази даних Jet забезпечує цілісність посилань для власних таблиць на рівні бази даних, тому додатковий код VBA не потрібно. Механізм Jet забезпечує цілісність доменів на рівні полів і таблиць, якщо змінюється значення поля, для якого встановлені обмеження. Бази даних Jet мають системні таблиці, у яких каталогізуються об’єкти бази даних, а проблеми багатокористувацького спільного доступу дозволяються за допомогою драйверів бази даних.
Система Access дозволяє зруйнувати бар’єр “серверний додаток — додаток користувача”, що відокремлює СУРБД від настільних СУБД. Код додатка і такі об’єкти, як форми і звіти, а також таблиці можуть міститися в тому самому файлі бази даних.
Імена користувачів і паролі зберігаються в окремому бібліотечному файлі робочої групи, оскільки файл *.mdb може містити лише одну базу даних. Патентований різновид SQL Jet — це власний метод обробки даних у таблицях, а не додаткові можливості. Бази даних Jet близькі до того, щоб стати на ринку СУРБД дешевим масовим програмним продуктом, що забезпечує багатокористувацькі бази даних без плати за ліцензію для кожного клієнта.
Файли баз даних Jet по можливостях і продуктивності приблизно заміняють СУРБД клієнт/сервер класу робочої станції, але вимагають значно менших витрат як на програмне, так і на апаратне забезпечення. Коли буде потрібно більш потужний механізм, ніж Jet, можна використовувати інструменти Access Upsizing, що дозволять швидко і просто перейти до SQL Server. Приєднатися до такої бази даних можна за допомогою провайдера Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers (MSDASQL) і драйвера SQL Server ODBC чи власного провайдера OLE DB Provider for SQL Server (SQLOLEDB).
Загальна характеристика об’єктів бази даних Microsoft Access
Базою даних називається набір даних з яскраво вираженою організацією. Програма для управління базами даних Microsoft Access 97 дозволяє:
· зберігати практично необмежений об’єм інформації;
· організовувати дані в найбільш зручній формі;
· діставати з бази відомості за заданими критеріями;
· створювати форми, які полегшують ввід інформації;
· готувати наочні звіти, які можуть вміщувати алфавітно-цифрову інформацію, малюнки, фотографії і навіть звук.
База даних Microsoft Access складається з таблиць, їх зв’язків, звітів, запитів, фільтрів, форм і макросів.
В таблицях інформація зберігається за темами, наприклад паспортні дані пацієнтів, результати клініко-лабораторних обстежень, поточна захворюваність і т.п. Таблиці складаються з рядків і стовпчиків. Набір інформації в кожній клітинці називається записом. В таблиці Pasport, наприклад, кожен рядок вміщує паспортні дані пацієнтів однієї лікарської дільниці. В стовпчиках, або полях, розміщується інформація певного виду. Наприклад, в полі Домашня адреса розміщено адреси пацієнтів:
Між таблицями створюється взаємозв’язок на основі виділення індесованих полів. В даному прикладі ¾ це код пацієнта. В усіх таблицях під першим порядковим номером (кодом) будуть розміщені дані пацієнта Маркова Володимира Богдановича.
Для полегшення вводу даних в базу створюються спеціалізовані форми. Вони забезпечать правильний ввод інформації і направлять її у відповідну таблицю. Як правило у формі одночасно представлені всі поля одного запису:
Для пошуку інформації в таблиці (або в декількох таблицях) необхідно здійснити Запит. Наприклад, щоб відібрати пацієнтів для профілактичного огляду, які народилися після 1970, необхідно задати Запит з умовою відбору пацієнтів за полем Дата народження в таблиці Pasport. Відразу передбачається інформація, яка буде отримана внаслідок Запиту, а саме Прізвище, ім’я, побатькові та домашня адреса у вигляді таблиці та наклейок на конверт:
Після відбору необхідних даних їх виводять на екран або роздруковують у вигляді Звіту. У Звіт можна включити не тільки дані з кожного Запису, але й результати розрахунків, діаграми, малюнки та інші елементи, які надають даним більшу виразність. У прикладі, який буде розглядатися далі, після 1970 року народилося тільки двоє пацієнтів:
· наклейки на конверти мають наступний вигляд:
· кінцева таблиця:
Щоб автоматизувати виконання набору команд Access, створюються Макроси, які дозволяють виконувати команди одним клацанням кнопки.
Щоб автоматизувати багато процедур бази даних Access, створюються Модулі, які об’єднують команди Access і макроси з програмами, виконаними в алгоритмічній мові Microsoft Visual Basic.
Розглянемо насупну типову задачу.
На дільниці в сімейного лікаря нараховується 15 осіб чоловічої і 15 осіб жіночої статі. Необхідно створити базу даних, в яку увійдуть відомості про паспортні дані пацієнтів і результати їх обстежень (аналізів крові).
Проектування бази даних
Робота над Базою даних розпочинається з її планування. Це перший і дуже важливий крок. Звичайно зміни в базу даних можна внести коли завгодно і скільки завгодно, проте передбачивши необхідні поля Ви зекономите в майбутньому немало часу. Необхідно заздалегідь продумати, як шукати в базі необхідні відомості і які розрахунки Ви будете проводити на їх основі.
Проаналізувавши умову задачі, можна зробити висновок, що в базу даних доцільно включити дві таблиці, оскільки слід зберігати різнопланові дані:
· перша – паспортні дані пацієнтів (назвемо її Pasport),
· друга – результатати обстежень пацієнтів (назвемо її Result).
Будову бази даних зручно відобразити в вигляді наступної структури (мал.1).
Після визначення кількості таблиць, слід встановити атрибути, значення яких зберігатимуться в кожній з таблиць. При цьому, необхідно попередньо визначити тип даних відповідного атрибуту.
Для паспортних даних можна виділити наступні атрибути:
Атрибут |
Тип даних |
КодПерсони1 |
Первинний ключ |
Прізвище |
Текст |
Ім’я |
Текст |
По-батькові |
Текст |
Стать |
Текст |
Дата народження |
Дата/час |
Місто |
Текст |
Адреса (вулиця, дім, квартира) |
Текст |
Телефон |
Число (ціле) |
Місце роботи (професія) |
Текст |
Аналогічно, для результатів обстежень можна виділити наступні атрибути:
Атрибут |
Тип даних |
КодАналізу1 |
Первинний ключ |
КодПерсони2 |
Зовнішній ключ |
Дата аналізу |
Дата/час |
Гемоглобін |
Число |
Еритроцити |
Число |
Лейкоцити |
Число |
ШОЕ |
Число |
![]() |
Примітки: 1 – первинний ключ служить для ідентифікації кожного запису в таблиці Значення цього атрибуту повинні бути унікальними. 2- зовнішній ключ служить для створення зв’язку з первинним ключем іншої таблиці. Цей атрибут може набувати лише значень відповідного йому первинного ключа. Однак допускається повторюваність значень.
Початок роботи з програмою Microsoft Access
Запуск Microsoft Access здійснюється аналогічно як будь-яка програма з пакету Microsoft Office:
· через системне меню операційної системи: (Пуск à Программы à Microsoft Office à Microsoft Access);
· з панелі Microsoft Office, клацнувши один раз на піктограмі Microsoft Access:
· з робочого стола операційної системи Windows, клацнувши двічі на ярлику програми:
В загальному, вікно програми Microsoft Access подібне до інших програм сімейства Microsoft Office. Крім вже звичних елементів робочого вікна, (мал. 2) Access при запуску пропонує відкрити вже існуючі бази даних, перелічені у нижньому вікні (“Открыть базу данных“-1), або створити нові бази даних з використанням Майстра (“Запуск мастера“-2) чи вручну (“Новая база данных“-3).
Оскільки завдання полягає в проектуванні і розробці нової бази даних, слід вибрати варіант Новая база данных.
Наступним кроком є створення файлу бази даних. Вам буде запропоновано задати ім’я файлу бази даних та місце його розміщення на диску. У задачі, що розглядається, ім’я можна вказати Patient, а місце розміщення файлу – папка “Мои документы“. Таким чином створюється пуста база даних з назвою Patient (мал. 3)
![]() |
В робочій зоні програми появиться Вікно бази даних (мал.4. – 1). У ньому розміщуються Об’єкти (2) бази даних Access. Вікно бази даних має свою панель інструментів з такими стандартними внопками:
“Открыть” – відкриває активний об’єкт БД.
“Конструктор” – відкриває вікно конструктора даного типу об’єкта БД.
“Создать” – відкриває вікно, що містить способи створення нового об’єкта БД.
![]() |
“Удалить” – знищує виділений об’єкт БД.
Група “Вид” – встановлює режим перегляду спику об’єктів БД активного типу.
Створення таблиць бази даних.
Способи створення таблиць бази даних
Після створення файла бази даних створюються таблиці. Для цього слід активувати розділ Таблицы вікна бази даних. У Access 2000 зразу ж пропонується три основних варіанти створення таблиць (мал. 4):
· за допомогою конструктора (Создание таблицы в режиме конструктора) (3).
· за допомогою майстра (Создание таблицы с помощью мастера).
· шляхом вводу даних (Создание таблицы путем ввода данных).
Створення таблиці шляхом вводу даних має свої переваги:
· зовнішній вигляд таблиці, яка розробляється, нагадує таблицю Excel.
· в цьому режимі необхідно вказати тільки імена полів і безпосередньо вводити дані першого пацієнта (створювати перший запис).
Access автоматично присвоїть полям необхідний Тип даних, виходячи із введеної інформації, і задасть розмір по замовчуванню текстовим і числовим полям. Під час закривання таблиці програма запропонує зберегти її і вказати провідне поле, або зробить це самостійно.
Основний недолік даного способу – дуже легко помилитися, особливо при створенні ключових полів.
Створення таблиці за допомогою майстра полягає в наступному. В СУБД Access підготовано шаблони таблиць та полів для кожної з них з наперед встановленими властивостями. Користувачу слід лише вибрати необхідні поля з для створення своєї таблиці.
Основний недолік такого способу – неможливо передбачити всі можливі поля та їх комбінації. Особливо це стосується баз даних медичного призначення.
Оптимальний спосіб – створення таблиці у режимі конструктора. Дає можливість інтерактивно вказати імена полів, вибрати їх типи, встановити додаткові властивості.
Однак, крім перелічених, є ще два способи створення таблиць. При натисканні кнопки “Создать” розділу Таблицы вікна бази даних відкривається вікно “Новая таблица” (мал. 5). В списку способі ствоення таблиці присутні ще два пункти:
· “Импорт таблиц” – запускає майстер, який дає можливість використати вже існуючі таблиці іншої бази даних, електронні таблиці (наприклад Excel) і навіть таблиці текстових файлів
· “Связь с таблицами” – запускає майстер, який дає можливість встановити зв’язок з таблицями іншої бази даних Access.
Останній спосіб важливий при створенні розподіленої бази даних, яка працює в мережі.
Робота з конструктором таблиць
На мал. 5 представлено вигляд вінка конструктора таблиць.
У діалоговому вікні конструктора у верхньому ярусі (1) представлені Імена полів і Типи даних полів створеної таблиці, нижче (2) – властивості того, чи іншого поля. яке виділяється.
В режимі конструктора для створення таблиці слід:
· вказати ім’я полів;
· вибрати тип даних для кожного з полів;
· задати властивості полів (розмір, формат, значення по замовчуванню, і інші властивості);
· визначити ключові поля;
· назвати таблицю і зберегти її.
Імена полів не повинні співпадати з іменем іншого поля в таблиці. Імена полів повинні вміщувати не більше 64 символів і можуть включати будь-які комбінації букв, цифр, пропусків і спеціальних символів за виключенням крапки (.), знаку оклику (!), обернених лапок (‘) і прямих дужок ([ ]). Імена не повинні починатися з пропуску, бути надто довгими. Крім цього пропуски краще не включати в імена полів, оскільки вони утруднюють їх читання.
Тип даних поля встановлюється шляхом вибору з списку наявних полів.
Основні типи даних полів:
· лічильник – поле, що містить унікальний номер запису (код) в таблиці. Код генерується самою програмою. В таблиці може бути лише одне поле такого типу!
· текстові ¾ включає будь-які комбінації букв, цифр і символів. Його обсяг ¾ до 255 символів.
· МЕМО ¾ використовується для об’ємних буквенно-числових даних. Він, як правило, складається з декількох речень. або абзаців (розмір не повинен перевищувати 64000 символи). Цей тип рекомендується для вводу текстів і різноманітних коментарів.
· числові ¾ вміщують виключно числову інформацію. За цими полями виконують обрахунки.
· дати/часу ¾ вноситься інформація тільки про дату і час. Програма забезпечує обробку дат від 100-го року до 9999-го.
· грошові ¾ вміщують величини, вказані в валюті (згідно на лаштування системи).
![]() |
Властивості полів задаються наступним чином:
· Активується поле, для якого слід встановити значення властивості.
· Встановлюється значення відповідної властивості.
Цей крок особливо важливий для ключових полів. Зокрема, при створенні таблиць будь-якої бази даних, для реалізації відношення між таблицями “один-до-багатьох” слід дотримуватися таких загальних правил:
Поле |
Властивість |
Значення |
Первинний ключ |
“Индексированое поле” |
“Да, совпадения не допускаются” |
Зовнішній ключ |
“Индексированое поле” |
“Да, допускаются совпадения” |
Коли створено всі поля таблиці, встановлено їх типи та властивості, таблицю слід зберегти.
Увага! Зберігання таблиць, а також інших об’єктів бази даних здійснюється так само, як документів Office – натисканням на піктограмку “Сохранить” на ПІ або командою “Сохранитоь” меню “Файл“.
В першу чергу Access видасть запит на ввід імені таблиці:
Після цього Access видасть запит на створення ключового поля.
Увага! Слід розуміти, що ключ Access лише вказує на поле, по якому в першу чергу буде проводитися пошук інформації і ніяк не стосується розробленої структури бази даних. Доцільно встановлювати ключ Access для поля первинного ключа розробленої таблиці, що прискорить обробку таблиць.
Створенні таблиці з’являються в розділ Таблицы вікна бази даних. При потребі їх можна в будь-який момент часу знову відкрити в режимі конструктора для внесення змін в структуру і типи полів.
Увага! Редагування структури і типів полів таблиці при наявності в них інформації може привести до пошкодження або навіть втрати цієї інформації.
В задачі, що розглядається, слід створити дві таблиці, першу – з паспортними даними пацієнта (назва – Pasport) та другу – з результатами обстежень (назва – Result). Поля та їх типи вказуються згідно розробленої раніше структури.
Встановлення зв’язків між таблицями.
Наступним важливим етапом створення бази даних є встановлення зв’язків між таблицями.
![]() |
Для цього слід відкрити меню Сервис. і вибрати пункт Схема данных… .З’явиться два діалогових вікна (мал. 7) одне над одним: нижнє ¾ Схема данных (1), верхнє ¾ Добавление таблицы (2).
У вікні Добавление таблицы Access пропонує список таблиць які можна добавити у схему даних (3). Після чого вікно Добавление таблицы слід закрити. В вікні Схема данных з’явиться зображення добавлених таблиць з переліком їх полів. В подальшому, при необхідносіт додати нові таблицю в вікно Схема данных слід скористатися кнопкою “Добавлить таблицы” (4) на ПІ. При цьому знову відкриється вікно Добавление таблицы.
Зв’язок створюється шляхом перетягування мишею поля однієї таблиці на поле іншої. При цьому слід дотримуватися таких правил:
· Відношення “один-до-одного” реалізується зв’язуванням таблиць по первинному ключу (первинному індексу) обох таблиць.
· Відношення “один-до-багатьох” реалізується зв’язуванням первинного ключа однієї таблиці та зовнішнього ключа (вторинного індексу) другої таблиці.
При створенні зв’язку відкривається діалогове вікно Связи(мал. 8), в яком можна перевірити основні та встановити додаткові параметри даного зв’язку.
![]() |
В відношеннях “один-до-багатьох” в вікні Связи рекомендується встановлювати відмітку “Обеспечение целосности данных“, а саме: “Каскадное обновление связанных полей” та “Каскадное удаление связанных полей“. Цілісність даних, означає, що при роботі з записами таблиці будуть враховуватися зв’язки даної таблиці з іншими. Наприклад, при знищенні поля головної таблиці (пацієнт знятий з обліку у зв’язку з смертю), буде знищено всі дані в зв’язаних таблицях (знищуються результати аналізів).
Наявні зв’язки в вікні Схема данных відображаються лініями. Створений зв’язок можна редактувати або знищити, викликавши для нього контекстове меню (правою кнопкою миші). Після створення зв’язку зміни схеми даних слід зберегти, що здійснюється так само, як і збереження таллиць. Єдина відмінність – не потрібно вказувати ім’я об’єкту.
У даній задачі згідно розробленої раніше структури бази даних слід
· У вікні Добавление таблицы по черзі виділити таблиці Pasport та Result і виконати команду Добавить.
· У вікні Схема данных створити зв’язок між полями КодПацієнта таблиць Pasport та Result. Оскільки в таблиці Pasport дане поле є первинним ключем, а в таблиці Result – зовнішнім, то тип відношення в новому зв’язку буде “один-до-багатьох”.
Якщо зв’язок встановлено правильно, вікно Схема данных має наступний вигляд:
Створення форм для оптимізації внесення даних.
Вносити дані безпосередньо в таблиці важко і надокучливо. Access володіє потужним засобом для оптимізації внесення даних, а саме стовренням форм. Взагалі, форми є одними з найважливіших елементів бази даних після таблиць. Кожен користувач бази даних в першу чергу повинен буде працювати лише з формами. Тому створенню зручних форм слід приділити велику увагу.
Для створення форм слід перейти на вкладку Форми.
В Access 2000 відразу ж пропонується два способи створення форм:
· в режимі констркутора (Создание формы в режиме конструктора);
· за допомогою майстра (Создание формы с помощью мастера).
Однак повний перелік способів створення форм можна побачити, натиснувши кнопку “Создать“. З’являється вікно “Новая форма” (мал. 9), в укому вказано такі способи створення форм:
· Конструктор: створення форми в режимі конструктора.
· Мастер: створення форми в діалоговому режимі за допомогою “майстра”.
· Автоформа: в солбец: автоматичне створення форми, елементи роботи з даними якої вирівняні в стовбчик (мал. 10, г).
· Автоформа: ленточная: автоматичне створення форми стрічкового типу (мал. 10, б).
· Автоформа: табличная: автоматичне створення форми в вигляді таблиці (мал. 10, в).
· Диаграмма: майстер створення форми, що буде містити діаграму
· Сводная таблица: майстер створення форми, що буде містити підсумкову таблицю Excel.
Розглянемо ці способи створення форм більш детально.
Застосування “майстрів” для створення форм.
Майстри форм Access дозволяють просто і швидко створювати форми різного типу та призначення.
В загальному, всі форми можна поділити на три типи:
· прості: базуються на даних однієї таблиці чи запиту;
· складені: дають можливість вводити дані в дві і більше таблиць одночасно;
· спеціальні: містять спеціальні об’єкти (наприклад діаграми).
Прості форми. Найшвидший спосіб створення простих форм – скористатися однією з команд “автоформа” вікна “Новая форма“. При цьому обов’язково слід вибрати з списку ім’я таблиці або запита, дані з яких і будуть відображатися в формі. Форма автоматично створюється з використанням оформлення та стилів, встановлених по замовчуванню, і виводиться на екран. Останній крок – збереження – аналогічний як і для таблиць.
Існує інший спосіб. Для цього треба вибрати команду Создание формы с помощью мастера в вікні бази даних або команду “Мастер“вікна “Новая форма“. Даний шлях складається з кількох кроків, найважливішим з яких є перший – вибір таблиць і полів даних.
Відкривається діалогове вікно (мал. 11, а), в якому пропонується вибрати таблицю (або запит), на основі яких буде створюватися форма (3), перелік полів таблиці (Доступные поля) (1), кнопки (2) вибору полів активної таблиці.
Пам’ятайте, що кнопка (2) переносить всі поля, кнопка (4) переносить тільки виділені поля (мал. 11, а).
При створенні простої форми слід вибирати поля лише з однієї таблиці.
Крім вказаного етапу, на наступних кроках майстер дозволяє вибрати зовнішній вигляд форми, стиль, та ім’я форми.
Складені форми. Однак частіше виникає необхідність в створенні форм іншого типу – складених, що базуються на двох і більше таблицях. Для цього в першому вікні майстра (мал. 11, а) слід послідовно вибрати необхідні поля з кількох таблиць. Наприклад, паспортні дані пацієнта з однієї таблиці та результати аналізів з іншої. Робиться це так:
1. В списку “Таблицы” вибирається перша (головна) таблиця. В розділі Доступные поля відображається список її полів.
2. Використовуючи кнопки (4 і 2), відбираються поля, що будуть включені в форму.
3. В списку “Таблицы” вибирається друга (підлегла) таблиця. В розділі Доступные поля відображається список її полів.
4. Використовуючи кнопки (4 і 2), відбираються поля, що будуть включені в форму.
![]() |
Таблиці обов’язково повинні бути об’єднані прямим зв’язком.
При створенні складених форм майстер автоматично змінює другий крок (мал. 11, б) – з’являється вікно встановлення вибору типу представлення даних (5). При цьому слід вказати головну таблицю. Крім того є можливість вибрати спосіб організації складеної форми: вставку підлеглої форми на бланк головної, чи використання кнопки для відкриття зв’язаної форми (6).
Далі майстер, як і для простих форм, дозволяє вказати зовнішній вигляд форми, стиль, та ім’я головної та підлеглої форм.
Для створення форми, що містить більш ніж одну підлеглу форму доведеться скористатися конструктором форм.
![]() |
Спеціальні форми. Стосовно спеціальних форм, то Access пропонує лише два майстри для створення форм такого типу. Робота з ними в цілому аналогічна роботі з загальним майстром таблиць. Однак якщо є необхідність створити іншу, більш специфічну форму, доведеться скористатися конструктором форм.
Використання конструктора для оптимізаціїї форми
В режимі конструктора можна створювати форму “від нуля” або редагувати вже існуючу форму – наприклад, створену за допомогою майстра.
![]() |
Створення форм за допомогою конструктора передбачає розміщення на заготовці форми окремих її елементів – лінійок вводу, списків, перемикачів, підлеглих форм, кнопок, та інших елементів, після чого кожен з них зв’язується з відповідним набором даних. Така робота є доволі складною і трудомісткою справою, часто вимагає знань основ програмування. Хоча в результаті можна створити нестандартну, дуже спеціалізовану форму.
Досвідченому користувачу частіше доводиться виконувати іншу роботу. Як правило, після завершення роботи майстра форм є необхідність більш точно підібрати розміри полів, змінити шрифт та оформлення форми. Для зміни вигляду форми слід її виділити та запустити режим Конструктор, що можна зробити кнопкою на ПІ вікна бази даних, або за допомогою контекстового меню форми (викликається правою кнопкою миші).
В режимі конструктора форма (мал. 11) одержує координатну сітку, а елементи її інтерфейсу – маркери. Переміщуючи маркери, можна змінювати розміри відповідних елементів управління, а також міняти їх положення на формі. Взагалі, режим конструктор форм дуже подібний до режиму конструктор звітів, що детально буде розглядатися далі. Зокрема форма (мал. 11), аналогічно звіту, має області: заголовка (2), даних з полями (3), приміток. Тому покращення оформлення форми слід здійснювати згідно вказівок щодо оформлення звітів.
Як видно з малюнка (мал. 11) в режимі конструктора форм відкривається спеціальна панель елементів (4). За допомогою цієї панелі на форму можна добавляти нові елементи оформлення (написи, лінії, панелі, малюнки), та саме головне – поля даних різного типу (лінійки вводу, кнопки, перемикачі, підлеглі форми, об’єкти автоматизації ActiveX). Однак, назважаючи на наявність додаткових майстрів, що полегшують процес створення елемента управління, цей процес є складний і часто вимагає спеціальних знань. Ці питання детально розглядаються в літературі ______.
Змінити зовнішні параметри об’єкта форми (наприклад, колір) найшвидше можна за допомогою команд контекстового меню (мал. 12), яке викликається правою кнопкою миші.
Повну настройку всіх параментів об’єкту можна зробити, вибравши в контекстовому меню (мал. 12) команду “Свойства“. При цьому відкривається вікно (мал. 13) властивостей даного об’єкту (1), що складається з кількох сторінок (вкладок).
Призначення сторінок вікна “Свойства“:
· Макет: встановлення зовнішніх параметрів об’єкту – розмірів, положення, кольору, шрифту, формату і т.п. Використовуйте цю сторінку для надання об’єктам форми необхідного вам вигляду.
· Данные: вказується об’єкт – джерело даних (таблиця, запит, інша форма). Можна задавати значення по замовчуванню, дозволяти чи забороняти змінювати дані. Вносити зміни слід з максимальною обережністю.
· События: задається реакція об’єкту на подію в системі (наприклад натиснення клавіші на клавіатурі). Викорисовується найчастіше для кнопок (наприклад переміщення на наступний запис). Вносити зміни слід з максимальною обережністю.
· Другие: додаткові властивості об’єкта.
· Все: перелічуються всі пункти попередніх сторінок в алфавітному порядку.
Не рекомендується змінювати значення на сторінках Данные і События для форм, що створені майстром – вони можуть перестати працювати.
Для задачі, що розглядається, були розроблені форми:
· Проста – для вводу паспортних даних пацієнтів (мал. 11, г).
· Складена – для вводу результатів аналізіп по кожному з пацієнтів (мал. 11, а).
![]() |
Обидві форми створені за допомогою майстра з наступною мінімальною адаптацією в режимі конструктора – покращено розміщення полів даних.
Розробка запитів і звітів у системі управління базами даних
Запит ¾ це спосіб пошуку та обробки необхідної інформації. При його створенні задаються умови відбору. За їх допомогою здійснюється вилучення необхідних записів з таблиць і розміщення їх в нові динамічні набори. Термін “динамічні” означає, що будь-які зміни, внесені у початкову таблицю будуть автоматично відбиватися у запиті (подібно як зміни у варіаційних рядах числових значень в Excel викликають автоматичний перерахунок кінцевих результатів).
Запити є об’єктами бази даних, які зберігаються і можуть багаторазово використовуватися. В більшості сучасних СУРБД для написання запитів використовується мова SQL (Structured Query Language – мова структурованих запитів).
Розробка запитів та проведення розрахунків
Для створення запитів слід активувати вкладку Запросы вікна бази даних. Як і для форм, пропонується два швидких способи створення запитів: в режимі конструктора та за допомогою майстра. Однак, якщо клацнути по кнопці “Создать“, відкриється вікно (мал. 14) “Новый запрос“, в якому пропонуються способи створення запитів різних типів:
· Конструктор – універсальний спосіб створення запитів будь-якого типу.
Інші команди запускають майстри.
· Простой запрос. Майстер дає можливість створити запит, що базується на одній або кількох таблицях, а також підвести підсумки.
· Перекрестный запрос. Запити такого типу використовуються для підведення підсумків і виводять дані в формі, що подібна до електронної таблиці.
· Повторяющиеся записи. За допомогою запит вибираються записи, що повторюються в даній таблиці (повністю або частково).
· Записи без подчиненных. Запит вибирає записи в головній таблиці, які не містять запписів в підлеглих таблицях.
Найбільш широкі можливості по створенню запитів надає Конструктор запросов Microsoft Access, який дозволяє:
· створювати запити в режимі розмітки QBE;
· переглядати та редагувати розроблені запити в редакторі мови SQL;
· переглядати результати роботи запитів.
Конструктор запитів запускається командою Создание запроса с помощью конструктора., або через вікно “Новый запрос“.
На екран виводиться діалогове вікно Добавление таблицы. У вкладці Таблицы в представленому списку по черзі слід вибрати таблиці, для яких здійснюється Запит. Добавлення таблиць здійснюється так само, як і в вікні Схема данных.
Access проводить створення нового об’єкта запиту і виводить на екран вікно структури запиту (мал. 15). Це вікно дає можливість користувачу, зовсім не знайомому з мовою SQL створювати та редагувати складні запити.
Дане вікно розділене на дві частини: область таблиці (1) і розмітка QBE (2). В області таблиці наведені вікна таблиць, які беруть участь у запиті. В цих вікнах розміщуються списки полів, які вміщують доступних полів даної таблиці. Ці списки використовуються для вводу полів в запит.
Розмітка QBE (query by example – запит за прикладом) ¾ це набір текстових вікон (клітинок), з допомогою яких здійснюється опис запиту. Цей спосіб є найпростішим в процесі створення запиту. Його суть полягає у визначенні запиту шляхом опису приблизного вигляду записів динамічного набору.
![]() |
Спочатку слід в рядку “Имя таблицы” з списку вибрати ім’я таблиці, з якої буде вибрано поле. Тоді у першому рядку (Поле) вказуються (шляхом вибору з списку) імена полів запиту. В рядок Сортировка вносяться параметри сортування. У четвертому рядку (Вывод на экран) відмічається, які поля виводяться внаслідок роботи запиту. Якщо зняти прапорець у стовпчику розмітки QBE, то при запуску запиту стовпчик буде відсутнім на екрані. Решта рядків (Условие отбора та ін.) використовуються для вказання умов відбору записів.
В прикладі, що розглядається, необхідно створити три запити:
· окремо в чоловіків і жінок здійснити відбір показників концентрації гемоглобіну та кількості еритроцитів. На їх основі розрахувати кольоровий показник;
· за концентрацією гемоглобіну, кількістю еритроцитів та кольоровим показником окремо для чоловіків і жінок здійснити підрахунок середнього арифметичного і середнього квадратичного відхилення;
· відібрати пацієнтів для профілактичного огляду, які народилися в 1971-1973 роках.
Запит 1.
“Здійснити відбір показників концентрації гемоглобіну та кількості еритроцитів окремо в чоловіків і жінок. На їх основі розрахувати кольоровий показник.”
Створення запиту розпочинається з відбору полів, інформація з яких повинна лежати в основі умови відбору і представляти нові динамічні набори даних. Оскільки в основі задачі лежить відбір за статевою ознакою, тому в першу чергу в розмітку QBE необхідно ввести поле Стать з таблиці Pasport.
Інформація поля Стать є основною умовою відбору. В цьому полі можливі тільки два типи записів “чол” і “жін”. Вказавши в клітинці Условие отбора ¾ “жін”, Access відбере тільки записи осіб жіночої статі. Якщо умова відбору є текстом, то набирати його слід обов’язково в лапках (мал. 16).
Наступним етапом створення запиту є формування нових динамічних рядів, які повинні включати прізвища пацієнтів, концентрацію гемоглобіну та кількість еритроцитів. Для внесення цих даних в розмітку QBE необхідно внести поле Прізвище таблиці Pasport та поля Гемоглобін, г/л та Еритроцити, Т/л таблиці Result.
Для розрахунку величини кольорового показника створюється розрахункове поле. Безпосередньо в заголовок стовпчика вноситься ім’я стовпчика і вираз за наступним синтаксисом:
Ім’яСтовпчика : вираз
Вираз ¾ це формула розрахунку. Кольоровий показник визначається за формулою:
В розрахунковий стовпчик слід внести наступний вираз
КП: [назва поля]*3/([назва поля]*100)
Увага! У квадратних дужках вказуються повні назви полів таблиць згідно конкретної бази даних.
На мал. 17 можна побачити запит з прикладом розрахункового поля.
Малюнок 17. Запит з розрахунковим полем та умовою відбору в режимі конструктора.
Запуск запиту можна за допомогою кнопки Запуск: на панелі інструменів.
Збереження запиту здійснюється так само, як і інших об’єктів бази даних або документів Qffice – командою меню Файл – Сохранить (або кнопкою на панелі інструментів). Якщо збереження здійснюється вперше, виникає діалогове вікно для вводу імені запиту (мал. 18,а).
Для створення подібних запитів зручно застосовувати команду меню Файл – Сохранить как…(мал. 18,б). При цьому створюється новий запит, в який можна вносити зміни, як і в звичайний. В поставленій задачі для створення другого необхідного запиту достатньо змінити значення поля Условие отбора з “жін” на “чол”.
На мал. 19 представлено результати виконання запиту з умовою відбору та розрахунковм полем.
![]() |
Запит 2.
“За концентрацією гемоглобіну, кількістю еритроцитів та кольоровим показником окремо для чоловіків і жінок здійсніть підрахунок середнього арифметичного і середнього квадратичного відхилення.”
Запити такого типу призначені для проведення статистичного аналізу наявних даних.
Увага! При цьому запит не повинен містити полів з унікальними ідентифікаторами даних (наприклад поле “Прізвище”).
В даній задачі доцільно для виконання цієї роботи використати попередній запит. Його слід відкрити з допомогою команди Конструктора. Наступним етапом є знищення стовпчиків, які не підлягають для розрахунків за виключенням стовпчика, в якому внесені дані про умову відбору. В даній задачі необхідно знищити стовпчик з полем Прізвище (мал. 20).
Увага! Видалення стовбців з вікна розмітки QBE можна здійснити так само, як і стовбців таблиць Word чи Excel – розмістивши курсор миші над стовпчиком так, щоб він перетворився на вертикальну стрілку, виділяєте стовбець. Виконайте команду Delete з клавіатури.
Режим статистичного аналізу вмикається за допомогою команди Групповые операции в меню Вид (адо відповідною кнопкою на панелі інструментів). В розмітку QBE додається рядок Групповые операции (мал. 21).
Малюнок 21. Підготовка запиту для проведення статистичного аналізу
Рядок Групповые операции дає можливість для кожного поля, що вводиться в запит, вибрати з випадаючого списку одну з пропонованих математичних функцій. Access володіє наступними математичними (агрегатними) функціями (див. табл.):
Агрегатна функція |
Тип розрахунку |
Sum |
Сума значень поля |
Avg |
Середнє значення поля |
Min |
Найменше значення поля |
Max |
Найбільше значення поля |
Count |
Кількість записів поля |
StDev |
Стандартне (середньоквадратич-не) відхилення значень поля |
Var |
Зміна значень поля |
Наступний крок – встановлення необхідних функцій згідно їх призначення (див. табл.). Згідно умов даної задачі, для полів Гемоглобін, г/л і Еритроцити, Т/л, КП слід вибрати функцію Avg. Для поля Стать – функцію Группировка, щоб об’єднати записи з однаковим значенням в цьому полі. Рядок Групповые операции містить список, що розкривається з переліком статистичних функцій (див. табл.)
Конструювання запиту завершено (мал. 22).
Малюнок 22. Запит для підрахунку середнього арафметичного показників крові осіб жіночої статі в режимі конструктора.
Слід зберегти даний запит під новим іменем (наприклад MWomen), та запустити. В результаті правильного виконання буде отримано середні значення відповідних опказників крові для кожної статі (мал. 23).
Малюнок 23. Результати підрахунку середнього арафметичного показників крові для жінок.
В даній задачі аналогічно слід сконструювати запит для осіб чоловічої статі. Найзручніше це зробити, як і в попередньому прикладі, на основі існуючого. слід виділити запит MWomen, виконати команду меню Файл – Сохранить как…, вказати йому ім’я MMen. При цьому створюється новий запит, в якому достатньо змінити значення поля Условие отбора з “жін” на “чол”.
Для розрахунку середнього квардатичного відхилення слід аналогічно створити запити , в яких замість функції Avg треба внести функцію StDev. Запити назвіть відповідно STwom i STmen.
Запит 3.
“Здійснити відбір пацієнтів для профілактичного огляду, які народилися в 1971-1973 роках.”
Головна мета формування запиту такого типу – автоматизоване створення бланків запрошень на профілактичний огляд. Такий бланк пізніше можна сформувати за допомогою звіту.
Умовою відбору в цьому запиті буде поле Дата народження таблиці Pasport. Дане поле слід внести у перший стовпчик розмітки QBE. При створенні запиту слід завжди пам’ятати про звіт, який буде розроблятися на його основі. Оскільки у звіті слід отримати інформацію про домашню адресу пацієнта, тому полями для формування динамічних рядів будуть наступні: Прізвище, Ім’я, Побатькові, Місто, Адреса. Ці поля необхідно послідовно внести у стовпчики розмітки QBE (мал. 24):
Малюнок 24. Запит для підрахунку середнього арафметичного показників крові осіб жіночої статі в режимі конструктора.
Наступний крок – формування логічного виразу умови відбору. Умовою відбору згідно завдання повинен бути проміжок часу від 1 січня 1971 року до 31 грудня 1973 року. Для його завдання використовують оператори порівняння. Їх умовний опис наведений в таблиці.
Оператор |
Загальний вигляд |
Опис |
= |
= значення |
Вказує на записи певного поля, величина яких дорівнює параметру значення |
<> |
<> значення |
Вказує на записи певного поля, величина яких не дорівнює параметру значення |
> |
> значення |
Вказує на записи певного поля, величина яких більша параметра значення |
< |
< значення |
Вказує на записи певного поля, величина яких менша параметра значення |
>= |
>= значення |
Вказує на записи певного поля, величина яких більша або дорівнює параметру значення |
<= |
<= значення |
Вказує на записи певного поля, величина яких менша або дорівнює параметру значення |
Часто виникає ситуація, коли відбір слід вести по складеному критерію, або по кількох критеріях одночасно. Тоді разом з операторами порівняння в логічних виразах використовують найпростіші оператори алгебри логіки. В загальному призначення логічних операторів, які використовуються в умовних виразах наведені в наступній таблиці:
Оператор |
Загальний вигляд |
Опис |
And |
Вираз1 And Вираз2 |
Вказує на записи, в яких значення обох виразів справедливі |
Or |
Вираз1 Or Вираз2 |
Вказує на записи, в яких значення хоча б одного виразу справедливі |
Not |
Вираз1 Not Вираз2 |
Вказує на записи, в яких значення обох виразів не справедливі |
Враховуючи вищесказане, та виходячи з наведених у задачі даних, вираз Условие отбора матиме такий вигляд (мал. 25):
>=01.01.71 And <=31.12.73
And – це логічний оператор, який вказує на те, що відбір буде здійснюватися за умови одночасної істинності виразу >=01.01.71 і істинності виразу <=31.12.73.
Останній крок – збереження запиту під ім’ям 71-73, та його запуск. Внаслідок правильно виконаних дій буде здійснено відбір тільки тих осіб, які дійсно народилися у зазначений період. Зображення на екрані стане наступним (мал. 26):
Малюнок 26. Результати підрахунку середнього арафметичного показників крові для жінок.
Розробка звітів та їх оформлення.
При розробці звіту в першу чергу необхідно задуматися над тим, як повинен виглядати на папері його закінчений варіант. Виходячи з цього, наперед передбачаються поля, які будуть представленими у звіті. Поля можуть вибиратися як з таблиць, так і з запитів.
Будь-який звіт має наступну структуру:
Заголовок звіту
Верхній колонтитул
Область даних
Нижній колонтитул
Примітка звіту
При конструюванні звіту необхідно передбачити інформацію, яка буде виведена у кожний структурний елемент звіту. Як правило у заголовок звіту вноситься його назва, верхій і нижній колонтитул несуть допоміжну інформацію, наприклад, нумерацію сторінок звіту. В області даних безпосередньо розташовуються необхідні дані. В примітці ¾ додаткова інформація. Заголовок звіту і область даних є обов’язковими компорнентами будь-якого звіту.
Розрізняють наступні типи звітів:
· Стовпчиковий звіт ¾ звіт, в якому один запис на кожній сторінці відображується у вертикальному вигляді;
· Стрічковий звіт ¾ звіт, в якому записи виводяться горизонтально. Дані з багатьох полів в такому звіті виводяться у вигляді колонок, тому він називається табличним звітом;
· Групуючий звіт ¾ звіт. в якому дані згруповані за підсумками;
· Звіт-поштові наклейки ¾ звіт, в якому дані згруповані і розділені, наприклад у вигляді поштових наклейок;
· Звіт-діаграма ¾ звіт, в якому дані представлені виключно в графічному вигляді.
Вибір типу звіту залежить від задачі, яку необхідно при цьому вирішити.
Звіти створюються на сторінці “Отчеты” вікна бази даних. При цьому в Access 2000 відразу пропонуються два способи створення звітів:
· В режимі конструктора (Создание отчёта в режиме конструктора);
· За допомогою майстра (Создание отчёта с помощью мастера).
Якщо ж натиснути кнопку “Создать” сторінки “Отчеты” вікна бази даних, на екран буде виведено вікно “Новый отчет” (мал. 27, а), в якому пропонується повний перелік способів та майстрів створення звітів різних типів:
Програма Access пропонує наступні способи створення звітів, представлені в ві:
· Конструктор: створення звіту в режимі конструктора “від чистого листка”.
· Мастер отчетов: запуск майстра звітів загального призначення.
· Автоотчёт: в столбец: автоматичне створення звіту з даними по стовбцях.
· Автоотчёт: ленточный: автоматичне створення звіту стрічкового типу.
· Мастер диаграмм: майстер створення звіту, що містить діаграми.
· Почтовые наклейки: майстер створення звіту-поштових наклейок.
![]() |
Вибір команди “Автоотчёт” – найбільш простий спосіб створення звіту, однак застосування його має недоліки:
· джерелом даних може бути лише одна таблиця чи запит;
· після створення доволі багато часу слід потратити, в режимі конструктора покращуючи форматування.
Створення звіту в режимі “Конструктор” дає майже безмежні можливості щодо комбінації даних та їх оформлення, однак має такі недоліки:
· надзвичайна трудомісткість, навіть для простих запитів;
· при поєднанні даних з різних таблиць (запитів) необхідні спеціальні знання (зокрема мови запитів СУРБД SQL та мови програмування Visual Basic For Application).
Майстер звітів має такі переваги:
· максимально подібний за зовнішнім виглядом та роботою до майстра форм;
· можливо створювати звіти на основі двох і більше таблиць;
· широкі можливості щодо групування даних та підведення підсумків.
· дає широкі можливості щодо форматування та стильового оформлення звіту.
Для більшості користувачів при створення звітів найбільш оптимальний шлях – застосування майстра для формування звіту та на завершальному етапі – конструктора для місцевого форматування елементів звіту.
Розглянемо більш детально модифікацю звіту в режимі коструктора. Для переходу в цей режим необхідно на сторінці “Отчеты” в вікні бази даних виділити звіт та вказати команду Конструктор. На мал. 27 показано вигляд типового звіту, автоматично згенерованого програмою Access, в режимі конструктора.
Як видно, режим Конструктора Звітів нагадує аналогічний режим Форм, який викорстовувався при вдосконаленні форм, створених задопомогою майстра. Кожен структурний компонент, виділений у цьому вікні в рамці, називається елементом управління, тобто об’єктом, над яким можна виконувати функції форматування.
Малюнок 27. Вигляд автоматично згенерованого звіту в режимі конструктора.
Для внесення змін в об’єкт, останній необхідно активувати, (один раз клацнути на ньому лівою кнопкою миші). При цьому активований елемент управління набуде вигляду, який наведений на мал. 28. У його структурі виділяють маркер переміщення (1) і маркери розширення (2), (3). Далі перелічено можливості щодо редагування об’єктів звіту.
Переміщення. Маркер переміщення використовується для зміни положення об’єкта управління. При наведенні на нього курсор миші змінює сівй вигляд (1). Натиснувши ліву кнопку і рухаючи мишею, можна переміщувати об’єкт по бланку звіту.
Зміна розмірів. Маркери розширення використовуються для зміни розмірів об’єкта управління. При наведенні на них, курсор миші також змінює свій вигляд. Однак при цьому є можливість змінювати вже розміри а не положення об’єкта.
Оформлення. Виділивши об’єкт, можна змінювати гарнітуру і розмір шрифта, його колір, вирівнювання, тощо. Всі ці дії виконуються аналогічно, як і в редакторі МS Word. Для числових полів, можна змінити розрядність, або тип чила (як в редакторі MS Excel).
Зміст. Вищеперелічені можливості редагування стосуються об’єктів будь-якого типу. Однак якщо поле не пов’язано з даними або не містить виразу, можна редагувати і його вміст. Це стосується наприклад, назви звіту, назв полів, додаткових написів і. т.п.
Для внесення змін у напис об’єкта управління, після його активації необхідно клацнути лівою кнопкою миші на написі. В структурі напису з’явиться мигаючий курсор вводу. За відомими правилами (як у текстовому редакторі МS Word), використовуючи кнопки панелі інструментів, елементи тексту можна виділяти, вирізати, копіювати, а також змінювати оформлення.
Приклад звіту.
“Розробити звіт для представлення вараційних рядів даних червоної крові осіб чоловічої і жіночої статі.”
Даний звіт доцільно представити у вигляді таблиці, в першому стовпчику якої будуть розміщуватися прізвища пацієнтів, в наступних відповідно кількість еритроцитів, концентрація гемоглобіну і кольоровий показник. Тому даний звіт належить до звітів стрічкового типу.
Найпростіше створити тикий звіт є використання майстра Автозвіту. На вкладці “Отчёты” бази даних вибирається команда “Создать”. У діалоговому вікні “Новый отчёт” слід вибрати пункт “Автоотчёт: ленточный”, а в списку вибрати таблицю або запит, на якому буде базуватися звіт. В даному випадку це перший запит, що розглядався як приклад (KPwom). Access автоматично створить звіт і виведе його на екран у режимі перегляду (мал. 29). Новий звіт слід в першу чергу зберегти, що здійснюється так само, як і збереження інших об’єктів бази даних.
Малюнок 29. Вигляд автоматично згенерованого звіту в режимі перегляду.
Даний звіт, створений майстром, вимагає вдосконалення (мал. 29):
· необхідно внести зрозумілий заголовок, наприклад “Показники червоної крові осіб жіночої статі”;
· слід знищити стовпчик “Стать”;
· необхідно зменшити розрядність величин кольорового показника.
Для реалізації цього завдання необхідно перейти в режим Конструктор. Далі необхідно провести модифікацію окремих об’єктів звіту за вказівками, що були вказані раніше.
Зовнішній вигляд звіту в режимі конструктора після внесення змін представлено на мал. 30, а в режимі перегляду – на мал. 31:
Малюнок 30. Остаточно виправлений звіт в режимі конструктора.
Малюнок 31. Остаточно виправлений звіт в режимі перегляду.
Інтеграція об’єктів бази даних Access з іншими програмами Office
Оскільки програма Access входить до пакету MS Office, звичайно вона може працювати спільно з іншими програмами даного пакету.
Основні інтеграційні можливості програми Access такі:
Імпорт даних (меню Файл, команда Внешние данные)
· Access дозволяє вводити дані в таблиці як з баз даних іншого типу, так і з електронних таблиць (Excel), або текстових файлів (Word ).
· В СУРБД Access можна встановити зв’язок як з таблицями баз даних іншого типу, так і з файлами електронних таблиць (Excel), або текстовими файлами (Word ).
· В форми і звіти бази даних допускається вставка будь яких об’єктів автоматизації ActiveX.
Друга можливість має особливу вагу – дозволяє створювати проекти – додатки, що лише змінюють дані в існуючій базі даних. При цьому така база даних може бути розподіленою між кількома комп’ютерами (база даних “клієнт/сервер”). Більш докладно це питання розглядається в додатку ___.
Експорт даних (меню Сервис, команда Связи с Office).
· Access дозволяє встановити зв’язок даних таблиці (або запиту) з документом текстового редактора Word (команда Слияние с MS Word). При цьому будь-які зміни в таблиці (запиті) автоматично будуть вноситися і в відповідний документ MS Word.
· Access дозволяє передати дані з таблиць, запитів і звітів в документ текстового редактора Word (команда Публикация в MS Word)
· Дані з таблиць або запитів можна також передати для подальшого аналізу та опрацювання в табличний процесор Excel (команда Публикация в MS Excel)
В кожній з цих програм є можливість здійснювати відповідні зміни, виходячи з наших потреб і можливостей програм.
Нові можливості програми Access 2013
Що нового у програмі Access 2013? Якщо коротко, то нове – це веб-застосунки. Веб-застосунок Access – це новий тип бази даних, який ви створюєте у програмі Access, а потім спільно з іншими користувачами використовуєте у браузері як застосунок SharePoint. Щоб створити веб-застосунок, просто виберіть тип даних, які потрібно відстежувати (контакти, завдання, проекти тощо). У програмі Access створюється структура бази даних разом із поданнями, що дають можливість додавати та редагувати дані. Веб-застосунок містить вбудовані основні команди та команди навігації, тому його можна використовувати відразу після створення.
Порада Щоб дізнатися, як швидко створити веб-застосунок Access 2013 або настільну базу даних, див. статтю Основні завдання для веб-застосунку Access або Основні завдання для настільної бази даних Access 2013.
Щоб отримати докладніші відомості про систему Microsoft Office, див. статтю Нові можливості системи Office 2013.
Початок роботи з веб-застосунками
Створення веб-застосунку
Використовуючи сервер SharePoint або сайт служби Office 365 як хост, можна створити досконалий веб-застосунок бази даних. Веб-застосунки Access працюють на базі сервера SQL Server, що забезпечує найкращу продуктивність і цілісність даних. На початковій сторінці натисніть кнопку Настроюваний веб-застосунок.
Примітка У програмі Access 2013 можна створити традиційну базу даних із нуля або скористатися шаблоном, щоб створити веб-застосунок, настільну базу даних або веб-базу даних на зразок Access 2010.
Шаблони таблиць
За допомогою попередньо створених шаблонів таблиць можна швидко додати таблиці до веб-застосунку. Якщо ви відстежуєте завдання, знайдіть шаблон “Завдання” та клацніть його.
Якщо поруч із шаблоном відображається індикатор кількох таблиць, це означає, що програма Access додасть до шаблону найуживаніші пов’язані таблиці, що дасть вам змогу почати роботу зі справжньою реляційною базою даних. Для кожної таблиці програма Access створює подання, що відображають дані з пов’язаних таблиць.
Докладніші відомості див. у статтях Створення веб-застосунку Access, Створення веб-застосунку Access на основі шаблону й Основні завдання для веб-застосунку Access.
Зовнішні дані
Імпортуйте дані з настільних баз даних Access, файлів Microsoft Excel, джерел даних ODBC, текстових файлів і списків SharePoint.
Докладніші відомості див. у статті Імпортування даних до бази даних Access.
Відкриття у браузері
Створивши веб-застосунок, не шукайте засіб перевірки сумісності або кнопку “Опублікувати”. Веб-застосунок уже працює онлайн, просто натисніть кнопку Запустити застосунок.
Автоматично створені елементи інтерфейсу
Вбудована навігація
У веб-застосунках Access не потрібно самостійно створювати подання, кнопкові форми та інші елементи інтерфейсу користувача. Імена таблиць наведено в лівій частині вікна, а подання для кожної таблиці відображаються вздовж верхньої частини.
Усі веб-застосунки мають схожу структуру навігації, що полегшує роботу та перехід між ними. До вбудованих подань можна завжди додати власні.
Докладніші відомості див. у статті Пошук даних у веб-застосунку Access.
Рядок дій
Кожне вбудоване подання має рядок дій із кнопками для додавання, редагування, збереження та видалення елементів. До цього рядка можна додати інші кнопки для запуску настроюваних макросів, а також можна видалити з рядка кнопки, якщо ви не хочете, щоб їх використовували інші користувачі.
Докладніші відомості див. у статтях Настроювання подання за допомогою макросу інтерфейсу користувача та Додавання додаткових дій до рядка дій.
Зручніше змінення подань
У веб-застосунках можна розміщувати елементи керування в потрібному розташуванні, не змінюючи спершу макет. Просто перетягніть потрібний елемент керування та вставте його між іншими.
Виноски для настроювання властивостей
Не потрібно шукати певну настройку по всьому вікну властивостей, адже настройки доступні у виносках поруч із кожним розділом або елементом керування.
Нові елементи керування для роботи з пов’язаними даними
Елемент керування пов’язаними даними
За допомогою цього елемента керування можна швидко відобразити у списку та звести дані з пов’язаної таблиці або запиту. Клацніть елемент, щоб відкрити для нього докладне подання.
Елемент керування автозаповненням
Елемент керування автозаповненням підставляє дані з пов’язаної таблиці. Він схожий на поле зі списком, яке має функції поля миттєвого пошуку.
Посилання для деталізації
Посилання для деталізації дають змогу швидко переглянути докладну інформацію про пов’язаний елемент. У веб-застосунках Access автоматично використовується логіка, щоб забезпечити відображення правильних даних.
База даних «Аптека».
База даних «Аптека» складається з кількох приміщень: торговельну залу, склад, бухгалтерія, включаючи кабінет директора.Аптека взаємодіє зі постачальниками від імені менеджера, здійснюють постачання ліків, побутової хімії, медичного устаткування й косметичні засоби. Кожен препарат має власний склад, найменування, артикул і показання до застосування. Також в аптеці є свій штат співробітників: фармацевти, бухгалтера,грузчики-водители, менеджери. Клієнт, відвідуючи аптеку, взаємодіє зі фармацевтом, який, своєю чергою, здійснює продаж. Операції з грошима і відбиття чека здійснює як і фармацевт. Купуючи товару, клієнт отримує чек із зазначенням товару та її вартості. За відсутності товару складі покупець може оформитибланк-заказа, де обумовлюються терміни поставки, і вноситься передоплата за обраний товар.
У магазині ведеться документація: касова книга (сума проданого товару, яка віддається бухгалтеру, та був передається до податкової все для звітності), прибуткова накладна, ведеться облік прибутків і витрат аптеки..
Словник понять і термінів
Словник понять і термінів приведено у таблицях 2.1 – 2.11.
Таблиця 2.1 – Співробітники
>Атрибут |
Сенс |
Приклад |
>serial_pas |
Серія паспорти співробітника аптеки |
3800 |
>num_pas |
Номер паспорти співробітника аптеки |
884532 |
>name |
Ім’я співробітника магазину |
Ольга |
>surname |
Прізвище співробітника аптеки |
>Кургузова |
>patronymic |
По батькові співробітника аптеки |
Олександрівна |
>address |
Адреса прописки співробітника аптеки |
>Ул.Сонина,д7, кв. 2 |
>telephone_num |
Телефонний номер співробітника аптеки |
89516782355 |
>dolgnost |
>Занимаемая посаду |
>Фармацевт |
Таблиця 2.2 – Продукція аптеки
>Атрибут |
Сенс |
Приклад |
>productid |
>Порядковий номер в таблиці продуктів |
105 |
>artikul |
>Артикул продукту |
2345456 |
>naimenovanie |
Найменування продукту |
>Азаран |
>sostav |
Склад продукту |
>цефтриаксон |
>Cost_one |
Вартість кожне |
200 |
>count |
Кількість штук |
34 |
>sroc_godn |
Термін придатності |
24.06.2011 |
>description |
Свідчення до застосування |
>Антибиотик місцевого дії зпротивовоспал. ефектом |
Таблиця 2.3 – Замовлення товару
>Атрибут |
Сенс |
Приклад |
>Data_zakaza |
Дата замовлення товару |
24.02.09 |
>predoplata |
Сума передоплати за товар |
800 |
>Order_execution |
Дата виконання замовлення |
02.03.09 |
Таблиця 2.4 – Заробітну плату співробітників
>Атрибут |
Сенс |
Приклад |
>oklad |
>Оклад співробітника аптеки |
4000 |
>premia |
Премія співробітника аптеки |
2000 |
>avans |
Аванс співробітника аптеки |
1000 |
>zarplata |
Зарплата співробітника аптеки |
5000 |
Таблиця 2.5 – Клієнти
>Атрибут |
Сенс |
Приклад |
>serial_pas_e |
Серія паспорти клієнта |
3234 |
>number_pas_e |
Номер паспорти клієнта |
676767 |
>name |
Ім’я клієнта |
Олександра |
>surname |
Прізвище клієнта |
>Кургузова |
>patronymic |
По батькові клієнта |
>Ивановина |
>address |
Адреса прописки клієнта |
>Ул. Леніна,д97, кв. 8 |
>telephone_number |
Телефонний клієнта |
89513302324 |
Таблиця 2.6 – Постачальники
>Атрибут |
Сенс |
Приклад |
>supplierid |
>Порядковий номер постачальника |
2 |
>name |
Назва організації постачальника |
ТОВБиофарм |
>address |
Адреса постачальника |
>Ул.Кр. Армія,д.8 |
>telephone |
Телефон постачальника |
546523 |
Таблиця 2.7 – Постачання продукції
>Атрибут |
Сенс |
Приклад |
>Data_supply |
Дата доставки продукції |
10.05.10 |
>Time_supply |
Час доставки продукції |
16.20 |
Таблиця 2.8 – Продаж товару
>Атрибут |
Сенс |
Приклад |
>Data_prodagi |
Дата продажу продукції |
05.05.10 |
>Time_prodagi |
Час продажу продукції |
15.35 |
>count |
Кількість проданої продукції |
2 |
Таблиця 2.9 – Доход аптеки
>Атрибут |
Сенс |
Приклад |
>Month_d |
Місяць обліку |
липень |
>Year_d |
Рік обліку |
2009 |
>Dohod_employee |
Виручка співробітника протягом місяця |
91233 |
Таблиця 2.10 – Витрати аптеки
>Атрибут |
Сенс |
Приклад |
>Month_r |
Місяць обліку |
січень |
>Year_r |
Рік обліку |
2009 |
>arenda |
Сума за оренду |
15000 |
>Communal_yslygi |
Сума за комунальних послуг |
4500 |
>reklama |
Сума за рекламу |
3000 |
>Vnutr_rashodi |
Сума за внутрішні витрати |
10000 |
Таблиця 2.11 – Бухгалтерія
>Атрибут |
Сенс |
Приклад |
>month |
Місяць обліку |
серпень |
>year |
Рік обліку |
2008 |
Основні завдання для настільних баз даних Access 2013
За допомогою баз даних Access можна зберігати та відстежувати будь-яку інформацію, зокрема запаси, контакти або бізнес-процеси. У цій статті описано способи створення настільних баз даних Access, додавання до них даних, а також настроювання та використання створених баз даних.
Примітка Якщо необхідно створити новий тип веб-застосунків Access, розроблених для Інтернету, перегляньте статті про створення веб-застосунку Access і основні завдання для веб-застосунку Access.
Докладні відомості про нові функції див. у статті Нові можливості програми Access 2013.
Вибір шаблону
Шаблони Access містять вбудовані таблиці, запити, форми та звіти, готові до використання. Відразу після запуску програми Access відображається низка доступних шаблонів. Більше шаблонів можна знайти в Інтернеті.
1. У програмі Access послідовно виберіть елементи Файл > Створити.
2. Виберіть шаблон настільної бази даних і введіть ім’я бази даних у поле Ім’я файлу. (Якщо підхожого шаблону немає, скористайтеся полем Пошук онлайнових шаблонів ).
3. Для збереження можна використати розташування за промовчанням, що відображається під полем Ім’я файлу, або клацнути піктограму папки, щоб вибрати нове розташування.
4. Натисніть кнопку Створити.
Залежно від шаблону, щоб розпочати роботу, потрібно виконати одну з наведених нижче дій.
· Якщо у програмі Access відображається діалогове вікно Вхід із пустим списком користувачів, зробіть ось що.
1. Виберіть елемент Новий користувач.
2. Заповніть форму Відомості про користувача.
3. Виберіть елемент Зберегти й закрити.
4. Виберіть щойно введене ім’я користувача та натисніть кнопку Вхід.
· Якщо в рядку повідомлень програми Access відображається повідомлення Попередження системи безпеки, а ви довіряєте джерелу шаблону, натисніть кнопку Увімкнути вміст. Якщо для бази даних необхідний повторний вхід, увійдіть знову.
Докладніше див. у статті Створення настільної бази даних Access на основі шаблону.
Створення бази даних із нуля
Якщо жодний шаблон не відповідає вашим потребам, можна створити нову настільну базу даних.
1. У програмі Access послідовно виберіть елементи Створити > Пуста настільна база даних.
2. У поле Ім’я файлу введіть ім’я для бази даних.
3. Для збереження можна використати розташування за промовчанням, що відображається під полем Ім’я файлу, або клацнути піктограму папки, щоб вибрати нове розташування.
4. Натисніть кнопку Створити.
Додавання таблиці
У базі даних інформація зберігається в кількох пов’язаних таблицях. Ось як створити таблицю.
1. Коли ви вперше відкриєте базу даних, у вікні табличного подання даних відобразиться пуста таблиця, до якої можна додавати дані. Щоб додати іншу таблицю, перейдіть на вкладку Створення й натисніть кнопку Таблиця. Дані можна просто ввести в пусте поле (клітинку) або вставити з іншого джерела, наприклад книги Excel.
2. Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть заголовок стовпця та введіть нове ім’я.
Порада Вибирайте змістовні імена, щоб знати, що містить кожне поле, не переглядаючи його вміст.
3. На вкладці Файл виберіть пункт Зберегти.
· Щоб додати більше полів, введіть дані у стовпець Клацніть, щоб додати.
· Щоб перемістити стовпець, виділіть його, клацнувши заголовок стовпця, а потім перетягніть його в потрібне місце. Також можна вибрати кілька суміжних стовпців і перетягнути їх разом до нового розташування.
Докладніше див. у статті Загальні відомості про таблиці.
Копіювання та вставлення даних
До таблиці Access можна копіювати та вставляти дані з інших програм, таких як Excel або Word. Найзручніше це робити, якщо дані розділено на стовпці. Якщо дані містяться у програмі для обробки тексту, наприклад у програмі Word, використовуйте позначки для розділення стовпців або перетворіть дані на таблицю, перш ніж копіювати їх.
1. Якщо дані потрібно відредагувати, наприклад відділити імена та прізвища, зробіть це у програмі джерела.
2. Відкрийте джерело даних і скопіюйте дані (Ctrl+C).
3. Відкрийте таблицю Access, до якої потрібно додати дані, у вікні табличного подання даних і вставте дані (Ctrl+V).
4. Двічі клацніть заголовок кожного стовпця та введіть змістовні імена.
5. Послідовно виберіть елементи Файл > Зберегти та надайте новій таблиці ім’я.
Примітка У програмі Access тип даних для кожного поля встановлюється на основі даних, доданих до першого рядка кожного стовпця, тому переконайтеся, що дані в подальших рядках відповідають даним у першому рядку.
Імпортування або зв’язування з даними
Ви можете імпортувати дані з інших джерел або зв’язатися з даними із програми Access, не переміщуючи інформацію з місця її зберігання. Зв’язування зручно використовувати, коли кілька користувачів одночасно оновлюють дані й необхідно завжди бачити останню версію, або потрібно заощадити простір зберігання. Для більшості форматів можна вибрати потрібний спосіб додавання даних: імпортування чи зв’язування.
Процес імпортування може дещо відрізнятися залежно від джерела, але наведені нижче інструкції допоможуть розпочати роботу.
1. На вкладці Зовнішні дані виберіть формат даних для імпорту або зв’язування. Якщо потрібний формат не відображається, натисніть кнопку Додатково.
Примітка Якщо потрібного формату все одно немає, може знадобитися спочатку експортувати дані у формат файлу, який підтримується у програмі Access (наприклад, текстовий файл із роздільниками).
2. Дотримуйтесь інструкцій у діалоговому вікні Отримати зовнішні дані.
Під час зв’язування деякі формати даних доступні лише для читання. Нижче перелічено зовнішні джерела, з яких підтримується зв’язування або імпортування даних.
|
Імпортування |
Зв’язування |
Microsoft Excel |
Так |
Так |
Microsoft Access |
Так |
Так |
Бази даних ODBC, як-от SQL Server |
Так |
Так |
Текстові файли або файли даних із роздільниками-комами (CSV) |
Так |
Так |
Список SharePoint |
Так |
Так |
XML |
Так |
|
Служби даних |
|
Так |
Документ HTML |
Так |
Так |
Папка Outlook |
Так |
Так |
Докладні відомості див. у статтях Імпортування даних до бази даних Access і Імпортування даних із бази даних Access.
Упорядкування даних за допомогою засобу аналізу таблиць
Щоб швидко визначити надлишкові дані, можна скористатися майстром аналізу таблиць. За допомогою майстра можна легко впорядкувати дані в окремі таблиці. Вихідна таблиця зберігається як резервна копія.
1. Відкрийте базу даних Access із таблицею, яку потрібно проаналізувати.
2. На вкладці Знаряддя бази даних натисніть кнопку Аналіз таблиці.
На двох перших сторінках майстра міститься стислий посібник із прикладами. Якщо відображається прапорець Відображати сторінки вступу, установіть цей прапорець і натисніть кнопку Назад двічі, щоб переглянути вступ. Якщо ви більше не хочете бачити сторінки вступу, зніміть прапорець Відображати сторінки вступу .
Подальші дії
Решта процесу конструювання залежить від того, що вам потрібно зробити. Найімовірніше, вам потрібно буде створити запити, форми, звіти та макроси. Нижче перелічено статті з корисною інформацією.
· Загальні відомості про таблиці
· Загальні відомості про запити
· Загальні відомості про звіти у програмі Access
· Захист даних за допомогою процесів резервного копіювання та відновлення
Типи даних у локальних базах даних Access
Створюючи таблиці у програмі Access, для кожного стовпця з даними вам потрібно вказувати тип даних. Часто вибирають тип «Короткий текст», тому що він дає змогу вводити практично будь-які символи (букви, знаки й числа). Проте типи даних потрібно вибирати ретельно, тому що від цього залежить доступність певних можливостей (наприклад, функції і перевірка даних) і точність збережених даних. У таблиці нижче наведено огляд типів даних, які доступні в локальних базах даних Access (файли ACCDB). Інформацію про типи даних у застосунках Access див. у статті Типи даних для застосунків Access.
Вибір розташування для веб-застосунку Access
Вибравши на початковому екрані Access 2013 шаблон настроюваного веб-застосунку, вам потрібно вибрати розташування цього застосунку в Інтернеті. Це – сайт, на який переходитимуть користувачі, працюючи із програмою.
Увага! Щоб створити веб-програму Access, потрібен сайт SharePoint, на якому можна розмістити її. Такий сайт доступний у рамках передплати на службу Office 365, або якщо службу SharePoint 2013 розгорнуто локально. Що таке SharePoint?
Якщо ви ввійшли в систему з обліковим записом Office 365, для якого передплачено план зі службами Access Services, або з локальним обліковим записом сайту SharePoint 2013, на якому запущено служби Access Services, у списку Доступні розташування відображатиметься принаймні одне розташування.
Вибір сайту Office 365
Якщо ви ввійшли в систему з обліковим записом Office 365, у списку Доступні розташування та в полі Розташування в Інтернеті відображатимуться розташування, у яких можна створити застосунок. Якщо ви виберете розташування, у назві якого є слово SkyDrive, застосунок буде створено на сторінці каналу новин, але інші користувачі сайту Office 365 не зможуть користуватися цією програмою. Якщо застосунок створити на сайті групи, програма буде доступна всім користувачам цього сайту.
Вибравши розташування та заповнивши поле Назва застосунку, натисніть кнопку Створити.
Вибір локального сервера SharePoint 2013
Якщо ви маєте доступ до корпоративного сайту SharePoint 2013, на якому запущено служби Access Services, у списку Доступні розташування та в полі Розташування в Інтернеті відображатиметься коренева папка сайту (якщо адміністратор сайту визначив інше розташування для застосунків, відображатиметься інше розташування).
Вибравши розташування та заповнивши поле Назва застосунку, натисніть кнопку Створити.
Примітка Якщо відобразиться повідомлення “У клієнті сталася помилка під час спроби зв’язатись із сервером http://”, можливо, поле Розташування в Інтернеті залишилося пустим, або програмі Access не вдалося розпізнати потрібне розташування в Інтернеті. Крім того, щоб створити веб-програму Access, потрібен повний набір дозволів для розташування в Інтернеті. Якщо під час створення програми виникнуть проблеми, зверніться до адміністратора сайту.
Використання зовнішніх даних за допомогою застосунку Access
Microsoft Access 2013 – це розташування для всіх типів даних, зокрема й для зовнішніх. Файл моделі підключення до бізнес-даних із зовнішнім типом вмісту та посиланням на зовнішні дані в базі даних Access можна імпортувати на клієнтський комп’ютер. Дані доступні лише для читання, але їх можна періодично оновлювати.
Примітка У цьому випадку (на відміну від інших продуктів Office) під час доступу до зовнішніх даних для синхронізації із зовнішнім списком не використовується кеш клієнтського середовища виконання служб підключення до бізнес-даних.
Увага! На клієнтському комп’ютері необхідно інсталювати компонент Microsoft .NET Framework 4 або новішої версії. Його можна завантажити за посиланням Microsoft .NET Framework 4.
Докладні відомості див. у статті Пошук вмісту про зовнішні дані.
У цій статті
· Експортування файлу моделі підключення до бізнес-даних із продуктів SharePoint
· Імпортування файлу моделі підключення до бізнес-даних у програму Access 2013 Preview
· Створення зв’язаної таблиці на основі імпортованого файлу моделі підключення до бізнес-даних
Приготування
Щоб забезпечити захищений доступ до зовнішніх даних, перед роботою з ними необхідно виконати певні попередні завдання. Наведені нижче відомості допоможуть вам запланувати подальші дії. Якщо ж у вас виникнуть проблеми під час роботи із зовнішніми даними, ці відомості допоможуть вам виявити причину. Щоб отримати доступ до зовнішніх даних, вам або адміністратору слід виконати описані нижче дії.
Приготування зовнішнього джерела даних Можливо, адміністратору доведеться створити обліковий запис, надати дозволи на доступ до джерела даних відповідним особам і захистити дані від сторонніх. Також у зовнішній базі даних адміністратор може за бажанням створити певні таблиці, подання, запити тощо, щоб залишити тільки потрібні результати й підвищити продуктивність роботи.
Настроювання служб і облікових записів SharePoint Адміністратор повинен активувати служби підключення до бізнес-даних і службу захищеного сховища.
Настроювання служб захищеного сховища Адміністратор повинен визначити найкращий режим доступу до зовнішнього джерела даних, створити цільовий застосунок і настроїти для нього облікові дані.
Настроювання служб підключення до бізнес-даних Адміністратор повинен переконатися, що користувач, який створює зовнішній тип вмісту, має дозвіл на доступ до сховища метаданих служб підключення до бізнес-даних, а відповідні користувачі мають доступ до зовнішнього типу вмісту в основі зовнішнього списку.
Створення зовнішнього типу вмісту Користувач має визначити зовнішній тип вмісту, який містить відомості про підключення, доступ, способи роботи, стовпці, фільтри та інші метадані, потрібні для отримання даних із їх зовнішнього джерела.
Експортування файлу моделі підключення до бізнес-даних із продуктів SharePoint
Файл моделі підключення до бізнес-даних – це файл XML, який містить усі відомості, визначені для зовнішнього типу вмісту. Використовуючи файл моделі підключення до бізнес-даних із програмою Access 2013 потрібно пам’ятати ось про що.
· Підтримуються лише структури однорівневних даних, структури ієрархічних даних не підтримуються.
· Підтримуються такі типи даних .Net: System.Boolean, System.Char, System.String, System.Int32, System.Int16, System.Double, System.DateTime, System.GUID. Інші типи даних .Net перетворюються на текст.
Щоб створити файл моделі ПБД, виконайте одну з описаних нижче процедур.
Microsoft SharePoint Designer 2013
1. У програмі Microsoft SharePoint Designer 2013 відкрийте сайт SharePoint, на якому міститься зовнішній тип вмісту.
2. В області ліворуч у розділі Об’єкти сайту виберіть пункт Зовнішні типи вмісту.
3. Виберіть зовнішній тип вмісту, який потрібно використовувати.
4. Клацніть виділений елемент правою кнопкою миші та виберіть команду Експортувати модель ПБД.
5. У діалоговому вікні Експортувати модель ПБД введіть у відповідне поле ім’я моделі та натисніть кнопку OK.
6. У діалоговому вікні Зберегти файл як виберіть потрібне розташування та натисніть кнопку Зберегти.
У сховищі метаданих служби підключення до бізнес-даних
Примітка Це завдання може виконати лише адміністратор ферми або застосунку-служби підключення до бізнеc-даних, який має дозвіл на редагування моделі та всіх зовнішніх систем, які в ній містяться.
1. На веб-сайті Центру адміністрування в розділі Керування застосунками виберіть пункт Керування застосунками-службами.
2. Клацніть стовпець Ім’я того рядка, який відповідає застосунку-службі підключення до бізнеc-даних.
3. На стрічці у групі Подання виберіть елемент Моделі ПБД.
4. На сторінці «Моделі ПБД» виберіть потрібну модель.
5. На стрічці у групі Моделі ПБД натисніть кнопку Експортувати.
6. На сторінці «Експортування» у полі Тип файлу виберіть пункт Модель. Потім у розділі Додаткові параметри виберіть принаймні один тип ресурсів для експортування:
· щоб експортувати локалізовані імена для зовнішніх типів вмісту певною мовою, виберіть параметр «Локалізовані імена»;
· щоб експортувати властивості зовнішніх типів вмісту, виберіть параметр «Властивості»;
· щоб експортувати дозволи для зовнішніх типів вмісту, виберіть параметр «Дозволи»;
· щоб експортувати проксі-сервер конкретного впровадження, потрібний для підключення до зовнішньої системи, виберіть параметр «Проксі-сервери».
7. Якщо ви зберегли набір ресурсів, який потім можна експортувати для використання в певному середовищі, у полі Використовувати настроювані параметри середовища введіть унікальне ім’я, пов’язане з настройками певного середовища, які ви експортуєте.
8. Натисніть кнопку Експортувати.
Відобразиться розташування у вашій мережі, де міститься файл.
Імпорт файлу моделі підключення до бізнес-даних у програму Access 2013
1. У програмі Access 2013 послідовно виберіть елементи Зовнішні дані > Веб-служба.
2. Унизу діалогового вікна Створення зв’язку з даними веб-служби натисніть кнопку Установити нове підключення.
3. У діалоговому вікні Виберіть файл визначення зв’язків знайдіть і виберіть файл моделі ПБД.
Створення зв’язаної таблиці на основі імпортованого файлу моделі підключення до бізнес-даних
1. У програмі Access 2013 послідовно виберіть елементи Зовнішні дані > Веб-служба.
У діалоговому вікні Створення зв’язку зі службами даних відображаються таблиці даних, отримані від веб-служби. Наприклад, у результаті підключення до веб-служби AdventureWorks може відобразитися вміст на зразок наведеного нижче.
2. Якщо можливо, у полі Укажіть додаткові значення параметрів введіть для кожного параметра значення для фільтрування або обмеження зовнішніх даних.
3. Виберіть потрібну таблицю.
4. Натисніть кнопку Створити зв’язану таблицю.
Методи спільного доступу до локальної бази даних Access
Є кілька способів, якими можна надавати спільний доступ до бази даних Access залежно від потреб і доступності ресурсів. У цій статті розглядатимуться доступні варіанти та їх переваги, а також буде надано ресурси для докладнішої інформації про оптимальні для вас методи.
Для внесення змін у структуру бази даних потрібно інсталювати на комп’ютері програму Access.
У цій статті
· Надання спільного доступу до даних за допомогою мережевих папок
· Спільний доступ до розділеної бази даних
o Переваги розділення бази даних
· Спільний доступ до бази даних на сайті SharePoint
o Збереження бази даних у бібліотеці документів
· Спільний доступ до бази даних завдяки зв’язуванню зі списками SharePoint
o Використання майстра експорту таблиць до сайту SharePoint
· Спільний доступ до бази даних за допомогою сервера
o Переваги спільного використання бази даних за допомогою сервера бази даних
o Основні кроки для використання програми Access із сервером бази даних
· Зауваження щодо вибору методу
Надання спільного доступу до даних за допомогою мережевих папок
Це найпростіший варіант із найменшими вимогами, проте він забезпечує найменшу функціональність. У цьому методі файл бази даних зберігається на спільному мережному диску, і всі користувачі одночасно мають до нього спільний доступ. Якщо кілька користувачів змінюватимуть дані водночас, це накладає певні обмеження, зокрема на надійність і доступність. Це також може призвести до погіршення продуктивності, оскільки всі об’єкти бази даних надсилаються через мережу.
Цей варіант може виявитися зручним, якщо передбачається, що базу даних одночасно використовуватимуть лише кілька користувачів, і їм не потрібно настроювати її структур.
Примітка Цей метод менш безпечний, ніж інші методи спільного доступу до бази даних: ризик несанкціонованого доступу підвищений, оскільки кожен користувач має доступ до повної копії файлу бази даних.
Надання спільного доступу до бази даних за допомогою мережної папки
1. Якщо спільної мережної папки немає, створіть її.
Поради щодо цього кроку викладено в Довідці операційної системи комп’ютера, з якого ви плануєте надати спільний доступ до бази даних. Якщо спільну папку розміщено на мережному сервері, можливо, вам знадобиться допомога адміністратора мережі.
2. Переконайтеся, що за настройками на всіх комп’ютерах користувачів програма Access відкривається в режимі спільного доступу. Ця настройка використовується за промовчанням, і для певності варто її перевірити. Якщо користувач відкриє базу даних у режимі монопольного доступу, він перешкодить доступності даних. Виконайте на кожному комп’ютері таку процедуру:
a. Запустіть програму Access і на вкладці Файл виберіть пункт Параметри.
b. У вікні Параметри Access виберіть пункт Параметри клієнта.
c. У розділі Додатково під надписом Режим відкриття за промовчанням виберіть пункт Спільний, натисніть кнопку OK і вийдіть із програми Access.
3. Скопіюйте файл бази даних до спільної папки. Після цього переконайтеся, що в атрибутах файлу встановлено дозвіл на читання й записування файлу бази даних. Для використання бази даних користувачам необхідний доступ на читання й записування.
4. На комп’ютері кожного користувача створіть ярлик файлу бази даних. У властивості ярлика Цільова шлях до файлу бази даних слід вказати не з зіставленою буквою диска, а як адресу UNC. Наприклад, замість F:\зразок.accdb введіть \\ім’я_комп’ютера\спільна.accdb.
Примітка Цей крок користувачі можуть виконати й самостійно.
Спільний доступ до розділеної бази даних
Цей варіант доцільно вибирати, якщо у вас немає веб-сайту SharePoint або сервера баз даних. Спільний доступ до розділеної бази даних можна надавати через мережу або сайт SharePoint. Розділити базу даних означає перегрупувати її у два файли – файл серверної бази даних (який містить таблиці даних) і файл клієнтської бази даних (який містить усі інші об’єкти бази даних, наприклад запити, форми та звіти). Кожен користувач взаємодіє з даними, використовуючи локальну копію клієнтської бази даних.
Переваги розділення бази даних
· Покращена продуктивність. Спільний доступ через мережу надається лише до даних, а не до таблиць, запитів, форм, звітів, макросів і модулів.
· Краща доступність. Транзакції бази даних (наприклад, редагування записів) виконуються швидше.
· Посилена безпека. Для доступу до серверної бази даних користувачі використовують зв’язані таблиці. Зловмисникам складніше отримати несанкціонований доступ до даних за допомогою клієнтської бази даних.
· Покращена надійність. Якщо в користувача виникне проблема й база даних несподівано закриється, пошкодження зазвичай зачепить лише файл копії зовнішньої бази даних, яку відкрив користувач.
· Гнучке середовище розробки. Користувачі можуть незалежно розробляти запити, форми, звіти та інші об’єкти бази даних, не впливаючи на роботу інших користувачів. Можна також розробити та розповсюдити нову версію клієнтської бази даних, не перешкоджаючи доступу до даних, що зберігаються в серверній базі даних.
Якщо це зручний для вас варіант, виконайте вказівки щодо розділення бази даних.
Спільний доступ до бази даних на сайті SharePoint
Маючи сервер із програмою SharePoint, особливо, якщо на ньому є служби Access Services, для спільного доступу можна скористатися кількома зручними варіантами. Наявність кількох точок інтеграції із сайтом SharePoint спрощує доступ до бази даних. Ось як виглядає процедура надання спільного доступу до SharePoint. Під час публікування веб-бази даних служби Access Services створюють сайт SharePoint, на якому розміщується база даних. Усі дані та об’єкти бази даних переміщуються до розміщених на цьому сайті списків SharePoint.
Публікування бази даних означає її переміщення в Інтернет. Можна створювати веб-форми та звіти, які працюватимуть у вікні браузера, а також створювати стандартні об’єкти Access (інколи їх називають ”клієнтськими” об’єктами, щоб відрізнити від веб-об’єктів). Щоб скористатися об’єктами клієнта Access, на комп’ютері має бути інстальовано програму Access, але до всіх об’єктів бази даних на сайті SharePoint буде надано спільний доступ.
Примітка Якщо на комп’ютері інстальовано програму Access, можна скористатися з клієнтськими об’єктами з веб-бази даних. В іншому разі можна буде використовувати лише об’єкти веб-бази даних.
Служби Access Services забезпечують платформу для створення баз даних, які можна використовувати в Інтернеті. Розробка та обслуговування веб-бази даних здійснюється за допомогою програм Access 2010 і SharePoint, а користувачі користуються нею у браузері.
Примітка На веб-сайті SharePoint, на якому ви плануєте опублікувати базу даних, потрібно отримати дозволи конструктора. Докладні відомості про дозволи SharePoint дивіться в розділі Див. також.
Запуск форм і звітів у браузері Форми, звіти та макроси інтерфейсу користувача запускаються всередині браузера.
Дані зберігаються у списках SharePoint. Таблиці стають списками SharePoint, а записи стають елементами списків, завдяки чому для керування доступом до веб-бази даних можна використовувати дозволи SharePoint.
Запити та макроси даних виконуються на сервері. Уся обробка SQL відбувається на сервері. Це сприятливо впливає на ефективність роботи мережі, тому що трафік складається лише з наборів результатів.
Збереження бази даних у бібліотеці документів
Базу даних можна зберегти в будь-якій бібліотеці документів SharePoint. Цей метод аналогічний збереженню базу даних у мережній папці і забезпечує зручні можливості для керування доступом до бази даних. Якщо зв’язати бази даних зі списками SharePoint, спільний доступ надається до даних, але не до об’єктів баз даних. Кожен користувач користується власною копією бази даних.
Наприклад, якщо на веб-сайті SharePoint є списки, у яких відстежуються питання обслуговування клієнтів і зберігаються відомості про працівників, у програмі Access можна створити базу даних, яка слугуватиме інтерфейсом для цих списків. Для аналізу таких питань можна створити запити Access, а для форматування та публікування письмових звітів до командної наради – звіти Access. Якщо на комп’ютерах користувачів є застосунок Access, можна зробити запити та звіти Access доступними з меню Подання відповідного списку SharePoint. Під час перегляду списку на веб-сайті SharePoint користувачі зможуть шукати й відкривати запити, звіти та інші об’єкти Access, клацнувши меню Подання. Якщо на комп’ютерах користувачів немає застосунку Access, вони все ж зможуть використовувати дані у списках за допомогою подань SharePoint.
1. Відкрийте базу даних, до якої потрібно надати спільний доступ.
2. Відкрийте вкладку Файл і виберіть пункт Зберегти як.
3. У вікні Зберегти базу даних як у розділі Додатково виберіть пункт SharePoint і натисніть кнопку Зберегти як.
4. У діалоговому вікні Зберегти в SharePoint укажіть потрібну бібліотеку документів.
5. Перевірте ім’я файлу бази даних і тип файлу бази даних, внесіть потрібні зміни та натисніть кнопку Зберегти.
Докладні відомості див. у статтях Публікування у службах Access Services та Імпорт даних зі списку SharePoint і зв’язування даних із цим списком.
Спільний доступ до бази даних завдяки зв’язуванню зі списками SharePoint
Цей метод має так ж переваги, як і використання розділення бази даних, і користувачі змінювати власну копію бази даних, оскільки спільний доступ до даних надається через веб-сайт SharePoint. Незважаючи на те, що це не настільки практично, як публікування бази даних на веб-сайті SharePoint, такий метод має свої переваги: дані розташовано централізовано. Оскільки дані розташовані у списках SharePoint можна надавати до них окремий доступ через мережу за допомогою функцій SharePoint.
Цей метод складається із трьох основних кроків:
1. Переміщення даних до списків SharePoint.
2. Створення посилань на ці списки.
3. Розповсюдження файлу бази даних.
Для перших двох кроків можна скористатися майстром переміщення до сайту SharePoint, а для останнього кроку – будь-якими наявними засобами.
Використання майстра експорту таблиць до сайту SharePoint
1. На вкладці Знаряддя бази даних, у групі Переміщення даних виберіть пункт SharePoint.
Примітка Цей параметр доступний, лише якщо вашу базу даних збережено у форматі файлу ACCDB.
2. Виконайте вказівки майстра експорту таблиць до сайту SharePoint (зокрема, укажіть розташування свого веб-сайту SharePoint). Щоб скасувати процес, натисніть кнопку Скасувати.
3. Щоб отримати додаткові відомості про міграцію, на останній сторінці майстра встановіть прапорець Докладно.
На цій сторінці майстра буде описано, які таблиці зв’язано зі списками, буде надано відомості про розташування резервної копії та URL-адресу бази даних. Якщо з перенесенням виникли проблеми, на цій сторінці наводиться попередження та розташування таблиці журналу, у якій можна переглянути додаткові відомості про проблеми.
4. Після завершення роботи майстра натисніть кнопку Готово.
Якщо майстер відображає попередження, перегляньте таблицю журналу та виконати необхідні дії. Наприклад, можна не переміщувати певні поля або перетворити їх на інший тип даних, сумісний зі списком SharePoint.
Примітка Щоб переглянути списки на веб-сайті SharePoint, клацніть на панелі швидкого запуску елемент Списки або виберіть команду Переглянути весь вміст веб-сайту. Можливо, доведеться оновити сторінку у своєму браузері. На веб-сайті SharePoint можна змінювати настройки списку; це дає змогу відображати списки на панелі швидкого запуску веб-сайту SharePoint і змінювати інші настройки, наприклад вмикати відстеження версій. Для отримання додаткових відомостей див. Довідку на веб-сайті SharePoint.
Спільний доступ до бази даних за допомогою сервера
Для спільного використання бази даних застосунок Access можна застосовувати разом із сервером баз даних (наприклад, програмою SQL Server). Цей метод має багато переваг, але й вимагає додаткового програмного забезпечення – сервер бази даних.
Цей метод подібний до розділення бази даних, оскільки таблиці також зберігаються в мережі й кожен користувач має локальну копію файлу бази даних Access, яка містить посилання на таблиці, запити, форми, звіти та інші об’єкти бази даних. Цим варіантом слід скористатись, якщо є доступний сервер баз даних і в усіх користувачів інстальовано застосунок Access. Переваги цього методу залежать від програмного забезпечення сервера баз даних, яке для цього використовується, але зазвичай цей варіант передбачає можливість створення облікових записів користувачів, вибірковий доступ до даних, бездоганну доступність даних і ефективні інтегровані засоби керування даними. До того ж, програмне забезпечення серверів баз даних здебільшого добре працює з попередніми версіями програми Access, тож необов’язково, щоб усі користувачі мали ту саму версію програми. Спільний доступ надається лише до таблиць.
Переваги спільного використання бази даних за допомогою сервера бази даних
· Висока продуктивність і розширюваність. У багатьох ситуаціях сервер баз даних забезпечує кращу продуктивність, ніж сам файл бази даних Access. Крім того, багато серверів баз даних підтримують бази даних дуже великого, терабайтового обсягу – приблизно у 500 разів більшого від поточного максимального розміру для файлу бази даних Access (два гігабайти). Загалом сервери баз даних працюють дуже ефективно: вони обробляють запити паралельно (для обробки запитів користувача використовують кілька власних команд у межах одного процесу) і потребують мінімальну додаткову пам’ять, коли додано більше користувачів.
· Підвищена доступність. Більшість серверів баз даних дають змогу здійснювати резервне копіювання бази даних під час її використання. Відповідно, для резервного копіювання бази даних не потрібно змушувати користувачів вийти з бази даних. Крім того, сервери баз даних зазвичай дуже ефективно виконують одночасне редагування та блокування записів.
· Поліпшена безпека. Жодна база даних не може бути цілком безпечна. Та все ж сервери бази даних забезпечують надійний захист даних від несанкціонованого використання. У більшості серверів баз даних діє система безпеки на основі облікових записів – завдяки цьому можна вказувати, кому які таблиці дозволено переглядати. Навіть якщо відбулося неналежне отримання зовнішнього застосунку Access, система безпеки на основі облікових записів не допустить несанкціоноване використання даних.
· Автоматичне відновлення. Деякі сервери баз даних обладнано механізмами автоматичного відновлення. Тож якщо станеться системна помилка (наприклад, аварійне завершення роботи операційної системи або перебій у живленні), базу даних буде за лічені хвилини відновлено до останнього стану узгодженості навіть без втручання адміністратора бази даних.
· Обробка на сервері. Використання застосунку Access у конфігурації клієнт/сервер допомагає зменшувати мережний трафік: перед надсиланням результатів клієнтові запити до бази даних обробляються на сервері. Обробка на сервері зазвичай ефективніша, особливо під час роботи з великими сукупностями даних.
Основні кроки для використання програми Access із сервером бази даних
1. Щоб використовувати програму Access із різними серверами баз даних, можуть знадобитися різні дії, проте основні кроки однакові.
2. Перемістіть дані з таблиць у базі даних Access до таблиць на сервері баз даних.
3. Зв’яжіть таблиці файлу бази даних Access із таблицями на сервері бази даних.
4. Створіть відповідні облікові записи користувачів на сервері бази даних.
5. Розповсюдьте файл бази даних Access.
6. Інсталюйте на комп’ютери користувачів необхідні драйвери баз даних.
7. Докладні відомості про використання програми Access із сервером SQL Server див. у статті Переміщення даних Access до бази даних SQL Server за допомогою майстра перетворення на формат SQL Server.