Робота з базою даних «Аптека»

Програма Access 2013

Що нового у програмі Access 2013? Якщо коротко, то нове – це веб-застосунки. Веб-застосунок Access – це новий тип бази даних, який ви створюєте у програмі Access, а потім спільно з іншими користувачами використовуєте у браузері як застосунок SharePoint. Щоб створити веб-застосунок, просто виберіть тип даних, які потрібно відстежувати (контакти, завдання, проекти тощо). У програмі Access створюється структура бази даних разом із поданнями, що дають можливість додавати та редагувати дані. Веб-застосунок містить вбудовані основні команди та команди навігації, тому його можна використовувати відразу після створення.

 Порада    Щоб дізнатися, як швидко створити веб-застосунок Access 2013 або настільну базу даних, див. статтю Основні завдання для веб-застосунку Access або Основні завдання для настільної бази даних Access 2013.

Щоб отримати докладніші відомості про систему Microsoft Office, див. статтю Нові можливості системи Office 2013.

Початок роботи з веб-застосунками

Створення веб-застосунку

Використовуючи сервер SharePoint або сайт служби Office 365 як хост, можна створити досконалий веб-застосунок бази даних. Веб-застосунки Access працюють на базі сервера SQL Server, що забезпечує найкращу продуктивність і цілісність даних. На початковій сторінці натисніть кнопку Настроюваний веб-застосунок.

 Примітка    У програмі Access 2013 можна створити традиційну базу даних із нуля або скористатися шаблоном, щоб створити веб-застосунок, настільну базу даних або веб-базу даних на зразок Access 2010.

Шаблони таблиць

За допомогою попередньо створених шаблонів таблиць можна швидко додати таблиці до веб-застосунку. Якщо ви відстежуєте завдання, знайдіть шаблон “Завдання” та клацніть його.

Якщо поруч із шаблоном відображається індикатор кількох таблиць, це означає, що програма Access додасть до шаблону найуживаніші пов’язані таблиці, що дасть вам змогу почати роботу зі справжньою реляційною базою даних. Для кожної таблиці програма Access створює подання, що відображають дані з пов’язаних таблиць.

Докладніші відомості див. у статтях Створення веб-застосунку Access, Створення веб-застосунку Access на основі шаблону й Основні завдання для веб-застосунку Access.

Зовнішні дані

Імпортуйте дані з настільних баз даних Access, файлів Microsoft Excel, джерел даних ODBC, текстових файлів і списків SharePoint.

Докладніші відомості див. у статті Імпортування даних до бази даних Access.

Відкриття у браузері

Створивши веб-застосунок, не шукайте засіб перевірки сумісності або кнопку “Опублікувати”. Веб-застосунок уже працює онлайн, просто натисніть кнопку Запустити застосунок.

Автоматично створені елементи інтерфейсу

Вбудована навігація

У веб-застосунках Access не потрібно самостійно створювати подання, кнопкові форми та інші елементи інтерфейсу користувача. Імена таблиць наведено в лівій частині вікна, а подання для кожної таблиці відображаються вздовж верхньої частини.

Усі веб-застосунки мають схожу структуру навігації, що полегшує роботу та перехід між ними. До вбудованих подань можна завжди додати власні.

Докладніші відомості див. у статті Пошук даних у веб-застосунку Access.

Рядок дій

Кожне вбудоване подання має рядок дій із кнопками для додавання, редагування, збереження та видалення елементів. До цього рядка можна додати інші кнопки для запуску настроюваних макросів, а також можна видалити з рядка кнопки, якщо ви не хочете, щоб їх використовували інші користувачі.

Докладніші відомості див. у статтях Настроювання подання за допомогою макросу інтерфейсу користувача та Додавання додаткових дій до рядка дій.

Зручніше змінення подань

У веб-застосунках можна розміщувати елементи керування в потрібному розташуванні, не змінюючи спершу макет. Просто перетягніть потрібний елемент керування та вставте його між іншими.

Виноски для настроювання властивостей

Не потрібно шукати певну настройку по всьому вікну властивостей, адже настройки доступні у виносках поруч із кожним розділом або елементом керування.

Нові елементи керування для роботи з пов’язаними даними

Елемент керування пов’язаними даними

За допомогою цього елемента керування можна швидко відобразити у списку та звести дані з пов’язаної таблиці або запиту. Клацніть елемент, щоб відкрити для нього докладне подання.

Елемент керування автозаповненням

Елемент керування автозаповненням підставляє дані з пов’язаної таблиці. Він схожий на поле зі списком, яке має функції поля миттєвого пошуку.

Посилання для деталізації

Посилання для деталізації дають змогу швидко переглянути докладну інформацію про пов’язаний елемент. У веб-застосунках Access автоматично використовується логіка, щоб забезпечити відображення правильних даних.

База даних «Аптека».

База даних «Аптека» складається з кількох приміщень: торговельну залу, склад, бухгалтерія, включаючи кабінет директора.Аптека взаємодіє зі постачальниками від імені менеджера, здійснюють постачання ліків, побутової хімії, медичного устаткування й косметичні засоби. Кожен препарат має власний склад, найменування, артикул і показання до застосування. Також в аптеці є свій штат співробітників: фармацевти, бухгалтера,грузчики-водители, менеджери. Клієнт, відвідуючи аптеку, взаємодіє зі фармацевтом, який, своєю чергою, здійснює продаж. Операції з грошима і відбиття чека здійснює як і фармацевт. Купуючи товару, клієнт отримує чек із зазначенням товару та її вартості. За відсутності товару складі покупець може оформитибланк-заказа, де обумовлюються терміни поставки, і вноситься передоплата за обраний товар.

У магазині ведеться документація: касова книга (сума проданого товару, яка віддається бухгалтеру, та був передається до податкової все для звітності), прибуткова накладна, ведеться облік прибутків і витрат аптеки..

Словник понять і термінів

Словник понять і термінів приведено у таблицях 2.1 – 2.11.

Таблиця 2.1 – Співробітники

>Атрибут	Сенс	Приклад
>serial_pas	Серія паспорти співробітника аптеки	3800
>num_pas	Номер паспорти співробітника аптеки	884532
>name	Ім’я співробітника магазину	Ольга
>surname	Прізвище співробітника аптеки	>Кургузова
>patronymic	По батькові співробітника аптеки	Олександрівна
>address	Адреса прописки співробітника аптеки	>Ул.Сонина,д7, кв. 2
>telephone_num	Телефонний номер співробітника аптеки	89516782355
>dolgnost	>Занимаемая посаду	>Фармацевт

Таблиця 2.2 – Продукція аптеки

>Атрибут	Сенс	Приклад
>productid	>Порядковий номер в таблиці продуктів	105
>artikul	>Артикул продукту	2345456
>naimenovanie	Найменування продукту	>Азаран
>sostav	Склад продукту	>цефтриаксон
>Cost_one	Вартість кожне	200
>count	Кількість штук	34
>sroc_godn	Термін придатності	24.06.2011
>description	Свідчення до застосування	>Антибиотик місцевого дії зпротивовоспал. ефектом

Таблиця 2.3 – Замовлення товару

>Атрибут	Сенс	Приклад
>Data_zakaza	Дата замовлення товару	24.02.09
>predoplata	Сума передоплати за товар	800
>Order_execution	Дата виконання замовлення	02.03.09

Таблиця 2.4 – Заробітну плату співробітників

>Атрибут	Сенс	Приклад
>oklad	>Оклад співробітника аптеки	4000
>premia	Премія співробітника аптеки	2000
>avans	Аванс співробітника аптеки	1000
>zarplata	Зарплата співробітника аптеки	5000

Таблиця 2.5 – Клієнти

>Атрибут	Сенс	Приклад
>serial_pas_e	Серія паспорти клієнта	3234
>number_pas_e	Номер паспорти клієнта	676767
>name	Ім’я клієнта	Олександра
>surname	Прізвище клієнта	>Кургузова
>patronymic	По батькові клієнта	>Ивановина
>address	Адреса прописки клієнта	>Ул. Леніна,д97, кв. 8
>telephone_number	Телефонний клієнта	89513302324

Таблиця 2.6 – Постачальники

>Атрибут	Сенс	Приклад
>supplierid	>Порядковий номер постачальника	2
>name	Назва організації постачальника	ТОВБиофарм
>address	Адреса постачальника	>Ул.Кр. Армія,д.8
>telephone	Телефон постачальника	546523

Таблиця 2.7 – Постачання продукції

>Атрибут	Сенс	Приклад
>Data_supply	Дата доставки продукції	10.05.10
>Time_supply	Час доставки продукції	16.20

Таблиця 2.8 – Продаж товару

>Атрибут	Сенс	Приклад
>Data_prodagi	Дата продажу продукції	05.05.10
>Time_prodagi	Час продажу продукції	15.35
>count	Кількість проданої продукції	2

Таблиця 2.9 – Доход аптеки

>Атрибут	Сенс	Приклад
>Month_d	Місяць обліку	липень
>Year_d	Рік обліку	2009
>Dohod_employee	Виручка співробітника протягом місяця	91233

Таблиця 2.10 – Витрати аптеки

>Атрибут	Сенс	Приклад
>Month_r	Місяць обліку	січень
>Year_r	Рік обліку	2009
>arenda	Сума за оренду	15000
>Communal_yslygi	Сума за комунальних послуг	4500
>reklama	Сума за рекламу	3000
>Vnutr_rashodi	Сума за внутрішні витрати	10000

Таблиця 2.11 – Бухгалтерія

>Атрибут	Сенс	Приклад
>month	Місяць обліку	серпень
>year	Рік обліку	2008

Основні завдання для настільних баз даних Access 2013

За допомогою баз даних Access можна зберігати та відстежувати будь-яку інформацію, зокрема запаси, контакти або бізнес-процеси. У цій статті описано способи створення настільних баз даних Access, додавання до них даних, а також настроювання та використання створених баз даних.

 Примітка    Якщо необхідно створити новий тип веб-застосунків Access, розроблених для Інтернету, перегляньте статті про створення веб-застосунку Access і основні завдання для веб-застосунку Access.

Докладні відомості про нові функції див. у статті Нові можливості програми Access 2013.

Вибір шаблону

Шаблони Access містять вбудовані таблиці, запити, форми та звіти, готові до використання. Відразу після запуску програми Access відображається низка доступних шаблонів. Більше шаблонів можна знайти в Інтернеті.

1.                У програмі Access послідовно виберіть елементи Файл > Створити.

2.                Виберіть шаблон настільної бази даних і введіть ім’я бази даних у поле Ім’я файлу. (Якщо підхожого шаблону немає, скористайтеся полем Пошук онлайнових шаблонів ).

3.                Для збереження можна використати розташування за промовчанням, що відображається під полем Ім’я файлу, або клацнути піктограму папки, щоб вибрати нове розташування.

4.                Натисніть кнопку Створити.

Залежно від шаблону, щоб розпочати роботу, потрібно виконати одну з наведених нижче дій.

·                    Якщо у програмі Access відображається діалогове вікно Вхід із пустим списком користувачів, зробіть ось що.

1.                Виберіть елемент Новий користувач.

2.                Заповніть форму Відомості про користувача.

3.                Виберіть елемент Зберегти й закрити.

4.                Виберіть щойно введене ім’я користувача та натисніть кнопку Вхід.

·                    Якщо в рядку повідомлень програми Access відображається повідомлення Попередження системи безпеки, а ви довіряєте джерелу шаблону, натисніть кнопку Увімкнути вміст. Якщо для бази даних необхідний повторний вхід, увійдіть знову.

Докладніше див. у статті Створення настільної бази даних Access на основі шаблону.

Створення бази даних із нуля

Якщо жодний шаблон не відповідає вашим потребам, можна створити нову настільну базу даних.

1.                У програмі Access послідовно виберіть елементи Створити > Пуста настільна база даних.

2.                У поле Ім’я файлу введіть ім’я для бази даних.

3.                Для збереження можна використати розташування за промовчанням, що відображається під полем Ім’я файлу, або клацнути піктограму папки, щоб вибрати нове розташування.

4.                Натисніть кнопку Створити.

Додавання таблиці

У базі даних інформація зберігається в кількох пов’язаних таблицях. Ось як створити таблицю.

1.                Коли ви вперше відкриєте базу даних, у вікні табличного подання даних відобразиться пуста таблиця, до якої можна додавати дані. Щоб додати іншу таблицю, перейдіть на вкладку Створення й натисніть кнопку Таблиця. Дані можна просто ввести в пусте поле (клітинку) або вставити з іншого джерела, наприклад книги Excel.

2.                Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть заголовок стовпця та введіть нове ім’я.

 Порада    Вибирайте змістовні імена, щоб знати, що містить кожне поле, не переглядаючи його вміст.

3.                На вкладці Файл виберіть пункт Зберегти.

·                    Щоб додати більше полів, введіть дані у стовпець Клацніть, щоб додати.

·                    Щоб перемістити стовпець, виділіть його, клацнувши заголовок стовпця, а потім перетягніть його в потрібне місце. Також можна вибрати кілька суміжних стовпців і перетягнути їх разом до нового розташування.

Докладніше див. у статті Загальні відомості про таблиці.

Копіювання та вставлення даних

До таблиці Access можна копіювати та вставляти дані з інших програм, таких як Excel або Word. Найзручніше це робити, якщо дані розділено на стовпці. Якщо дані містяться у програмі для обробки тексту, наприклад у програмі Word, використовуйте позначки для розділення стовпців або перетворіть дані на таблицю, перш ніж копіювати їх.

1.                Якщо дані потрібно відредагувати, наприклад відділити імена та прізвища, зробіть це у програмі джерела.

2.                Відкрийте джерело даних і скопіюйте дані (Ctrl+C).

3.                Відкрийте таблицю Access, до якої потрібно додати дані, у вікні табличного подання даних і вставте дані (Ctrl+V).

4.                Двічі клацніть заголовок кожного стовпця та введіть змістовні імена.

5.                Послідовно виберіть елементи Файл > Зберегти та надайте новій таблиці ім’я.

 Примітка    У програмі Access тип даних для кожного поля встановлюється на основі даних, доданих до першого рядка кожного стовпця, тому переконайтеся, що дані в подальших рядках відповідають даним у першому рядку.

Імпортування або зв’язування з даними

Ви можете імпортувати дані з інших джерел або зв’язатися з даними із програми Access, не переміщуючи інформацію з місця її зберігання. Зв’язування зручно використовувати, коли кілька користувачів одночасно оновлюють дані й необхідно завжди бачити останню версію, або потрібно заощадити простір зберігання. Для більшості форматів можна вибрати потрібний спосіб додавання даних: імпортування чи зв’язування.

Процес імпортування може дещо відрізнятися залежно від джерела, але наведені нижче інструкції допоможуть розпочати роботу.

1.                На вкладці Зовнішні дані виберіть формат даних для імпорту або зв’язування. Якщо потрібний формат не відображається, натисніть кнопку Додатково.

 Примітка    Якщо потрібного формату все одно немає, може знадобитися спочатку експортувати дані у формат файлу, який підтримується у програмі Access (наприклад, текстовий файл із роздільниками).

2.                Дотримуйтесь інструкцій у діалоговому вікні Отримати зовнішні дані.

Під час зв’язування деякі формати даних доступні лише для читання. Нижче перелічено зовнішні джерела, з яких підтримується зв’язування або імпортування даних.

	Імпортування	Зв’язування
Microsoft Excel	Так	Так (лише для читання)
Microsoft Access	Так	Так
Бази даних ODBC, як-от SQL Server	Так	Так
Текстові файли або файли даних із роздільниками-комами (CSV)	Так	Так (лише додавання нових записів)
Список SharePoint	Так	Так
XML	Так
Служби даних		Так (лише для читання)
Документ HTML	Так	Так
Папка Outlook	Так	Так

Докладні відомості див. у статтях Імпортування даних до бази даних Access і Імпортування даних із бази даних Access.

Упорядкування даних за допомогою засобу аналізу таблиць

Щоб швидко визначити надлишкові дані, можна скористатися майстром аналізу таблиць. За допомогою майстра можна легко впорядкувати дані в окремі таблиці. Вихідна таблиця зберігається як резервна копія.

1.                Відкрийте базу даних Access із таблицею, яку потрібно проаналізувати.

2.                На вкладці Знаряддя бази даних натисніть кнопку Аналіз таблиці.

На двох перших сторінках майстра міститься стислий посібник із прикладами. Якщо відображається прапорець Відображати сторінки вступу, установіть цей прапорець і натисніть кнопку Назад двічі, щоб переглянути вступ. Якщо ви більше не хочете бачити сторінки вступу, зніміть прапорець Відображати сторінки вступу .

Подальші дії

Решта процесу конструювання залежить від того, що вам потрібно зробити. Найімовірніше, вам потрібно буде створити запити, форми, звіти та макроси. Нижче перелічено статті з корисною інформацією.

·                    Загальні відомості про таблиці

·                    Загальні відомості про запити

·                    Створення форми Access

·                    Загальні відомості про звіти у програмі Access

·                    Захист даних за допомогою процесів резервного копіювання та відновлення

Типи даних у локальних базах даних Access

Створюючи таблиці у програмі Access, для кожного стовпця з даними вам потрібно вказувати тип даних. Часто вибирають тип «Короткий текст», тому що він дає змогу вводити практично будь-які символи (букви, знаки й числа). Проте типи даних потрібно вибирати ретельно, тому що від цього залежить доступність певних можливостей (наприклад, функції і перевірка даних) і точність збережених даних. У таблиці нижче наведено огляд типів даних, які доступні в локальних базах даних Access (файли ACCDB). Інформацію про типи даних у застосунках Access див. у статті Типи даних для застосунків Access.

Вибір розташування для веб-застосунку Access

Вибравши на початковому екрані Access 2013 шаблон настроюваного веб-застосунку, вам потрібно вибрати розташування цього застосунку в Інтернеті. Це – сайт, на який переходитимуть користувачі, працюючи із програмою.

 Увага!    Щоб створити веб-програму Access, потрібен сайт SharePoint, на якому можна розмістити її. Такий сайт доступний у рамках передплати на службу Office 365, або якщо службу SharePoint 2013 розгорнуто локально. Що таке SharePoint?

Якщо ви ввійшли в систему з обліковим записом Office 365, для якого передплачено план зі службами Access Services, або з локальним обліковим записом сайту SharePoint 2013, на якому запущено служби Access Services, у списку Доступні розташування відображатиметься принаймні одне розташування.

Вибір сайту Office 365

Якщо ви ввійшли в систему з обліковим записом Office 365, у списку Доступні розташування та в полі Розташування в Інтернеті відображатимуться розташування, у яких можна створити застосунок. Якщо ви виберете розташування, у назві якого є слово SkyDrive, застосунок буде створено на сторінці каналу новин, але інші користувачі сайту Office 365 не зможуть користуватися цією програмою. Якщо застосунок створити на сайті групи, програма буде доступна всім користувачам цього сайту.

Вибравши розташування та заповнивши поле Назва застосунку, натисніть кнопку Створити.

Вибір локального сервера SharePoint 2013

Якщо ви маєте доступ до корпоративного сайту SharePoint 2013, на якому запущено служби Access Services, у списку Доступні розташування та в полі Розташування в Інтернеті відображатиметься коренева папка сайту (якщо адміністратор сайту визначив інше розташування для застосунків, відображатиметься інше розташування).

Вибравши розташування та заповнивши поле Назва застосунку, натисніть кнопку Створити.

 Примітка    Якщо відобразиться повідомлення “У клієнті сталася помилка під час спроби зв’язатись із сервером http://”, можливо, поле Розташування в Інтернеті залишилося пустим, або програмі Access не вдалося розпізнати потрібне розташування в Інтернеті. Крім того, щоб створити веб-програму Access, потрібен повний набір дозволів для розташування в Інтернеті. Якщо під час створення програми виникнуть проблеми, зверніться до адміністратора сайту.

Використання зовнішніх даних за допомогою застосунку Access

Microsoft Access 2013 – це розташування для всіх типів даних, зокрема й для зовнішніх. Файл моделі підключення до бізнес-даних із зовнішнім типом вмісту та посиланням на зовнішні дані в базі даних Access можна імпортувати на клієнтський комп’ютер. Дані доступні лише для читання, але їх можна періодично оновлювати.

 Примітка    У цьому випадку (на відміну від інших продуктів Office) під час доступу до зовнішніх даних для синхронізації із зовнішнім списком не використовується кеш клієнтського середовища виконання служб підключення до бізнес-даних.

 Увага!    На клієнтському комп’ютері необхідно інсталювати компонент Microsoft .NET Framework 4 або новішої версії. Його можна завантажити за посиланням Microsoft .NET Framework 4.

Докладні відомості див. у статті Пошук вмісту про зовнішні дані.

У цій статті

·                    Приготування

·                    Експортування файлу моделі підключення до бізнес-даних із продуктів SharePoint

·                    Імпортування файлу моделі підключення до бізнес-даних у програму Access 2013 Preview

·                    Створення зв’язаної таблиці на основі імпортованого файлу моделі підключення до бізнес-даних

Приготування

Щоб забезпечити захищений доступ до зовнішніх даних, перед роботою з ними необхідно виконати певні попередні завдання. Наведені нижче відомості допоможуть вам запланувати подальші дії. Якщо ж у вас виникнуть проблеми під час роботи із зовнішніми даними, ці відомості допоможуть вам виявити причину. Щоб отримати доступ до зовнішніх даних, вам або адміністратору слід виконати описані нижче дії.

Приготування зовнішнього джерела даних    Можливо, адміністратору доведеться створити обліковий запис, надати дозволи на доступ до джерела даних відповідним особам і захистити дані від сторонніх. Також у зовнішній базі даних адміністратор може за бажанням створити певні таблиці, подання, запити тощо, щоб залишити тільки потрібні результати й підвищити продуктивність роботи.

Настроювання служб і облікових записів SharePoint    Адміністратор повинен активувати служби підключення до бізнес-даних і службу захищеного сховища.

Настроювання служб захищеного сховища    Адміністратор повинен визначити найкращий режим доступу до зовнішнього джерела даних, створити цільовий застосунок і настроїти для нього облікові дані.

Настроювання служб підключення до бізнес-даних    Адміністратор повинен переконатися, що користувач, який створює зовнішній тип вмісту, має дозвіл на доступ до сховища метаданих служб підключення до бізнес-даних, а відповідні користувачі мають доступ до зовнішнього типу вмісту в основі зовнішнього списку.

Створення зовнішнього типу вмісту    Користувач має визначити зовнішній тип вмісту, який містить відомості про підключення, доступ, способи роботи, стовпці, фільтри та інші метадані, потрібні для отримання даних із їх зовнішнього джерела.

Експортування файлу моделі підключення до бізнес-даних із продуктів SharePoint

Файл моделі підключення до бізнес-даних – це файл XML, який містить усі відомості, визначені для зовнішнього типу вмісту. Використовуючи файл моделі підключення до бізнес-даних із програмою Access 2013 потрібно пам’ятати ось про що.

·                    Підтримуються лише структури однорівневних даних, структури ієрархічних даних не підтримуються.

·                    Підтримуються такі типи даних .Net: System.Boolean, System.Char, System.String, System.Int32, System.Int16, System.Double, System.DateTime, System.GUID. Інші типи даних .Net перетворюються на текст.

Щоб створити файл моделі ПБД, виконайте одну з описаних нижче процедур.

Microsoft SharePoint Designer 2013

1.                У програмі Microsoft SharePoint Designer 2013 відкрийте сайт SharePoint, на якому міститься зовнішній тип вмісту.

2.                В області ліворуч у розділі Об’єкти сайту виберіть пункт Зовнішні типи вмісту.

3.                Виберіть зовнішній тип вмісту, який потрібно використовувати.

4.                Клацніть виділений елемент правою кнопкою миші та виберіть команду Експортувати модель ПБД.

5.                У діалоговому вікні Експортувати модель ПБД введіть у відповідне поле ім’я моделі та натисніть кнопку OK.

6.                У діалоговому вікні Зберегти файл як виберіть потрібне розташування та натисніть кнопку Зберегти.

У сховищі метаданих служби підключення до бізнес-даних

 Примітка    Це завдання може виконати лише адміністратор ферми або застосунку-служби підключення до бізнеc-даних, який має дозвіл на редагування моделі та всіх зовнішніх систем, які в ній містяться.

1.                На веб-сайті Центру адміністрування в розділі Керування застосунками виберіть пункт Керування застосунками-службами.

2.                Клацніть стовпець Ім’я того рядка, який відповідає застосунку-службі підключення до бізнеc-даних.

3.                На стрічці у групі Подання виберіть елемент Моделі ПБД.

4.                На сторінці «Моделі ПБД» виберіть потрібну модель.

5.                На стрічці у групі Моделі ПБД натисніть кнопку Експортувати.

6.                На сторінці «Експортування» у полі Тип файлу виберіть пункт Модель. Потім у розділі Додаткові параметри виберіть принаймні один тип ресурсів для експортування:

·                    щоб експортувати локалізовані імена для зовнішніх типів вмісту певною мовою, виберіть параметр «Локалізовані імена»;

·                    щоб експортувати властивості зовнішніх типів вмісту, виберіть параметр «Властивості»;

·                    щоб експортувати дозволи для зовнішніх типів вмісту, виберіть параметр «Дозволи»;

·                    щоб експортувати проксі-сервер конкретного впровадження, потрібний для підключення до зовнішньої системи, виберіть параметр «Проксі-сервери».

7.                Якщо ви зберегли набір ресурсів, який потім можна експортувати для використання в певному середовищі, у полі Використовувати настроювані параметри середовища введіть унікальне ім’я, пов’язане з настройками певного середовища, які ви експортуєте.

8.                Натисніть кнопку Експортувати.

Відобразиться розташування у вашій мережі, де міститься файл.

Імпорт файлу моделі підключення до бізнес-даних у програму Access 2013

1.                У програмі Access 2013 послідовно виберіть елементи Зовнішні дані > Веб-служба.

2.                Унизу діалогового вікна Створення зв’язку з даними веб-служби натисніть кнопку Установити нове підключення.

3.                У діалоговому вікні Виберіть файл визначення зв’язків знайдіть і виберіть файл моделі ПБД.

Створення зв’язаної таблиці на основі імпортованого файлу моделі підключення до бізнес-даних

1.                У програмі Access 2013 послідовно виберіть елементи Зовнішні дані > Веб-служба.

У діалоговому вікні Створення зв’язку зі службами даних відображаються таблиці даних, отримані від веб-служби. Наприклад, у результаті підключення до веб-служби AdventureWorks може відобразитися вміст на зразок наведеного нижче.

2.                Якщо можливо, у полі Укажіть додаткові значення параметрів введіть для кожного параметра значення для фільтрування або обмеження зовнішніх даних.

3.                Виберіть потрібну таблицю.

4.                Натисніть кнопку Створити зв’язану таблицю.

Методи спільного доступу до локальної бази даних Access

Є кілька способів, якими можна надавати спільний доступ до бази даних Access залежно від потреб і доступності ресурсів. У цій статті розглядатимуться доступні варіанти та їх переваги, а також буде надано ресурси для докладнішої інформації про оптимальні для вас методи.

Для внесення змін у структуру бази даних потрібно інсталювати на комп’ютері програму Access.

У цій статті

·                    Надання спільного доступу до даних за допомогою мережевих папок

·                    Спільний доступ до розділеної бази даних

o        Переваги розділення бази даних

·                    Спільний доступ до бази даних на сайті SharePoint

o        Збереження бази даних у бібліотеці документів

·                    Спільний доступ до бази даних завдяки зв’язуванню зі списками SharePoint

o        Використання майстра експорту таблиць до сайту SharePoint

·                    Спільний доступ до бази даних за допомогою сервера

o        Переваги спільного використання бази даних за допомогою сервера бази даних

o        Основні кроки для використання програми Access із сервером бази даних

·                    Зауваження щодо вибору методу

Надання спільного доступу до даних за допомогою мережевих папок

Це найпростіший варіант із найменшими вимогами, проте він забезпечує найменшу функціональність. У цьому методі файл бази даних зберігається на спільному мережному диску, і всі користувачі одночасно мають до нього спільний доступ. Якщо кілька користувачів змінюватимуть дані водночас, це накладає певні обмеження, зокрема на надійність і доступність. Це також може призвести до погіршення продуктивності, оскільки всі об’єкти бази даних надсилаються через мережу.

Цей варіант може виявитися зручним, якщо передбачається, що базу даних одночасно використовуватимуть лише кілька користувачів, і їм не потрібно настроювати її структур.

 Примітка    Цей метод менш безпечний, ніж інші методи спільного доступу до бази даних: ризик несанкціонованого доступу підвищений, оскільки кожен користувач має доступ до повної копії файлу бази даних.

Надання спільного доступу до бази даних за допомогою мережної папки

1.                Якщо спільної мережної папки немає, створіть її.

Поради щодо цього кроку викладено в Довідці операційної системи комп’ютера, з якого ви плануєте надати спільний доступ до бази даних. Якщо спільну папку розміщено на мережному сервері, можливо, вам знадобиться допомога адміністратора мережі.

2.                Переконайтеся, що за настройками на всіх комп’ютерах користувачів програма Access відкривається в режимі спільного доступу. Ця настройка використовується за промовчанням, і для певності варто її перевірити. Якщо користувач відкриє базу даних у режимі монопольного доступу, він перешкодить доступності даних. Виконайте на кожному комп’ютері таку процедуру:

a.                 Запустіть програму Access і на вкладці Файл виберіть пункт Параметри.

b.                 У вікні Параметри Access виберіть пункт Параметри клієнта.

c.                  У розділі Додатково під надписом Режим відкриття за промовчанням виберіть пункт Спільний, натисніть кнопку OK і вийдіть із програми Access.

3.                Скопіюйте файл бази даних до спільної папки. Після цього переконайтеся, що в атрибутах файлу встановлено дозвіл на читання й записування файлу бази даних. Для використання бази даних користувачам необхідний доступ на читання й записування.

4.                На комп’ютері кожного користувача створіть ярлик файлу бази даних. У властивості ярлика Цільова шлях до файлу бази даних слід вказати не з зіставленою буквою диска, а як адресу UNC. Наприклад, замість F:\зразок.accdb введіть \\ім’я_комп’ютера\спільна.accdb.

 Примітка    Цей крок користувачі можуть виконати й самостійно.

Спільний доступ до розділеної бази даних

Цей варіант доцільно вибирати, якщо у вас немає веб-сайту SharePoint або сервера баз даних. Спільний доступ до розділеної бази даних можна надавати через мережу або сайт SharePoint. Розділити базу даних означає перегрупувати її у два файли – файл серверної бази даних (який містить таблиці даних) і файл клієнтської бази даних (який містить усі інші об’єкти бази даних, наприклад запити, форми та звіти). Кожен користувач взаємодіє з даними, використовуючи локальну копію клієнтської бази даних.

Переваги розділення бази даних

·                    Покращена продуктивність.    Спільний доступ через мережу надається лише до даних, а не до таблиць, запитів, форм, звітів, макросів і модулів.

·                    Краща доступність.    Транзакції бази даних (наприклад, редагування записів) виконуються швидше.

·                    Посилена безпека.    Для доступу до серверної бази даних користувачі використовують зв’язані таблиці. Зловмисникам складніше отримати несанкціонований доступ до даних за допомогою клієнтської бази даних.

·                    Покращена надійність.    Якщо в користувача виникне проблема й база даних несподівано закриється, пошкодження зазвичай зачепить лише файл копії зовнішньої бази даних, яку відкрив користувач.

·                    Гнучке середовище розробки.    Користувачі можуть незалежно розробляти запити, форми, звіти та інші об’єкти бази даних, не впливаючи на роботу інших користувачів. Можна також розробити та розповсюдити нову версію клієнтської бази даних, не перешкоджаючи доступу до даних, що зберігаються в серверній базі даних.

Якщо це зручний для вас варіант, виконайте вказівки щодо розділення бази даних.

Спільний доступ до бази даних на сайті SharePoint

Маючи сервер із програмою SharePoint, особливо, якщо на ньому є служби Access Services, для спільного доступу можна скористатися кількома зручними варіантами. Наявність кількох точок інтеграції із сайтом SharePoint спрощує доступ до бази даних. Ось як виглядає процедура надання спільного доступу до SharePoint. Під час публікування веб-бази даних служби Access Services створюють сайт SharePoint, на якому розміщується база даних. Усі дані та об’єкти бази даних переміщуються до розміщених на цьому сайті списків SharePoint.

Публікування бази даних означає її переміщення в Інтернет. Можна створювати веб-форми та звіти, які працюватимуть у вікні браузера, а також створювати стандартні об’єкти Access (інколи їх називають ”клієнтськими” об’єктами, щоб відрізнити від веб-об’єктів). Щоб скористатися об’єктами клієнта Access, на комп’ютері має бути інстальовано програму Access, але до всіх об’єктів бази даних на сайті SharePoint буде надано спільний доступ.

 Примітка    Якщо на комп’ютері інстальовано програму Access, можна скористатися з клієнтськими об’єктами з веб-бази даних. В іншому разі можна буде використовувати лише об’єкти веб-бази даних.

Служби Access Services забезпечують платформу для створення баз даних, які можна використовувати в Інтернеті. Розробка та обслуговування веб-бази даних здійснюється за допомогою програм Access 2010 і SharePoint, а користувачі користуються нею у браузері.

 Примітка    На веб-сайті SharePoint, на якому ви плануєте опублікувати базу даних, потрібно отримати дозволи конструктора. Докладні відомості про дозволи SharePoint дивіться в розділі Див. також.

Запуск форм і звітів у браузері Форми, звіти та макроси інтерфейсу користувача запускаються всередині браузера.

Дані зберігаються у списках SharePoint. Таблиці стають списками SharePoint, а записи стають елементами списків, завдяки чому для керування доступом до веб-бази даних можна використовувати дозволи SharePoint.

Запити та макроси даних виконуються на сервері. Уся обробка SQL відбувається на сервері. Це сприятливо впливає на ефективність роботи мережі, тому що трафік складається лише з наборів результатів.

Збереження бази даних у бібліотеці документів 

Базу даних можна зберегти в будь-якій бібліотеці документів SharePoint. Цей метод аналогічний збереженню базу даних у мережній папці і забезпечує зручні можливості для керування доступом до бази даних. Якщо зв’язати бази даних зі списками SharePoint, спільний доступ надається до даних, але не до об’єктів баз даних. Кожен користувач користується власною копією бази даних.

Наприклад, якщо на веб-сайті SharePoint є списки, у яких відстежуються питання обслуговування клієнтів і зберігаються відомості про працівників, у програмі Access можна створити базу даних, яка слугуватиме інтерфейсом для цих списків. Для аналізу таких питань можна створити запити Access, а для форматування та публікування письмових звітів до командної наради – звіти Access. Якщо на комп’ютерах користувачів є застосунок Access, можна зробити запити та звіти Access доступними з меню Подання відповідного списку SharePoint. Під час перегляду списку на веб-сайті SharePoint користувачі зможуть шукати й відкривати запити, звіти та інші об’єкти Access, клацнувши меню Подання. Якщо на комп’ютерах користувачів немає застосунку Access, вони все ж зможуть використовувати дані у списках за допомогою подань SharePoint.

1.                Відкрийте базу даних, до якої потрібно надати спільний доступ.

2.                Відкрийте вкладку Файл і виберіть пункт Зберегти як.

3.                У вікні Зберегти базу даних як у розділі Додатково виберіть пункт SharePoint і натисніть кнопку Зберегти як.

4.                У діалоговому вікні Зберегти в SharePoint укажіть потрібну бібліотеку документів.

5.                Перевірте ім’я файлу бази даних і тип файлу бази даних, внесіть потрібні зміни та натисніть кнопку Зберегти.

Докладні відомості див. у статтях Публікування у службах Access Services та Імпорт даних зі списку SharePoint і зв’язування даних із цим списком.

На початок сторінки

Спільний доступ до бази даних завдяки зв’язуванню зі списками SharePoint

Цей метод має так ж переваги, як і використання розділення бази даних, і користувачі змінювати власну копію бази даних, оскільки спільний доступ до даних надається через веб-сайт SharePoint. Незважаючи на те, що це не настільки практично, як публікування бази даних на веб-сайті SharePoint, такий метод має свої переваги: дані розташовано централізовано. Оскільки дані розташовані у списках SharePoint можна надавати до них окремий доступ через мережу за допомогою функцій SharePoint.

Цей метод складається із трьох основних кроків:

1.                Переміщення даних до списків SharePoint.

2.                Створення посилань на ці списки.

3.                Розповсюдження файлу бази даних.

Для перших двох кроків можна скористатися майстром переміщення до сайту SharePoint, а для останнього кроку – будь-якими наявними засобами.

Використання майстра експорту таблиць до сайту SharePoint

1.                На вкладці Знаряддя бази даних, у групі Переміщення даних виберіть пункт SharePoint.

 Примітка    Цей параметр доступний, лише якщо вашу базу даних збережено у форматі файлу ACCDB.

2.                Виконайте вказівки майстра експорту таблиць до сайту SharePoint (зокрема, укажіть розташування свого веб-сайту SharePoint). Щоб скасувати процес, натисніть кнопку Скасувати.

3.                Щоб отримати додаткові відомості про міграцію, на останній сторінці майстра встановіть прапорець Докладно.

На цій сторінці майстра буде описано, які таблиці зв’язано зі списками, буде надано відомості про розташування резервної копії та URL-адресу бази даних. Якщо з перенесенням виникли проблеми, на цій сторінці наводиться попередження та розташування таблиці журналу, у якій можна переглянути додаткові відомості про проблеми.

4.                Після завершення роботи майстра натисніть кнопку Готово.

Якщо майстер відображає попередження, перегляньте таблицю журналу та виконати необхідні дії. Наприклад, можна не переміщувати певні поля або перетворити їх на інший тип даних, сумісний зі списком SharePoint.

 Примітка   Щоб переглянути списки на веб-сайті SharePoint, клацніть на панелі швидкого запуску елемент Списки або виберіть команду Переглянути весь вміст веб-сайту. Можливо, доведеться оновити сторінку у своєму браузері. На веб-сайті SharePoint можна змінювати настройки списку; це дає змогу відображати списки на панелі швидкого запуску веб-сайту SharePoint і змінювати інші настройки, наприклад вмикати відстеження версій. Для отримання додаткових відомостей див. Довідку на веб-сайті SharePoint.

Спільний доступ до бази даних за допомогою сервера

Для спільного використання бази даних застосунок Access можна застосовувати разом із сервером баз даних (наприклад, програмою SQL Server). Цей метод має багато переваг, але й вимагає додаткового програмного забезпечення – сервер бази даних.

Цей метод подібний до розділення бази даних, оскільки таблиці також зберігаються в мережі й кожен користувач має локальну копію файлу бази даних Access, яка містить посилання на таблиці, запити, форми, звіти та інші об’єкти бази даних. Цим варіантом слід скористатись, якщо є доступний сервер баз даних і в усіх користувачів інстальовано застосунок Access. Переваги цього методу залежать від програмного забезпечення сервера баз даних, яке для цього використовується, але зазвичай цей варіант передбачає можливість створення облікових записів користувачів, вибірковий доступ до даних, бездоганну доступність даних і ефективні інтегровані засоби керування даними. До того ж, програмне забезпечення серверів баз даних здебільшого добре працює з попередніми версіями програми Access, тож необов’язково, щоб усі користувачі мали ту саму версію програми. Спільний доступ надається лише до таблиць.

Переваги спільного використання бази даних за допомогою сервера бази даних

·                    Висока продуктивність і розширюваність.    У багатьох ситуаціях сервер баз даних забезпечує кращу продуктивність, ніж сам файл бази даних Access. Крім того, багато серверів баз даних підтримують бази даних дуже великого, терабайтового обсягу – приблизно у 500 разів більшого від поточного максимального розміру для файлу бази даних Access (два гігабайти). Загалом сервери баз даних працюють дуже ефективно: вони обробляють запити паралельно (для обробки запитів користувача використовують кілька власних команд у межах одного процесу) і потребують мінімальну додаткову пам’ять, коли додано більше користувачів.

·                    Підвищена доступність.    Більшість серверів баз даних дають змогу здійснювати резервне копіювання бази даних під час її використання. Відповідно, для резервного копіювання бази даних не потрібно змушувати користувачів вийти з бази даних. Крім того, сервери баз даних зазвичай дуже ефективно виконують одночасне редагування та блокування записів.

·                    Поліпшена безпека.    Жодна база даних не може бути цілком безпечна. Та все ж сервери бази даних забезпечують надійний захист даних від несанкціонованого використання. У більшості серверів баз даних діє система безпеки на основі облікових записів – завдяки цьому можна вказувати, кому які таблиці дозволено переглядати. Навіть якщо відбулося неналежне отримання зовнішнього застосунку Access, система безпеки на основі облікових записів не допустить несанкціоноване використання даних.

·                    Автоматичне відновлення.    Деякі сервери баз даних обладнано механізмами автоматичного відновлення. Тож якщо станеться системна помилка (наприклад, аварійне завершення роботи операційної системи або перебій у живленні), базу даних буде за лічені хвилини відновлено до останнього стану узгодженості навіть без втручання адміністратора бази даних.

·                    Обробка на сервері.    Використання застосунку Access у конфігурації клієнт/сервер допомагає зменшувати мережний трафік: перед надсиланням результатів клієнтові запити до бази даних обробляються на сервері. Обробка на сервері зазвичай ефективніша, особливо під час роботи з великими сукупностями даних.

Основні кроки для використання програми Access із сервером бази даних

1.                Щоб використовувати програму Access із різними серверами баз даних, можуть знадобитися різні дії, проте основні кроки однакові.

2.                Перемістіть дані з таблиць у базі даних Access до таблиць на сервері баз даних.

3.                Зв’яжіть таблиці файлу бази даних Access із таблицями на сервері бази даних.

4.                Створіть відповідні облікові записи користувачів на сервері бази даних.

5.                Розповсюдьте файл бази даних Access.

6.                Інсталюйте на комп’ютери користувачів необхідні драйвери баз даних.

7.                Докладні відомості про використання програми Access із сервером SQL Server див. у статті Переміщення даних Access до бази даних SQL Server за допомогою майстра перетворення на формат SQL Server.

 

 

Відображення або приховання області переходів у програмі Access

Область переходів розташована в боковій частині екрану та забезпечує швидкий доступ до об’єктів Microsoft Access. Область переходів можна в будь-який час відобразити або приховати. Якщо потрібно збільшити робочу область, закрийте або приховайте область переходів.

Під час першого відкриття пустої бази даних Access область переходів не відображається.

·                     Для відображення області переходів у відкритій програмі, на вкладці Головна у групі Відображати виберіть Область переходів.

·                     Щоб приховати область переходів, натисніть в області переходів кнопку , або натисніть клавішу F11.

Під час створення нової пустої бази даних або в разі використання бази даних Access 2010 у програмі Access 2013, за допомогою параметрів у відкритій базі даних можна вимкнути відображення області переходів під час відкриття певної бази даних.

1.                У відкритій базі даних виберіть вкладку Файл і натисніть кнопку Параметри.

2.                Виберіть категорію Поточна база даних і в області Переходи зніміть прапорець Відображати область переходів.

3.                Натисніть кнопку OK. Закрийте та повторно відкрийте базу даних, щоб побачити результат змінення параметрів.

 Примітка    Не радимо приховувати область переходів, крім випадків, коли в базі даних використовуються такі екрани, як кнопкова форма (форма із кнопками або посиланнями, які дають змогу переходити до різних частин бази даних) або інший метод для відкриття об’єктів у базі даних.

 

Керівні принципи іменування полів, елементів керування та об’єктів

 Примітка    Ця стаття не стосується програм Access – баз даних, які можна створити за допомогою програми Access і опублікувати в Інтернеті. Щоб дізнатися більше, перегляньте статтю Створення прогарами Access.

Імена полів, елементів керування та об’єктів у Microsoft Access мають відповідати зазначеним нижче вимогам.

·                     Можуть містити до 64 символів.

·                     Можуть містити будь-яке поєднання букв, чисел, пробілів і спеціальних символів, за винятком крапки (.), знаку оклику (!), тупого наголосу (`), та квадратних дужок ([ ]).

·                     Не можуть починатися з пробілів.

·                     Не можуть включати керівні символи (значення ASCII від 0 до 31).

·                     Не можуть включати подвійні лапки (“) в іменах таблиць, подань або збережених процедур у проекті Microsoft Access.

Хоча в іменах полів, елементів керування та об’єктів можна використовувати пробіли, у більшості прикладів у документації Microsoft Access наводяться імена полів і елементів керування без пробілів, оскільки за певних обставин використання пробілів в іменах може призвести до конфлікту імен у Microsoft Visual Basic for Applications.

Під час вибору імені для поля, елемента керування або об’єкта радимо переконатися, що вибране ім’я не збігається з іменем властивості або іншого елемента, що використовується у програмі Microsoft Access. В іншому разі за певних обставин поведінка бази даних може виявитися неочікуваною. Наприклад, якщо використовується посилання на поле «Ім’я» в таблиці «Відомості_про_ім’я» із синтаксисом Відомості_про_ім’я.Ім’я, у програмі Microsoft Access відобразиться значення властивості таблиці Ім’я, а не значення поля «Ім’я».

Ще один спосіб уникнути неочікуваних результатів полягає у використанні оператора ! замість оператора . (крапки) для посилання на значення поля. Наприклад, наведений нижче ідентифікатор чітко вказує на значення поля «Ім’я», а не на властивість Ім’я:

 

Забезпечення цілісності даних

Мета використання цілісності даних полягає в запобіганні створенню відірваних записів і в забезпеченні їх синхронізації, щоб жоден із записів не посилався на записи, яких не існує. Щоб забезпечити цілісність даних, її потрібно ввімкнути для зв’язку таблиці. Після їх застосування у програмі Access відхилятимуться будь-які операції, які можуть призвести до порушення цілісності даних для цього зв’язку таблиці. У програмі Access відхилятимуться як оновлення, так і видалення, які впливають на призначення посилань. Відомості про те, як забезпечити узгоджене змінення всіх пов’язаних рядків у програмі Access під час оновлення й видалення посилань, див. у розділі Настроювання каскадних параметрів.

Увімкнення або вимкнення цілісності даних

1.                У вікні “Зв’язки” клацніть лінію того зв’язку, який потрібно змінити. Виділена лінія зв’язку стане товстішою.

2.                Двічі клацніть лінію зв’язку

Відобразиться діалогове вікно Редагування зв’язків.

3.                Установіть прапорець Забезпечення цілісності даних.

4.                Внесіть додаткові зміни у зв’язок і натисніть кнопку OK.

Після забезпечення цілісності даних застосовуються такі правила:

·                     У полі зовнішнього ключа зв’язаної таблиці не можна вводити значення, відсутнє в полі первинного ключа головної таблиці. Така дія призвела б до створення відірваних записів.

·                     З головної таблиці не можна видаляти записи, якщо цим записам відповідають записи в пов’язаній таблиці. Наприклад, не можна видалити запис про працівника з таблиці ”Працівники”, якщо в таблиці ”Замовлення” працівнику призначено замовлення. За бажання можна видалити первинний запис і всі пов’язані з ним записи однією дією, встановивши прапорець Каскадне видалення пов’язаних полів.

·                     Не можна змінювати значення первинного ключа в головній таблиці, якщо це призведе до створення відірваних записів. Наприклад, не можна змінювати номер замовлення в таблиці ”Замовлення”, якщо замовленню призначено позицію в таблиці ”Відомості про замовлення”. Проте можна оновити первинний запис і всі пов’язані з ним записи однією дією, встановивши прапорець Каскадне оновлення пов’язаних полів.

 Примітки 

У разі виникнення труднощів із забезпеченням цілісності даних зверніть увагу, що для цього мають виконуватися такі умови:

·                     Спільне поле в головній таблиці має бути первинним ключем, або в нього має бути унікальний індекc.

·                     Спільні поля мають містити дані одного типу. Єдиний виняток полягає в тому, що поле “Лічильник” може пов’язуватися з полем “Число”, якщо його властивість Розмір поля має значення Довге ціле число.

·                     Обидві таблиці мають міститися в одній базі даних Access. Цілісність даних не можна забезпечити для зв’язаних таблиць із різних баз даних. Проте якщо вихідні таблиці мають формат Access, можна відкрити базу даних, у якій їх збережено, а потім увімкнути цілісність даних у цій базі даних.

Настроювання каскадних параметрів

Іноді трапляються ситуації, коли є всі підстави для змінення значення на стороні зв’язку ”один”. У таких випадках потрібно, щоб у програмі Access автоматично оновлювалися всі задіяні рядки в рамках однієї операції. Таким чином, буде виконано повне оновлення, а база даних не залишиться в неузгодженому стані, коли деякі рядки оновлено, а деякі – ні. Програма Accessдопоможе уникнути таких проблем за рахунок підтримки параметра Каскадне оновлення пов’язаних полів. Якщо забезпечити цілісність даних і вибрати параметр Каскадне оновлення пов’язаних полів, а потім оновити первинний ключ, у програмі Access буде автоматично оновлено всі поля, які посилаються на первинний ключ.

Можливо, також потрібно буде видалити рядок і всі пов’язані з ним записи – наприклад, запис про службу доставки та всі пов’язані з нею замовлення. Для цього у програмі Access є параметр Каскадне видалення пов’язаних полів. Якщо забезпечити цілісність даних і вибрати параметр Каскадне видалення пов’язаних полів, то під час видалення запису, який містить первинний ключ, у програмі Access буде автоматично видалено всі записи, що посилаються на первинний ключ.

Увімкнення або вимкнення каскадного оновлення та/або каскадного видалення

1.                У вікні “Зв’язки” клацніть лінію того зв’язку, який потрібно змінити. Виділена лінія зв’язку стане товстішою.

2.                Двічі клацніть лінію зв’язку

Відобразиться діалогове вікно Редагування зв’язків.

3.                Установіть прапорець Забезпечити цілісність посилань.

4.                Установіть один або обидва прапорці Каскадне оновлення пов’язаних полів і Каскадне видалення пов’язаних полів.

5.                Внесіть додаткові зміни у зв’язок і натисніть кнопку OK.

 Примітка   Якщо первинний ключ – це поле типу “Лічильник”, установлення прапорця Каскадне оновлення пов’язаних полів не матиме наслідків, оскільки значення в полі “Лічильник” змінювати не можна.

Вставлення елемента керування ”розрив сторінки” у звіті Access

Звіти Microsoft Access 2013 є чудовим способом для перегляду і друку узагальнених даних із бази даних, тому що ви можете відобразити інформацію на потрібному рівні деталізації і в кількох форматах. Звіт складається з розділів, і за допомогою вставлення розривів сторінок ви можете почати розділ з нової сторінки.

Дізнайтеся тут, як вставляти і видаляти елемент керування ”розрив сторінки” і як примусово вставити розрив сторінки в згрупованому звіті.

·                     Огляд

o         Додавання елемента керування розрив сторінки

o         Видалення розриву сторінки

·                     Примусове вставлення розриву сторінки

o         Примусове вставлення розриву нової сторінки

o         Видалення примусового розриву сторінки

Огляд програми Access

Оскільки дані у звіті Access обробляються по одному запису за раз, перегляд звіту в режимі конструктора допоможе вам визначити, як відображатиметься кожен рядок. При використанні попереднього перегляду можна побачити, як цей звіт буде надрукований або відображатиметься. За потреби можна збільшити масштаб, щоб можна було проглянути подробиці.

Ця таблиця містить розділи звіту і характер відображення сторінок під час вставлення розривів сторінок.

Розмістіть елемент керування ”розрив сторінки” в розділі	Щоб відобразити нову сторінку
Верхній колонтитул звіту	На початку звіту. Використовується для титульної сторінки.
Верхній колонтитул сторінки	У верхній частині кожної сторінки звіту.
Верхній колонтитул групи	Перед першим записом у групі.
Докладно	З роздрукованим кожним записом у звіті.
Нижній колонтитул групи	Після останнього запису у групі.
Нижній колонтитул сторінки	У нижній частині кожної сторінки звіту.
Нижній колонтитул звіту	Наприкінці звіту.

Вставлення елемента керування ”розрив сторінки”

Ви можете вставити розрив сторінки в усіх розділах, окрім верхнього та нижнього колонтитула сторінок звіту.

Наприклад, щоб надрукувати титульну сторінку звіту на окремому аркуші, вставте розрив сторінки в розділі Верхній колонтитул звіту після елементів керування, які повинні відображатися на титульній сторінці. У наведеному нижче прикладі елемент керування ”розрив сторінки” знаходиться між заголовком і текстовим полем опису.

На цьому рисунку показаний звіт у режимі конструктора з елементом керування ”розрив сторінки”.

На цьому рисунку показаний попередній перегляд звіту.

Зверніть увагу, що лише заголовок відображається на першій сторінці, а опис і записи відображаються на наступній сторінці.

Вставлення розриву сторінки

1.                Відкрийте звіт у режимі конструктора.

2.                На вкладці Конструктор у групі Елементи керування натисніть кнопку Вставити розрив сторінки.

3.                Виберіть місце, де ви хочете розмістити елемент керування ”розрив сторінки”. Access позначає розрив сторінки короткою лінією по лівому краю в тексті звіту.

 Примітка    Установіть елемент керування ”розрив сторінки” вище або нижче наявного елемента керування у звіті, щоб уникнути розбиття даних у цьому елементі керування.

Розриви сторінок можна переглянути у поданні попереднього перегляду або поданні звіту, а не в режимі розмічування.

Щоб видалити розрив сторінки

·                     Виберіть елемент керування ”розрив сторінки”, а потім натисніть клавішу Delete.

Використання параметра ”Створити нову сторінку” в згрупованому звіті

Деякі проекти звітів виглядають краще, коли кожна група відображається на початку нової сторінки. Такий формат можна створити за допомогою властивості ”Створити нову сторінку” для вставлення розриву сторінки щоразу, коли значення групи змінюється.

Настройка властивості ”Створити нову сторінку”

Параметр властивості ”Створити нову сторінку”	Відображуваний результат
Немає	(За промовчанням) Немає примусового розриву.
Перед розділом	Початок друку поточного розділу з початку нової сторінки, де знаходиться нова група.
Після розділу	Початок друку наступного розділу з початку нової сторінки, де знаходиться нова група.
Перед і після	Початок друку поточного і наступного розділів на новій сторінці, де знаходиться нова група.

 Порада    Перед додаванням примусового розриву сторінки у групу, оцініть можливість покращити дизайн звіту, якщо нова група починатиметься з нової сторінки.

Щоб згрупувати звіт, відкрийте звіт у режимі конструктора, клацніть правою кнопкою миші стовпець, на якому потрібно виконати групування, а потім натисніть кнопку Групування.

Застосовуючи групування Access переміщує поле групування у крайній лівий стовпець, і групує решту стовпців на основі цього стовпця. В деяких випадках Access також додає загальну суму у розділ Нижній колонтитул звіту.

Початок нової сторінки

1.                Відкрийте згрупований звіт у поданні конструктора та клацніть будь-де у Заголовку категорії.

2.                Якщо сторінка властивостей вже не відображається, натисніть клавішу F4, щоб відобразити його.

3.                У властивості Створити нову сторінку виберіть підходящий параметр у розкривному списку.

Щоб видалити розрив нової сторінки

1.                Клацніть правою кнопкою миші Заголовок категоріїі виберіть Властивості.

2.                У властивості Створити нову сторінку клацніть розкривний список і виберіть Ні.

Розділення бази даних Access

Радимо розділяти всі бази даних, якими можуть користуватися кілька осіб через мережу. Розділення спільної бази даних може сприяти підвищенню її продуктивності та зменшенню імовірності пошкодження файлу бази даних.

Після розділення бази даних можна, за бажання, перемістити серверну базу даних або скористатися іншою серверною базою даних. Диспетчер зв’язаних таблиць дає змогу змінити використовувану серверну базу даних.

 Примітка    Ця стаття не стосується програм Access – баз даних, які можна створити за допомогою програми Access і опублікувати в Інтернеті. Щоб дізнатися більше, перегляньте статтю Створення прогарами Access.

 Примітки 

·                     Розділення бази даних відрізняється від архівування бази даних. У цій статті архівування даних не розглядається. Дані можна архівувати, переміщуючи періодично старі записи до іншої бази даних (внаслідок надто швидкого наближення розміру файлу бази до граничного значення або щоб підтримувати невеликий розмір цього файлу та забезпечити чітке впорядкування даних за періодом часу. За певних обставин дані можна архівувати шляхом розділення бази даних. Додаткові відомості див. в Інтернеті у статті Архівування даних Access.

·                     У разі розділення веб-баз даних жодна з веб-таблиць у такій базі даних не переміщуватиметься до серверної бази даних і буде недоступною в результуючій клієнтській базі даних.

·                     Огляд

·                     Попередня інформація

·                     Розділення бази даних

·                     Розповсюдження клієнтської бази даних

·                     Змінення серверної бази даних для використання

Огляд

Розділити базу даних означає перегрупувати її у два файли – файл серверної бази даних (який містить таблиці даних) і файл клієнтської бази даних (який містить усі інші об’єкти бази даних, наприклад запити, форми та звіти). Кожен користувач взаємодіє з даними, використовуючи локальну копію клієнтської бази даних.

Для розділення бази даних використовують майстер розподілу баз даних. Після розділення бази даних клієнтську базу даних слід розповсюдити серед користувачів.

 Застереження    Щоб захистити дані, коли базу даних використовує кілька користувачів, радимо не надавати спільний доступ до копій бази даних, що містять посилання на списки SharePoint, зокрема посилання на списки в опублікованих веб-базах даних. У разі зв’язування з таблицею, яка є списком SharePoint, у зловмисних користувачів з’являється можливість внести зміни в кінцевий об’єкт посилання та, потенційно, змінити дозволи на сайті SharePoint, оскільки відомості про підключення для зв’язаних таблиць не зашифровуються.

Переваги розділеної бази даних

Нижче наведено деякі переваги розділеної бази даних.

·                     Покращена продуктивність.    Зазвичай продуктивність бази даних значно покращується, оскільки через мережу пересилаються лише дані. Якщо спільну базу даних не розділено, через мережу надсилаються не лише дані, але й самі об’єкти бази даних:  таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. 

·                     Краща доступність.    Оскільки через мережу надсилаються лише дані, транзакції бази даних (наприклад, редагування записів) виконуються швидше, тому дані стають доступнішими для редагування.

·                     Посилена безпека.    Якщо серверна база даних зберігається на комп’ютері з файловою системою NTFS, для захисту даних можна використовувати засоби безпеки NTFS. Оскільки для доступу до серверної бази даних користувачі використовують зв’язані таблиці, зловмисникам складніше отримати несанкціонований доступ до даних, викравши клієнтську базу даних або вдаючи авторизованого користувача. Файлова система NTFS використовується за промовчанням в операційних системах Windows XP, Windows Vista та Windows Server 2003. Якщо невідомо, яка саме файлова система використовується на файловому сервері, зверніться до адміністратора. За наявності прав адміністратора на файловому сервері можна самостійно визначити файлову систему за допомогою команди msinfo32.

Визначення файлової системи за допомогою команди msinfo32

·                     Покращена надійність.    Якщо в користувача виникне проблема й база даних несподівано закриється, пошкодження зазвичай зачепить лише файл копії зовнішньої бази даних, яку відкрив користувач. Оскільки користувач має доступ до даних у серверній базі даних лише зі зв’язаних таблиць, ризик пошкодження файлу серверної бази даних значно знижується.

·                     Гнучке середовище розробки.    Оскільки всі користувачі працюють із локальними копіями клієнтської бази даних, кожен може незалежно розробляти запити, форми, звіти та інші об’єкти бази даних, не впливаючи на роботу інших користувачів. Так само можна розробити та розповсюдити нову версію клієнтської бази даних, не перешкоджаючи доступу до даних, які збережено в серверній базі даних.

Попередня інформація

Перед розділенням бази даних, слід врахувати кілька моментів.

·                     Слід завжди створювати резервну копію бази даних перед її розділенням. Якщо базу даних було розділено, а потім виявилося, що розділення не потрібне, можна відновити оригінал бази даних із резервної копії.

·                     Розділення бази даних може потребувати багато часу. Слід повідомити користувачів, щоб вони не використовували базу даних під час її розділення. якщо користувач змінить дані під час розділення бази даних, зміни не будуть відображені в серверній базі даних.

 Порада   Якщо користувач усе ж таки змінить дані під час розділення бази даних, нові дані можна буде імпортувати до серверної бази даних після завершення процесу.

·                     Хоча розділення бази даних – це один зі способів надання спільного доступу до даних, у всіх, хто використовує базу даних, має бути версія Microsoft Office Access, сумісна з форматом серверної бази даних. Наприклад, якщо для файлу серверної бази даних використовується формат ACCDB, користувачі не зможуть отримати доступ до даних за допомогою програми Access 2003.

·                     У разі використання вже непідтримуваних функцій для серверної бази даних можна скористатися попереднім форматом файлу Access. Наприклад, щоб продовжити користуватися сторінками доступу до даних (DAP), слід зберегти серверну базу даних у попередньому форматі файлу, що підтримує DAP. Потім можна скористатися новим форматом файлу для клієнтської бази даних, щоб у користувачів був доступ до переваг нового формату. Зауважте, що сторінку доступу до даних не можна змінити за допомогою програми Access 2013.

Розділення бази даних

1.                Створіть на комп’ютері копію бази даних, яку потрібно розділити. Почніть із файлу бази даних на локальному жорсткому диску, а у мережній папці. Якщо до файлу бази даних, що міститься на локальному жорсткому диску, наразі надається спільний доступ, можна його не переміщувати.

2.                Відкрийте копію бази даних на локальному жорсткому диску.

3.                На вкладці Знаряддя бази даних у групі Перемістити дані клацніть елемент База даних Access. Запуститься майстер розділення бази даних.

4.                Натисніть кнопку Розділити базу даних.

5.                У діалоговому вікні Створення бази даних із таблицями вкажіть ім’я, тип файлу та розташування файлу серверної бази даних.

 Примітки 

·                     Радимо скористатися ім’ям, запропонованим застосунком Access. Це дасть змогу зберегти вихідне ім’я файлу, але позначити базу даних як серверну, додавши до імені файлу закінчення _be перед розширенням імені файлу.

·                     Не змінюйте тип файлу, крім випадку, коли інші користувачі використовують для доступу до даних попередню версію Access.

·                     Шлях до мережного розташування можна ввести в полі Ім’я файлу перед власне ім’ям файлу. Наприклад, якщо мережним розташуванням серверної бази даних є \\server1\share1\, а файл серверної бази даних має ім’я MyDB_be.accdb, у полі Ім’я файлу можна ввести \\server1\share1\MyDB_be.accdb.

·                     Вибране розташування має бути доступним для всіх, хто використовуватиме базу даних. Оскільки зіставлення дисків можуть відрізнятися, замість букви зіставленого диска слід указати UNC-шлях.

6.                Після завершення роботи майстра, відобразиться повідомлення з підтвердженням.

Тепер дані розділено. Клієнтська база даних ­– це початковий файл (копія вихідної бази даних зі спільним доступом). Серверна база даних знаходиться в мережному розташуванні, указаному на 5-му кроці цієї процедури.

Обмеження змін, які можна вносити в конструкцію клієнтської бази даних

Щоб обмежити зміни, які можна вносити у призначену для розповсюдження клієнтську базу даних, радимо зберегти їх у вигляді компільованого двійкового файлу (файлу ACCDE). Компільований двійковий файл – це файл застосунку бази даних, збережений разом з усім скомпільованим кодом Visual Basic Access (VBA). У компільованому двійковому файлі Access не лишається вихідного коду VBA. У файлі ACCDE користувачі не можуть змінювати структуру об’єктів.

1.                Відкрийте файл клієнтської бази даних (ACCDB), який потрібно зберегти як компільований двійковий файл (ACCDE).

2.                Послідовно виберіть елементи Файл > Зберегти як > Створити файл ACCDE > Зберегти як.

3.                У вікні Зберегти як виберіть папку, у якій потрібно зберегти файл, введіть ім’я файлу в полі Ім’я файлу, а потім натисніть кнопку Зберегти.

Розповсюдження клієнтської бази даних

Після розділення бази даних зовнішню базу даних розповсюджують серед користувачів, щоб вони могли почати користуватися базою даних.

 Застереження    Щоб захистити дані, коли базу даних використовує кілька користувачів, радимо не надавати спільний доступ до копій бази даних, що містять посилання на списки SharePoint, зокрема посилання на списки в опублікованих веб-базах даних. У разі зв’язування з таблицею, яка є списком SharePoint, у зловмисних користувачів з’являється можливість внести зміни в кінцевий об’єкт посилання та, потенційно, змінити дозволи на сайті SharePoint, оскільки відомості про підключення для зв’язаних таблиць не зашифровуються.

Виконайте одну з таких дій.

·                     Надішліть повідомлення електронної пошти користувачам бази даних, додавши до нього як вкладення файл клієнтської бази даних. Опишіть усі обмеження, щоб користувачам було простіше одразу почати користуватися клієнтською базою даних.

·                     Збережіть файл клієнтської бази даних в мережному розташуванні, доступному для всіх користувачів бази даних, і надішліть користувачам повідомлення електронної пошти, у якому буде вказано мережне розташування разом з усіма іншими обмеженнями, про які їм, можливо, слід знати, щоб отримати доступ до бази даних.

·                     Розповсюдьте файл клієнтської бази даних за допомогою знімного носія, наприклад компакт-диска або флеш-пам’яті USB. У разі інсталяції самого файлу можна перевірити його самостійно, щоб переконатися в його належній роботі. Якщо користувачі мають інсталювати файли, слід додати документ із поясненням процедури інсталяції файлу та контактними даними особи, до якої можна звернутися в разі ускладнень.

Змінення серверної бази даних для використання

Диспетчер зв’язаних таблиць дає змогу перемістити серверну базу даних або скористатися іншою серверною базою даних.

Якщо потрібно перемістити серверну базу даних, спочатку створіть її копію в новому розташуванні, а потім дотримуйтеся наведеної нижче процедури.

1.                На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку Диспетчер зв’язаних таблиць.

2.                У диспетчері зв’язаних таблиць, виберіть таблиці, які містяться в поточній серверній базі даних.

 Порада   Якщо зв’язування з іншими базами даних відсутнє, виберіть Виділити все.

3.                Установіть прапорець Завжди запитувати нове розташування, і натисніть кнопку OK.

4.                Перейдіть до нової серверної бази даних і виберіть її.

Приклади використання дат як умов у запитах Access

Відомості про створення запитів див. у статті Основні відомості про запити.

Нижче наведено деякі найпоширеніші приклади умов дати – від простих фільтрів дати до складніших обчислень діапазону дат. У деяких складніших прикладах використовуються функції дати у програмі Access, щоб виділити окремі частини дати та полегшити обчислення отримання потрібних результатів.

·                     Приклади, у яких в умовах використовується поточна дата

·                     Приклади, у яких використовується дата або діапазон дат, окрім поточної дати

·                     Запити, які відфільтровують дати з Null-значенням (відсутні) або з будь-яким іншим значенням

Приклади, у яких в умовах використовується поточна дата

Елементи, які буде включено	Використання цієї умови	Результат запиту
Містять сьогоднішню дату.	Date()	Повертають елементи із сьогоднішньою датою. Якщо сьогодні 02.02.2012, відобразяться елементи, у яких поле дати містить 2 лютого 2012 року.
Містять учорашню дату.	Date() – 1	Повертає елементи з учорашньою датою. Якщо сьогодні 02.02.2012, буде відображено елементи за 1 лютого 2012 року.
Містять завтрашню дату.	Date() + 1	Повертає елементи із завтрашньою датою. Якщо сьогодні 2 лютого 2012 року, відобразяться елементи за 3 лютого 2012 року.
Містять дати в межах поточного тижня.	DatePart(“ww”, [Дата_продажу]) = DatePart(“ww”, Date()) and Year([Дата_продажу]) = Year(Date())	Повертає елементи з датами впродовж поточного тижня. Тиждень у програмі Access починається в неділю й закінчується в суботу.
Містять дати в межах минулого тижня.	Year([Дата_продажу])* 53 + DatePart(“ww”, [Дата_продажу]) = Year(Date())* 53 + DatePart(“ww”, Date()) – 1	Повертає елементи з датами впродовж минулого тижня. Тиждень у програмі Access починається в неділю й закінчується в суботу.
Містять дати в межах наступного тижня.	Year([Дата_продажу])* 53 + DatePart(“ww”, [Дата_продажу]) = Year(Date())* 53 + DatePart(“ww”, Date()) + 1	Повертає елементи з датами впродовж наступного тижня. Тиждень у програмі Access починається в неділю й закінчується в суботу.
Містять дати в межах останніх 7 днів.	Between Date() and Date() – 6	Повертає елементи з датами впродовж останніх 7 днів. Якщо сьогодні 02.02.2012, відобразяться елементи за період від 24 січня 2012 року до 2 лютого 2012 року.
Містять дату в межах поточного місяця.	Year([Дата_продажу]) = Year(Now()) And Month([Дата_продажу]) = Month(Now())	Повертає елементи з датами поточного місяця. Якщо сьогодні 02.02.2012, буде відображено елементи за лютий 2012 року.
Містять дату в межах попереднього місяця.	Year([Дата_продажу])* 12 + DatePart(“m”, [Дата_продажу]) = Year(Date())* 12 + DatePart(“m”, Date()) – 1	Повертає елементи з датами попереднього місяця. Якщо сьогодні 02.02.2012, буде відображено елементи за січень 2012 року.
Містять дату в межах наступного місяця.	Year([Дата_продажу])* 12 + DatePart(“m”, [Дата_продажу]) = Year(Date())* 12 + DatePart(“m”, Date()) + 1	Повертає елементи з датами наступного місяця. Якщо сьогодні 02.02.2012, буде відображено елементи за березень 2012 року.
Містять дату в межах останніх 30 або 31 дня.	Between Date() And DateAdd(“M”, –1, Date())	Повертає елементи протягом місяця. Якщо сьогодні 02.02.2012, буде відображено елементи за період від 2 січня 2012 року до 2 лютого 2012 року.
Містять дати в межах поточного кварталу.	Year([Дата_продажу]) = Year(Now()) And DatePart(“q”, Date()) = DatePart(“q”, Now())	Повертає елементи за поточний квартал. Якщо сьогоднішня дата 02.02.2012, буде відображено елементи за перший квартал 2012 року.
Містять дату в межах попереднього кварталу.	Year([Дата_продажу])*4 + DatePart(“q”, [Дата_продажу]) = Year(Date())*4 + DatePart(“q”, Date()) – 1	Повертає елементи за попередній квартал. Якщо сьогоднішня дата 02.02.2012, буде відображено елементи за останній квартал 2011 року.
Містять дату в межах наступного кварталу.	Year([Дата_продажу])*4 + DatePart(“q”, [Дата_продажу]) = Year(Date())*4 + DatePart(“q”, Date()) + 1	Повертає елементи за наступний квартал. Якщо сьогоднішня дата 02.02.2012, буде відображено елементи за другий квартал 2012 року.
Містять дату в межах поточного року.	Year([Дата_продажу]) = Year(Date())	Повертає елементи за поточний рік. Якщо сьогоднішня дата 02.02.2012, буде відображено елементи за 2012 рік.
Містять дату в межах попереднього року.	Year([Дата_продажу]) = Year(Date()) – 1	Повертає елементи за попередній рік. Якщо сьогоднішня дата 02.02.2012, буде відображено елементи за 2011 рік.
Містять дату в межах наступного року.	Year([Дата_продажу]) = Year(Date()) + 1	Повертає елементи з датою наступного року. Якщо сьогодні 02.02.2012, буде відображено елементи за 2013 рік.
Містять дату між 1 січня і сьогоднішнім днем (елементи з початку року).	Year([Дата_продажу]) = Year(Date()) and Month([Дата_продажу]) <= Month(Date()) and Day([Дата_продажу]) <= Day (Date())	Повертає елементи з датами між 1 січня поточного року та сьогоднішнім днем. Якщо сьогодні 02.02.2012, буде відображено елементи за період від 1 січня 2012 року до 02.02.2012.
Містять минулу дату.	< Date()	Повертає елементи з датами до сьогодні.
Містять майбутню дату.	> Date()	Повертає елементи з датами після сьогодні.

Приклади, у яких використовується дата або діапазон дат, окрім поточної дати

Елементи, які буде включено	Використання цієї умови	Результат запиту
Точно відповідають даті, наприклад 02.02.2012.	#02.02.2012#	Повертає лише елементи з датою 2 лютого 2012 року.
Не відповідають даті, наприклад 02.02.2012.	Not #02.02.2012#	Повертає елементи, дата яких не 2 лютого 2012 року.
Містять значення перед певною датою, наприклад 02.02.2012.	< #02.02.2012#	Повертає елементи з датою до 2 лютого 2012 року. Щоб переглянути елементи з датою 2 лютого 2012 року або ранішою, використовуйте оператор <= замість <.
Містять значення після певної дати, наприклад 02.02.2012.	> #02.02.2012#	Повертає елементи з датою після 2 лютого 2012 року. Щоб переглянути елементи з датою 2 лютого 2012 року або пізнішою, використовуйте оператор >= замість >.
Містять значення в межах діапазону дат (між двома датами).	>#02.02.2012# and <#04.02.2012#	Повертає елементи з датою між 2 лютого 2012 року та 4 лютого 2012 року.  Примітка    Також можна використовувати оператор Between для фільтрування за діапазоном значень, включно з кінцевими значеннями. Наприклад, Between #02.02.2012# and #04.02.2012# це те саме, що й >=#02.02.2012# and <=#04.02.2012#.
Містять значення за межами діапазону.	<#02.02.2012# or >#04.02.2012#	Повертає елементи з датою до 2 лютого 2012 року або після 4 лютого 2012 року.
Містять одну із двох дат, наприклад 02.02.2012 або 03.02.2012.	#02.02.2012# or #03.02.2012#	Повертає елементи з датою 2 лютого 2012 року або 3 лютого 2012 року.
Містять одну або кілька із багатьох дат.	In (#01.02.2012#, #01.03.2012#, #01.04.2012#)	Повертає елементи з датою 1 лютого 2012 року, 1 березня 2012 року або 1 квітня 2012 року.
Містять дату в межах певного місяця, наприклад грудня. Рік не враховується.	DatePart(“m”, [Дата_продажу]) = 12	Повертає елементи з датою у грудні будь-якого року.
Містять дату в межах певного кварталу, наприклад у першому кварталі. Рік не враховується.	DatePart(“q”, [Дата_продажу]) = 1	Повертає елементи з датою в першому кварталі будь-якого року.
Відфільтровані за Null-значеннями.	Is Null	Повертає елементи, для яких дату не вказано.
Відфільтровані за значеннями, відмінними від Null.	Is Not Null	Повертає елементи, для яких дату було введено.

Запити, які відфільтровують дати з Null-значенням (відсутні) або з будь-яким іншим значенням

Елементи, які буде включено	Використання цієї умови	Результат запиту
Відфільтровані за Null-значеннями.	Is Null	Повертає елементи, для яких дату не вказано.
Відфільтровані за значеннями, відмінними від Null.	Is Not Null	Повертає елементи, для яких дату було введено.

Виникли проблеми з умовами для дат, наприклад не вдалося отримати потрібні результати? Див. статтю Умови для дат не працюють належним чином у запиті.

Імпортування даних із бази даних Access

У цій статті описано, як перенести дані з настільної бази даних до веб-застосунку Access, щоб потім надавати до них спільний доступ друзям і колегам у веб-браузері. Перш ніж розпочати роботу, зверніть увагу на пункти нижче.

·                     У програмі Access не буде імпортовано зв’язки між таблицями, обчислювані стовпці, правила перевірки, значення за промовчанням, поля вкладень, поля об’єктів OLE та деякі інші застарілі типи даних.

·                     У програмі Access буде збережено підстановки, тому якщо необхідно імпортувати зв’язані таблиці, переконайтеся, що зв’язки в них встановлено за допомогою полів підстановки, перш ніж імпортувати їх до веб-застосунку.

Тепер можна перейти до імпортування.

1.                Створіть новий веб-застосунок або відкрийте наявний у програмі Access. (Якщо ви переглядаєте наявний веб-застосунок у браузері, послідовно виберіть елементи Параметри > Настроювання у програмі Access).

2.                Якщо сторінка Додавання таблиць не відображається, на вкладці Основне виберіть елемент Таблиця.

3.                У розділі Створення таблиці з наявного джерела даних виберіть пункт Access.

4.                Натисніть кнопку Огляд, виберіть настільну базу даних, з якої потрібно імпортувати дані, і натисніть кнопку Відкрити.

5.                Натисніть кнопку OK, виберіть таблиці, які потрібно імпортувати, і знову натисніть кнопку OK.

6.                Закрийте майстер.

У програмі Access нові таблиці відображаються в лівій частині екрана, а для кожної таблиці створюється подання за промовчанням. На цьому етапі найкраще перейти на вкладку Основне та натиснути кнопку Запустити застосунок. У браузері клацніть нові таблиці й подання, щоб переглянути, як усе виглядає. Щоб змінити подання за промовчанням, закрийте браузер і настройте застосунок у програмі Access.

Створення форми Access

Форма – це аналог вітрини в магазині, яка дає змогу легко переглядати та вибирати потрібні товари. Оскільки форми – це об’єкти, за допомогою яких користувачі можуть додавати, редагувати або відображати дані, що зберігаються в базі даних Microsoft Access, структура форми – це важливий аспект. Якщо очікується, що базою даних користуватиметься кілька користувачів, належним чином спроектовані форми вкрай важливі для ефективності та точності вводу даних.

Існує кілька способів створення форми локальної бази даних Access, найпоширеніші з яких описані в цій статті.

 Примітка    Відомості в цій статті не стосуються веб-застосунку Access. Див. статтю Створення веб-застосунку Access.

У цій статті

·                     Створення форми з наявної таблиці або запиту

·                     Створення пустої форми

·                     Створення розділеної форми

·                     Створення форми, у якій відображається кілька записів

·                     Створення форми, яка містить підформи

·                     Створення форми навігації

·                     Додаткові відомості

Створення форми з наявної таблиці або запиту

Щоб створити форму з таблиці або запиту в базі даних, в області переходів клацніть таблицю або запит, що містить дані для форми, а потім на вкладці Створити натисніть кнопку Форма.

У програмі Access буде створено форму, яка відобразиться в поданні макета. За потреби можна змінити структуру, наприклад настроїти розмір текстових полів відповідно до обсягу даних. Докладніше про це див. у статті про використання знаряддя “Форма”.

Створення пустої форми

1.                Щоб створити форму без елементів керування або попередньо відформатованих елементів, на вкладці Створення натисніть кнопку Пуста форма. Програма Access відкриє пусту форму в поданні макета й відобразить область Список полів.

2.                В області Список полів натисніть знак “плюс” (+) поруч з однією або кількома таблицями, що містять поля, які мають відображатися у формі.

3.                Щоб додати поле до форми, двічі клацніть його або перетягніть до форми. Щоб додати кілька полів одночасно, натисніть і утримуйте клавішу Ctrl, клацніть кілька полів, а потім перетягніть їх усі разом до форми.

 Примітка    Порядок таблиць в області Список полів може змінюватися, залежно від того, яку частину форми наразі вибрано. Якщо не вдається додати поле до форми, спробуйте вибрати іншу частину форми, а потім додати поле знову.

4.                Скористайтеся знаряддями у групі Елементи керування на вкладці Знаряддя для макетів форм, щоб додати до форми емблему, назву, кількість сторінок або дату та час.

5.                Якщо потрібно додати до форми ширший спектр елементів керування, виберіть вкладку Конструктор і скористайтеся знаряддями у групі Елементи керування.

Створення розділеної форми

Розділена форма дає змогу одночасно переглядати дані у двох поданнях: у поданні форми та у вікні табличного подання даних. Робота з розділеними формами дає змогу користуватися перевагами двох типів форм в одній формі. Наприклад, ви можете використовувати вікно табличного подання даних для швидкого пошуку запису, а потім подання форми для перегляду й редагування цього запису. Ці два подання зв’язані з одним джерелом даних і постійно синхронізуються між собою.

Щоб створити нову розділену форму за допомогою знаряддя “Розділена форма”, в області переходів клацніть таблицю або запит, що містить дані для форми, а потім на вкладці Створити натисніть кнопку Додаткові форми та виберіть пункт Розділена форма.

Програма Access створює форму, структуру якої можна змінити. Наприклад, за потреби можна настроїти розмір текстових полів відповідно до обсягу даних. Для отримання додаткових відомостей про роботу з розділеною формою див. статтю про створення розділеної форми.

Створення форми, у якій відображається кілька записів

Форму з кількома елементами, яку також називають неперервною формою, зручно використовувати, якщо необхідно, щоб у формі відображалося кілька записів, але в ній було більше можливостей для настроювання, ніж у даних у табличному поданні, можна скористатися засобом “Кілька елементів”.

1.                В області переходів клацніть таблицю або запит із даними, які мають відображатися у формі.

2.                На вкладці Створити клацніть елемент Додаткові форми > Кілька елементів.

У програмі Access буде створено форму, яка відобразиться в поданні макета. У поданні макета можна змінювати макет форми під час відображення в ній даних. Наприклад, розмір текстових полів можна настроїти відповідно до обсягу даних. Додаткові відомості див. у розділі Створення форми за допомогою засобу “Кілька елементів”.

Створення форми, яка містить підформи

Під час роботи з пов’язаними даними, які зберігаються в окремих таблицях, часто виникає потреба в перегляді даних із кількох таблиць або запитів в одній формі. Для цього зручно використовувати підформи. Оскільки підформи можна додавати різними способами, залежно від потреб, ознайомтеся з додатковими відомостями у статті Створення форми, яка містить підформи.

Створення форми навігації

Форма навігації – це звичайна форма, яка містить навігаційний елемент керування. Форми навігації – це чудове доповнення для будь-якої бази даних, але якщо базу даних планується публікувати в Інтернеті, створення форми навігації відіграє особливо важливу роль, оскільки у браузері область переходів Access не відображається.

1.                Відкрийте базу даних, до якої потрібно додати форму навігації.

2.                На вкладці Створити у групі Форми натисніть кнопку Переходи та виберіть потрібний стиль форми навігації.

Програма Access створить форму, додасть до неї навігаційний елемент керування та відобразіть форму в поданні макета. Додаткові відомості див. у розділі Створення форми навігації.

Додаткові відомості

Форми можна настроювати кількома способами. Ознайомтеся з наведеними нижче відомостями, щоб визначити найкращий спосіб відповідно до своїх потреб.

Способи	Корисний ресурс
Щоб мати змогу вибрати поля, які відображатимуться у формі, скористайтеся майстром форм для створення форми.	Створення форми за допомогою майстра форм
Додавання вкладок до форми дає змогу краще її впорядкувати та спростити її використання, особливо якщо форма містить багато елементів керування.	Створення форми із вкладками:
Елемент керування “Браузер” дає змогу відображати веб-сторінки у формі. Зв’язавши елемент керування з полями або елементами керування в базі даних, можна динамічно визначати, які сторінки відображатимуться на екрані. Наприклад, можна скористатися відомості про адресу в базі даних для створення настроюваних зіставлень на сайті зіставлення в Інтернеті або використати відомості про продукт у базі даних для пошуку елементів на веб-сайті постачальника.	Додавання можливості перегляду веб-сторінок у форму
Програма Access розміщує елементи керування на напрямних, які називаються макетами та допомагають вирівнювати елементи керування у формі. Дізнайтеся, як переміщувати та змінювати розмір елементів керування незалежним чином.	Незалежне переміщення та змінення розміру елементів керування

Надійність бази даних

Ця стаття містить огляд роботи довіри у програмі Access 2013, а також відомості про те, які фактори слід враховувати під час прийняття рішення щодо надійності бази даних.

 Примітка    Ця стаття не стосується програм Access – баз даних, які можна створити за допомогою програми Access і опублікувати в Інтернеті. Щоб дізнатися більше, перегляньте статтю Створення прогарами Access.

·                     Огляд

·                     Фактори, які слід враховувати під час прийняття рішення щодо надійності бази даних

·                     Способи виявлення довіри базі даних

Огляд

За промовчанням програма Access блокує весь потенційно небезпечний код та інші компоненти в базі даних, незалежно від того, у якій версії програми Access створено базу даних.

Виявлення довіри базі даних у програмі Access

Блокуючи вміст, програма Access інформує про це користувача за допомогою рядка повідомлень.

Якщо відображено рядок повідомлень, ви можете вказати, довіряти чи не довіряти заблокованому вмісту в базі даних. Якщо ви вирішили, що заблокований вміст надійний, його можна розблокувати двома способами:

·                     Використання рядка повідомлень.    У рядку повідомлень виберіть команду Увімкнути вміст. Цей спосіб передбачає, що, можливо, потрібно буде повторити цю дію, якщо базу даних буде змінено.

·                     Остаточне перетворення бази даних на надійну.    Розмістіть базу даних у надійному розташуванні. Це може бути папка на диску або в мережі, позначена як надійна. Якщо вибрати цей спосіб, рядок повідомлень більше не відображатиметься й вам не доведеться повторно розблоковувати вміст бази даних, поки базу розміщено в надійному розташуванні.

Якщо ви не хочете виявляти довіру базі даних, проігноруйте або закрийте рядок повідомлень. У такому разі ви матимете можливість переглядати дані та використовувати будь-які компоненти бази даних, які програма Access не заблокувала.

Фактори, які слід враховувати під час прийняття рішення щодо надійності бази даних

Перш ніж приймати рішення щодо надійності бази даних, слід врахувати такі фактори:

·                     Ваша власна політика безпеки.    Ви або ваша компанія, можливо, використовуєте політику безпеки, яка визначає спосіб обробки файлів баз даних Access. Наприклад, ви маєте дуже надійну систему резервного копіювання, тому вирішуєте виявляти довіру більшості файлів баз даних, крім випадків, коли у вас є певні причини не робити цього. І навпаки – ви не повністю покладаєтеся на свою систему резервного копіювання, тому з обережністю приймаєте рішення щодо надійності бази даних.

·                     Ваша мета.    Якщо програма Access блокує вміст ненадійної бази даних, вона не блокує доступ до даних цієї бази. Якщо потрібно переглянути дані в базі даних, не виконуючи дії, які можуть бути небезпечні, зокрема виконання запиту на змінення або використання певних дій макросу, не виявляйте довіру базі даних. Якщо ви не впевнені, що дія небезпечна, спробуйте виконати таку дію, коли вміст бази даних заблоковано. У такому разі, якщо дія потенційно небезпечна, її буде заблоковано.

·                     Джерело бази даних.    Якщо базу даних створили ви, або вона походить із надійного джерела, така база заслуговує на довіру. Якщо база даних походить із потенційно ненадійного джерела, не довіряйте їй, доки не переконаєтеся, що її вміст безпечний.

·                     Вміст файлу бази даних.    Якщо ви не можете прийняти рішення щодо надійності на основі інших відомостей, слід уважно проаналізувати вміст бази даних, щоб дізнатись, який потенційно небезпечний вміст вона може містити. Виконавши повну перевірку та переконавшись у безпечності вмісту, базу даних можна визнати надійною.

·                     Надійність розташування, у якому розміщено базу даних.    Навіть якщо ви переконані, що вміст файлу бази даних безпечний, слід пам’ятати, що, якщо файл зберігається в не повністю захищеному розташуванні, будь-який користувач може додати до бази даних небезпечний вміст. Слід обережно приймати рішення стосовно надійності файлів баз даних, які зберігаються в потенційно небезпечних розташуваннях.

Способи виявлення довіри базі даних

Визнавши базу даних надійною, їй можна виявити довіру за допомогою рядка повідомлень або розмістивши файл бази даних у надійному розташуванні.

Розблокування вмісту за допомогою рядка повідомлень

Рядок повідомлень відображається безпосередньо під стрічкою.

·                     У рядку повідомлень виберіть пункт Увімкнути вміст.

Якщо рядок повідомлень не відображається і вміст неактивний, переконайтеся, що рядок повідомлень увімкнуто.

Увімкнення рядка повідомлень

1.                У меню Файл виберіть пункт Параметри.

2.                В області ліворуч діалогового вікна Параметри Access клацніть Центр безпеки та конфіденційності.

3.                В області праворуч у розділі Центр безпеки та конфіденційності Microsoft Office Access клацніть Настройки Центру безпеки та конфіденційності.

4.                В області ліворуч діалогового вікна Центр безпеки та конфіденційності виберіть пункт Рядок повідомлень.

5.                В області праворуч виберіть параметр Відображати рядок повідомлень в усіх застосунках, якщо активний вміст, такий як елементи ActiveX і макроси, заблоковано, а потім натисніть кнопку OK.

6.                Закрийте й повторно відкрийте базу даних, щоб застосувати зміни, внесені до параметрів.

Коли рядок повідомлень увімкнуто та він відображається, за його допомогою можна розблокувати вміст.

Переміщення файлу бази даних до надійного розташування

Щоб указати, що певна база даних надійна та має бути розблокована за промовчанням, розмістіть файл бази даних у надійному розташуванні. Надійне розташування – це шлях до папки або файлу на комп’ютері або в розташуванні інтрамережі, виконання коду з яких вважається безпечним. До надійних розташувань за промовчанням належать папки ”Шаблони”, ”Надбудови” та папка автозавантаження. Також можна вказати власні надійні розташування.

 Порада   Щоб переглянути шлях до поточної бази даних, перейдіть на вкладку Файл, щоб відкрити подання Backstage. Повний шлях поточного розташування бази даних відображається на вкладці Відомості.

·                     Відкрийте папку, у якій наразі розміщено файл бази даних, а потім скопіюйте цей файл у потрібне надійне розташування.

Визначення надійного розташування

1.                На вкладці Файл виберіть пункт Параметри.

2.                У діалоговому вікні Параметри Access в області ліворуч виберіть пункт Центр безпеки та конфіденційності.

3.                В області праворуч у розділі Центр безпеки та конфіденційності Microsoft Office Access клацніть Настройки Центру безпеки та конфіденційності.

4.                В області ліворуч діалогового вікна Центр безпеки та конфіденційності клацніть Надійні розташування.

5.                Щоб додати мережне розташування, у правій області встановіть прапорець Дозволити надійні розташування в моїй мережі.

6.                Натисніть кнопку Додати нове розташування.

7.                У діалоговому вікні Надійне розташування Microsoft Office виконайте одну з таких дій:

·                      у полі Шлях введіть повний шлях розташування, яке потрібно додати;

·                      натисніть кнопку Огляд, щоб перейти до потрібного розташування.

8.                Щоб указати, що вкладені папки нових надійних розташувань також надійні, установіть прапорець Також надійними вважаються вкладені папки в даному розташуванні.

9.                За бажанням у полі Опис введіть опис надійного розташування.

Загальні відомості про вирази

Вирази у програмі Microsoft Access дають змогу виконувати багато різних завдань, наприклад здійснювати математичні обчислення, об’єднувати чи видобувати текст або перевіряти дані. Ця стаття містить основні відомості про вирази – коли їх варто використовувати, чим вони відрізняються від формул програми Microsoft Excel і з чого вони складаються.

 

·                     Огляд виразів

·                     Переваги використання виразів

·                     Порівняння виразів у програмі Access і формул Excel

·                     Компоненти виразу

·                     Приклади виразів

Огляд виразів

Вираз – це поєднання деяких або всіх цих елементів: убудованих або користувацьких функцій, ідентифікаторів, операторів і констант. Вираз повертає одне значення.

Наприклад, цей вираз містить усі чотири елементи:

=Sum([Купівельна ціна])*0,08

У цьому прикладі Sum() – це вбудована функція, [Купівельна ціна] – ідентифікатор, * – математичний оператор, а 0,08 – константа. Цей вираз може використовуватися в текстовому полі нижнього колонтитула форми або звіту для розрахунку податку на продаж для групи елементів.

Вирази можуть бути набагато складніші або простіші, ніж у наведеному прикладі. Наприклад, такий логічний вираз складається лише з одного оператора й однієї константи:

>0

Цей вираз повертає значення Істина, коли порівнюється з числом більше 0, і значення Хибність, коли порівнюється з числом менше 0. Цей вираз можна використовувати у властивості Правило перевірки елемента керування або поля таблиці, щоб забезпечити введення лише додатних значень.

У програмі Access вирази використовуються в багатьох випадках для обчислень, операцій із символами, або щоб перевіряти дані. Таблиці, запити, форми, звіти та макроси мають властивості, які приймають вирази. Наприклад, вирази можна використовувати для властивостей Джерело елемента керування та Значення за промовчанням елемента керування. Вирази також можна використовувати для властивості Правило перевірки поля таблиці. Крім того, у коді Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) для процедури події або модуля часто використовуються вирази, схожі на ті, які використовуються в об’єкті Access, наприклад у таблиці або запиті.

 Примітка    Докладні відомості про компоненти виразу див. у розділі Компоненти виразу далі в цій статті.

Переваги використання виразів

У програмі Access вирази дають змогу:

·                     Обчислювати значення, відсутні безпосередньо в даних. Можна обчислити значення в полях таблиць і запитів, а також в елементах керування на формах і у звітах.

·                     Настроювати значення за замовчуванням для поля таблиці або елемента керування на формі чи у звіті. Такі значення за замовчуванням відображаються, якщо відкрити таблицю, форму або звіт.

·                     Створювати правила перевірки. Правила перевірки визначають значення, які дозволено вводити в полі або елементі керування.

·                     Указувати умови запиту.

Один із найпоширеніших способів використання виразів у програмі Access – обчислення значень, відсутніх безпосередньо в даних. Наприклад, можна створити стовпець у таблиці або запиті, у якому обчислюватиметься підсумок елементів рядка, а потім використати це значення на формі або у звіті. Стовпець таблиці або запиту, отриманий із такого обчислення, називається обчислюваним полем. Наприклад, за допомогою цього виразу в запиті обчислюється підсумок елементів рядка із застосованою знижкою:

Розширена ціна: CCur([Відомості про замовлення].[Вартість одиниці товару]*[Кількість]*(1-[Знижка])/100)*100

Результат цього виразу – стовпець, або обчислюване поле, з іменем Розширена ціна.

Обчислюване поле можна створити, якщо потрібно обчислити значення або виконати операції з даними в кількох полях таблиці. Наприклад, у багатьох таблицях імена та прізвища зберігаються в окремих полях. Якщо потрібно об’єднати ці імена та прізвища й відобразити їх в одному полі, можна створити в таблиці або запиті обчислюване поле.

Обчислюване поле, у якому об’єднуються імена й прізвища, виглядатиме так: [Ім’я] & ” ” & [Прізвище]. У цьому випадку амперсанди (&) об’єднують значення в полі Ім’я із пробілом (подвійні лапки із пробілом між ними) і значенням у полі Прізвище.

У програмі Access за допомогою виразів можна призначати значення за замовчуванням для поля таблиці або елемента керування. Наприклад, якщо потрібно встановити за замовчуванням значення поточної дати, у полі властивості Значення за промовчанням для цього поля можна ввести Date().

Крім того, за допомогою виразу можна встановити правило перевірки. Наприклад, у полі елемента керування або таблиці можна застосувати правило перевірки, за яким введене значення дати має бути більше значенню поточної дати або дорівнювати йому. Тоді в полі властивості Правило перевірки потрібно ввести >= Date().

Нарешті, за допомогою виразу можна встановити умови запиту. Припустімо, наприклад, що потрібно переглянути відомості про збут товару для замовлень, доставлених протягом певного періоду часу. Можна ввести умови, щоб визначити діапазон дат, а програма Access поверне лише ті рядки, які відповідають цим умовам. Наприклад, вираз може мати такий вигляд:

Between #01.01.2011# And #31.12.2011#

Якщо додати умови до запиту й виконати його, повертаються лише ті значення, які відповідають указаним датам.

Порівняння виразів у програмі Access і формул Excel

Вирази Access схожі на формули Excel, оскільки результат у них отримується за допомогою схожих елементів. Як формули Excel, так і вирази Access містять принаймні один із зазначених нижче елементів.

·                     Ідентифікатори.     У програмі Excel ідентифікатори – це імена окремих клітинок або їх діапазонів у книзі, наприклад A1, B3:C6 або Аркуш2!C32. У програмі Access ідентифікатори – це імена полів таблиці (наприклад, [Контакти]![Ім’я]), елементів керування на формі чи у звіті (наприклад, [Форми]![Список завдань]![Опис]) або властивостей таких полів чи елементів керування (наприклад, [Форми]![Список завдань]![Опис].ColumnWidth).

·                     Оператори.     В обох програмах оператори дають змогу порівнювати значення або виконувати прості обчислення на основі даних. Приклади операторів: + (плюс) і – (мінус).

·                     Функції та аргументи.     У програмах Access і Excel для завдань, для яких недостатньо самих операторів, використовуються функції та аргументи. Наприклад, можна знайти середнє значення величин у полі або перетворити формат результату обчислення на грошовий. Приклади функцій: SUM і STDEV. Аргументи – це значення, які надають відомості функціям. У програмах Access і Excel широкий вибір функцій, але імена схожих функцій інколи відрізняються. Наприклад, функція Excel AVERAGE відповідає функції AVG у програмі Access.

·                     Константи.     Як у програмі Access, так і у програмі Excel, константи – це незмінні значення, наприклад текстові рядки або числа, які не обчислюються за допомогою виразу.

У виразах програми Access використовуються оператори й константи, схожі на ті, які застосовуються у формулах Excel, але інші ідентифікатори й функції. Якщо формули Excel зазвичай використовуються тільки у клітинках книги, то вирази Access застосовуються в різних місцях програми Access для різноманітних завдань. Зокрема вони дають змогу:

·                     створювати обчислювані елементи керування на формах і у звітах;

·                     створювати обчислювані поля в таблицях і запитах;

·                     указувати умови в запитах;

·                     перевіряти дані, які вводяться в полі або елементі керування на формі;

·                     групувати дані у звітах.

Щоб обчислити числове значення або значення дати й часу, можна використовувати як вираз Access, так і формулу Excel, застосовуючи математичні оператори. Наприклад, щоб обчислити для клієнта ціну з урахуванням знижки, можна скористатися формулою Excel =C2*(1-D2) або виразом Access = [Вартість одиниці]*(1-[Знижка]).

За допомогою виразу Access або формули Excel можна також об’єднувати, розділювати рядки або виконувати інші дії з ними, застосовуючи оператори для рядків. Наприклад, щоб об’єднати ім’я та прізвище в один рядок, можна використати формулу Excel =D3 & ” ” & D4 або вираз Access = [Ім’я] & ” ” & [Прізвище].

Компоненти виразу

Вирази можуть складатися з ідентифікаторів, операторів, функцій і аргументів, констант і значень. У наведених нижче розділах докладно описано ці компоненти. Приклади в цих розділах також містять короткі описи синтаксису, який використовується у виразах.

Ідентифікатори

Ідентифікатор – це ім’я поля, властивості або елемента керування. Ідентифікатор використовується у виразі, щоб посилатися на значення, пов’язане з полем, властивістю або елементом керування. Наприклад, розгляньмо вираз =[Запланована дата]-[Дата доставки]. Цей вираз віднімає значення поля або елемента керування Дата доставки від значення поля або елемента керування Запланована дата. У цьому виразі імена Запланована дата та Дата доставки використовуються як ідентифікатори.

Оператори

У програмі Access підтримуються різноманітні оператори, зокрема поширені арифметичні оператори, такі як +, –, * (множення), / (ділення). Можна також використовувати оператори порівняння, такі як < (менше) або > (більше), щоб порівнювати значення, текстові оператори на кшталт & і +, щоб об’єднувати текст, логічні оператори, наприклад Not і And, щоб визначати істинні або хибні значення, а також інші оператори, які є лише у програмі Access.

Функції та аргументи

Функції – це вбудовані процедури, які можна використовувати у виразах. Функції використовуються для різноманітних операцій, наприклад для операцій із текстом і датами, або щоб обчислювати значення й підсумовувати дані. Наприклад, часто використовується функція Date, яка повертає поточну дату. Функцію Date можна використати для різноманітних цілей, наприклад у виразі, який визначає значення за замовчуванням для поля таблиці. У цьому прикладі, якщо додається новий запис, значення цього поля за замовчуванням дорівнюватиме поточній даті.

Для деяких функцій потрібно вказувати аргументи. Аргумент – це значення, яке надає дані для функції. Якщо для функції потрібно кілька аргументів, їх записують через кому. Наприклад, розгляньмо функцію Date у такому прикладі виразу:

=Format(Date(),”mmmm d, yyyy”)

У цьому прикладі використовуються два аргументи. Перший аргумент – функція Date(), яка повертає поточну дату. Другий аргумент (“mmmm d, yyyy”), відокремлений від першого комою, – це текстовий рядок, який визначає для функції Format тип форматування значення дати, що повертається. Зверніть увагу, що текстовий рядок необхідно взяти в лапки. Цей вираз також демонструє можливість використовувати значення, яке повертає функція, як аргумент для іншої функції. У цьому випадку в ролі аргументу виступає Date().

Посилання на докладні відомості про синтаксис функцій і виразів можна знайти в розділі Див. також.

Константи

Константа – це елемент, значення якого не змінюється під час роботи програми Access. У виразах часто використовуються константи True, False і Null. У коді VBA можна також визначити власні константи, які використовуватимуться у процедурах VBA. VBA – це мова програмування, яка використовується у програмі Access.

 Примітка    Константи VBA не можна використовувати в настроюваних функціях, які використовуються у виразах. Наприклад, у VBA є константи для днів тижня: vbSunday відповідає неділі, vbMonday – понеділку тощо. Кожна з цих констант має відповідне числове значення. Наприклад, числове значення для vbSunday – 1, а для vbMonday – 2. Ці константи не можна використовувати в настроюваній функції, яка викликається з виразу. Замість цього слід використовувати числові значення.

Значення

У виразах можна використовувати значення-літерали, наприклад число 1 254 або рядок “Введіть число від 1 до 10”. Можна також використовувати числові значення – послідовності цифр – і за потреби включати знак і десяткову кому. У разі відсутності знака програма Access автоматично сприймає значення як додатне. Щоб зробити значення від’ємним, додайте мінус (–). Можна також застосувати експоненціальну нотацію. Для цього додайте “Е” або “е” та знак показника ступеня (наприклад, 1,0Е–6).

Використовуючи текстові рядки-константи, їх слід брати в лапки, щоб програма Access правильно їх інтерпретувала. У деяких випадках лапки додаються у програмі Access автоматично. Наприклад, якщо ввести текст у виразі для правила перевірки або умови запиту, у програмі Access автоматично додаються лапки на початку та в кінці текстових рядків.

Наприклад, якщо ввести текст Париж, у виразі відображається “Париж”. Якщо вираз має містити рядок у лапках, візьміть вкладений рядок в одинарні лапки (‘) або тричі в подвійні лапки (“). Наприклад, такі вирази будуть еквівалентні:

[Форми]![Контакти]![Місто].DefaultValue = ‘ “Париж” ‘

[Форми]![Контакти]![Місто].DefaultValue = ” ” “Париж” ” “

Щоб використовувати значення дати й часу, перед ними й після них потрібно додати символи дієза (#). Наприклад, #3-7-11#, #7-Бер-11# і #Бер-7-2011# – це все припустимі значення дати й часу. Якщо у програмі Access міститься припустиме значення дати й часу між символами #, воно автоматично обробляється як значення типу даних “Дата й час”.

Приклади виразів

У таблиці нижче наведено кілька прикладів виразів Access і їх типове застосування.

Вираз	Призначення
=[Запланована дата]-[Дата доставки]	Обчислення різниці між значенням дати у двох елементах керування типу “Текстове поле” (з іменами “Запланована дата” та “Дата доставки”) у звіті.
Date()	Установлення поточної дати як значення за замовчуванням для поля типу “Дата й час” таблиці.
Розширена ціна: CCur([Відомості про замовлення].[Вартість одиниці товару]*[Кількість]*(1-[Знижка])/100)*100	Створення обчислюваного поля “Розширена ціна” в запиті.
Between #01.01.2011# And #31.12.2011#	Визначення умов для поля типу “Дата й час” у запиті.
=[Підформа замовлення].[Форма]![Проміжний підсумок замовлення]	Повернення значення елемента керування “Проміжний підсумок” на підформі “Замовлення”, розташованій на формі “Замовлення”.
>0	Визначення правила перевірки для числового поля таблиці – обов’язково має вводитися значення, більше за нуль.

Деякі вирази (але не всі) починаються з оператора рівності (=). Обчислюючи значення для елемента керування на формі або у звіті, на початку виразу використовуйте оператор =. В інших прикладах, наприклад коли вираз вводиться в запиті або для властивості DefaultValue чи ValidationRule поля або елемента керування, оператор = не використовується, якщо вираз не додається до текстового поля таблиці. Інколи, наприклад якщо вирази додаються до запитів, програма Access автоматично видаляє оператор =.

·                     Відомості про режими зведеної таблиці

o         Приклад режиму зведеної таблиці

·                     Створення режиму зведеної таблиці

o         Крок 1. Створення запиту

o         Крок 2. Відкриття запиту в режимі зведеної таблиці

o         Крок 3. Додавання полів даних до режиму зведеної таблиці

o         Крок 4. Додавання обчислюваних полів відомостей і полів підсумків до режиму

o         Крок 5. Змінення підписів полів і форматування даних

o         Крок 6. Фільтрування, сортування та групування даних

·                     Конструювання режиму зведеної діаграми

o         Різниця між режимами зведеної таблиці та зведеної діаграми

o         Приклади режиму зведеної діаграми

·                     Створення режиму зведеної діаграми

o         Крок 1. Перехід у режим зведеної діаграми

o         Крок 2. Додавання та видалення полів у режимі зведеної діаграми

o         Крок 3. Групування, фільтрування та сортування даних

o         Крок 4. Змінення типу діаграми

o         Крок 5. Додавання легенди

o         Крок 6. Редагування та форматування тексту

o         Крок 7. Форматування області побудови

Відомості про режими зведеної таблиці

Зведена таблиця – це інтерактивна таблиця, у якій можна швидко об’єднати й порівняти дані великого обсягу. Стовпці й рядки такої таблиці можна вибирати по черзі, щоб переглядати різні зведення вихідних даних. Також можна відображати докладні відомості про цікаві для вас аспекти. Зведена таблиця зручна для аналізування пов’язаних підсумків, особливо у випадках, коли потрібно підсумувати великий обсяг числових даних або порівняти різні фактори для кожного числового показника.

Приклад режиму зведеної таблиці

На ілюстрації нижче – запит даних рахунка-фактури в режимі зведеної таблиці. У цьому режимі відображаються лише зведені значення.

 Поле Країна відфільтровано, щоб відображалися дані тільки для України.

 Поле Настроюваний регіон являє собою поле настроюваної групи. Такі поля дають змогу зручно групувати елементи для кращого аналізу даних. У цьому прикладі елементи Місто згруповано за двома категоріями: Крим і Решта країни.

 У полі Загальна величина транзакцій указано (у відсотках) загальну величину транзакцій, які здійснив продавець у кожному із двох регіонів.

 У полі Кількість транзакцій подано кількість транзакцій, які здійснив продавець у кожному із двох регіонів.

Як видно на ілюстрації вище, дані легко порівнювати для різних продавців і регіонів. Можливості аналізу широкі, бо в цій інтерактивній таблиці можна швидко змінювати фільтри, підсумки та рівень деталізації відомостей.

Перегляд докладних даних

Праворуч від імені продавця або під регіоном можна клацнути знак “плюс” (+), щоб переглянути окремі докладні записи. На ілюстрації нижче показано докладні дані для Анни Давиденко.

 Ці поля відомостей наявні в базовому джерелі записів.

 В обчислюваному полі відомостей використовується вираз на основі інших полів відомостей.

 Ці окремі транзакції здійснила Анна Давиденко у Криму.

 Підсумкові поля та дані відображаються внизу подання режиму.

Щоб приховати відповідні докладні дані, клацніть знак мінус (–) праворуч від імені продавця або під регіоном.

 Примітка    Приховавши докладні дані, можна покращити швидкодію режиму зведеної таблиці.

 

Перегляд окремих елементів

Якщо в області стовпця більше одного поля, клацніть знак “плюс” (+) або знак “мінус” (–) ліворуч від елемента, щоб відобразити чи приховати елементи нижчого рівня. Наприклад, щоб відобразилися зведені або докладні дані для кожного міста Криму, клацніть знак “плюс” (+) ліворуч від поля Крим.

На ілюстрації нижче показано зведені значення для кожного міста у групі “Крим”.

 Елементи для поля Місто, згруповані в настроюваній групі Крим.

 Зведені дані для Джанкоя.

 Після клацання відображаються клієнти з Джанкоя та зведені дані для кожного клієнта.

 Після клацання відображаються докладні дані для Джанкоя.

Створення режиму зведеної таблиці

Режими зведеної таблиці та зведеної діаграми можна створювати для таблиць, форм і запитів Access. У цій статті описано, як створювати режими зведеної таблиці та зведеної діаграми для запиту Access.

Крок 1. Створення запиту

Якщо немає запиту, який потрібно використати для режиму зведеної таблиці, створіть новий запит.

·                     На вкладці Створення у групі Запити натисніть кнопку Майстер запитів (щоб створити запит за допомогою майстра) або кнопку Конструктор запитів (щоб побудувати запит самостійно).

Обов’язково додайте до сітки запиту такі компоненти:

·                     поля з даними для зведення (наприклад, грошовими сумами або іншими числовими даними);

·                     поля, за якими потрібно порівняти дані (наприклад, “працівник”, “регіон” або “дата”).

Якщо у зведеній таблиці ви плануєте підрахувати елементи, до них слід також додати поле унікального ідентифікатора. Наприклад, для підрахування кількості рахунків-фактур запит має містити ідентифікатор таблиці рахунка-фактури.

Докладніші відомості про створення запитів див. у статті Основні відомості про запити.

Крок 2. Відкриття запиту в режимі зведеної таблиці

1.                Якщо запит ще не відкрито, двічі клацніть його в області переходів.

2.                На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Подання зведеної таблиці.

У програмі Access відобразиться пустий режим зведеної таблиці без полів і даних.

Крок 3. Додавання полів даних до режиму зведеної таблиці

На цьому кроці потрібно додати поля, які утворюють заголовки рядків і стовпців у режимі зведеної таблиці, а також поля відомостей і фільтрів. Для цього список полів має бути видимий.

·                     Якщо список полів невидимий, на вкладці Конструктор у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Список полів.

Додавання полів рядків

Поля рядків утворюють у зведеній таблиці рядки. На ілюстраціях на початку цієї статті показано поле рядка Продавець.

Ось як можна додати поле рядка.

·                     Перетягніть поле зі списку полів в область зведеної таблиці з позначкою Перетягніть сюди поля рядків.

Також можна додати поле фільтра, як описано нижче.

1.                Виділіть поле у списку полів.

2.                Унизу списку полів виберіть із розкривного списку пункт Області рядків і натисніть кнопку Додати до.

Додавання полів стовпців

Як видно з назви, поля стовпців утворюють у зведеній таблиці стовпці. На ілюстраціях на початку цієї статті показано поля стовпців Місто та Клієнт.

Ось як можна додати поле стовпця.

·                     Перетягніть поле зі списку полів в область зведеної таблиці з позначкою Перетягніть сюди поля стовпців.

Також можна додати поле фільтра, як описано нижче.

1.                Виділіть поле у списку полів.

2.                Унизу списку полів виберіть із розкривного списку пункт Області стовпців і натисніть кнопку Додати до.

Додавання полів відомостей

Поля відомостей утворюють у зведеній таблиці клітинки відомостей. На ілюстраціях на початку цієї статті показано поля відомостей Ім’я продукту, Ціна за одиницю та Кількість.

Ось як можна додати поле відомостей.

·                     Перетягніть поле зі списку рядків в область зведеної таблиці з позначкою Перетягніть сюди поля підсумків або деталей.

Також можна додати поле фільтра, як описано нижче.

1.                Виділіть поле у списку полів.

2.                Унизу списку полів виберіть із розкривного списку пункт Області даних і натисніть кнопку Додати до.

Додавання полів фільтра

Поля фільтрів необов’язкові. Додавши поле фільтра, можна фільтрувати всю зведену таблицю за значенням. Наприклад, на ілюстраціях на початку цієї статті поле Країна було додано як поле фільтра. Це дає змогу фільтрувати всю зведену таблицю за певними країнами.

Ось як можна додати поле фільтра.

·                     Перетягніть поле зі списку рядків в область зведеної таблиці з позначкою Перетягніть сюди поля фільтра.

Також можна додати поле фільтра, як описано нижче.

1.                Виділіть поле у списку полів.

2.                Унизу списку полів виберіть із розкривного списку пункт Області фільтра й натисніть кнопку Додати до.

Переміщення поля

·                     Перетягніть ім’я поля в потрібне розташування. Переконайтеся, що перетягуєте саме ім’я поля (наприклад, Продавець), а не одне з його значень.

Видалення поля

·                     Виберіть ім’я поля, яке потрібно видалити, а потім на вкладці Конструктор у групі Активне поле натисніть кнопку Видалити поле.

 Примітка    Поле буде видалено з цього режиму, але залишиться доступним у базовому джерелі даних.

Крок 4. Додавання обчислюваних полів відомостей і полів підсумків до режиму

Додавання обчислюваних полів відомостей

1.                На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Формули й виберіть пункт Створити обчислюване поле відомостей.

У програмі Access відобразиться діалогове вікно Властивості.

2.                У полі Ім’я введіть ім’я обчислюваного поля.

3.                У більше поле під полем Ім’я введіть обчислення, яке потрібно виконати, наприклад: Ціна за одиницю * Кількість

 Порада    Під час введення обчислення можна додавати до нього поля за допомогою розкривного списку та кнопки Вставити посилання на (унизу діалогового вікна “Властивості”).

4.                Натисніть кнопку Змінити. У програмі Access обчислюване поле буде додано до списку полів.

5.                Повторіть кроки 2–4, щоб створити інші обчислювані поля.

6.                Закрийте діалогове вікно “Властивості”.

7.                Додайте обчислюване поле до зведеної таблиці за інструкціями з розділу Додавання полів відомостей.

Додавання полів підсумку

1.                Подбайте про відображення клітинок відомостей. Для цього виберіть позначку заголовка стовпця й на вкладці Конструктор у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Докладно.

2.                Виберіть одне зі значень відомостей, для якого потрібно додати підсумок.

3.                На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Автообчислення. Потім виберіть тип підсумку, який потрібно додати.

4.                Повторіть крок 3, якщо потрібно додати інші типи підсумків.

Крок 5. Змінення підписів полів і форматування даних

1.                У зведеній таблиці виберіть підпис поля, який потрібно змінити.

2.                На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Властивості.

3.                У діалоговому вікні Властивості перейдіть на вкладку Підписи.

4.                У полі Підписи введіть потрібний підпис і натисніть клавішу Enter.

5.                Виберіть інші потрібні параметри для форматування підписів.

6.                У діалоговому вікні Властивості перейдіть на вкладку Формат.

7.                Використайте команди вкладки Формат для сортування даних і форматування тексту й клітинок.

8.                Якщо зведена таблиця містить рядки підсумків, на вкладці Конструктор натисніть кнопку Стисло, щоб приховати поля відомостей і відобразити лише поля підсумку.

9.                Повторіть кроки 3–7, щоб настроїти підписи й формати для полів підсумку.

 Порада    Підсумки можна відобразити у вигляді відсотків від загального підсумку. Для цього виберіть один із підсумків, перейдіть на вкладку Конструктор і натисніть у групі Знаряддя кнопку Відобразити як. Потім виберіть загальний підсумок, порівняння з яким потрібно відображати (підсумок для рядків, стовпців тощо).

Крок 6. Фільтрування, сортування та групування даних

·                     Щоб фільтрувати дані, клацніть стрілку розкривного списку біля будь-якого імені поля та встановіть або зніміть відповідні прапорці для фільтрування.

·                     Ось як можна групувати дані.

1.                У зведеній таблиці клацніть значення, які потрібно згрупувати. Наприклад, щоб згрупувати кілька міст, клацніть перше місто, а потім клацайте всі інші потрібні міста, утримуючи натиснутою клавішу Control.

2.                Клацніть правою кнопкою миші одне з виділених значень і виберіть команду Групувати елементи. У програмі Access буде створено рівень настроюваної групи. Підпис і форматування цієї групи можна змінити за вказівками з розділу Крок 5. Змінення підписів полів і форматування даних.

Додавши рівень групування, можна вибрати цю групу, а потім на вкладці Конструктор використати кнопки Розгорнути поле або Згорнути поле, щоб відобразити чи приховати окремі поля у групі.

Конструювання режиму зведеної діаграми

Різниця між режимами зведеної таблиці та зведеної діаграми

За макетом режим зведеної діаграми схожий на режим зведеної таблиці. Відмінність між ними така: за промовчанням у режимі зведеної таблиці відображаються відомості даних, а в режимі зведеної діаграми – підсумки або зведення даних (зазвичай у вигляді сум або лічильників).

Крім того, замість областей рядків і стовпців у режимі зведеної діаграми відображаються область рядів та область категорій. Ряд – це група пов’язаних точок даних, яка зазвичай відображається в легенді певним кольором. Категорія складається з однієї точки даних кожного ряду, зазвичай відображається як позначка на осі категорій (x).

Коли зміни до макета таблиці, запиту або форми вносяться в інших режимах, це не впливає на макет відповідного об’єкта в режимах зведеної таблиці та зведеної діаграми. Проте зміни до макета (на зразок переміщення поля з області рядків до області стовпців), внесені в режимі зведеної таблиці, відображаються в режимі зведеної діаграми (і навпаки).

Приклади режиму зведеної діаграми

На першому прикладі режиму зведеної діаграми показано п’ять продавців із найвищими показниками продажу (згідно з підсумковими цінами) в Україні між 1996 і 1998 роками. Кожна позначка даних поширюється на вісь значень (y), де представлено суму цін для проданих одиниць товару.

 В області фільтрів поле “Країна” відфільтровано, щоб відображалися ціни за одиницю тільки для України.

 В області даних відображаються підсумки для проданих одиниць товару.

 Область побудови містить тло для позначок даних.

 Лінії сітки полегшують зіставлення позначок даних із віссю значень.

 Ця позначка даних відображає одну точку категорії (у цьому випадку – продавця), яка містить три точки рядів (у цьому випадку – роки 1996, 1997 і 1998).

 Область рядів містить поле рядів “Дата замовлення”. Праворуч на діаграмі додано легенду, яка відображається просто під полем рядів.

 Область категорії складається з підписів категорії (у цьому випадку підписи категорії являють собою імена продавців).

 Підпис осі значень забезпечує посилання для кожної позначки даних.

Цю ж діаграму можна “зводити” (тобто регулювати) для відображення різних аналітичних наборів. Так, у наступному прикладі – порівняння п’яти країн або регіонів із найбільшою кількістю замовлень. (Зверніть увагу: у цьому прикладі поле “Продавець” міститься в області фільтрів, а поле “Країна” – в області категорій).

Створення режиму зведеної діаграми

Наведені нижче інструкції подано на основі припущення, що всі попередні кроки для створення режиму зведеної таблиці вже виконано.

Крок 1. Перехід у режим зведеної діаграми

На вкладці Конструктор у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Зведена діаграма.

Крок 2. Додавання та видалення полів у режимі зведеної діаграми

На цьому кроці можна додавати поля до діаграми або видаляти їх. Якщо видалити поле, його дані залишаються доступними у списку полів, але поле не відображається в діаграмі.

Додавання поля

·                     Щоб додати поле, перетягніть його зі списку полів в одну із “зон перетягування” на діаграмі. Крім того, можна виділити поле у списку полів, унизу списку полів вибрати область, до якої потрібно додати поле, і натиснути кнопку Додати до.

·                      Якщо не відображаються зони перетягування, на вкладці Конструктор у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Зони перетягування.

·                      Якщо не відображається список полів, на вкладці Конструктор у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Список полів.

Видалення поля

·                     Щоб видалити поле, виділіть його підпис на діаграмі й натисніть клавішу Delete. Крім того, поле можна перетягнути за межі діаграми.

Крок 3. Групування, фільтрування та сортування даних

Для зручного читання діаграми краще групувати, фільтрувати та сортувати дані. Наприклад, на ілюстраціях на початку цього розділу дати замовлення згруповано за роками. Це дає змогу зручно та швидко переглядати зведення для кожного року, не переглядаючи окремі дати замовлення. Також дані відфільтровано для перегляду п’яти продавців із найвищими показниками продажу. Нарешті, кожну позначку даних відсортовано за значенням підсумку в порядку зростання. Завдяки цьому відразу видно, у кого з цих п’яти продавців найвищий і найнижчий показник продажу.

Групування даних

1.                Виділіть ім’я поля в діаграмі.

2.                Якщо діалогове вікно Властивості не відображається, клацніть правою кнопкою миші ім’я поля та виберіть пункт Властивості.

3.                У діалоговому вікні Властивості перейдіть на вкладку Фільтр і групування.

4.                У розділі Групування у списку Групувати елементи за полем виберіть потрібний параметр групування. Наприклад, у полі дати можна вибрати варіант Роки. У текстовому полі можна групувати дані за символами префікса (наприклад, за 3 першими символами імені).

Фільтрування даних

1.                Виділіть позначку даних у діаграмі.

2.                Якщо діалогове вікно Властивості не відображається, клацніть правою кнопкою миші позначку даних і виберіть пункт Властивості.

3.                У діалоговому вікні Властивості перейдіть на вкладку Фільтр і групування. У розділі Фільтрування виберіть тип фільтрування та кількість елементів для відображення. Наприклад, щоб відобразилися 5 елементів із найвищими значеннями, у списку Відображення виберіть варіант Згори, а в полі Елементи введіть число 5.

Сортування даних

·                     Клацніть правою кнопкою миші позначку даних у діаграмі, наведіть вказівник на пункт Сортування й виберіть потрібний параметр сортування.

Крок 4. Змінення типу діаграми

1.                Клацніть правою кнопкою миші пусту область у діаграмі й виберіть пункт Змінити тип діаграми.

2.                У діалоговому вікні Властивості зі списку ліворуч виберіть загальний тип діаграми.

3.                Виберіть конкретний тип діаграми зі списку праворуч.

Крок 5. Додавання легенди

1.                Клацніть пусту область діаграми.

2.                На вкладці Конструктор у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Легенда.

Крок 6. Редагування та форматування тексту

Заголовки осей

1.                Виберіть заголовок осі, який потрібно відформатувати.

2.                Якщо діалогове вікно Властивості не відображається, клацніть правою кнопкою миші заголовок і виберіть пункт Властивості.

3.                У діалоговому вікні Властивості перейдіть на вкладку Формат. У полі Підпис введіть потрібний текст для відображення.

4.                На тій самій вкладці в розділі Формат тексту виберіть потрібні параметри форматування.

Підписи даних

1.                Клацніть підпис даних, як-от один із підписів уздовж осі категорій (x).

2.                Клацніть підпис знову, щоб виділити всі підписи вздовж цієї осі.

3.                Якщо діалогове вікно Властивості не відображається, клацніть правою кнопкою один із підписів і виберіть пункт Властивості.

4.                У діалоговому вікні Властивості перейдіть на вкладку Формат і виберіть потрібні параметри форматування.

Крок 7. Форматування області побудови

1.                Клацніть область побудови, щоб виділити її. Область побудови – це поле, яке містить позначки даних.

2.                Якщо діалогове вікно Властивості не відображається, клацніть правою кнопкою миші область побудови й виберіть пункт Властивості.

3.                У діалоговому вікні Властивості перейдіть на вкладку Межі й заливка.

4.                Виберіть потрібні параметри форматування для області побудови.

5.                Виділіть лінію сітки в діаграмі.

6.                У діалоговому вікні Властивості перейдіть на вкладку Лінії та маркери.

7.                Виберіть потрібні параметри форматування для ліній сітки.

Створення й виконання запиту на оновлення

Запити на оновлення використовуються для додавання, змінення та видалення відомостей в одному або кількох наявних записах. Запити на оновлення можна вважати функціональним варіантом діалогового вікна Пошук і заміна.

Щоб додавати нові записи до бази даних, використовується запит на додавання, а для видалення цілих записів із бази даних – запит на видалення.

 Примітка   У браузері запити на оновлення не підтримуються. Якщо запит на оновлення потрібно виконати у веб-базі даних, спочатку необхідно відкрити базу даних за допомогою програми Access.

 Примітка    Ця стаття не стосується програм Access – баз даних, які можна створити за допомогою програми Access і опублікувати в Інтернеті. Щоб дізнатися більше, перегляньте статтю Створення прогарами Access.

У цій статті

·                     Огляд

·                     Використання запиту на оновлення

·                     Оновлення даних з однієї таблиці до іншої

·                     Припинення блокування запиту в неактивному режимі

·                     Версія SQL: оператор UPDATE

Огляд

Ось які спільні характеристики та відмінності існують між діалоговим вікном “Пошук і заміна” та запитом на оновлення.

Як у діалоговому вікні Пошук і заміна, запит на оновлення дає змогу указати значення, яке слід замінити, а також нове значення.

На відміну від діалогового вікна Пошук і заміна запит на оновлення надає можливість:

·                     використовувати умови, що не залежать від значення, яке потрібно замінити;

·                     оновлювати багато записів за один раз;

·                     змінювати записи в кількох таблицях одночасно.

Обмеження щодо полів, які можна оновити

Запит на оновлення не можна використовувати для оновлення даних у полях наведених нижче типів.

·                     Обчислювані поля.    Значення в обчислюваних полях не містяться постійно в таблицях. Вони наявні лише в тимчасовій пам’яті комп’ютера після обчислення програмою Access. Оскільки обчислювані поля не зберігаються в постійному розташуванні, їх не можна оновити.

·                     Поля в запитах підсумків і перехресних запитах.    Значення в таких типах запитів обчислювані, тому їх не можна оновлювати за запитом на оновлення.

·                     Поля типу “Лічильник”.    Поля типу “Лічильник” розроблено таким чином, що значення в них змінюються лише в разі додавання запису до таблиці.

·                     Поля в запитах з унікальними значеннями та запитах з унікальними записами.    Значення в таких запитах підсумовуються. Деякі з таких значень представляють один запис, а інші – кілька записів. Операцію оновлення виконати не можна, тому що не можна визначити, які записи виключено як повтори. Через це не можна оновити всі необхідні записи. Це обмеження чинне й тоді, коли ви використовуєте запит на оновлення, і тоді, коли намагаєтесь оновити дані вручну, вводячи значення у формі або таблиці даних.

·                     Поля в запиті на об’єднання.    Дані в полях у запиті на об’єднання оновлювати не можна, оскільки кожен запис, наявний у кількох джерелах даних, у результатах запиту на об’єднання відображається лише один раз. Оскільки з результатів видаляються певні повторювані записи, програма Access не може оновити всі необхідні записи.

·                     Поля первинних ключів.    У деяких випадках, наприклад, коли поле первинного ключа використовується у зв’язках таблиць, це поле не можна оновити за допомогою запиту, якщо спочатку не встановлено зв’язок для автоматичного каскадного оновлення.

 Примітка   Під час каскадного оновлення програма Access автоматично оновлює значення зовнішнього ключа в разі змінення значення первинного ключа в батьківській таблиці.

Використання запиту на оновлення

Радимо створювати запит на оновлення в два кроки: спочатку створити вибірковий запит, що визначає записи, які потрібно оновити, а потім перетворити цей запит на запит на оновлення, який можна використати для оновлення записів.

 Порада   Перед виконанням запиту на оновлення створіть резервну копію бази даних. Результати запиту на оновлення не можна скасувати, а створення резервної копії дає змогу за потреби скасувати зміни.

Резервне копіювання бази даних

У цьому розділі

·                     Крок 1. Створення вибіркового запиту, що визначає записи, які потрібно оновити

·                     Крок 2. Оновлення записів

Крок 1. Створення вибіркового запиту, що визначає записи, які потрібно оновити

1.                Відкрийте базу даних із записами, які потрібно оновити.

2.                На вкладці Конструктор у групі Макроси та код виберіть елемент Конструктор запиту.

Відкриється конструктор запиту, і відобразиться діалогове вікно Відображення таблиці.

3.                Відкрийте вкладку Таблиці.

4.                Виділіть принаймні одну таблицю із записами, які потрібно оновити, натисніть кнопку Додати, а потім – кнопку Закрити.

Таблиця або таблиці відображаються в одному або кількох вікнах у конструкторі запиту, вікна містять список усіх полів у кожній таблиці. Цей рисунок показує типову таблицю в конструкторі запиту.

 Таблиця, відображена в конструкторі запиту

 Бланк запиту

5.                У вікнах таблиці двічі клацніть поля, які потрібно оновити. Вибрані поля відображаються в рядку Поле бланка запиту.

До кожного стовпця у бланку запиту можна додати одне поле таблиці.

Щоб швидко додати всі поля в таблиці, двічі клацніть символ зірочки (*) у верхній частині списку полів таблиці у вікні таблиці. Цей рисунок показує бланк запиту, до якого додано всі поля таблиці.

6.                Щоб обмежити результати запиту на основі значень полів, у бланку запиту в рядку Критерії введіть критерії, які потрібно використати для обмеження результатів.

Таблиця із прикладами критеріїв

7.                На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

8.                Переконайтеся, що запит повертає всі записи, які потрібно оновити.

9.                Щоб видалити поля, які не потрібно включати до конструктора запитів, виберіть поля та натисніть клавішу Delete.

10.           Щоб додати поля, які потрібно включити до конструктора запитів, перетягніть додаткові поля до бланка запитів.

Крок 2. Оновлення записів

1.                На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Оновлення.

Нижче описано процедуру перетворення вибіркового запиту на запит на оновлення. У такому разі програма Access додає рядок Оновлення до до бланка запиту. Наведений нижче рисунок показує запит на оновлення, який повертає всі активи, придбані після 5 січня 2005 року, і змінює розташування на “Склад №3” для всіх записів, які відповідають цьому критерію.

2.                Знайдіть поле з даними, які потрібно змінити, а потім введіть вираз (критерії зміни) у рядку Оновлення до для цього поля.

У рядку Оновлення до можна використати будь-який припустимий вираз.

Таблиця із прикладами виразів

3.                На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

Відобразиться оповіщення.

4.                Щоб виконати запит і оновити дані, натисніть кнопку Так.

 Примітка   Після виконання запиту можна помітити, що деякі поля відсутні в наборі результатів. Якщо запит містить поля, які не оновлювалися, програма Access за промовчанням не відображає ці поля в результатах. Наприклад, до запиту можна включити поля ідентифікаторів із двох таблиць, щоб визначити правильні записи для оновлення. Якщо ці поля ідентифікаторів не оновлюються, програма Access не відображає їх у результатах.

Оновлення даних з однієї таблиці до іншої

Якщо потрібно оновити дані з однієї таблиці до іншої, зверніть увагу на таке правило: типи даних у вихідній і кінцевій таблицях мають збігатись або бути сумісні.

Крім того, якщо під час оновлення даних з однієї таблиці до іншої замість відповідних типів даних використовуються сумісні типи, програма Access перетворює типи даних цих полів у кінцевій таблиці. Як результат, деякі дані в кінцевих полях можуть бути обрізано (видалено). У розділі Обмеження щодо перетворень типів даних описано способи, за допомогою яких можна або не можна перетворювати типи даних. У таблиці в цьому розділі також пояснюється, коли перетворення типу даних може змінити або видалити деякі або всі дані в полі та які дані може бути видалено.

Процес оновлення даних з однієї таблиці до іншої складається з таких загальних кроків.

1.                Створення запиту на оновлення та додавання до запиту вихідних і кінцевих таблиць.

2.                Об’єднання цих таблиць за полями, які містять пов’язані дані.

3.                Додавання імен кінцевих полів до рядка Поле у бланку запиту.

4.                Додавання імен вихідних полів до рядка Оновлення до у бланку запиту з використанням такого синтаксису: [вихідна_таблиця].[вихідне_поле].

Кроки, описані в цьому розділі, передбачають використання двох схожих таблиць. У цьому прикладі таблиця “Клієнти” розташована в базі даних, яку було щойно успадковано, і містить новіші дані, ніж таблиця “Замовники”. Можна побачити, що змінилися деякі імена керівників і адреси. Через це вирішено оновити таблицю “Замовники” за допомогою даних із таблиці “Клієнти”.

Таблиця “Клієнти”

Ідентифікатор клієнта	Повне ім’я	Адреса	Місто	Область і район	Поштовий індекс	Країна або регіон	Телефон	Контакт
1	Історичний музей	Вул. Сумська, 13	Харків	Харківська обл.	12345	Україна	(505) 555-2122	Тарас Коваленко
2	Авіакомпанія “Скіф”	Вул. Зелена, 15	Київ	Київська обл.	23456	Україна	(104) 555-2123	Андрій Франко
3	Завод вин	Вул. Лісова, 58	Полтава	Полтавська обл.	34567	Україна	(206) 555-2124	Федір Іванчук
4	Центральна аптека	Вул. Індустріальна, 1	Донецьк	Донецька обл.	Донецька обл.	Україна	(171) 555-2125	Тарас Петренко
5	Наша кава	Вул. Андріївська, 2	Одеса		56789	Україна	(7) 555-2126	Лілія Левицька
6	Швидкий кур’єр	Вул. Калініна, 33	Полтава	Полтавська обл.	34567	Україна	(206) 555-2125	Михайло Пославський
7	Проектний інститут	Вул. Шевченка, 59	Суми	Сумська обл.	87654	Україна	(916) 555-2128	Дмитро Корнієнко
8	ТОВ “Райдуга”	Пров. Скісний, 3	Миргород	Полтавська обл.	31415	Україна	(503) 555-2129	Іван Кучеров
9	Завод іграшок	Пров. Скісний, 4	Миргород	Полтавська обл.	31415	Україна	(503) 555-2233	Степан Михайленко

Таблиця “Замовники”

Ідентифікатор замовника	Повне ім’я	Адреса	Місто	Область і район	Поштовий індекс	Країна або регіон	Телефон	Керівник
1	Історичний музей	Вул. Сумська, 13	Харків	Харківська обл.	12345	Україна	(505) 555-2122	Роман Погребняк
2	Авіакомпанія “Скіф”	Вул. Зелена, 15	Київ	Київська обл.	23456	Україна	(104) 555-2123	Андрій Франко
3	Завод вин	Вул. Лісова, 58	Полтава	Полтавська обл.	34567	Україна	(206) 555-2124	Федір Іванчук
4	Центральна аптека	Вул. Індустріальна, 1	Донецьк	Донецька обл.	Донецька обл.	Україна	(171) 555-2125	Тарас Петренко
5	Наша кава	Вул. Маршала Жукова, 12	Одеса		56789	Україна	(7) 555-2126	Лілія Левицька
6	Швидкий кур’єр	Вул. Калініна, 33	Полтава	Полтавська обл.	34567	Україна	(206) 555-2125	Галина Бойко
7	Проектний інститут	Вул. Барнаульська, 1	Суми	Сумська обл.	4	Україна	(916) 555-2128	Світлана Омельченко
8	ТОВ “Райдуга”	Пров. Скісний, 3	Миргород	Полтавська обл.	31415	Україна	(503) 555-2129	Микола Лисенко
9	Завод іграшок	Пров. Скісний, 4	Миргород	Полтавська обл.	31415	Україна	(503) 555-2233	Степан Михайленко

Надалі слід пам’ятати, що хоча типи даних для кожного поля таблиці можуть не збігатися, вони мають бути сумісні. У програми Access має бути можливість перетворити дані у вихідній таблиці на тип, який можна використати в кінцевій таблиці. У деяких випадках процес перетворення може призвести до видалення деяких даних. Для отримання додаткових відомостей про обмеження під час перетворень типів даних див. розділ Обмеження щодо перетворень типів даних.

Створення й виконання запиту на оновлення

 Примітка   Наведені нижче кроки передбачають використання двох попередніх зразків таблиць. Ці кроки можна змінити відповідно до ваших даних.

1.                На вкладці Конструктор у групі Макроси та код виберіть елемент Конструктор запиту.

2.                У діалоговому вікні Відображення таблиці відкрийте вкладку Таблиці.

3.                Двічі клацніть вихідну та кінцеву таблиці, які потрібно додати до запиту, відтак натисніть кнопку Закрити. Кожна таблиця відобразиться в окремому вікні в конструкторі запиту.

4.                Здебільшого програма Access автоматично об’єднує пов’язані поля в запит. Щоб вручну об’єднати поля, які містять пов’язані відомості, перетягніть пов’язане поле з однієї таблиці до відповідного поля в іншій таблиці.

Наприклад, якщо використовуються наведені вище зразки таблиць, поле “Ідентифікатор клієнта” потрібно перетягнути до поля “Ідентифікатор замовника”. Програма Access створює зв’язок між цими полями у двох таблицях і використовує цей зв’язок для об’єднання будь-яких пов’язаних записів.

5.                На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Оновлення.

6.                У вихідній таблиці двічі клацніть поля, які потрібно оновити. Кожне поле відобразиться в рядку Поле у бланку запиту.

Якщо використовуються наведені зразки таблиць, потрібно додати всі поля, крім поля “Ідентифікатор замовника”. Зверніть увагу на те, що ім’я кінцевої таблиці відображається в рядку Таблиця у бланку запитів.

7.                У рядку запиту Оновлення до в кожному зі стовпців, які містять кінцеве поле, додайте ім’я вихідної таблиці та поле у вихідній таблиці, яке відповідає полю в кінцевій таблиці. Переконайтеся, що використано такий синтаксис: [Таблиця].[Поле], де імена таблиці й поля взято у квадратні дужки та відокремлено крапкою.

Цей рисунок показує частину бланка, де використовуються наведені зразки таблиць. Зверніть увагу на синтаксис імен таблиці й поля в рядку Оновлення до.

Пам’ятайте, що важливо правильно записати імена таблиць і полів у рядку Оновлення до, а також зберегти всю пунктуацію в іменах вихідних таблиць і полів. Проте регістр зберігати не потрібно.

8.                На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

9.                Коли з’явиться запит на підтвердження оновлення, натисніть кнопку Так.

Обмеження щодо перетворень типів даних

Наведена нижче таблиця містить список типів даних, доступних у програмі Access, пояснює обмеження щодо перетворення типів даних і коротко описує втрати даних, які можуть виникнути під час перетворення.

Тип даних після перетворення	Вихідний тип даних	Зміни або обмеження
Текст	Поле типу Memo	Програма Access залишає перші 255 символів, решту видаляє.
	Число	Без обмежень.
	Дата/час	Без обмежень.
	Грошова одиниця	Без обмежень.
	Лічильник	Без обмежень.
	Так/Ні	Значення -1 (“Так” у полі “Так/Ні”) перетворюється на значення “Так”. Значення 0 (“Ні” в полях “Так/Ні”) перетворюється на значення “Ні”.
	Гіперпосилання	Програма Access скорочує посилання, які містять більше 255 символів.
Поле типу Memo	Текст	Без обмежень.
	Число	Без обмежень.
	Дата/час	Без обмежень.
	Грошова одиниця	Без обмежень.
	Лічильник	Без обмежень.
	Так/Ні	Значення -1 (“Так” у полі “Так/Ні”) перетворюється на значення “Так”. Значення 0 (“Ні” в полях “Так/Ні”) перетворюється на значення “Ні”.
	Гіперпосилання	Без обмежень.
Число	Текст	Текстове поле має містити лише числа, припустимі грошові одиниці та десяткові роздільники. Кількість символів у текстовому полі має відповідати розміру, визначеному для числового поля.
	Поле типу Memo	Поле типу Memo має містити лише текст, припустимі грошові одиниці та десяткові роздільники. Кількість символів у полі Memo має відповідати розміру, визначеному для числового поля.
	Число з іншим розміром поля або з іншою точністю	Значення мають бути не більше або не менше за розмір, який може зберігати нове поле. У разі змінення точності програма Access може округлити деякі значення.
	Дата/час	Дати, які можна перетворювати, залежать від розміру числового поля. Слід пам’ятати, що програма Access зберігає всі дати як порядкові дати, а значення дат зберігаються як цілі числа з подвійною точністю та рухомою комою. У програмі Access 30 грудня 1899 року використовується як нульова дата. Дати за межами діапазону 18 квітня 1899 року та 11 вересня 1900 року перевищують за розміром байтове поле. Дати за межами діапазону 13 квітня 1810 року та 16 вересня 1989 року перевищують за розміром поле типу “Ціле число”. Щоб пристосувати всі можливі дати, виберіть для властивості числового поля Розмір поля значення Довге ціле число або більше.
	Грошова одиниця	Значення не мають перевищувати (або бути менші) обмеження розміру для цього поля. Наприклад, поле “Грошова одиниця” можна перетворити на поле “Ціле число”, лише якщо ці значення належать до діапазону від 255 до 32 767 (включно).
	Лічильник	Значення мають відповідати обмеженням розміру, установленим для поля.
	Так/Ні	Значення “Так” перетворюються на -1. Значення “Ні” перетворюються на 0.
Дата/час	Текст	Вихідний текст має бути датою або комбінацією дати й числа, яку можна розпізнати. Наприклад, 18 січня 2007.
	Поле типу Memo	Вихідний текст має бути датою або комбінацією дати й числа, яку можна розпізнати. Наприклад, 18 січня 2007.
	Число	Значення має належати до діапазону від -657 434 до 2 958 465,99998843.
	Грошова одиниця	Значення має належати до діапазону від -657 434$ до 2 958 465,9999$.
	Лічильник	Значення має бути більше за -657 434 та менше за 2 958 466.
	Так/Ні	Значення -1 (Так) перетворюється на 29 грудня 1899. Значення 0 (Ні) перетворюється на північ (00:00).
Грошова одиниця	Текст	Текст має складатися з чисел і припустимих роздільників.
	Поле типу Memo	Текст має складатися з чисел і припустимих роздільників.
	Число	Без обмежень.
	Дата/час	Без обмежень, але значення може округлюватися.
	Лічильник	Без обмежень.
	Так/Ні	Значення -1 (Так) перетворюється на 1$, а значення 0 (Ні) перетворюється на 0$.
Лічильник	Текст	Заборонено, якщо поле “Лічильник” використовується як первинний ключ.
	Поле типу Memo	Заборонено, якщо поле “Лічильник” використовується як первинний ключ.
	Число	Заборонено, якщо поле “Лічильник” використовується як первинний ключ.
	Дата/час	Заборонено, якщо поле “Лічильник” використовується як первинний ключ.
	Грошова одиниця	Заборонено, якщо поле “Лічильник” використовується як первинний ключ.
	Так/Ні	Заборонено, якщо поле “Лічильник” використовується як первинний ключ.
Так/Ні	Текст	Вихідний текст має містити лише слова “Так”, “Ні”, “Істина”, “Хибність”, “Увімкнуто” або “Вимкнуто”.
	Поле типу Memo	Вихідний текст має містити лише слова “Так”, “Ні”, “Істина”, “Хибність”, “Увімкнуто” або “Вимкнуто”.
	Число	Нульові значення або Null-значення перетворюються на значення “Ні”, усі інші значення перетворюються на значення “Так”.
	Дата/час	Null-значення та значення 00:00:00 перетворюються на значення “Ні”, усі інші значення перетворюються на значення “Так”.
	Грошова одиниця	Нульові значення та Null-значення перетворюються на значення “Ні”, усі інші значення перетворюються на значення “Так”.
	Лічильник	Усі значення перетворюються на значення “Так”.
Гіперпосилання	Текст	Якщо вихідний текст містить припустиму веб-адресу, наприклад adatum.com, www.adatum.com або http://www.adatum.com, текст перетворюється на гіперпосилання. Програма Access намагається перетворити інші значення (це означає, що відображається підкреслений текст, а курсор змінюється після наведення на посилання), але ці посилання не працюють. Текст може містити будь-який припустимий веб-протокол, включно з http://, gopher://, telnet://, ftp:// та wais://.
	Поле типу Memo	Див. попередній запис. Застосовуються ті самі обмеження.
	Число	Заборонено, якщо числове поле – це частина зв’язку. Якщо вихідне значення має форму припустимої ІР-адреси (чотири числових триплети, розділені крапками: nnn.nnn.nnn.nnn), а числа збігаються з веб-адресою, у результаті перетворення буде отримано припустиме посилання. В іншому випадку програма Access додає http:// на початку кожного значення, а отримані посилання не працюють.
	Дата/час	На початку кожної адреси додається http://, але отримані посилання майже ніколи не працюють.
	Грошова одиниця	На початку кожної адреси додається http://, але отримані посилання, як і у випадку з датами, майже ніколи не працюють.
	Лічильник	Заборонено, якщо поле “Лічильник” – це частина зв’язку. На початку кожного значення додається http://, але отримані посилання майже ніколи не працюють.
	Так/Ні	Усі значення “Так” перетворюються на -1, а всі значення “Ні” – на 0, і на початку кожного значення додається http://. Отримані посилання не працюють.

Припинення блокування запиту в неактивному режимі

Якщо під час спроби виконати запит на змінення результати не відображаються, перевірте, чи наявне таке повідомлення в рядку стану програми Access:

Неактивний режим заблокував цю дію або подію.

За промовчанням програма Access вимикає всі запити на змінення (запити на оновлення, додавання, видалення та створення таблиці), якщо базу даних розміщено не в надійному розташуванні або якщо база даних не підписана та надійна. Навіть якщо жодна з цих умов не виконується, запит усе одно можна активувати для поточного сеансу роботи з базою даних: для цього в рядку повідомлень виберіть команду Увімкнути вміст.

Версія SQL: оператор UPDATE

Якщо ви звикли працювати з мовою SQL, можна також ввести оператор UPDATE у режимі SQL. Щоб використати режим SQL, створіть пустий новий запит, а потім переключіться на режим SQL.

У цьому розділі представлено синтаксис оператора UPDATE і приклад цього оператора.

Синтаксис

UPDATE таблиця    SET нове_значення    WHERE умови;

Оператор UPDATE складається з таких частин:

Частина	Опис
таблиця	Ім’я таблиці, що містить дані, які потрібно змінити.
нове_значення	Вираз, що визначає значення, яке має бути вставлено в певне поле в оновлених записах.
умови	Вираз, що визначає, які записи буде оновлено. Оновлюються лише ті записи, що відповідають умовам цього виразу.

Примітки

Оператор UPDATE особливо корисний, якщо потрібно змінити багато записів, або якщо записи, які потрібно змінити, містяться в кількох таблицях.

Ви можете змінити кілька полів одночасно. Наведений приклад збільшує значення “Обсяг замовлення” на 10 відсотків і значення “Вантаж” на 3 відсотки для перевізників у Сполученому Королівстві:

UPDATE Замовлення

SET Обсяг_замовлення = Обсяг_замовлення * 1,1

Вантаж = Вантаж * 1,03

WHERE Країна-перевізник = "Сполучене_Королівство";

Захист даних за допомогою процесів резервного копіювання та відновлення

 Примітка    Ця стаття не стосується програм Access – баз даних, які можна створити за допомогою програми Access і опублікувати в Інтернеті. Щоб дізнатися більше, перегляньте статтю Створення прогарами Access.

Резервна копія локальної бази даних потрібна в тих випадках, коли потрібно відновити всю базу даних у разі відмови системи або відновити об’єкт, якщо помилку не вдається виправити за допомогою команди Скасувати.

Якщо резервне копіювання бази даних видається зайвим витрачанням дискового простору, подумайте про час, який можна заощадити, уникнувши втрати даних і структури. Рекомендовано обов’язково регулярно створювати резервні копії, якщо базу даних оновлюють кілька користувачів. Без резервної копії не можна відновити пошкоджені або відсутні об’єкти чи будь-які зміни, внесені до структури бази даних.

·                     Планування систематичного резервного копіювання

·                     Резервне копіювання бази даних

·                     Резервне копіювання розділеної бази даних

·                     Відновлення бази даних

·                     Відновлення об’єктів бази даних

Планування систематичного резервного копіювання

Деякі зміни або помилки неможливо скасувати, тому не слід чекати, доки ви втратите дані, щоб усвідомити, що потрібно було створити резервну копію бази даних. Наприклад, коли для видалення записів або змінення даних ви використовуєте запит на змінення, оновлені запитом значення не можна відновити за допомогою команди Скасувати.

 Порада   Перш ніж виконати будь-який запит на змінення, варто створити резервну копію, особливо якщо запит змінить або видалить дані.

Якщо базу даних використовують кілька користувачів, перш ніж створювати резервну копію, переконайтеся, що всі користувачі закрили відкриту в себе базу даних (таким чином усі змінені дані буде збережено).

Нижче наведено кілька порад, які допоможуть вирішити, як часто слід виконувати резервне копіювання бази даних.

·                     Якщо база даних – це архів або якщо вона використовується лише для довідки та рідко змінюється, резервні копії варто створювати лише в разі змінення структури або даних.

·                     Якщо база даних активна та дані часто змінюються, заплануйте систематичне створення її резервних копій.

·                     Якщо базу даних використовують кілька користувачів, створюйте резервну копію щоразу після внесення змін до структури.

 Примітка    Для даних у зв’язаних таблицях створюйте резервні копії за допомогою будь-яких доступних функцій резервного копіювання у програмі, яка містить зв’язані таблиці. Якщо база даних, яка містить зв’язані таблиці, – це база даних програми Access, виконайте процедуру з розділу Резервне копіювання розділеної бази даних.

Резервне копіювання бази даних

Під час резервного копіювання бази даних програма Access зберігає та закриває об’єкти, відкриті в поданні конструктора, і зберігає копію файлу бази даних, використовуючи вказані ім’я та розташування.

 Примітка   Програма Access повторно відкриє об’єкти відповідно до значення властивості Подання за промовчанням об’єкта.

Відкрийте базу даних, для якої потрібно створити резервну копію, і зробіть ось що.

1.                Відкрийте вкладку Файл і виберіть команду Зберегти як.

2.                У розділі Типи файлів виберіть Зберегти базу даних як.

3.                В області Зберегти базу даних як у групі Додатково виберіть команду Створити резервну копію бази даних.

4.                У діалоговому вікні Зберегти базу даних як у полі Ім’я файлу перегляньте ім’я резервної копії бази даних.

Перегляньте ім’я за промовчанням для резервної копії бази даних. Воно містить ім’я вихідного файлу бази даних і дату створення резервної копії. За потреби його можна змінити.

 Порада    Під час відновлення даних або об’єктів із резервної копії вам зазвичай потрібно знати, з якої бази даних походить резервна копія і коли її було створено. Тому доцільно використовувати ім’я файлу за промовчанням.

5.                У списку Тип файлу виберіть тип файлу, у якому буде збережено резервну копію бази даних, а потім натисніть кнопку Зберегти.

Резервне копіювання розділеної бази даних

Розділена база даних зазвичай складається із двох файлів баз даних: внутрішньої бази даних, яка містить лише дані в таблицях, і зовнішньої бази даних, яка містить посилання на таблиці внутрішньої бази даних, запити, форми, звіти та інші об’єкти бази даних. Усі дані зберігаються у внутрішній базі даних. Усі елементи інтерфейсу користувача, зокрема запити, форми та звіти, зберігаються в зовнішній базі даних.

Оскільки під час створення резервної копії розділеної бази даних необхідно створювати окремі резервні копії зовнішньої та внутрішньої баз, виконання цієї дії може забрати багато часу. Враховуючи те, що дані містить внутрішня база даних, важливіше систематично створювати резервні копії саме цієї бази даних.

Резервні копії зовнішньої бази даних слід створювати, коли змінюється її структура. Окремі користувачі зовнішньої бази даних можуть вносити зміни в її структуру, тому користувачам слід створювати власні резервні копії зовнішньої бази даних.

Резервне копіювання внутрішньої бази даних

Перш ніж розпочати резервне копіювання, повідомте про це користувачів, тому що для виконання резервного копіювання потрібен монопольний доступ до файлу бази даних. У такому разі користувачі не зможуть використовувати внутрішню базу даних під час процесу резервного копіювання.

1.                Щоб відкрити лише серверну базу даних, запустіть програму Access.

2.                Послідовно виберіть пункти Відкрити інші файли > Комп’ютер > Огляд, а потім виберіть файл серверної бази даних, для якої потрібно створити резервну копію.

3.                Клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити, а потім виберіть команду Монопольний доступ.

4.                Відкрийте вкладку Файл і виберіть команду Зберегти як.

5.                У розділі Типи файлів виберіть Зберегти базу даних як.

6.                В області Зберегти базу даних як у групі Додатково виберіть команду Створити резервну копію бази даних.

7.                У діалоговому вікні Зберегти базу даних як у полі Ім’я файлу перегляньте ім’я резервної копії бази даних.

Перегляньте ім’я за промовчанням для резервної копії бази даних. Воно містить ім’я вихідного файлу бази даних і дату створення резервної копії. За потреби його можна змінити.

 Порада    Під час відновлення даних або об’єктів із резервної копії вам зазвичай потрібно знати, з якої бази даних походить резервна копія і коли її було створено. Тому доцільно використовувати ім’я файлу за промовчанням.

8.                У діалоговому вікні Зберегти як укажіть розташування, у якому потрібно зберегти резервну копію внутрішньої бази даних, а потім натисніть кнопку Зберегти.

Резервне копіювання зовнішньої бази даних

Щоб створити резервну копію зовнішньої бази даних після змінення структури, не закривайте базу даних після змінення її структури. Потім виконайте кроки, описані в розділі Резервне копіювання бази даних, починаючи із кроку 2.

Відновлення бази даних

 Примітка    Відновити базу даних можна лише за наявності її резервної копії.

Резервна копія називається “відомою надійною копією” файлу бази даних – копією, у цілісності даних і структурі якої ви впевнені. Для створення резервних копій у програмі Access слід використовувати команду Створити резервну копію бази даних. Для відновлення бази даних можна використовувати будь-яку відому надійну копію. Наприклад, базу даних можна відновити з копії, яка зберігається на зовнішньому пристрої архівації USB.

Відновлюючи всю базу даних, ви замінюєте файл бази даних, який пошкоджено, містить помилки даних або зовсім відсутній, на файл резервної копії бази даних.

1.                Відкрийте Файловий провідник і знайдіть відому надійну копію бази даних.

2.                Скопіюйте відому надійну копію в розташування, у якому потрібно замінити пошкоджену або нецілісну базу даних. Якщо з’явиться запит про заміну наявного файлу, замініть його.

Якщо з’явиться запит про заміну наявного файлу, замініть його.

Відновлення об’єктів бази даних

Якщо потрібно відновити лише один або кілька об’єктів бази даних, імпортуйте об’єкти з резервної копії до бази даних, яка містить (або в якій відсутній) об’єкт, що потрібно відновити.

 Увага!   Якщо інші бази даних або програми мають зв’язки з об’єктами бази даних, яка відновлюється, обов’язково відновіть базу даних у правильне розташування. В іншому разі зв’язки з об’єктами бази даних не працюватимуть і їх доведеться оновити.

1.                Відкрийте базу даних, у якій слід відновити об’єкт.

2.                Щоб відновити відсутній об’єкт, перейдіть одразу до кроку 3. Щоб замінити об’єкт, який містить пошкоджені дані (або в якому дані відсутні), або якщо об’єкт перестав працювати правильно, виконайте такі дії:

a.                  Якщо потрібно зберегти поточний об’єкт, щоб пізніше порівняти його з відновленою версією, перейменуйте об’єкт перед відновленням. Наприклад, якщо потрібно відновити пошкоджену форму з іменем Витягнення, перейменуйте її у Витягнення_пошкоджено.

b.                 Видаліть об’єкт, який потрібно замінити.

 Примітка   Завжди уважно видаляйте об’єкти бази даних, бо вони можуть бути зв’язані з іншими об’єктами бази даних.

3.                На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт і зв’язування натисніть кнопку Access.

4.                У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані – база даних Access натисніть кнопку Огляд, щоб знайти резервну копію бази даних, а потім натисніть кнопку Відкрити.

5.                Виберіть пункт Імпортувати таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі до поточної бази даних і натисніть кнопку OK.

6.                У діалоговому вікні Імпортувати об’єкти перейдіть на вкладку, яка відповідає типу об’єкта, що потрібно відновити. Наприклад, якщо потрібно відновити таблицю, відкрийте вкладку Таблиці.

7.                Виберіть об’єкт, клацнувши його.

8.                Якщо потрібно відновити додаткові об’єкти, повторіть кроки 6 і 7, доки не виберете всі об’єкти, які потрібно відновити.

9.                Щоб переглянути параметри імпорту до імпортування об’єктів, у діалоговому вікні Імпортувати об’єкти натисніть кнопку Параметри.

10.           Вибравши потрібні об’єкти та параметри імпорту, натисніть кнопку OK, щоб відновити об’єкти.

Для автоматизації процесу створення резервних копій слід використовувати продукт, який виконує автоматизоване резервне копіювання файлової системи, наприклад програму для створення резервних копій файлового сервера або зовнішній пристрій архівації USB.

Настроювання подання за допомогою макросу інтерфейсу користувача

За допомогою макросів інтерфейсу можна виконувати різні дії, наприклад відкривати інші подання, застосовувати фільтри або створювати нові записи. Є два типи макросів: «вбудовані» макроси інтерфейсу користувача, підключені безпосередньо до об’єктів інтерфейсу, наприклад кнопок, полів зі списками або кнопки рядка дії, і «автономні» макроси інтерфейсу користувача, що містяться в об’єктах макросу.

Щоб уникнути дублювання коду, у разі повторного використання автономних макросів інтерфейсу викликайте їх з інших макросів. Автономні макроси інтерфейсу відображаються в області переходів у розділі Макроси, але запустити їх безпосередньо з цього розташування не можна. Використовуйте дію Виконатимакрос, щоб запустити автономний макрос інтерфейсу із вбудованого макросу інтерфейсу.

Створення вбудованого макросу інтерфейсу

Вбудовані макроси запускаються, коли в поданні відбуваються певні події, наприклад натискання кнопки, вибір елемента в полі зі списком або завантаження подання. Макроси стають частиною подання або елемента керування, у який їх вбудовано.

Нижче перелічено події, до яких можна підключити макрос інтерфейсу в елементі керування або поданні.

Тип події	Коли вона відбувається
Після оновлення	Відбувається після введення даних в елемент керування або вибору елемента у списку.
Після клацання	Відбувається, коли вибрано елемент керування.
Поточний елемент	Відбувається, коли користувач переходить до іншого запису в поданні.
Під час завантаження	Відбувається, коли відкривається подання.

Нижче перелічено події, які підтримує кожний елемент керування.

Тип елемента керування або об’єкта	Підтримувані події
Кнопка рядка дій	Після клацання
Автозаповнення	Після оновлення, після клацання
Кнопка	Після клацання
Прапорець	Після оновлення
Поле зі списком	Після оновлення
Гіперпосилання	Після оновлення, після клацання
Зображення	Після клацання
Підпис	Після клацання
Багаторядкове текстове поле	Після оновлення, після клацання
Текстове поле	Після оновлення, після клацання
Подання	Поточний елемент, під час завантаження

Ось як створити вбудований макрос інтерфейсу.

1.                Виберіть елемент керування, у який потрібно вбудувати макрос.

2.                Натисніть кнопку Дії. У програмі Access відкриється діалогове вікно для додаткових дій Дії.

3.                Клацніть подію, до якої потрібно приєднати макрос.
У програмі Access у режимі конструктора макросів відобразиться пустий макрос, до якого можна додавати дії.

Створення автономного макросу інтерфейсу користувача

1.                Послідовно виберіть елементи Основне > Додатково > Макрос.

У програмі Access у режимі конструктора макросів відобразиться пустий макрос, до якого можна додавати дії.

2.                Виберіть команду Зберегти. Введіть ім’я макросу в поле Ім’я макросу, а потім натисніть кнопку OK.

Поради зі створення макросів інтерфейсу користувача

Ці поради допоможуть полегшити процес створення макросів.

·                     Щоб додати в макрос посилання на поле, використовуйте формат [Ім’я_таблиці].[Ім’я_поля]. Наприклад, використовуйте формат [Завдання].[Дата_завершення], щоб додати посилання на поле Дата завершення, і [Завдання].[Стан], щоб додати посилання на поле Стан.

·                     Перш ніж створювати вбудований макрос інтерфейсу користувача, випишіть імена таблиць, полів і елементів керування, які планується використовувати, тому що під час роботи над таблицею ви не зможете переключатися на інші таблиці.

·                     Часто зберігайте зміни.

Редагування інструкцій SQL для уточнення результатів запиту

Якщо запити працюють недостатньо добре, додавши кілька базових інструкцій SQL, можна уточнити результати. Нижче розглянуто кілька типів інструкцій SQL і речень або частин, які можна змінити, щоб отримати потрібні результати.

 Примітка    Ця стаття не стосується програм Access – баз даних, які можна створити за допомогою програми Access і опублікувати в Інтернеті. Щоб дізнатися більше, перегляньте статтю Створення прогарами Access.

У цій статті

·                     Створення інструкції SELECT

·                     Настроювання речення SELECT

·                     Настроювання речення FROM

·                     Настроювання речення WHERE

·                     Настроювання за допомогою оператора UNION

Створення інструкції SELECT

Інструкція SQL SELECT має від двох до трьох речень. Речення SELECT указує базі даних, де шукати дані, і вимагає від неї повернути певний результат.

 Примітка    Інструкції SELECT закінчуються крапкою з комою ( в кінці останнього речення або окремо в рядку в кінці інструкції SQL.

Наведена нижче інструкція SELECT подає програмі Access запит на дані зі стовпців “адреса електронної пошти” та “компанія” в таблиці “Контакти”, де стовпець “Місто” містить значення “Суми”.

Наведений вище запит має три речення: SELECT, FROM і WHERE.

 Речення SELECT містить список стовпців із потрібними даними та оператор (SELECT), за яким ідуть два ідентифікатори (“адреса електронної пошти” й “компанія”). Якщо ідентифікатор містить пробіли або спеціальні символи (як-от ідентифікатор “адреса електронної пошти”), його потрібно взяти у квадратні дужки.

 Речення FROM указує на вихідну таблицю. У цьому прикладі воно містить оператор (FROM), за яким іде ідентифікатор (“Контакти”).

 Речення WHERE не обов’язкове. У прикладі воно містить оператор (WHERE), за яким іде вираз (Місто=”Суми”).

Докладні відомості про вибіркові запити див. у статті про створення вибіркового запиту.

Ось список типових речень SQL.

Речення SQL	Функції	Обов’язкове?
SELECT	Перелічує поля, які містять потрібні дані.	Так
FROM	Перелічує таблиці, у яких містяться поля, зазначені в реченні SELECT.	Так
WHERE	Визначає умови для поля, яким мають відповідати всі записи, щоб бути включеними до результатів.	Ні
ORDER BY	Визначає спосіб сортування результатів.	Ні
GROUP BY	В інструкції SQL, яка містить агрегатні функції, перелічує поля, не зведені в реченні SELECT.	Лише за наявності таких полів
HAVING	В інструкції SQL, яка містить агрегатні функції, визначає умови, які застосовуються до полів, зведених в інструкції SELECT.	Ні

Кожне речення SQL складається з термінів. У наведеній нижче таблиці перелічено кілька типових термінів SQL.

Термін SQL	Визначення	Приклад
ідентифікатор	Ім’я, яке використовується для визначення об’єкта бази даних, наприклад ім’я стовпця.	[адреса електронної пошти] та компанія
оператор	Ключове слово, яке позначає або змінює дію.	AS
константа	Значення, яке не змінюється, наприклад число або NULL-значення.	42
вираз	Комбінація ідентифікаторів, операторів, констант і функцій, яка обчислюється до одного значення.	>= Продукти.[Ціна за одиницю]

Настроювання речення SELECT

Настроювання	Приклад
Щоб переглянути лише неповторювані значення: використайте в реченні SELECT ключове слово DISTINCT.	Наприклад, база даних містить список клієнтів із різних філіалів, а деякі клієнти мають однаковий номер телефону. Якщо вам потрібно переглянути номери телефону без повторів, застосуйте речення SELECT такого зразка: SELECT DISTINCT [ткстТелефонКлієнта]
Щоб змінити спосіб відображення ідентифікатора у вікні табличного подання даних для зручнішого читання: використайте в реченні SELECT оператор AS (ключове слово, яке позначає або змінює дію) разом із псевдонімом поля. Псевдонім поля – це ім’я, яке призначається полю, щоб полегшити читання результатів.	SELECT [ткстТелКлієнта] AS [Телефон клієнта]

Настроювання речення FROM

Настроювання	Приклад
В інструкції SELECT можна використовувати псевдонім таблиці або інше ім’я, призначене таблиці. Псевдонім таблиці зручно використовувати, якщо таблиця має довге ім’я, особливо якщо є багато полів із тим самим ім’ям із різних таблиць.	Щоб вибрати дані із двох полів з однаковим ім’ям “Код”, одне з яких походить із таблиці таблКлієнт, а інше – з таблиці таблЗамовлення: SELECT [таблКлієнт].[Код], [таблЗамовлення].[Код] Щоб визначити псевдоніми таблиці в реченні FROM, використовуйте оператор AS: FROM [таблКлієнт] AS [К], [таблЗамовлення] AS [З] Надалі ці псевдоніми таблиць можна використовувати в реченні SELECT, як показано нижче: SELECT [К].[Код], [З].[Код]
Згрупувати пари записів із двох джерел в один результат або вказати, чи потрібно включати записи з певної таблиці, коли для них немає відповідних записів у пов’язаній таблиці, можна за допомогою функції об’єднання. З’єднайте таблиці, щоб запит поєднував елементи таблиць і виключав елементи, для яких немає відповідних записів в іншій таблиці.	Речення FROM може виглядати так: FROM [таблКлієнт] INNER JOIN [таблЗамовлення] ON [таблКлієнт].[КодКлієнта]=[таблЗамовлення].[КодКлієнта]

Про використання з’єднань

   

Є два типи з’єднань: внутрішнє та зовнішнє. Внутрішні з’єднання частіше використовуються в запитах. Коли запускається запит із внутрішнім з’єднанням, результат показує лише ті елементи, що мають спільне значення в обох з’єднаних таблицях.

Зовнішні з’єднання вказують, чи потрібно включати дані за відсутності спільного значення. Зовнішні з’єднання направлені, тобто можна вказати, чи потрібно включати всі записи з першої таблиці, зазначеної у з’єднанні (так зване “ліве з’єднання”), або із другої таблиці у з’єднанні (так зване “праве з’єднання”). Зовнішнє з’єднання має такий синтаксис SQL:

FROM таблиця1 [ LEFT RIGHT ] JOIN таблиця2ON таблиця1.поле1 = таблиця2.поле2

Докладні відомості див. у статті про використання з’єднань у запиті.

Настроювання речення WHERE

Речення WHERE містить умови, що допомагають обмежити кількість елементів, які повертаються в запиті. Нижче описано приклади умов запиту та як вони працюють.

Наприклад, базове речення WHERE можна настроїти, обмеживши результати запиту. Припустімо, вам потрібно знайти номер телефону клієнта, але ви пам’ятаєте лише його прізвище – Петренко. У цьому прикладі прізвища зберігаються в полі “Прізвище”, отже синтаксис SQL виглядатиме так:

WHERE [Прізвище]="Панасенко"

Речення WHERE також використовується для поєднання джерел даних для стовпців, що мають відповідні дані, але різні типи даних. Це зручно, тому що створити з’єднання між полями, що містять різні типи даних, не можна. Використовуйте одне поле як умову для іншого за допомогою ключового слова LIKE. Наприклад, якщо потрібно використовувати дані з таблиць “Активи” та “Працівники”, лише коли тип активу в полі типу активу таблиці “Активи” має номер 3 в полі “Кількість” таблиці “Працівники”, речення WHERE виглядатиме так:

WHERE поле1 LIKE поле2

 Увага!    Якщо поле використовується з агрегатною функцією, указувати умови для цього поля в реченні WHERE не можна. Натомість використовується речення HAVING, щоб указати умови для сукупних полів.

Настроювання за допомогою оператора UNION

Використовуйте оператор UNION, коли потрібно переглянути об’єднане подання результатів із кількох схожих вибіркових запитів. Наприклад, якщо в базі даних є таблиці “Продукти” та “Послуги”, що містять по три поля: ексклюзивна пропозиція, продукт або послуга, ціна, гарантія або гарантійні зобов’язання. Хоча таблиця “Продукти” містить інформацію про гарантію, а таблиця “Послуги” – про гарантійні зобов’язання, основна інформація однакова. Ви можете використовувати запит на об’єднання, щоб об’єднати ці три поля із двох таблиць, як показано нижче:

SELECT назва, ціна, гарантія, ексклюзивна_пропозиція FROM ПродуктиUNION ALLSELECT назва, ціна, гарантія, ексклюзивна_пропозиція FROM Послуги;

Після запуску цього запиту дані з кожного набору відповідних полів об’єднуються в одне поле виводу. Щоб включити в результати повторювані рядки, використовуйте оператор ALL.

 Примітка    В інструкції SELECT має бути однакова кількість полів виводу, розташованих в одному порядку з однаковими або сумісними типами даних. Для запиту на об’єднання типи даних “Текст” і “Число” вважаються сумісними.

Докладні відомості про запити на об’єднання див. у статті про використання запиту на об’єднання для перегляду об’єднаного результату з кількох запитів.

Використання робочої області програми PowerPoint

Робоча область (або звичайний режим) призначена для того, щоб допомогти вам швидше знаходити та використовувати можливості програми Microsoft PowerPoint 2013.

Розгляньмо базовий макет у звичайному режимі та дії, які можна виконувати в кожній з областей.

Вигляд програми PowerPoint після її відкриття

Після запуску програми PowerPoint відкривається пустий шаблон презентації у звичайному режимі, у якому можна створювати слайди та працювати з ними.

Програма

PowerPoint у звичайному режимі з кількома підписаними елементами.

 В області Слайд можна працювати безпосередньо з окремими слайдами.

 Пунктирними межами позначено покажчики місця заповнення, у які можна вводити текст або вставляти зображення, діаграми та інші об’єкти. Щоб додати вміст, клацніть покажчик місця заповнення.

 На вкладці Слайди відображається ескіз кожного слайда, який відображається в повний розмір в області Слайд. Клацніть ескіз на вкладці Слайди, щоб слайд відобразився в області Слайд. Ескізи також можна перетягувати, щоб змінити розташування слайдів у презентації. Крім того, на вкладці Слайди можна додавати або видаляти слайди.Щоб створити структуру презентації та переміщатися нею, скористайтеся вкладкою Структура.

 В області Нотатки можна вводити нотатки до поточного слайда. Під час показу презентації можна роздати нотатки аудиторії або скористатися ними для довідки.

 Примітка    Ще одна частина робочої області – розташований у її верхній частині рядок меню, який також називають стрічкою. Докладні відомості про стрічку програми PowerPoint див. у статті Куди поділися меню та панелі інструментів?.

Створення презентації

За промовчанням програма PowerPoint 2013 застосовує до нових презентацій шаблон “Нова презентація”, як показано на ілюстрації вище. Можна використати будь-який шаблон, який найкраще відповідає вашій презентації, але шаблон “Нова презентація” – це чудовий вибір для тих, хто вперше працює із програмою PowerPoint.

Щоб створити презентацію на основі шаблону нової презентації, виконайте такі дії:

Відкрийте вкладку Файл.

1.                Виберіть пункт Створити, а потім у розділі Доступні шаблони та теми виберіть варіант Нова презентація.

2.                Натисніть кнопку Створити.

Настроювання розміру областей

Щоб виділити додаткове місце для роботи, можна змінити розмір області Слайд, вкладки Слайди або області Нотатки. Щоб збільшити або зменшити робочу область, виконайте такі дії:

1.                Наведіть вказівник миші на одну з областей.

2.                Коли вказівник перетвориться на двонаправлену стрілку , перетягніть межу, щоб змінити розмір потрібної області.

Зверніть увагу, що слайд в області Слайд змінює розміри автоматично відповідно до доступного простору. Наприклад, якщо збільшити вкладку Слайди або область Нотатки, область Слайд зменшиться.

Створення презентації

Підготувавши робочу область до використання, можна розпочати створення презентацій. Додайте вміст, такий як текст, фігури, зображення, анімація, навіть відео- та аудіозаписи.

Існує багато способів додавання вмісту до презентації. Почнімо з основних. Щоб додати вміст, виконайте одну з таких дій:

·                    Клацніть покажчик місця заповнення в області Слайд і почніть вводити текст.

·                    Клацніть одну з піктограм в основному покажчику місця заповнення вмісту, щоб додати таблицю, діаграму, рисунок SmartArt, зображення, графіку або відео.

·                    Щоб додати такі типи вмісту, як зображення, фігури, текстові поля, об’єкти WordArt або аудіо, клацніть на слайді місце, куди потрібно додати вміст. Потім на вкладці “Вставлення” виберіть тип вмісту, який слід додати.

Щоб додати інші слайди до презентації, на вкладці Основне у групі Слайди натисніть кнопку Створити слайд.

 Порада    Щоб помістити новий слайд у певне місце у презентації, клацніть на вкладці Слайди потрібне місце, а потім натисніть кнопку Створити слайд. Або, додавши слайд, можна його перетягнути на вкладці Слайди в потрібне місце, щоб розташувати слайди в потрібному порядку.

Докладні відомості про створення базових презентацій від початку до кінця див. у статті Створення базової презентації PowerPoint.

Додавання або завантаження надбудови PowerPoint

Надбудови – це додаткові програми, які доповнюють програму Microsoft PowerPoint 2013 новими командами або функціями. Надбудови для програми PowerPoint можна отримати на веб-сайті Office.com або веб-сайтах сторонніх постачальників. Також можна створити власні настроювані програми надбудов, використовуючи макромову Visual Basic for Applications (VBA).

 Увага!    Ця функція недоступна у програмах Office на ПК під керуванням ОС Windows RT. З’ясування відомостей про наявну версію пакета Office.

Для роботи з надбудовою її потрібно додати до списку Наявні надбудови у програмі PowerPoint і завантажити.

Додавання надбудови PowerPoint

Надбудову можна зберегти на комп’ютері, а потім інсталювати, додавши до списку Наявні надбудови.

1.                Послідовно виберіть елементи Файл > Параметри.

2.                У діалоговому вікні Параметри PowerPoint виберіть пункт Надбудови.

3.                У списку Керування виберіть пункт Надбудови PowerPoint і натисніть кнопку Перейти.

4.                У діалоговому вікні Надбудови натисніть кнопку Додати.

5.                У діалоговому вікні Додати нову надбудову PowerPoint виберіть потрібну надбудову та натисніть кнопку OK.

З’явиться повідомлення системи безпеки. Якщо ви довіряєте джерелу походження надбудови, виберіть параметр Увімкнути макроси та натисніть кнопку Закрити.

Завантаження надбудови PowerPoint

Завантажуючи надбудову, ви запускаєте надбудову, додану до програми PowerPoint.

1.                Послідовно виберіть елементи Файл > Параметри.

2.                У діалоговому вікні Параметри PowerPoint виберіть пункт Надбудови.

3.                У списку Керування виберіть пункт Надбудови PowerPoint і натисніть кнопку Перейти.

4.                У списку Наявні надбудови встановіть прапорець потрібної надбудови та натисніть кнопку Закрити.

Програма Microsoft Lync 2013 для мобільних клієнтів

Якщо ваша організація використовує програму Lync, ви маєте змогу навіть у дорозі залишатися на зв’язку, інсталювавши версію Microsoft Lync 2013 для мобільних пристроїв.

·                    Список функцій, які підтримуються на різних мобільних пристроях, див. у статті Таблиця порівняння мобільних клієнтів* у бібліотеці Microsoft TechNet.

·                    Інформацію про відомі проблеми див. у статті Відомі проблеми програми Lync 2013, розділ Програма Lync для мобільних пристроїв (випуск).

На цій сторінці наведено мобільні пристрої, для яких доступні мобільні застосунки Lync 2013. Також включено посилання на ресурси, які допоможуть вам розпочати роботу із застосунком Lync 2013 на своєму мобільному пристрої.

 Примітка    Елементи, позначені зірочкою (*), не оптимізовані для роботи на мобільних пристроях – їх краще використовувати на ПК.

Microsoft Lync 2013 для Windows Phone

·                    Стислий довідник – завантаження (.PPT) *

·                    Запитання й відповіді

·                    Онлайнова довідка

·                    Не вдається ввійти?

Microsoft Lync 2013 для iPhone

·                    Стислий довідник – завантаження (.PPT) *

·                    Запитання й відповіді

·                    Онлайнова довідка

·                    Не вдається ввійти?

Microsoft Lync 2013 для iPad

·                    Стислий довідник – завантаження (.PPT) *

·                    Запитання й відповіді

·                    Онлайнова довідка

·                    Не вдається ввійти?

Microsoft Lync 2013 для Android

·                    Стислий довідник — завантаження (PPT)*

·                    Запитання й відповіді

·                    Онлайнова довідка

·                    Не вдається ввійти?

Створення організаційної діаграми з використанням шаблону у програмі PowerPoint

Щоб швидко створити організаційну діаграму, завантажте та настройте попередньо створений шаблон.

1.                У програмі PowerPoint на вкладці Файл виберіть пункт Створити.

2.                У поле Пошук онлайнових шаблонів і тем введіть організаційна діаграма та натисніть кнопку.

3.                Виберіть організаційну діаграму в результатах пошуку.

4.                Натисніть кнопку Створити.

 Примітка   Щоб зберегти формат цільової презентації під час копіювання та вставлення слайда організаційної діаграми в іншу презентацію, у розділі Параметри вставленнявиберіть пункт Використовувати тему цільового документа.

5.                Щоб замінити текст покажчика місця заповнення, клацніть усередині кожної фігури, виділіть текст, який потрібно змінити, і введіть власний текст.

Настроювання організаційної діаграми

1.                Клацніть фігуру в організаційній діаграмі та після появи контекстної вкладки Знаряддя для рисунків SmartArt відкрийте вкладку Конструктор або Формат.

2.                Виконайте одну або кілька таких дій:

·                    На вкладці Конструктор

·                    Додайте більше фігур до організаційної діаграми (щоб додати більше імен) або перемістіть фігури за допомогою команд у групі Створення графіки.

·                    Змініть стиль організаційної діаграми за допомогою команд у групі Стилі SmartArt.

·                    Змініть кольори організаційної діаграми, натиснувши кнопку Змінити кольори.

·                    Змініть макет організаційної діаграми за допомогою команд у групі Макети.

·                    На вкладці Формат

·                    За допомогою команд у групі Стилі WordArt змініть формат тексту.

·                    Змініть фігури за допомогою команд у групі Стилі фігур.

·                    Змініть стиль і ширину ліній, які з’єднують фігури SmartArt.

·                    Змініть розміщення фігур в організаційній діаграмі за допомогою команд групи Упорядкування.

·                    Змініть розмір фігури за допомогою команд у групах Розмір і Фігури.

 Примітка   Ви можете також створити власну організаційну діаграму з рисунків SmartArt, зокрема організаційну діаграму з рисунками.

Завантаження програм для PowerPoint

Завдяки програмам для Office можна персоналізувати презентації або пришвидшити доступ до інформації в Інтернеті. Наприклад, за допомогою програми можна шукати потрібні відомості у Вікіпедії або додати онлайнову карту до своєї презентації безпосередньо у програмі PowerPoint.

1.                Послідовно виберіть елементи Вставлення > Програми для системи Office .

2.                У вікні “Застосунки для Office” клацніть елемент Спеціальні застосунки.

3.                У полі пошуку введіть назву потрібної програми або, щоб переглянути всі програми в магазині, виберіть посилання Інші програми.

4.                Знайдіть потрібну програму, а потім виберіть посилання Додати або Придбати.

5.                Перегляньте інформацію про конфіденційність та натисніть кнопку Trust it (Довіряти) або Continue (Продовжити), щоб додати цю програму.

Початок роботи із програмою

Щоб розпочати роботу із програмою, двічі клацніть її у списку програм.

1.                Послідовно виберіть елементи Вставлення > Програми для системи Office .

2.                Щоб переглянути список програм, виберіть елемент Мої програми.

 Примітка    Коли нову програму буде додано, вона з’явиться у списку програм. Якщо це не відбулося, натисніть кнопку Оновити , щоб оновити список.

3.                Двічі клацніть будь-яку програму, щоб розпочати з нею роботу.

Презентація слайдів PowerPoint під час наради Lync

Презентація слайдів PowerPoint – це ефективний спосіб донести свої думки та зробити презентацію виразнішою, зосередивши увагу на маркованих елементах і уникаючи надання завеликої кількості інформації.

Використовуйте елементи керування нарадою, такі як інструменти для додавання зауважень, примітки доповідача та змінення доповідачів, як допоміжні засоби під час наради. Слайди можна навіть зробити доступними для завантаження всім учасникам наради, щоб вони могли переглянути їх після наради.

 Примітка    Докладні відомості про інші параметри презентації та функції кімнати для нарад Lync, включно з параметрами звуку, відео, учасників і макета, див. у статті Загальні відомості про кімнату для нарад Lync, або див. докладні відомості про кімнату для нарад для користувачів служби Office 365.

Передавання презентації PowerPoint

Варто завантажити презентацію заздалегідь і спробувати застосувати інструменти презентації, щоб ними легше було користуватися під час наради.

1.                Зупиніть вказівник миші на піктограмі презентації (монітор) і виберіть пункт PowerPoint.

2.                Знайдіть презентацію та двічі її клацніть, щоб передати її до наради.

3.                Щоб переміщати слайди, використовуйте стрілки в нижній частині наради або клавіші зі стрілками на клавіатурі. Також можна використовувати Ескізи.

4.                Клацніть елемент Примітки, щоб переглянути примітки доповідача (видимі лише для вас).

5.                Якщо слайд містить відео, призупиніть вказівник миші на слайді, щоб відобразились елементи керування відео, такі як Відтворити, Пауза або Зупинити. Звук відтворюється для учасників, які використовували звук із комп’ютера під час приєднання до наради.

6.                Будь-яка анімація на слайді відтворюється так, як і поза нарадою Lync.

7.                Натисніть клавішу F5 на клавіатурі, щоб перейти до повноекранного режиму, і клавішу Esc, щоб повернутися до звичайного режиму.

8.                Натисніть кнопку Зауваження праворуч на слайді, щоб відобразились інструменти й можна було малювати, додавати позначки, виділяти вміст тощо. Див. докладні відомості далі у статті.

Використання інструментів додавання зауважень

За допомогою інструментів для додавання зауважень можна привернути візуальну увагу на різних частинах презентації або на елементах під час колективного обговорення з учасниками. Додавання зауважень до презентації не змінює сам файл. Проте за бажанням можна зберегти нову копію разом із зауваженнями.

Клацніть піктограму набору знарядь Зауваження у верхній правій частині слайда PowerPoint, щоб відобразились інструменти.

·                    Вказівник: віртуальний лазерний вказівник. Перетягніть вказівник по слайду.

·                    Виберіть і введіть: вибір області, де можна вводити текст, змінювати шрифт, колір, розмір шрифту.

·                    Перо: довільне малювання.

·                    Маркер: позначення певних областей на поточному слайді.

·                    Гумка: видалення певних зауважень на ваш вибір.

·                    Штамп: додавання штампа на відображений слайд: стрілка, прапорець чи “X“.

·                    Фігура: малювання таких фігур як лінії, стрілки, квадрати.

·                    Вставлення рисунка: вставлення рисунка з комп’ютера на слайд.

·                    Видалити виділені зауваження: видалення зауважень, які ви вибрали.

·                    Додаткові параметри: такі команди, як “вибрати зауваження”, “скасувати”, “повторити дію”, “копіювати”, “вирізати”, “вставити”, “вставити як зображення”, “зберегти як” і “надіслати до програми OneNote“.

Вибір осіб, які можуть завантажити презентацію

Щоб зосередитися на презентованому вмісті та не відволікатися, можна обмежити доступ до завантаження вашої презентації. Потім у кінці наради можна змінити параметри, щоб дозволити учасникам завантажити сайди та переглянути їх після наради.

1.                Після завантаження презентації до наради наведіть вказівник миші на піктограму презентації та виберіть пункт Керувати вмістом презентації.

2.                Відкрийте меню Дозволи та виберіть параметр:

·                    Організатор Лише особа, яка запланувала нараду, може завантажити презентацію.

·                    Доповідачі Будь-який доповідач на нараді може завантажити презентацію.

·                    Усі Будь-який учасник наради може завантажити презентацію на власний комп’ютер.

Завантаження презентації

Учасники, які мають дозволи завантажувати презентацію, можуть зберегти файл на власних комп’ютерах.

1.                Зупиніть вказівник миші на піктограмі презентації (монітор).

2.                Виберіть пункт Керувати вмістом презентації.

3.                Виберіть пункт Додатково, а потім – пункт Зберегти як чи Зберегти із зауваженнями.

Вибір осіб, які можуть переглядати презентацію особисто

Якщо ви не бажаєте, щоб учасники переглядали наступні слайди презентації, можна заблокувати їх лише для перегляду вашого вмісту. Пам’ятайте, що інші доповідачі все ще зможуть переглядати наступні слайди у презентації.

1.                У кімнаті наради виберіть пункт Додаткові параметри, а потім – пункт Параметри наради Lync.

2.                Виберіть дозволи на додавання зауважень і параметри перегляду:

·                    Хто може додавати примітки до презентацій PowerPoint

·                    Хто може самостійно переглядати вміст?

Використовуйте цей параметр, якщо потрібно, щоб учасники мали змогу самостійно переглядати презентацію, не перериваючи нараду. Це також корисно для інших доповідачів, які можуть одразу перейти до слайда який вони презентуватимуть.

Приватний перегляд або продовження участі як доповідача

Доповідачі можуть по черзі презентувати слайди під час наради. Коли одна особа проводить презентацію, інша особа переходить вперед до певного слайда, а потім повертається до поточного вмісту.

1.                Щоб особисто переглянути слайди, клацніть стрілку в нижній частині наради, щоб переміщатися між слайдами. Це не заважатиме нараді, а ви отримаєте повідомлення, що переглядаєте нараду у приватному режимі.

2.                Щоб повернутися до поточного режиму, виберіть пункт Повернутися до режиму доповідача, щоб синхронізувати ваш режим із активним доповідачем.

3.                Щоб розпочати презентацію, виберіть пункт Продовжити як доповідач і отримайте контроль над презентацією. Пам’ятайте, що нарада автоматично переключається на ваше подання.

4.                Коли ви завершите презентацію, виберіть пункт Зупинити презентацію.

Збереження презентацій PowerPoint як файлів PDF

Збереження презентації як файлу PDF дає користувачам змогу переглядати її, навіть якщо на їхніх комп’ютерах не інстальовано програму PowerPoint. Однак користувачі не зможуть вносити зміни до презентації. Щоб зберегти презентацію у форматі PDF, досить виконати кілька кроків у поданні Backstage програми PowerPoint.

1.                Перейдіть на вкладку Файл і виберіть пункт Експорт (зверніть увагу: потрібно вибрати саме пункт Експорт, а не Зберегти як).

2.                У розділі Експорт виберіть пункт Створити документ у форматі PDF/XPS, а потім натисніть кнопку Створити документ у форматі PDF/XPS.

3.                У діалоговому вікні Публікування у форматі PDF або XPS виберіть розташування, у якому потрібно зберегти файл. Щоб зберегти файл під іншим ім’ям, введіть його в полі Ім’я файлу.

4.                Ось варіанти дій, які дають змогу змінити остаточний вигляд файлу PDF.

·                    У розділі Оптимізація виберіть варіант Стандартний для вищої якості (наприклад, якщо плануєте надрукувати файл). Виберіть варіант Мінімальний розмір, щоб зменшити розмір файлу (наприклад, якщо плануєте надіслати його як вкладення електронної пошти).

·                    Натисніть кнопку Параметри, щоб настроїти вигляд презентації у файлі PDF. Наприклад, можна зберегти презентацію у формі супровідних матеріалів або сторінки нотаток. Можна включити до файлу лише певні слайди із презентації або розмістити по кілька слайдів на сторінці. Завершивши, натисніть кнопку OK, щоб закрити вікно Параметри.

5.                Натисніть кнопку Опублікувати.

Створення та друк супровідних матеріалів PowerPoint у програмі Word

1.                У програмі PowerPoint на вкладці Файл виберіть пункт Експорт.

2.                У вікні Експорт виберіть команду Створити супровідні матеріали та в розділі , а в розділі Створити супровідні матеріали у програмі Microsoft Word – натисніть кнопку Створити супровідні матеріали.

 

3.                У вікні Надіслати до Microsoft Word виберіть потрібний макет сторінки та виконайте одну з таких дій:

·                     Щоб вставити вміст, який не змінюватиметься, коли вміст вихідної презентації PowerPoint оновлюватиметься, виберіть пункт Вставити, а потім натисніть кнопку OK.

·                     Щоб усі зміни у вихідній презентації PowerPoint відображалися в документі Word, виберіть пункт Вставити зв’язок, а потім натисніть кнопку OK.

Презентація відкриється в новому вікні як документ Word. Тепер її можна редагувати, друкувати та зберігати як будь-який документ Word.