Первинна внутрішньогосподарська звітність аптечних закладів. Структура зовнішньої фінансової звітності.

1.Класифікація звітності

Звітність – це система узагальнених і взаємопов’язаних економічних показників господарського обліку, які характеризують результати діяльності підприємства за звіт­ний період. Її класифікують за такими основними ознаками: видом, обсягом даних, що включаються у звіти, періодичністю складання (рис. 10.1).

За видами звітність поділяється на бухгалтерську (та її різновид – фінансову), ста­тистичну та оперативну.

Бухгалтерська звітність – звітність, яка містить показники виробничо-фінансо­вої діяльності підприємства і складається для задоволення потреб певних користувачів на підставі синтетичного та аналітичного обліку, підтверджується первинними докумен­тами, а також використовує дані оперативної та статистичної звітності.

Різновидом бухгалтерської звітності є фінансова звітність, тобто бухгалтерська звітність, що містить інформацію про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства за звітний період.

Статистична звітність – сукупність документів, оформлених за затвердженими формами, які характеризують роботу підприємства за період. Вона призначена для ста­тистичного вивчення господарської діяльності підприємств і галузей народного госпо­дарства та представляє собою систему кількісних та якісних показників, вимірювання та узагальнення яких не характерне для бухгалтерського обліку (наприклад, Звіт з праці). В сучасних умовах одночасно діють такі види статистичної звітності:

• державна статистична звітність – це статистична звітність, форми якої затвер­джуються Державним комітетом статистики або, за його згодою, регіональними органами державної статистики. Для неї характерні показники, загальні для різних видів діяльності, – звіт про працю, про використання робочого часу та інші.

• галузева статистична звітність – розроблюється та затверджується безпосеред­ньо відповідними міністерствами, відомствами, державними комітетами, концер­нами, за погодженнями з Держкомстатом України. Вони мають міжгалузевий або обмежений галузевий характер. Форми такої звітності розповсюджують відпо­відні міністерства і відомства. Ціллю таких форм є вдосконалити інформацію для вивчення та аналізу ходу економічних реформ, урахувати практику міжнародних статистичних організацій і, разом з тим, виключити можливість подальшого збіль­шення загальних обсягів показників державної статистичної звітності з відповід­них питань.

Оперативна звітність – оперативні дані про діяльність підприємства, що необхідні для поточного контролю та управління всередині підприємства на момент здійснення гос­подарських операцій або одразу ж після їх завершення. У ній містяться дані про вико­нання плану поставок матеріалів, виробництва продукції, а також про дотримання укла­дених договорів.

За обсягом даних, які включають у звіт, розрізняють внутрішню та зовнішню звіт­ність. Внутрішня звітність включає інформацію про роботу на якійсь одній ділянці діяльності організації. Складання внутрішньої звітності викликане безпосередньо потребами господарювання. Зовнішня звітність характеризує господарську діяльність організації в цілому та служить засобом інформування зовнішніх користувачів – заці­кавлених юридичних та фізичних осіб – про характер діяльності, доходність та майно­вий стан того чи іншого господарюючого суб’єкта.

Від періоду, який охоплює звітність, розрізняють періодичну та річну звітність.

Якщо бухгалтерська звітність складається на певну дату протягом року, її називають періодичною. Періодичні звіти складаються регулярно через певні проміжки часу. За цією ознакою розрізняють звітність квартальну та піврічну. Аналіз періодичної звітності дозволяє визначати і швидко виправляти недоліки в роботі, попереджати їх виникнення у подальшому. Річна звітність характеризує всі сторони господарської діяльності та   

фінансові результати роботи підприємства за рік.

2. Вимоги до фінансової звітності

Виходячи з теорії управління, законодавчих актів, нормативно-правових докумен­тів, можна сформувати систему з 14 вимог до звітності, а саме:

Державне регламентування – зумовлене необхідністю узагальнення показників звітності окремих підприємств, галузей у розрізі, передбаченому Державним комітетом статистики України. Тому для всіх галузей народного господарства державні органи встановлюють єдині показники і єдині форми звітності, а також правила її складання й терміни подання. Цим самим державні та керівні органи забезпечуються відповідною інформацією, необхідною для контролю за економічним і соціальним розвитком підпри­ємств, регіонів, окремих галузей, а також для прийняття управлінських рішень.

Обов’язковість подання звітності – випливає із самої природи функціонування ринкової економіки. Усі підприємства, які займаються господарською діяльністю, зобов’язані подавати звітність до фінансових органів у встановлений термін, у визна­ченому обсязі та складі. Це необхідно, передовсім, для нарахування і сплати податків, а також для формування загальнодержавних показників розвитку економіки регіонів і країни в цілому.

Своєчасність подання – має важливе значення для правильних управлінських рішень. За умов ринкової економіки своєчасність одержання власником (засновником) звітних даних набуває особливої актуальності, оскільки ці дані дають необхідну інфор­мацію для управління, виявлення міри виконання завдань, а також для розробки заходів з удосконалення роботи. Згідно з чинним законодавством, за порушення встановлених термінів подання звітності винні посадові особи притягаються до адміністративної від­повідальності, включаючи звільнення з посади. Відповідальність за своєчасне подання, достовірність, точність і повноту показників звітності покладено на керівника й голов­ного бухгалтера підприємства.

Порівнянність показників – ґрунтується на наявності єдиної методології плану­вання, обліку господарської діяльності та звітності. Це суттєво підвищує контрольні функції звітності, спрощує систематичне спостереження за діяльністю підприємств, забезпечує своєчасне виявлення негативних явищ та їх ліквідацію. Звітність має бути порівнянною з показниками попередніх звітних періодів, оскільки без цього неможливі порівняння й узагальнення.

Раціональність – у звітності має бути передбачено розумний, мінімальний обсяг необхідних для управління звітних показників.

Вірогідність – полягає у підтвердженні відображених у звітності показників даними усіх видів обліку, проведеними в установлений термін інвентаризаціями, перевірками, обстеженнями, звірянням розрахунків тощо. Для забезпечення вірогідної звітності потрібно, щоб інформація відображала тільки ті явища, для опису яких її призначено. Оцінюючи достовірність інформації, необхідно враховувати фактори невизначеності. Хоч бухгалтерські (фінансові) звіти базуються на явищах, які мали місце в минулому, зміст багатьох із них розкривається лише після визначення їх наслідків для майбут­нього. У момент підготовки звітів точно визначити ці наслідки неможливо. Показники, що містяться у звітності, мають бути доступні для перевірки контролюючими органами, а також незалежними аудиторами.

Точність – забезпечується правильним відображенням даних синтетичного та ана­літичного обліку у відповідних показниках (статтях) звітних форм.

Повнота – це необхідність і обов’язковість заповнення всіх показників форм звіт­ності. Пропуск окремих показників звітних форм не допускається.

Простота і ясність – передбачає створення таких форм звітів, які були б зрозумі­лими не тільки вузькому колу спеціалістів, а й трудовим колективам підприємств, акціо­нерам, інвесторам.

Економічність – полягає в тому, що затрати праці та коштів на складання звітності мають бути мінімальними. За останні роки в Україні проведено значну роботу зі спро­щення та удосконалення бухгалтерської (фінансової) звітності, її максимально набли­жено до міжнародних стандартів.

Практичність – звітна інформація має бути корисною для прийняття управлін­ських рішень. Звітна інформація вважається практичною, якщо вона здатна вплинути на вартісну оцінку об’єкта або на рішення, яке приймається нині чи прийматиметься в майбутньому.

Доступність і гласність – полягає в тому, що з показниками фінансової звітності має бути ознайомлений весь трудовий колектив підприємств. Бухгалтерська звітність підприємств підлягає оприлюдненню.

Дієвість – передбачає необхідність проведення наукового економічного аналізу звітних даних, виявлення недоліків у діяльності підприємств, а також внутрішніх резер­вів виробництва. Використовуючи аналітичні дані, необхідно у стислий термін розро-рти і впровадити заходи, спрямовані на підвищення економічної ефективності госпо­дарювання.

Методологічна єдність розрахунків показників полягає в тому, що однакові показники звітності в усіх підприємствах, незалежно від виду діяльності і форми влас­ності, необхідно визначати за єдиною методологією. Тільки тоді створюються умови для порівняння розрахункових показників звітності всіх галузей народного господарства країни. Тільки такі показники звітності можна узагальнювати, групувати, аналізувати, одержуючи вірогідну інформацію для оцінки роботи підприємств або галузей.

3. Мета і загальні положення фінансової звітності

Метою складання фінансової звітності є подання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої, неупередженої інформації про фінансовий стан, результати [діяльності і рух коштів кожного підприємства, в тому числі аптек, аптечних складів (баз), фармацевтичних підприємств (далі – аптека).

Фінансова звітність забезпечує потреби користувачів у такій інформації:

• оцінка якості управління;

• оцінка здатності аптеки своєчасно виконувати свої зобов’язання;

• забезпечення зобов’язань аптеки;

• участь у капіталі аптеки;

• придбання, продаж і володіння цінними паперами;

• визначення суми дивідендів, що підлягають розподілу;

• регулювання діяльності аптеки та інші рішення.

Користувачами фінансової звітності є фізичні або юридичні особи, які потребують інформації про діяльність підприємства для прийняття рішень.

Фінансова звітність аптек регулюється Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, наказом Міністерства фінансів України від 31 березня 1999 року № 87 “Про затвердження Положень (стандартів) бухгалтерського обліку” і включає: Баланс, Звіт про фінансові результати, Звіт про рух грошових коштів, Звіт про власний капітал, додатки і пояснення.

4. Звітні форми, що включає фінансова звітність.

Фінансова звітність підприємства (крім бюджетних установ, представництв інозем­них суб’єктів господарської діяльності та суб’єктів малого підприємництва, визнаних такими відповідно до чинного законодавства) включає:

• баланс;

• звіт про фінансові результати;

• звіт про рух грошових коштів;

• звіт про власний капітал;

• примітки до звітів.

Для суб’єктів малого підприємництва і представництв іноземних суб’єктів господар­ської діяльності національними положеннями (стандартами) встановлюється скорочена за показниками фінансова звітність у складі балансу і звіту про фінансові результати.

Форми фінансової звітності:

• підприємств (крім банків) і порядок їх заповнення встановлюються Міністерством фінансів України за погодженням з Державним комітетом статистики України;

• банків і порядок їх заповнення встановлюються Національним банком України за погодженням з Державним комітетом статистики України;

• бюджетних установ, органів Державного казначейства України з виконання бюджетів усіх рівнів і кошторисів видатків та порядок їх заповнення встановлю­ються Державним казначейством України.

Підприємства, що мають дочірні підприємства, крім фінансових звітів про власні гос­подарські операції, зобов’язані складати і подавати консолідовану фінансову звітність. Міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, до сфери управління яких нале­жать підприємства, засновані на державній власності, та органи, які здійснюють управ­ління майном підприємств, заснованих на комунальній власності, крім власних звітів, складають та подають зведену фінансову звітність щодо всіх підприємств, які належать до сфери їх управління. Зазначені органи також окремо складають зведену фінансову звітність щодо господарських товариств, акції (частки, паї) яких перебувають відпо­відно у державній та комунальній власності.

Об’єднання підприємств, крім власної звітності, складають і подають зведену фінан­сову звітність щодо всіх підприємств, які входять до їх складу, якщо це передбачено установчими документами об’єднань підприємств відповідно до законодавства.

Звітним періодом для складання фінансової звітності є календарний рік. Проміжна звітність складається щоквартально наростаючим підсумком з початку звітного року у складі балансу та звіту про фінансові результати. Баланс підприємства складається за станом на кінець останнього дня кварталу (року). Перший звітний період новоствореного підприємства може бути менше ніж 12 місяців, але не більше ніж 15 місяців. Звіт­ним періодом підприємства, що ліквідується, є період з початку звітного року до дати прийняття рішення про його ліквідацію.

5. Адресатами одержання бухгалтерської звітності є:

• учасники (засновники) аптеки або органи, до сфери управління яких її віднесено;

• органи державної статистики;

• фінансові органи – у випадках одержання підприємством асигнувань з бюджету;

• інші органи згідно з діючим законодавством.

Підприємства зобов’язані подавати квартальну та річну фінансову звітність органам, до сфери управління яких вони належать, трудовим колективам на їх вимогу, власни­кам (засновникам) відповідно до установчих документів. Органам виконавчої влади та іншим користувачам фінансова звітність подається відповідно до законодавства. Термін подання фінансової звітності встановлюється Кабінетом Міністрів України.

Фінансова звітність підприємств не становить комерційної таємниці, крім випадків, передбачених законодавством.

Підприємства (крім бюджетних установ) зобов’язані подавати (надсилати рекомен­дованим листом) державному реєстратору за місцезнаходженням реєстраційної справи і не пізніше ніж до 1 червня року, що настає за звітним періодом, фінансову звітність про господарську діяльність у складі балансу і звіту про річні фінансові результати.

Форми фінансової звітності заповнюються у тисячах гривень з одним десятковим і знаком. У звітних формах наводяться всі передбачені показники. Якщо не заповнюється ачи інша стаття (рядок, графа) у зв’язку з відсутністю в аптеки відповідних активів, іпасивів, операцій, то ця стаття (рядок, графа) позначається прочерком.

Якщо фармацевтична організація здійснює кілька видів статутної діяльності (виробництво ліків, торгівля, наука), то фінансова звітність складається в цілому за всіма видами діяльності з дотриманням порядку обчислення та заповнення показників для відповідного виду діяльності.

Фінансову звітність підписують керівник (власник) та головний бухгалтер, а за від­сутності в аптеці бухгалтерської служби – спеціаліст, який веде облік.

 

Первинна внутрішньогосподарська звітність аптечних підприємств.

6. Загальна характеристика первинної внутрішньогосподарської звітності.

Первинна внутрішньогосподарська звітність аптек всіх форм власності та господарювання зводиться до складаня “Товарного звіту” (форма 25 – АП” по кожному відділу один раз на 10-30 днів (додаток 1) у залежності від об”єму робіт. “Товарний звіт” є обов”язковою формою внутрішньогоспордарської звітності.

У кінці місяця (кварталу, року) на підставі узагальнюючих даних  “Товарного звіту” та інших облікових форм аптеки державної та комунальної форм власності складають “Звіт про фінансово-господарську діяльність” (далі “Звіт”) у двох примірниках (форма 72-АП)(Додаток 2). “Звіт” складається переважно в аптеках з чітким розділенням функцій внутрішньогосподарського та бухгалтерського обліку і він є не обов”язковю формою звітності. Перший примірник “Звіту” та додаткоів на нього передається у бухгалтерію, а другий – залишається у матеріально-відповідальної особи. Перед складанням “Звіту” необхідно зареєструвати всі первинні документи про рух грошових коштів товарно-матеріальних цінностей, взаєморозрахунків аптеки з постачальниками, покупцями, іншими контрагентами.

“Звіт” являє собою ряд таблиць, які характеризують рух грошових коштів, товару, інших цінностей, а також стан взаєморозрахунків з покупцями, підзвітними особами, бюджеом та позабюджетними фондами. У “Звіті” можна виділити такі розділи.

Перший розділ – “Рух грошових коштів”. Він складається з таких таблиць:

·        “Реєстр руху грошових коштів та інкасації торгової виручки”;

·        “Відомість внесеної чи переведеної виручки”;

·        “Розрахунковий рахунок”.

Другий розділ – “Рух товарно-матеріальних цінностей” містить таблиці:

·        “Товарний звіт”;

·        “Оборотна відомість з лікарскої рослигнної сировини”;

·        “Звіт про рух основних засобі, малоцінного інвентарю та швидкозношуваних предметів”;

·        “Реєстрація роздрібних оборотів”;

·        “Звіт про рух товарів у дрібнороздрібній мережі”;

·        “Звіт про рух палива, будівельних матеріалів”.

Третій розділ – “взаєморозрахунки аптеки з різними організаціями, підзвітними особами, позабюджетними фондами” представлений таблицями:

·        “Реєстр виписаних покупцям (лікувально-профілактичним установам ьа іншим оганізаціям) рахунків-фактур з відпущених за ними з аптеки товарів”;

·        “Оборотна відомість з лицьових рахунків покупців та інших розрахунків”;

·        “Довідка про заробітну платню”.

Розглянемо більш детально кожен з названих розділів:

7. Характеристика таблиць першого розділу місячного звіту

І. “Рух грошових коштів”

У “реєстрі руху грошових коштів та інкасації виручки” відображають підсумкові суми за місяць за прибутковими та видатковими касовими операціями на підставі даних “Касової книги”. Залишок грошових засобів на кінець робочого дня повинен бути в межах ліміту, встановленого банком конкретно для кожної аптеки. “Відомість внесеної чи переведеної виручки” заповнюється за даними виписок з банку і відображає суми зданої виручки в банк по днях місяця.

У таблиці “Розрахунковий рахунок” відображаються залишки та рух грошових коштів на розрахунковому рахунку аптеки. До основних прибуткових організацій відносяться: надходження виручки аптеки; перерахунки від оптових покупців (ЛПУ, медсанчастин, дитсадків та ін.); оплата медикаментів, які відпущені за безкоштовними та пільговими рецептами. Як витратну операцію слід вказати: оплату комунальних послуг, оренду приміщення, закупку товару; витрату заробної платні, премій; перерахунок коштів організації, якій підпорядкована аптека, розрахунки з бюджетом, позабюджетними фондами, оподаткування та обов”язкові платежі.

Залишок грошових коштів (О₂) на розрахунковому рахунку аптеки в кінці звітного періоду визначається за формулою:

О₂ = О₁ + П – Р

О₁ – залишок грошей на початок звітного періоду;

П – сума прибуткових операцій (надходження коштів);

Р – витрата коштів.

8. Характеристика таблиць другого розділу місячного звіту

ІІ. “Рух товарно-матеріальних цінностей”

Таблиця “Товарний звіт” містить інформацію про рух товару та інших цінностей (тари, допоміжних матеріалів, ЛРС, палива та ін.).

У прибутковій частині відображаються залишки на початок звітного періоду за всіма обліковими групами. Для товару – в роздрібних та топтових цінах, допоміжних матеріалів – за цінами придбання (собівартість), ЛРС – заготівельним (закупівельним), багатооборотної тари – середньообліковій, інших цінностей – собівартості. На підставі даних форм первинного обліку до “Товарного звіту” у хронологічній послідовності включаються усі прихідні операції з товарно-матеріальних цінностей (рис 1). До прихідних операцій за групою товар відносять:

o   надходження товару від постачалників;

o   переведення у товар з інших облікових гру (допоміжні матеріали, ЛРС);

o   дооцінка по лабораторно-фасувальних роботах;

o   суму тарифів за виготовлення екстемпоральної рецептури та внутрішньоаптечних заготовок;

o   оприбуткування суми залишків товарів, які виявлені при інвентаризації чи при надходженні товару від постачальників.

У витратній частині “Товарного звіту” повинні відображатись усі господарські операції по розходуванню товарно-матеріальних цінностей. При групі “Товар” – це реалізація за готівковий та безготівковий розрахунок (роздрібний та оптовий товарообіг відповідно) та документовані витрати. Для заповнення даних по роздрібній реалізації товару використовують дані “Товарних звітів” відділів аптек, кіосків, пунктів. Оптова реалізація товару відображається на підставі даних “Зведених реєстрів” (пільгова та безкоштовна рецептура), “Оборотної відомості за лицьовими рахунками виписаних рахунків-фактур” (відпуск товарів лікарням та іншим організаціям).

До документальних витрат відносять списування товару при:

o          надані першої лікарської допомоги (документ, який викристовується при цьому “Довідка про сисання медикаментів на надання пршої долікарської допомоги”);

o          проведенні господарських робіт в аптеці (“Акт про списання товару на господарські потреби”);

o          уцінці по лабораторно-фасувальних роботах (“Довідка про дооцінку та уцінку при проведенні лабораторно-фасувальних робіт”);

o          переоцінці товару в бік зменшення варптості (“Акт про переоцінку товару”);

o          проведенні товару постачальнику з будь-яких причин (“Витратно-прибуткова накладна”);

o          пошкодженні товару (“Акт про списання товару, який став непридатним для використання”);

o          вилученні лікарських форм індивідуального приготування на аналіз в КАЛ (“Акт про вилучення на аналіз в КАЛ”);

o          проведенні інвентаризації – нараховується та списується природня втрата (“Акт результатів інвентаризації”);

o          переведенні товару в інші облікові групи (“Акт про проведення товвару”).

Дані по роздрібній та оптовій реалізації товару заносяться за роздрібними цінами, а документовані витрати – за роздрібними та оптовими цінами. Витратні операції з іншими цінностями відображаються в цінах обліку. Основні з них представлені на рис. 2.7. для визначення реалізованих  торгових накладень, які формують доход аптеки і розрахунку залишків товарів існує декілька методик. Розглянемо одну з них. Вона заснована на припущенні, що рівень торгових накладень, який склався в залишку товару та приходу буде зберігатись і в реалізованому товарі. Розрахунок реалізованих торгівельних накладень у проданому товарі проводиться методом середнього рівня торгових накладень розраховують за формулою:

                                      Торгові накла-                                Торгові накла-

                                      дення у залишку                             дення приходу

Середній рівень реа-          товару на початок                          (П) за звітний

лізованих торгових     =     звітного періоду         +      період__________   х 100%

накладень (У торг./    залишок товару          Приход за

накладень)                  на початок                            звітний період у

                                      звітного періоду у               роздрібних цінах

                                      роздрібних цінах

Припустимо, в аптеці з товарно-матеріальних цінностей було здійснено 20 господарських операцій (таблиця 1). За їх змістом вони відображаються у відповідних графах “Товарного звіту” (таблиця 2). Підраховуються суми приходних та розхідних операцій за всіма обліковими групами. У нашому випадку вони склали, приходні операції:

o   товар за роздрібною вартістю 650530 грн. і за оптовою 370000 грн.;

o   тара – 150 грн.;

o   допоміжні матеріали – 85 грн.;

o   лікарська рослина сировина – 40 грн.

Сума витратних операцій за обліковою групою товар склала 650231 грн. (роздрібні ціни), допоміжними матеріалами 110 грн., лікарською рослинною сировиною – 15 грн. З тари розхідних операцій не здійснювалось. Таким чином, залишок на кінець місяця за всіма обліковими групами в аптеці склав6

Товар за роздрібними цінами = 520000 грн. + 650530 грн. – 650231 грн. = 520299 грн.

 

Тара = 100 грн. + 150 грн. – 0 грн. = 250 грн.

 

Допоміжні матеріали = 80 грн. + 85 грпн. – 110 грн. = 55 грн.

 

Лікарська рослинна сировина = 60 грн. + 40 грн. – 15 грн. = 85 грн.

 

Середній рівень торгових накладень (У_{торг./накл.}) виходячи з нашого прикладу складає:

 

150000 + 200400

У_{торг.накладень за січень (%)} =   520000 + 650530     х 100 % = 29,94 %

Сума реалізованих торгових накладеь за місяць, таким чином буде дорівнювати:

Загальний т/об. в роздр.цінах х У торг/накладень (%)  = 650180 грн. х 29,94 % = 194663, 89 грн.

                         100 %

Торгові накладення на залишки товару у кінці звітного періоду будуть дорівнювати:

350400 грн. – 194663,89 грн. – 22 грн. = 155714,11 грн.

Залишок товару в оптових цінах (собівартість) склав за нашими даними:

520299 грн. – 155714,11 грн. = 364584,89 грн.

Щоб розрахувати наскільки, всередньому вистачить товару в аптеці, треба залишок на кінець звітного місяця розділити на одноденний оборот товарів у цінах собівартості

О₁ товару (в оптових цінах)      =  364584, 89 грн.                    =  364584,89 грн.     =  19,21 днів