Облік надходження nлікарських засобів в аптеку. Облік реалізації та вибуття товару в аптечних nзакладах
nЕфективнiсть nзабезпечення хворих, населення i ЛПУ визначається наявнiстю товару i nдостовiрнiстю облiку товарних запасiв. Товари – це матерiальнi цiнностi, якi nпридбанi за плату i зберiгаютоься в аптечному пiдприємствi з метою подальшого nпродажу, первiсною вартiстю яких є собiвартiсть. Товарнi запаси вважаються nактивними (вiдображаються в балансi як активи), якщо дотримано двi умови:
1. Iснує ймовiрнiсть, що пiдприємство nодержить в майбутньому економiчнi вигоди, повязанi з продажем цих запасiв.
2. nВартiсть запасiв nможе бути достовiрно визначена.
Якщо запаси не можуть nбути використанi або реалiзованi (втратили необхiднi якостi, минув термiн nпридатностi), вони не повиннi вiдображатися в складi актиiв аптеки, тобто nпiдлягають списанню на операцiйнi витрати звiтного перiоду.
Основана маса товарiв поступає з nгуртових складiв та виробникiв. Деякi мате-рiально-товарно цiнностi (посуда, nлiкарська рослинна сировина) закупляються у населення. Цi питання були nрозглянутi на лекцiї « Постачання.»
2. Договори постачання, облiк i контроль за їх дотриманням
Постачання продукцiї вiд вищевказаних постачальникiв nпроводиться у вiдповiдностi з заключеними договорами. Договiр – документ згiдно nякого постачальник зобов’язується поставити в обумовленi термiни покупцю певнi nтовари, а покупець – прийняти цi товари i оплатити їх за встановленими цiнами. Основними контрагентами nаптек при закупівлі медикаментів та виробів медичного призначення є nпостачальники, юридичні особи (підприємства, оптові фірми, аптечні склади) або nфізичні особи (заготовка лікувальної сировини).
Порядок та форми розрахунків між постачальниками зазначається в nгосподарських договорах (угодах), що є важливою підставою виникнення nзобов”язань та основною формою реалізації товарно-грошових відносин. Схема nугоди наведена в методичних вказівках з організації.
Обов”язковою умовою укладання nдоговорів є максимально точне відображення зобов”язань обох сторін. В договорі nкупівлі-продажі повинні бути вказані такі реквізити:
1. дата укладання договору;
2. інформація про постачальника і nпокупця;
3. предмет і сума договору;
4. термін та умови постанови;
5. вимоги до якості товару;
6. умови розрахунків;
7. відповідальність сторін за nневиконання умов договору і порядок розгляду суперечок;
8. термін дії;
9. юридичні адреси сторін.
Якщо сторони nбажають змінити початкові умови договору, повинна бути підписана додаткова nугода.
Договора nна постачання мають наступну структуру:
1. nзагальнi nположення – учасники договору
2. nпредмет договору. nПостачальник зобов’язується передати товар, а поукупець прийняти i оплатити nтоваркiлькiсть i суму поставки вказується в накладнiй (специфiкацiя)
3.умови nпоставки: сертифiкати якостi заводу-виробника, накладнi на вiдпущенi товари, копiю nлiцензiї на право торгiвлi медикаментами. Покупець узгоджує асортимент товару nшляхом попереднього замовлення постачальнику. Постачальник зобов’язаний nдоставити товар не пiзнiше 14 днiв з моменту отримання замовлення. Покупець,що nприйняв вiд постачальника товар несе повну вiдповiдальнiсть до кiнця термiну nоплати. У випадку втрати або псування товару покупець компенсує 100% вартостi nтовару. Якiсть товарiв, що вiдпускається повинна вiдповiдати сертифiкату nякостi заводу-виробника.
4. Умови оплати. Всi витрати з оформлення iпроведення nплатижiв несе покупець. 100% оплата товару здiйснюється на протязiв 15 днiв з nмоменту поступлен-ня товару на склад покупця. Форма оплати – безготiвковий nрозрахунок. У випадку неможливостi своєчасної оплати за отриманий товар покупцем nу термiни, якi вказанi в договорi покупець виплачує постачальнику штрафнi nсанкцiї в розiрi 0.5-1% вiд вартостi неоплаченого товару за кожний день nпротермiнування платежу.
5. nВiдповiдальнiсть nсторiн Всi сперечання i розбiжностi, якi можуть виникнути при виконаннi цього nдоговору вирiшуються шляхом переговорiв. У випадку, якщо сперечання не можуть nбути вирiшешляхом переговорiв то справу передають для розгляду в nГосподарського суд у встановленому порядку.
6. Форс-мажорнi обставини ( дiї nнездоланної сиди, яка не залежить вiд волi сторiн – вiйськовi дiї, есбарго, nстихiйне лихо i т.п) сторони звiльняються вiд своїх обовязкiв на час дiї nвказанитх обставин. Якщо дiя вказаних обставин триває бiльше 30 днiув, кожна iз nсторiн має право на розiрвання угоди.
7. Юридична адреса сторiн – дати зразок дговору, лiцензiї, сертифiкат nаналiзу, протокол аналiзу
3. nОсновнi nспособи прийому товару безпосередньо вiд постачальникiв.
Організація nобліку розрахунків з постачальником повинна забезпечити:
1. своєчасну перевірку nрозрахунків з постачальниками;
2. попередження про nтермінування кредиторської заборгованості;
Джерелом інформації для контролю розрахункових відносин про nтоварні операції служать первинні документи:
1. nнакладні;
2. nрахунки nфактури;
3. nподаткові nнакладні;
4. nтоварно-транспортні nнакладні
5. nсертифікат nякості виробника.
В разі nневідповідності одержаних товарно-матеріальних цінностей умовам договору, nвиставляються притензії.
Оплата товару згідно з договором купівлі-продажу може виконуватись в nрізних формах:
I. nпопередня nоплата – товар сплачується повністю або частково до передачі товару (скидка з nціни %);
II. nоплата за nфактом отримання – сплачується продавцю повну вартість товару , % від суми;
III. nоплата з nвідтермінуванням – сплачується через певний час (за договором, не більше nмісяця, постачальник сплачує податок).
При nотриманнi товару безпосередньо на складi особа, що отримує його повинна nперевiрити вiдповiднiсть назви, виду, цiни i кiлькостi тим даним, якi вказанi nв суповоджуючому документi (товарно-транспортна накладна). Право на отримання nтоварiв на складi оформляється дорученням. Сировина, матерiали (цiнностi) nвiдпускаються покупцем або передаються безоплатно тiльки за дорученням nотримувача. Бланки доручень є документами строгої звiтностi,що вимагає – їх їх nвиготовляють з друковагною номерацiєю у вiдповiдностi з правилами бланкiв nцiнних паперiв i документiв строгої звiтностi облiку їх отримання, зберi-гання ni використання як бланк строгої звiтностi, пронумерована, прошнурована i nскраплена печаткою i пiдписами керiвника i головного бухгалтера пiдприємства nжурнал реєстрацiї доручень, видача бланку i журналу особi, на яку покладенi nзобов’язання з регiстрацiї виданих, поверенених i використаних доручень за nрозхiдною накладною, контроль за своєчасним поданням документiв (актiв, nнакладних, ордерiв i тд),якi засвiдчують про використанi доручень або nневикористаних доручень, списання невикористаних доручень за актом.
Доручення на отримання цiнностей видається тiльки посадовiй особi, що nпрацює на цьому пiдприємствi. Доручення пiдписується керiвником i головним nбухгалтером пiдприємства або їх заступниками i особами, якi на це уповноваженi nкерiвником пiдприємства В тих випад-ках, бухгалтерський облiк ведеться nцентралiзованою бухгалтерiєю, доручення на отримання цiнностей пiдписується nкерiвником пiдприємства i головним бухгалтером централiзованої бухгалтерiї або nїх заступниками i особами, якi на це уповноваженi. Керiвник пiдприємства nзатверджує перелiк посад, заняття яких надає вiдповiдним працiвникам право nпiдписувати доручення на отрмання цiнностей i назначається особа, що здiйснює nвиписку i реєстрацiю виданих, повернених i використаних доручень.
Доручення на nотримання цiнностей вiд постачальника за нарядом, рахунку, договору, замовленню nабо iншому документу, що їх замiняє видається довiренiй особi пiд розписку i nреєструється в журналi реєстрацiї доручень. У випадку, коли довiрена особа nповинна отримати необхiднi цiнностi в одному мiсцi (з одного складу) на за nдекiлькома нарядами, рахункам та iншим документам їй може бути видана одне nдоручення з вказанням в ній номерiв i дат видачi вiсх нарядiв , якщо цiнностi nповиннi бути отримнi на рiзних складах (одна бухгалтерiя).
При випиуваннi доручення перелiк цiнностей, якi необхiдно отримати за nнею, графа – назва цiнностей- в бланку доручення- приводиться обов’ячзково з nвказiвкою назви i кiлькостi цінностей для отримання, незалежно вiд того, чи є nтакi вiдомостi в документах на вiдпуск цiнностей. До видачi доручення особа niнструк-тується про прорядок i термiни використання i звiту про використанi nдоручення або повернення невикористаних доручень. Забороняється видавати nдоручення, якi повнiстю або частково не заповненi, не мають зразкiв пiдпису nосiб, на iм’я яких вони виписанi. Термiн жiї доручення встановлюється в nзалежностi вiд можливостi отримання i вивозу вiдповiдних цiнностей за нарядом, nрахунком, накладною i тд на пiдставi яких воно видане, но не бiльше нiж на 10 nднiв.
Доручення на nотримання цiнностей, розрахунки за якими здiйснюються в порядку планових nплатежiв або доставка яких зцентрилiзовано – кiльцевими перевозками, nдопускається видавати на календарний мiсяць. При позбавленнi довiреної особи nправа на отримання цiнностей за виданом йому дорученням термiн дiї якого nпройшов. доручення в такої ооби заберається. У випадку анулювання доручення, за nяким отримуються цiнностi частинами або розрахунки за якими здiйснюються nцентралiзовано – кiльцевi, пiдприємство, що видало доручення негайно повідомляє nпоставщика про анулювання вiддповiдного доручення.З моменту отримання такого nповiдомлення вiдпуск цiнностей за анульованим дорученням припиняється. За nвiдпуск цiнностей за анульованим дорученням вiдповiдальнiсть несе постачальник, nа витрати вiд цього вiдновлюються у встановленому порядку.
Особа, якiй видано доручення забов’язана не пiзнiше наступного дня пiсля nкожного випадку доставки на пiдпрриємтсво отриманих за дорученням цiнностей nнезалежно вiд того, отриманi цiнностi за дорученням повнiстю або частково nпредоставляти працiвнику пiдприємтсва , яке здiйснює виписку i реєстрацiю nдоручень, документ про от-римання цiнностей i їх здачi nматерiально-вiдповiдальнiй особi. Невикористанi доручення повиннi бути nповерненi працiвнику пiдприємства, який здiйснює виписку i реєстрацiю доручень nне пiзнiше наступного дня пiсля закiнчення термiну дiї доручення. Про використання nдоручення або повернення невико-ристаних доручень в журналi реєстрацiї доручень nробиться вiдмiтка про номер документiв (накладна, акт) на отриманi цiнностi або nпродату поверення цiн-ностей. Поверненi невикористанi доручення гасяться nнадписом «не викори-станi» i зберiгаються на протязi термiну, який встановлений nдля зберiгання первинних документiвю Особам, якi не прозвiтувалися про nвикористання доручення або не повернули невикористану доручення, термiн дiї nякої закiнчився нове доручення не видається.
Забороняється nвiдпускати цiнностi у випадках:
· nподання nдоручення, виданого з порушенням встановленого порядку заповнення або nнезаповненими реквiзитами
· nподання nдоручення, яке має виправлення та помарки, якi не пiдтвердженi пiдписами тих же nосiб, якi пiдписали доручення4
· nвiдсутностi у nдовiреної особи вказаного в дорученi паспортi або iншого документу, що nзасвiдчує довiрену особу
· nзакiнчення nтермiну дiї доручення
· nотримання nповiдомлення пiдприємтсва – отримувача цiнностей про аналювання доручення.
Доручення незалежно вiд nтермiну дiї залишається в постачальника при першому вiдпуску цiнностей. У nвипадку вiдпуску цiнностей частями на кожний приватний вiдпуск залишається nнакладна з помiткою на нiй номеру доручення i дати її видачi. В тих випадках nодин екземпляр накладної передається отримвачу цiнностей, а другий дадається до nзалишеної у постачальника доручення i використовується для спостереження i nконтролю за вiдпуском цiнностей згiдно дору-чення, а також за пороведення nрозрахункiв з покупцями. Пiсля закiнчення вiдпуску цiнностей служби, якi nздiйснюють їх вiдпуск здають доручення разом з документами на вiдпуск останньої nпартiї цiнностей працiвникам, на яких покла-денi обов’язки з ведення nбухгалтерського облiку.
Відповідальність за дотримання поставщиком встановленого порядку вiдпуску за nдорученнями цiнностей покладається на посадових осiб nпiдприємства-постачальника, який має право пiдписувати первиннi документи на nвiдпуск цiнностей. Вiдповiдальнiсть за своєчасне i повне оприходовання nотриманих за виданими дорученнями цiнностей покладається на посадових осiб, nяким надано право пiд-писувати доручення, а також на особу, яку назначено для nвиписки i реєстрацiї виданих, повернених i використаних доручень.
3. Доставка nтовару в аптеки транспортом складу
nБезпосередня прийомка товару за кiлькiстю товарних одиниць i масi нето його nякостi здiйснюється в аптецi при вскриттi тари. Товар , який доставлений nтранспортом аптечного складу в аптеку приймає завiдуючий аптекою або iнша особа n, яка уповноважегна на це в момент поступлення за кiлькiстю мiсць i масi nбрутто у вiдпоiдностi з супроводжуючими л документами – упаковочний лист, nтоварно-транспортна-накладна, податкова накладна Це попередня прийомка з метою nприскорити вивiльнення транспорту аптечногосскладу. При цьому матерiально-вiдповi-дальна nособа проставляє на всiх екземплярах товарно-транспортної накладної, яка nповертається експедитору штамп прийомки АП-1 або печатку аптеки i свiй пiдпис n(при бригаднiй маьерiальнiй вiдповiдальностi вима-гається не менше двух nпiдписiв членiв бригади)., пiдтверджуючи тим самим факт прийомки товару. На nекземплярi супроводжуючого документа, який залишається в аптецi у nматерiально-вiдповiдальної особи i i в подальшому дадається до товарного звiту nпроставляється штамп прийомки ап-1.
Незалежно вiд nспособу доставки товару в аптеку обов’язково перевiряють його кiлькiсть i nякiсть. Приймаючи товар матерiально вiдповiдальна особа в аптецi по каждiй nназвi старанно перевiряє – кiлькiсть, цiну, загальну вартiсть даного товару i nперевiряють це з даними, якi вказанi в супроводжуючих документах. При цьому nприйомка продукцiї по якостi та кiлькостi проводи-ться у точнiй вiдповiднолстi nз стандартами, технiчними умовами, основними i особливими умо-вами поставки, niншими обов’язковими правилами, а также документами, що пiдтверджують якiсть i nкомплектнiсть продукцiї (сертифiкат протокол аналiзiв). Особливу увагу при nцьому звертають на пакування, маркiровку, залишковi тер-мiни придатностi, nвологiсть,кiлькiсний вмiст препарату i т.п. Обов’язкова наявнiсть на упаковцi nмаркiровки, що дозволяє встановити пiдприємство-виробник, назву препарату, nномер серiї, номер аналiзу та iншi характеристики,якi передбачає НТД.
Виробник nповине вiдгружати медикаменти з таким розрахунком, щоб до моменту їх nвiдправлення залишалося не менше 80% термiну придатностi, який зазначений на nетикетцi, а на бактерiйних препарати, стоматологiчнi i полмернi матерiали – не nменше 50% термiну придатностi. При вiдвантаженнi вказаної продукцiї з аптечних nскладiв термiн придатностi для медикентiв повинен складати не 60%, а для nбактерiйних препаратiв – не менше 40 термiну придатностi. При цьому медична nпродукцiя з термiном придатностi бiльше 2 рокiв може вiдгружатися покупцю, nякщо термiн придатностi не менше 1.5 року, з меншим залишковим терсiном nпридатностi поставка можлива лише з згоди отримувача.
Кiнцева прийомка nтоварiв по масi i кiлькостi товарних одиниць повинна бути проведена в момент nотримання незатарено товару або в момент вскриття тари, но не пiзнiше 25 годин nз моменту отримання, iмпортних – 7 днiв.На оборотнiй сторонi накладної nзаваптекою вказує окремо вартiсть товару, допомiжних матерiалiв, малоцiнного niнвентаря, тари i т.д.
Документальне оформлення надходження товару.
Якщо при прийманні товару встановлено недостачу або брак, то приймання nтовару припиняється, забезпечується подальше зберігання цього товару. Якщо nнедостачу виявлено при перевірці ваги нетто, або кількості одиниць в певних nмісцях, отримувач призупиняє приймання товару, зберігає і показує постачальнику nтару і упаковку розпечатаних місць і товар, який там міститься. Представник nпостачальника, який перебуває в одному населеному пункту з отримувачем. Повинен nприбути не пізніше наступного дня після одержання виклику, якщо медикаменти nшвидко псуються то протягом 4 годин. Представник, який знаходиться в іншому nнаселеному пункті повинен прибути протягом 3 днів. Якщо у встановлений термін nпредставник не прибув, то товар приймається в присутності представника не nзацікавленої сторони, або самостійно, якщо постачальник дає згоду на одностороннє nприймання товару.
Для одержання товару матеріально-відповідальним особам видається nдоручення.
Організація вхідного контролю ГЛЗ у nаптеках здійснюється згідно наказу МОЗ України № 436 2001 р.
nЯкщо при прийомцi виявлена недостача, бiй, брак, порча товарiв в однiй партiї nабо надлишки, комiсiя складає акт за формою АП-3 в трьох екзимплярах в день nвиявлення розходження (Акт про встановлення розходжень в кiлькостi i якостi) nАкт пiдписують всi члени комiсiї. Не пiзнiше наступного дня пiсля nск-ладання акт затверджує керiвник вищестоячої органiзацiї. Всi реквi-зити акту повиннi бути nчiтко i розбiрливо заповненi, так як на його пiдставi предявляються претензiї nпостачальнику В актi вказються тiлькит тi назви товарiв, за якими встанвленi nрозходження в кiлькостi i якостi. Можлива ситуацiя, що товар поступає без nсупроводжуючої документацiї. Для приймання такого товару створюється комiсiя nАП-3. Одночасно необхiдно прийняти мiри для отримання накладної та iншої nдокументацiї. Такий товар зберiгається окремо вiд всiх iнших цiнностей в nаптецi.
Особливу nувагу при оформленнi документацiї на поступившi товари, що залишаються у nматерiально-вiдповiдальної особи повинно бути звернено на правильнiсть оцiнки nтоварiв i такусування їх вартостi.
При виявленi в супроводжуючих документах помилок в цiнах i сумах вартостi nаптека повинна проце повiдоми ти постачальника. До отримання вiд постачашльника nвiдповiдi про виправлення помилки цей товар не пiдлягає реалiзацiї, не nоприходується по цiнам i вартостi, яка вказана в супроводжуючих документах. У nвiдповiдностi з указом Президента при наявностi декiлькох роздрiбних цiн на nодноiменний товар про-водиться дооцiнка (уцiнка) до вартостi товара останнього nотримання. Переоцiнцi пiдлягає весь товар незалежно вiд шляхiв придбання. Рiзниця nвiд переоцiнки вiдноситься на збiльшення (зменшення) власних обiгових коштiв.
Прийом nтовару, що поступив в адресу аптеки на ЖД станцiї або воднiй пристанi, nаеропорту.
Станцiя повiдомляє аптецi про прибття грузу телеграмою або письмовим nповiдомленням. Прийомка товару повинна проводитися негаййно пiсля прибуття nгрузу. Несвоєчасне отримання продукцiї тягне за собою уплату штрафiв. Штраф за nпростiй вагонiв, барж є найбiльш розповсюдженим видом мiр, що астосовуються nорганами залiзницi для забензпечення своєчасного завантаження i вивантаження nвагонiв. Якщо в результатi огляду i зважування грузу сумнiвiв не вини-кає, то nприйомка грузу проводиться по кiлькостi мiсць, контейнерiв згiдно nсуп-роводжуючим документамю В тих випадках, коли виникає сумнiв про оброякiс-нiсть nтовару (наприклад, пошкодження тари, упаковки, – альмагель) прийомщик грузу – nпредставник аптеки повинен попробувати вскриття пошкоджених мiсць товару при nперевiрцi вмiсту за накладною чи iншим документам. У випадку псу-вання nзапрошується представник бюро товарної експертизи , якщо експертом встановлено, nщо товар не може бути використаний за своїм призначенням, от-римувач товару має nправо вiдмовитися вiд прийомки такого товару. При вияв-ленi недостачi, nпошкодження, псування товару складається комерцiйний акт, де вiдображаються nумови постачання, причини претензiх, розмiр збитку. Комер-цiйний акт служить nпiдставою для предявлення претензiї до транспортних органiзацiй. Товар, який nприйшов в непридатнiсть з вини транспортного вiдомства аптекою не приймається.
4. nПервинний nоблiк товарно-матерiальних цiнностей, якi поступили в аптеку.
Вхiдний контроль – уповноважена особа.
Всi поступившi nв аптеку i прийнятi матерiально вiдповiдальними особами на зберiгання товари nзаписують в Журнал реєстрацiї поступивших товарiв по групам АП-5 по оптовим nцiнам (оперативний облiк). В цьому журналi вiдображаються постурившi товари в nгруповому розрiзi по семи групам:
n nмедикаменти ni хiмiчнi товари
n nмiнеральнi nводи
n nперевязочнi nматерiали i предмети догляду за хворими
n nмило nтуалетне
n nпарфюрмерiя
n nокулярна nоптика
n niншi
Пiсля nзакiнчення кожжного мiсяця данi пiдраховуються i визначають загальну вартiсть nотриманих товарiв i вартiсть за окремими номенклатурними групами, данi яких nвикористовуються при складаннi мiсячного звiту за формою АП-72. Оприходовання nпоступивших в аптеку товарiв безпосередньо вiддiлом аптеки можливо лише за nдокументами, в яких вказанi товари , якi призначенi для реалiзацiї в даному nвiддiлi.
Розмiщення nтоварiв – див. Зберiгання
Особливостi nотримання медикаментiв списку А, наркотичнихi пспихотропних препарiв i порядрок nїх облiку.
Отриманi на складi ядiв за дорученням. При поступленнi в аптеку nоблiковуються:
1. в журналi рєстрацiї поступивших nтоварiв по групам АП-5 в сумовому виразi
2.додатково в натуральних показниках кiлькiсно (по номенклатурi i nкiлькостi) за назвами «Журналi облiку ядовитих, наркотичних, iнших медикментiв ni спирту етилового» за формою АП=-10.
Журнал вiдкриважється на рiк. Журнал повинен бути пронумерований i тд. nПоступлення вiдображається по каждому прихiдно-му документу iндивiдуально, а nрозхiд записується щоденним пiдсумком (на пiдставi щоденних виборочних листiв) nз диференцiацiєю на вiдпуск по екстемпоральному виготовленню лiкiв i вiдпуск nангро ЛПУ, iншим пiдвiдомчим аптекам i аптечним пунктам 1 категорiї.
На протязii мiсяця облiк отриманих товарiв ведеться в сумовому виразi в nтова-рному звiтi за ормою АП-25. Головним документом, що служить пiдставою для nзиписiв в прихiднiй частинi звiту є накладна, рахунки , за якими товари та iншi nцiнностi поступили в аптеку i прийнятi нею. В хронологiчнiй послiдовностi nзаповнюються всi графи i прихiднiй частинi товарного звiту окремо по кожному nдокументу на товар, що прийнятий аптекою.
Отже, джерелом niнформацiї для контролю розрахункових вiдносин про товарнi операцiї служать nпервиннi документи: накладнi, рахункифактрури, податковi накладнi, nтоварно-транспортнi накладнi, а також сертифiкати якостi.
Внутрiшньогосподарський сумарний облiк в аптецi передбачає nвiдображення в прихiднiй частинi товарного або мiсячного звiту суми отриманого nтовару за мiсяць в оптових i роздрiбних цiнах. Вiдповiдно до Плану рахункiв в nбухгалтерському облiку товарiв, що надiйшли в аптеку використовуються рахунки: n- активний рахунок 282 «Товари в торгiвлi», за дебетом якого вiдображається nнадходження товару, за кредитом – вибуття, пасивному рахунку 285 «Торгова nнацiнка» за кредитом якого вiдображається збiльшення суми, за дебетом – nзменшення суми.
5. nЗбiльшення суми товарних запасiв за рахунок внутрiаптечних товарних операцiй.
Крiм nреєстрацiї в хронологiчнiй послiдовностi поступаючих в аптеку товарiв в nприхiдну частину товарного звiту заносят суми, що збiльшують запаси товарiв, їх nзалишок в аптецi. Дооцiнка по лабораторно-фасовочним роботам, якi виникли в nрезультатi заокруглення цiн або рiзницю мiж прейскурантом цiною i цiною, що nутворилася при внутрiаптечному виготовлення лiкiв.:
· nжурнал nоблiку лабораторних i фасувальних робiт
· nспрравка nпро дооцiнку i уцiнку по лабораторно-фасовочним роботам, реалiзацiї робiт та nпослуг
· nтариф по nлабораторним i фасовочним роботам, кстепмпоральнiй рецептурi
· nперевiд в nтовар тари, допомiжних та iнших матерiалiв
*придбання аптечної посуди вiд населення – вiдомiсть покупки склної nпосуди, яка була у вжитку, Служить накоплюючим документом i заповнюється nособою, як а уповноважена для прийому посуди вiд населення. Складється в 2-х nекзем-плярах за змiну, один екземпляр разом з посудою передається nматерiально-вi-дповiдальнiй особi, служить пiдставою для оприходовання nприйнятої посуди, 2- залишається в приймальника посуди.
* лiкувально-профiлактичних установ . Накладна лля прийняття посуди вiд nЛПУ в вказанням ємкостi i кiлькостi посуди. Виписується в 3 енкземплярах – 2 nзалишаються в аптецi, третiй повертається ЛПУ. Один екземплр передають в nбухгалтерiю, а другий додається до щомiсячної вiдомостi про прихiд посуди. nПе-редана в ухгалтерiю накладна служить пiдставою для розрахункiв з ЛПУ.
*перевiд заготовленої ЛРС в товар. Акт переводу в товар ЛРС (форма nАП-10). Складається комiсiєю в 2-х екземплярах: 1 – й екхемпляр – пiдстава для nоприходування сировини як товару – додається до звiту, 2- залишається в nаптецi.
· nреалiзацiя nводи очищеної – населенню довiдка АП-12, в яку вносять вартiсть проданої nнаселденню волди очищеної за мiсяць, ЛПУ – Журнал облiку оптового вiдпуску i nрозрахункiв з покупцями за формою АП-22.
товарнi запаси nаптеки можуть бути збiльшенi за рахунок оприходування акторм за формоюАП-3 nвартостi лiкiв, якi виготовленi в аптецi, но не отриманi у встановлений термiн ni не втратили своєї якостi
· nнадлишки, якi nвиготовленi при iнвентаризацiї
· nдооцiнка або nпереоцiнка товарiв в зв’язку з пiдвищенням роздрiбних цiн
· nвартiсть роботи з nремонту i виготовлення окулярiв. Вiдомiсть замовлень на окулярну оптику nскладається в 2- екземплярах, Суми, якi отриманi на протязi мiсяця за ремонт nвиготовлених окулярiв, вiдображають в товарному звiтi аптеки.
nЛiкарська рослинна сировина (ЛРС), одержана вiд постачальника згiдно з nрахунком-фактурою, облiковується сумарно в аптецi за роздрiбними цiнами. ЛРС, nприйнята у заготiвельникiв, облiковується в аптецi за назвами, кiлькiстю i nсумою в заготiвельних цiнах, окремо вiд товару. Принесена заготiвельником ЛРС nперевiряється на вiдповiднiсть вимогам АНД (радiоактивний контроль теж). У nразi позитивного висновку здiйснюєтьсяч кiлькiсне оприбутковання сировини n(зважування). Оформляється приймальна квiтанцiя в трьох екземплярах. Перший nекземпляр видається заголтiвельнику для одержання грошей у касi за nзаготiвельними цiнами i залишається в касi; другий екз. Видається nматерiально-вiдповiдальнiй особi як прихiдний документ для надходження сировини nв аптеку, третiй екз. – при необхiдностi для звiту особi, яка здала сировину. В nквитанцiї проставляється тiльки заготiвельна цiна i вартiсть.
Прийом ЛРС в заготiвельника вiдображається на активному nрахунку за дебетом № 209 «Iншi матерiали i № 301 «Каса»» за кредитом.
Перевiд ЛРС в товар для реалiзацiї в аптецi № 282 «Товари в nторгiвлi» за дебетом, № 209 «Iншi матерiали i № 285 «Торгова нацiнка» – за nкредитом.
nУ випадку передачi ЛРС, яка заготовлена аптекою на аптечний склад, фармфабрику n№ 68 «Розрахунки з iншими операцiями» за дебетом i № 209 «Iншi матерiали» – за nкредитом.
Вiдображення nоперацiй по групi «Товар» на рахунках бухгалтерського облiку
1. nОтриманий аптекою товар з аптечного складу на суму оптова цiна – 4724 грн., nроздрiбна 7500 грн. Д Товар (41-3) 7500 грн.
К Розрахунки з постачальниками i пiдрядчиками (60) 4724
К Торгова нацiнка (42) 2776
2. nОтримано з nаптечного складу тара пiд товаром 00 грн.
Д Тара (41-6)
К Розрахунки з ростачальниками i пiдрядчикми (60) 00 грн.
3. nОтриманi з nаптечного складу допомiжнi матерiали – 75 грн.
Д Допомiжнi матерiали (05-3)
К Розрахунки з постачальниками i пiдрядчиками (60) 75 грн.
4. nОплаченi через nбанк витрати по доставцi товару
Д Витрати обертання (44)
К Розрахунковий рахунок (51) 145
5. nПереведено в nтовар ЛРС
в розджрiбних цiнах 18 грн.
в оптових цiнах 0 грн
Д Товар (41) 18 грн.
К Лiкарська сировина (05-1) 0
К Торгова нацiнка (скидка, нацiнка) (42-1) 0
Внутрішньогосподарський сумарний nоблік в аптеці передбачає відображення в прихідній частині товарного або nмісячного звіту отриманого товару за місяць в роздрібних та оптових цінах.
Облік внутрішньоаптечних операцій, які збільшують товарний nзалишок.
Крім основного надходження товару від постачальників, що збільшує залишок nтовару, в аптеці існують внутрішньоаптечні операції, які також впливають на nзбільшененя товарного запасу. До них належать:
1. Вартість тарифів та води очищеної при nреалізації лікарських форм і індивідуадльного виготовлення.
2. Дооцінка з лабораторних і фасувальних nробіт.
3. Дооцінкак з рецептурного журналу.
4. Переведення з інших облікових груп в nтовар (тара, МШП, ЛРС).
5. Оприбуткування рецептурного посуду, nкупленого від населення.
6. Оприбуткування рецептурного посуду з nекстемпоральних ЛФ, не одержаних хворим.
Відповідно nдо плану рахунків в бухгалтерському обліку товарів, що надійшли в аптеку, nвикористовують такі рахунки:
активний рахунок 282 “Товари в торгівлі”, за дебетом якого відображається n
надходження товару, за кредитом – вибуття
пасивний рахунок № 285 “Торгова націнка”, за кредитом якого nвідображається збільшення суми, за дебетом – зменшення суми.
Облік внутрішньоаптечних операцій, які збільшують товарний nзалишок.
Облік придбання аптекою лікарської рослинної сировини.
Лікарська рослинна сировина (ЛРС), одаержана від постачальника згідно з nрахунками-фактурами, обліковується сумарно в аптеці як товар і відпускається nаптеками за роздрібними цінами. ЛРС, прийнята у заготівельників обліковується в nаптеці за назвами, кількістю і сумою заготівельних цінах, окремо від товару. nПринесена від заготівельника ЛРС перевіряється на відповідність вимогам НТД. У nразі позитивного висновку здійснюється кількісне оприбуткування сировини, а nсаме: зважування і оформлення приймальної квитанції в трьох екземплярах. Перший nекземпляр видається заготівельнику для одержання грошей в касі за заготівельними nцінами і залишається в касі, другий екземпляр передається nматеріально-відповідальній особі, як прихідний документ на надходження сировини nв аптеку, третій екземпляр при необхідності для звіту особі, яка здала nсировину.
Документальне nоформлення надходження запасів на склад і відпуску зі складу.
У процесі документального оформлення первинного обліку запасів необхідно nкористуватися відповідними нормативними документами.
Матеріальні, сировинні та паливні nресурси є одним з найважливіших на підприємстві, тому й документальне nоформлення надходження, наявності і витрачання зазначених ресурсів є досить nвідповідальним процесом , який повинен забезпечити необхідну інформацію як для nобліку, так і для контролю та оперативного управління рухом матеріальних цінностей.
Основними типовими документами з оприбуткування та видачі nматеріалів є Накладні, nТоварно-транспортні накладні, прибуткові ордери, Акти про приймання матеріалів.
Матеріали, що надходять на склад, ретельно перевіряють, встановлюють nвідповідність їх якості, кількості, асортименту, умовам поставок і супровідним nдокументам. Якщо не виявлено розходжень, матеріали приймають. При цьому можливі nдва варіанти оформлення приходу: безпосередньо на документі постачальника або nшляхом виписування прибуткового ордера у першому разі на одному примірнику nдокумента ( постачальника), який підписує матеріально відповідальна особа, nставлять штампи прийому, у другому – оформлюють прибутковий ордер. Прибуткові nордери використовуються для кількісно-сумового обліку матеріалів, що надходять nвід постачальників або з переробки.
У випадках, коли є розбіжності nкількості та якості з даними супроводжуючих документів постачальника, а також для nматеріалів, що надійшли без платіжних документів, складають „Акт про приймання nматеріалів” (типова форма № М-7).
Акт складається комісією, яка призначається керівником підприємства і до nякої входять завідуючий складом, представник відділу постачання (або nвідповідальна особа) та ін. У цій комісії обов”язковою є участь представника, а nза його відсутності ( наприклад, у зв”язку з великою віддаленістю) – nпредставника іншої незацікавленої організації. Акт складається у двох nпримірниках. Цей Акт є підставою для оприбуткування бухгалтерією фактично nприйнятих матеріалів. Прибутковий ордер при цьому не заповнюється.
При одержанні вантажів із залізничної nстанції експедитор nповинен перевірити відповідність кількості місць що надходять, і знаків nмаркування на них з даними супровідних документів. Якщо вантаж прибув у nсправному вагоні без ознак злому, експедитор повинен домагатися вибіркової nперевірки маси і стану прибулих матеріалів.
Якщо при прийманні вантажу буде nвстановлено розходження з даними, зазначеними у транспортних документах, або nвиникнуть питання щодо цілісності вантажу (зірвана або пошкоджена пломба), nскладають комерційний акт. Цей акт є основою для подання претензій до залізниці nабо пароплавства про відшкодування збитків.
Матеріальні цінності, що надійшли від постачальника nавтомобільним транспортом, оприбутковуються на склад на підставі Товарно-транспортної nнакладної, одержаної від вантажовідправника.
У випадку, якщо матеріальні цінності, наприклад, листове залізо, nнадходять в одній одиниці виміру ( за вагою), а витрачаються в іншій ( за nрахунком), то його оприбуткування, зберігання і відпуск необхідно відображати у nвсіх документах у двох одиницях виміру.
У разі надходження вантажу на склад nбез документів відділ постачання виписує наказ складу про прийом вантажу без документів. nЗавідуючий складом здає накази до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.
Для одержання матеріалів від одногороднього постачальника покупець nповинен видати експедитору (або представнику відділу постачання) Довіреність nт.ф. № М-2, зареєстровану у журналі реєстрації довіреностей. Необхідно nналагодити суворий контроль за своєчасним оприбуткуванням матеріалів та nповерненням невикористаних доручень.
При дрібних купівлях матеріалів nготівкою (наприклад, nканцелярського приладдя) підзвітна особа зобов”язань здати матеріали на склад, nа керівник на рахунку постачальника повинен поставити відмітку про дату, номер nприбуткового ордера і підпис.
Необхідно щоденно одержувати в банку Рахунки-фактуриф. № 868, перевіряти їх nвідповідність надходженню матеріальних цінностей на склад підприємства (відділ nпостачання) і контролювати своєчасність їх оплати (фінансовий відділ nпідприємства, а на малому підприємстві – головний бухгалтер).
За умови тривалої відсутності й перебування в дорозі матеріальних nцінностей потрібно вживати заходів до розшуку вантажу.
Контроль за своєчасним надходженням nматеріалів здійснюється відділом постачання і бухгалтерією, а вживання nоперативних заходів щодо розшуку вантажу покладається на відділ постачання, nменеджера тощо.
Необхідно забезпечити своєчасне оформлення надходження матеріалів, за цим nмають слідкувати працівники бухгалтерії (матеріальний відділ або головний nббухгалтер малого підприємства).
На практиці трапляються випадки, коли виробничі запаси надходить до nскладу без рахунків-фактур постачальників. Такі поставки називають nневідфактурованими. Бухгалтерія повинна організувати окремий облік nрозрахунків за ці матеріали і вжити заходів до своєчасного одержання рахунків nвід постачальників.
У разі надходження вантажу на склад nбез документіву відділ постачання виписує Наказ про прийняття вантажів без nдокументів до складу. Завідуючий складом подає накази бухгалтерії разом з nприбутковими ордерами.
На склади також можуть надходити nзапаси із своїх цехів – це продукція власного виготовлення і зайві одержані від nліквідації основних засобів, малоцінних і швидкозношуючих предметів, браку у nвиробництві та відходи. Ці матеріали оприбутковують на склади за допомогою nнакладної . Накладна складається матеріально відповідною особою складу n(цеху), що здав цінності, у двох примірниках, один з яких слугує складу (цеху), nщо здав матеріальні цінності, підставою для списування цінностей, а другий – nскладу 9Цеху) для оприбуткування цінностей.
Накладна на повернення із цеху на склад матеріалів, не використаних у nвиробництві, виписується тільки у тому разі, якщо ці матеріали були відпущені nне за лімітно-забірною карткою, оскільки у ній передбачено облік повернення nматеріалів, відпущених у виробництво.
Облік роздрібної реалізації nлікарських засобів
В аптеках облік nвідпущеного товару ведеться окремо у відповідності з формою оплати – за готівку та за безготівковим розрахунком. Амбулаторним nхворим можуть відпускатися лікарські засоби nіндивідуального виготовлення, промислового виробництва і як nза рецептом, так і без рецепта. У структурі реалізації товару за готівку окремо nобліковується товар, відпущений із структурних підрозділів – nаптечних пунктів та аптечних; кіосків.
Безготівкова форма відпуску nтовару використовується при лікарському забезпеченні nхворих, які перебувають у лікувально-профілактичних закладах, хронічних хворих за безоплатними рецептами. До цього ж виду відпуску товару nвідноситься реалізація лікарських засобів іншим установам (школам, дошкільним nта навчальним закладам) для власного використання (рис. n12.1).
Як nвидно з даних рисунка, при обліку відпуску товару з аптеки отримуються nдані про вартість проданої води очищеної та води для ін’єкцій, а також про суму nтарифів за індивідуальне та серійне виготовлення nлікарських засобів.
Облік реалізації товару за готівку
Аптеки, які мають ліцензію на nправо виготовлення ліків, ведуть облік прийнятих амбулаторних nіндивідуальних рецептів у відповідних документах, а саме: рецептурному nжурналі чи квитанційній книжці (див. рішення завдання 2 до теми 6), а також nу реєстрі роздрібних оборотів і місячному звіті. Це зумовлено тим, що кількість і сума реалізації з індивідуальної nрецептури є базовим показником для розрахунку суми природних втрат. Крім того, хворий, замовляючи лікарські nзасоби, залишає рецепт в аптеці, а одержує квитанцію, за якою отримує виготовлену лікарську форму, тому nприйняті в роботу рецепти nреєструються: присвоюється номер, записується прізвище хворого, назва лікарської nформи, вартість медикаментів і посуду, Іаха ІаЬогит, води очищеної і nсума разом. Номер в рецептурному журналі – порядковий від початку nмісяця. В кінці зміни підраховується кількість і вартість прийнятих рецептів nна лікарські засоби індивідуального виготовлення nі переноситься в накопичувальні документи: реєстр роздрібних оборотів і витратну частину товарного (місячного звіту, nМЗ). Місячна сума з вартості реалізованих nтарифів і води оприбутковується в прибутковій частині товарного (місячного nзвіту), бо продавати можна тільки nоприбуткований товар (рис. 12.2).
Приклад. Аптекою відпущено nза місяць 8390 амбулаторних рецептів, з них – готових лікарських засобів 7 n400, вартість індивідуальних лікарських засобів – 4 300 грн, у І тому числі тарифи – 1 300 грн, вода очищена — ЗО грн. Вартість готових nлікарських засобів – 29 600 грн; безрецептурний продаж становить 32 100 грн. а nвиторг структурних підрозділів – ЗО 000 грн. nВстановити загальну суму реалізації товару.
Загальна сума реалізації буде дорівнювати:
4 300 + 29 600 + 32 100 + ЗО 000 = 96 000 грн.
У восьмому розділі місячного nзвіту (реєстр роздрібних оборотів) на підстав) записів за місяць виводиться nсередня вартість одного рецепта на лікарський засіб індивідуаль-Я ного nвиготовлення та промислового виробництва за місяць. Для цього вартість nвідпуще-Я них лікарських засобів треба поділити на кількість. Визначена середня nвартість рецептаЯ використовується для розрахунку кількості відпущених за nмісяць рецептів лікувально-Я профілактичним установам. Це зумовлено особливістю nобліку вартості відпущеногої товару за безготівковим розрахунком.
У загальну суму реалізації за готівку ще nвключається вартість безрецептурногої відпуску, розмір якого встановлюється на nпідставі підрахунку чеків у кінці зміни і дня та виторг структурних підрозділів nаптеки згідно з прибутковими касовими ордерами
Облік реалізації товару за nбезготівковим розрахунком
Аптеки при відпуску товару в nлікувально-профілактичні та інші заклади за безготівковим розрахунком nздійснюють цю діяльність на підставі вимог, поданих в аптеку (див. підтему n7.3). Вимоги в аптеці коректуються, таксуються згідно з прейскурантом nроздрібних цін за кожною назвою з врахуванням Іаха ІаЬогит.
Товар одноразовим покупцям відпускається nпісля оплати виставленого аптекою І рахунка. Лише тоді покупець може одержати nтовар в аптеці.
Якщо розрахунки між nаптекою і лікувально-профілактичним закладом систематичні, здійснюються nпланові платежі (авансів), товар відпускається згідно з вимогами без nпопередньої оплати. Вимоги за відпущений товар реєструються хронологічно в nкнизі обліку відпуску і розрахунків з покупцями, для кожного nлікувально-профілактичного закладу — окрема сторінка. На основі зареєстрованих nза певний період вимог в аптеці оформляються рахунки, до яких додаються вимоги. nВ рахунках вказуються дата, номер
і тільки загальна сума на відпущений товар. nВсі виписані рахунки протягом місяця хронологічно реєструються nв реєстрі виписаних покупцям рахунків (місячний звіт, розділ IV). Згідно з домовленістю гроші надходять в nаптеку періодично, раз на тиждень, раз на декаду чи раз на nмісяць.
Для контролю за сумою nвідпущених медикаментів і грошей, що надійшли, в кінці місяця nоформляється оборотна відомість особових рахунків покупців, де nвказується залишок грошей на початок місяця (на користь nаптеки чи за аптекою). Недоплачену суму покупці перераховують nна рахунок аптеки до початку чергового місяця. Надлишок грошей nаптека повинна зарахувати в рахунок подальшого відпуску товарів. Загалом по аптеці заборгованість на початок місяця не повинна перевищувати суми nодноденної реалізації. Отже, по реєстру виписаних покупцям рахунків визначається nзагальний обсяг продажу за безготівковим розрахунком і заноситься у видаткову nчастину місячного (товарного) звіту рис.12.4).
Приклад. За рецептами-вимогами лікувально-профілактичній установі відпущено товар на суму 10 500 грн, з них вартість індивідуальних рецептів – 3 500 nгрн, в т. ч. тарифи 250 грн, вода 1 500 грн. готові nлікарські засоби 5 500 грн та інші товари 1 500 грн. Встановити суму nреалізації за безготівковим розрахунком.
Сума відпущеного товару nлікувально-профілактичним установам становить:
10 5000 + 5500+1500=17 500 nгрн.
Облік безоплатного і пільгового відпуску nлікарських засобів
Провізор, nприймаючи пільгові рецепти, таксує їх за повною вартістю і реєструє в окремому рецептурному журналі і додатково в реєстрі nрецептів. У реєстр вносять номер по порядку, номер рецепта, прізвище хворого, nвартість відпущених медикаментів, суму, заплачену nхворим (50 %), суму, яка підлягає оплаті ЛПЗ. Реєстр заповнюється у двох І примірниках, на підставі одного з них виписується nрахунок, який передається або в І місцеві nоргани (для оплати ліків, відпущених ІВВ), або в лікувально-профілактичні І заклади. Інший примірник залишається з рецептами в nаптеці. Реєстри складаються окремо для nкожної категорії хворих і кожної установи. Виписаний лікувально-профі- І лактичному nзакладу рахунок реєструється в реєстрі виписаних рахунків, а сума, запла- nІ чена готівкою, – в реєстрі роздрібних оборотів (рис. 12.5).
Облік документального вибуття nтовару
Крім реалізації товару, в аптеках окремо nоблікується документальний видаток товару, не nзв’язаний з реалізацією, тобто документальне списання його: а) на господарські потреби;
2) при наданні першої nмедичної допомоги;
3) при nзнятті ліків Держлікінспекцією для аналізу;
4) при nнедостачі за рахунок природних втрат;
5) при nзакінченні терміну придатності;
6) nуцінка лікарських засобів при переоцінці роздрібних nцін (зниження вартості);
7) nпри поверненні товару постачальникам.
Підтримання nналежного санітарного режиму зумовлює видаток товарів на господарські потреби: nмиючі засоби, мило, сода, крохмаль, хлорамін. їх видаток реєструється у відповідній nкнизі, згідно з записами в якій у кінці місяця складається довідка (бланк 12.1) nу 2-х примірниках, де вказується вартість використаного товару в роздрібних та nоптових цінах. Ця довідка є підставою для списання використаного товару у nвидаток.
Для надання першої медичної допомоги в аптеці є nспеціальна шафка з набором лікарських засобів згідно з переліком (кордіамін, nатропіну сульфат, спирт етиловий, серцеві препарати, дезінфікуючі засоби, nперев’язувальні матеріали, кровоспинні засоби). Допомога надається безкоштовно, nа вартість використаних медикаментів відноситься на витрати аптеки. Підставою є nзаписи в книзі обліку і довідка, складена в кінці місяця з переліком і вартістю nлікарських засобів.
Бланк n12.1
Довідка
про nвикористання товарів на господарські потреби і надання невідкладної медичної nдопомоги за березень 200Х nр.
Факт зняття ліків на аналіз в nДержлікінспекцію оформляється актом у 2-х примірниках. Акт є підставою для nсписання вартості лікарських форм і виготовлення хворому нових ліків (бланк n12.2).
Додаток: nкопії сертифіката якості виробника на лікарські засоби, що вилучаються. nПредставник Державної інспекції з контролю якості лікарських засобів МОЗ nУкраїни
Інспектор nСидорчук О.М.
(підпис) (посада, прізвище)
Представник nсуб’єкта господарської діяльності зав, аптекою Горбань А. Г.
Представник nтериторіальної державної інспекції Інспектор Матвіенко Р. Є. Акт складений у 2-х nприм.
Решта внутрішньоаптечних операцій, nякі зменшують товарний залишок, здійснюються на підставі таких документів:
• nакта переведення товару в інші облікові групи;
• nакта переоцінки при зниженні роздрібних цін;
• nнакладної з переліком товару при поверненні товару nпостачальникові.
Весь документальний видаток товару реєструється в nвидатковій частині II розділу місячного звіту (товарного звіту) у роздрібних цінах. nПроведення у бухгалтерському обліку сум документального видатку товару наведено nу табл. 12.2.
На кінець місяця у товарному звіті виводяться залишки nтоварно-матеріальних цінностей відповідно до формули товарного балансу: Залишок n(на поч. міс.) + Надходження = Видаток + Залишок (на кін. міс). При цьому nзалишок товару розраховується у роздрібних цінах, а решти матеріальних nцінностей – в облікових цінах.
12.2. nВідображення реалізації товару в рахунках бухгалтерського обліку
Методика nрозрахунку реалізованих торгових накладень за місяць
Порядок розрахунку реалізованих nторгових накладень поданий у табл. 12.3. Для бухгалтерського обліку руху товару nв аптеках використовується активний рахунок 282 “Товар”, у дебеті nякого записується надходження товару, а по кредиту – видаток.
В аптеках nфінансовий результат від реалізації товару визначається порівнянням доходів і nвитрат звітного періоду. Для аптек з правом роздрібної реалізації величина nдоходу {дорівнює сумі виторгу, бо момент відпуску, що ідентифікується як дохід, nзбігається з
моментом оплати. Сума витрат дорівнює сумі nсобівартості реалізованих товарів (реалізація в оптових цінах), для визначення nякої використовується метод оцінки за цінами продажу, що базується на nзастосуванні середнього відсотка (П (С) БО 9 “Запаси”).
Собівартість n(обсяг реалізації в оптових цінах) визначається як різниця nміж роздрібною вартістю реалізованих товарів і сумою торгових накладень nреалізованих товарів.
Сума nторгових накладень визначається як добуток суми nреалізації в роздрібний цінах на відсоток торгових накладень, поділений на 100.
Рівень торгових накладень (відсоток nторгових накладень) визначається як частка від ділення суми торгових накладень nв залишку товару і торгових накладень у товарі, що надійшов, на суму залишку nтовару і товару, що надійшов у роздрібних цінах, помножена на 100.
Матеріальна nвідповідальність – це юридична відповідальність за майнові збитки, заподіяні аптеці.
Приймання товару в аптеці nздійснюється матеріально відповідальними особами, оскільки в бухгалтерському nобліку приймання товару тісно пов’язане з матеріальною відповідальністю nперсоналу.
Матеріальна nвідповідальність полягає в забезпеченні збереження майна, цінностей аптеки та nвідшкодуванні заподіяних збитків. При прийманні на роботу оформляється договір з працівником nаптеки про повну матеріальну відповідальність за ввірені цінності.
На завідувача аптеки nпокладається обов’язок створити працівникам умови, необхідні для нормальної nроботи І забезпечення повного збереження довіреного майна.
Мета, підстави та суб’єкти nматеріальної відповідальності
Основна мета матеріальної nвідповідальності – це забезпечення працівником або групою працівників nзбереження доручених йому або їм товарно-матеріальних цінностей і грошових nзасобів та відшкодування збитків, завданих у результаті недбайливих, nнеобережних або умисних дій.
Матеріальна nвідповідальність вводиться на роботах, пов’язаних з реалізацією (відпуском) nтоварів, підготовкою їх до реалізації, а також на роботах з приймання на nзберігання, обробки, зберігання, відпуску товарно-матеріальних цінностей. Вона nбуває повною і обмеженою. У першому випадку на працівника покладено обов’язок nвідшкодувати нанесену ним шкоду в повному розмірі без будь-яких обмежень, у nдругому -в розмірі не більше його місячного заробітку. Повна матеріальна nвідповідальність може бути індивідуальною або колективною (бригадною).
Матеріально nвідповідальною особою є працівник, якому доручені у зв’язку з характером nтрудових обов’язків товарно-матеріальні цінності і грошові засоби та на якого в nсилу законодавства (касири) або за угодою (завідувачі аптек, якщо вони несуть nматеріальну відповідальність, їх заступники, завідувачі відділів, їх nзаступники, провізори, фармацевти, молодші фармацевти, завідувачі аптечних nпунктів і кіосків) покладена повна матеріальна відповідальність за збитки, nзавдані з їх вини.
Індивідуальна nматеріальна відповідальність покладається на:
– касирів;
– завідувачів nаптечними закладами, завідувачів відділами аптеки, де немає можливості ввести nколективну (бригадну) матеріальну відповідальність;
– завідувачів і nпрацівників відокремлених структурних підрозділів аптеки.
В nаптеках, де є відділи та організоване окреме зберігання товарів і облік nтоварно-матеріальних цінностей, вводиться бригадна матеріальна nвідповідальність. В аптеках, в яких відсутні відділи, а також коли неможливо nвідокремити матеріальну відповідальність кожного працівника аптеки і укласти з nним договір про індивідуальну відповідальність, оформляється договір про nколективну матеріальну відповідальність.
До nскладу колективу (бригади) включають завідувачів аптек (якщо вони здійснюють nматеріальну відповідальність), їх заступників, завідувачів відділів та їх nзаступників, провізорів, фармацевтів, молодших фармацевтів.
В nаптечних закладах матеріальну відповідальність не здійснюють старші провізори, nпровізори-аналітики, фасувальники, бухгалтери, санітарки-мийниці, nприбиральниці, працівники віком до 18 років.
У nвипадку, коли деякі з цих працівників беруть участь у прийманні, виготовленні, nзберіганні і відпуску товарно-матеріальних цінностей, вони (крім тих, що не nдосягли вісімнадцятирічного віку) можуть бути включені в склад колективу nматеріально відповідальних з обмеженою відповідальністю за можливі збитки.
Оформлення nматеріальної відповідальності і порядок відшкодування збитків
Матеріальна nвідповідальність оформляється письмовою угодою, укладеною між працівником n(працівниками) і аптекою. У випадку відмови працівника від підписання угоди про nколективну (бригадну) матеріальну відповідальність власник аптеки може nзапропонувати працівнику іншу роботу, яка відповідає його кваліфікації. При nвідсутності такої роботи або відмови працівника від запропонованої роботи він nможе бути звільнений у відповідності з чинним законодавством.
При nзміні керівника колективу (бригади) або звільненні більше 50% від його nпочаткового складу угода про матеріальну відповідальність переоформляється. nУгоду не переоформляють при вибутті зі складу колективу (бригади) окремих nпрацівників або при прийманні в колектив (бригаду) нових працівників (крім nкерівника). У таких випадках навпроти звільненого члена колективу (бригади) nвказується дата його вибуття, а новий працівник підписує угоду і вказує дату nвступу в колектив (бригаду).
Основою для притягнення nчленів колективу (бригади) до матеріальної відповідальності є майнові збитки, nякі підтверджуються результатами інвентаризації.
Збитки, виявлені при nвідсутності прямих винуватців їх виникнення, відшкодовуються членами колективу n(бригади):
– пропорційно посадовому окладу;
– пропорційно часу, фактично nвідпрацьованому за період від останньої інвентаризації до дня встановлення nзбитків.
Члени колективу (бригади) nзвільняються від відшкодування збитків:
– коли буде встановлено, що збитки nспричинені не з їх вини (наприклад, стихійне лихо, крадіжка);
– коли будуть встановлені конкретні nвинуватці виявлених збитків з числа колективу (бригади).
Збитки відшкодовуються nнезалежно від притягнення працівника до дисциплінарної, адміністративної чи nкримінальної відповідальності. За згодою власника аптеки працівник може nпередати для покриття заподіяної шкоди рівноцінне майно або поправити nпошкодження. Розмір усіх відрахувань при кожній виплаті заробітної плати не nможе перевищувати 20%, а у випадках, окремо передбачених законодавством – 50 % nзаробітної плати, яка належить до виплати працівникові.
Розпорядження про nутримання заробітної плати має бути видане не пізніше двох тижнів з дня nвиявлення заподіяної працівником шкоди і звернено до виконання не раніше семи nднів з дня повідомлення про це працівникові. Якщо працівник не згодний з фактом nвідрахування або його розміром, неузгоджені питання за його заявою nрозглядаються у порядку вирішення трудових суперечок.
Документальне оформлення надходження nтовару
Отже, матеріальна nвідповідальність виникає з моменту приймання товару матеріально відповідальними nособами. Якщо при прийманні товару встановлено недостачу або брак, то приймання nприпиняється, забезпечується подальше зберігання цього товару. Якщо недостачу виявлено nпри перевірці ваги нетто, або кількості одиниць в певних місцях, отримувач nпризупиняє приймання товару зберігає І показує постачальнику тару І упаковку nрозпечатаних місць І товар, який там міститься Представник постачальника, який nперебуває в одному населеному пункті з отримувачем, повинен прибути не пізніше nвід наступного дня після одержання виклику, якщо медикаменти швидко псуються – nто протягом чотирьох годин. Представник, який знаходиться в іншому населеному nпункті, повинен прибути протягом трьох днів. Якщо у встановлений термін nпредставник не прибув, то товар приймається в присутності представника nнезаінтересованої сторони або самостійно, якщо постачальник дає згоду на nодностороннє приймання товару.
Для одержання товару nматеріально відповідальним особам видається доручення (”Інструкція МФУ про nпорядок реєстрації виданих, повернених і невикористаних доручень на одержання nцінностей” від 6.05.1996 р. за №99). Доручення оформляється на спеціальних nпозавідомчих бланках №М-12, підписується керівником і головним бухгалтером. nДоручення видається посадовим особам, які працюють на цьому підприємстві. nТермін дії доручення – 10 днів.
Таблиця 1. Матеріальна відповідальність в аптеках
Види матеріальної nвідповідальності за ввірені цінності
Індивідуальна Касир
Бригадна Працівники nвідділів аптек та
структурних підрозділів
Колективна Колектив nаптеки, за винятком:
провізора-аналітика, старшого
провізора, фасувальника і санітарки
Види матеріальної nвідповідальності за нанесену шкоду
Працівник несе nматеріальну відповідальність
Обмежену:
1 . Розмір прямої nшкоди не більше середнього місячного заробітку.
1. Здійснено псування nабо знищення товарів через необачність або недбалість.
2. Здійснено псування nабо знищення спецодягу або інших предметів, виданих у користування працівникам. n
Повну:
1 . Між працівником nі підприємством укладено письмовий договір про прийняття на себе працівником nповної матеріальної відповідальності.
2. Майно та інші nцінності були одержані працівником у підзвіт за разовим дорученням або за nіншими разовими документами.
3. Шкоду завдано nдіями працівника, які мають ознаки діянь, що переслідуються у кримінальному nпорядку.
4. Шкоду завдано nпрацівником, який був у нетверезому стані .
5. Шкоду завдано nнедостачею, умисним знищенням або умисним пошкодженням ТМЦ, виданих працівнику nу користування.
6. Шкоду заподіяно nпідприємству при виконанні трудових обов’язків.
1. Шкоду завдано при nвиконанні трудових обов’язків.
Підвищену:
1 . Особою здійснена крадіжка.
1. nНавмисне nпсування товарів. Примітка: покриття в двократному розмірі з урахуванням nіндексу інфляції.
Лікарські засоби та nвироби медичного призначення надходять в аптеку безпосередньо від nзаводів-виробників або від оптових посередників (фармацевтичні фірми, бази), nякі мають діючі ліцензії на право оптової торгівлі. Копії ліцензій додаються до nугод постачання і зберігаються в аптеці з усім комплектом медикаментів.
При відвантаженні товарів nпостачальник зобов’язаний надати сертифікати якості на всі лікарські засоби з nописом зовнішнього вигляду та відміткою кількісного вмісту діючих речовин, nвиписує супровідні документи (рахунок-фактуру, товарно-транспортну накладну n(бланк 1) і податкову накладну (бланк 2), на підставі яких товар в аптеці nприймають за кількістю і якістю.
Доручення
Доручення n— це документ, за яким приватна чи посадова особа, організація передає права n(повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені зафіксовані nв дорученні дії.
Доручення nможуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні nдоручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень nвиготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати nзахист від фальсифікації (водяні знаки тощо), такі бланки підлягають суворій nзвітності.
Доручення обов’язково nмають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою nустанови. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті nдоручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися nпідписом керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу.
Залежно від обсягу та nзмісту повноважень доручення можуть бути:
– nразові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних nцінностей;
– nспеціальні — передається право здійснювати в межах певного часу однотипні дії n(певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах nтощо);
– nгенеральні — на виконання розширених повноважень (управління й володіння nрухомим і нерухомим майном, банківські операції, представницькі функції в nсудових органах тощо).
Доручення складається з nтаких реквізитів:
1.Назва документа.
2. Текст.
3. Дата.
4. Підпис довірителя.
5. Засвідчення підпису nдовірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка nзасвідчила доручення, печатка). Засвідчення здійснюється за місцем роботи чи nпроживання довірителя або в нотаріальній конторі.
Текст особистого nдоручення містить, як правило, такі дані:
1. Прізвище, ім’я, по nбатькові довірителя (повністю).
2. Прізвище, ім’я, по nбатькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу.
3. Дії, обов’язки, права nдовіреної особи, її повноваження.
4. Термін дії доручення.
Текст генерального n(спеціального) доручення складається з таких частин:
1. Місце, число, місяць, nрік укладання документа (літерами й без скорочень).
2. Прізвище, ім’я, по nбатькові довірителя (повністю). Якщо довірителем виступає установа, то nвказується посада, прізвище, ім’я, по батькові, назва установи, закладу nдовірителя або назва установи-довірителя.
3. Домашня адреса nдовірителя (адреса установи).
4. Прізвище, ім’я, по nбатькові (повністю), дані документа, що посвідчує особу, якій видається nдоручення.
5. Дії, обов’язки, права nдовіреної особи, її повноваження.
6. Термін дії доручення n(словами).
Крім засвідчення (дата nзасвідчення вказується ліворуч літерами) за необхідності вказується:
1. Запис про стягнення nдержавного мита чи гербового збору.
2. Номер, під яким nзареєстровано генеральне доручення.
ДОРУЧЕННЯ
Я, Гостищев Віктор nФеліксович, слюсар-інструментальник цеху № 6, дійсно доручаю Шевчукові Юрію nДмитровичу отримати в касі Харківського заводу транспортного обладнання належну nмені заробітну плату за березень 2009 р. за його паспортом, серії МК № 634535, nвиданим Червонозаводським РУ МУ МВС України в м.Харкові 23 червня 1998 р.
04.03.2009 n(підпис) В.Ф.Гостищев
Підпис Гостищева В.Ф. nзасвідчую.
Начальник відділу кадрів n(підпис) Л.Д.Панова
(печатка)
06.03.2009 р.
ДОРУЧЕННЯ
на представництво nінтересів
Видане Шевцовій Людмилі nДмитрівні, юрисконсульту фірми «Право» (м. Донецьк, пр. Перемоги, 12) у тому, nщо їй доручається представництво інтересів ЗАО «Інтербуд» в усіх державних, nкооперативних і громадських установах з усіх питань, пов’язаних із nперевезеннями товарно-матеріальних цінностей ЗАО «Інтербуд» по території nУкраїни та за її межами.
Для виконання nпредставницьких функцій їй надаються такі права:
— отримувати документи, nподавати заяви, вести справи в усіх судових, арбітражних й адміністративних nустановах з усіма правами, що надані законом позивачеві, відповідачеві й третім nособам;
— укладати всі дозволені nзаконом угоди, одержувати належне довірителю майно, розписуватися й здійснювати nвсі інші законні дії, пов’язані з виконанням цього доручення.
Повноваження, надані цим nдорученням, не можуть бути передані іншим особам.
Термін дії доручення: з n12 березня 2009 р. по 12 березня 2011 р.
Доручення зареєстроване nза № 249/2 12 березня 2009 р.
Генеральний директор
ЗАО n«Інтербуд» n(підпис) І.В.Соловйов
(печатка)
Головний nбухгалтер (підпис) К.А.Ар’єва
Умови та nпорядок видачі довіреностей
на nодержання товарно-матеріальних цінностей
Зважаючи nна зміни, якими було скасовано порядок суворого обліку бланків довіреностей на nодержання цінностей, та на запитання, які виникають у підприємств щодо порядку nзастосування цих бланків, розглянемо деякі аспекти стосовно їх використання.
Умови nта порядок видачі довіреностей на одержання товарно-матеріальних цінностей nрегламентовано Інструкцією № 99, дія якої поширюється на підприємства, установи nта організації, їх відділення, філії, інші відокремлені підрозділи та nпредставництва іноземних суб’єктів господарської діяльності.
У nяких випадках потрібно оформлювати довіреність на одержання цінностей. nВідповідно до п. 3 Інструкції № 99 сировина, матеріали, паливо, запчастини, nінвентар, худоба, насіння, добрива, інструмент, товари, основні засоби та інші nтоварно-матеріальні цінності, а також нематеріальні активи, грошові документи і nцінні папери (далі – цінності) відпускаються покупцям або передаються безплатно nтільки за довіреністю одержувачів.
Крім nтого, згідно з роз’ясненнями Мінфіну України за довіреністю одержувачів nздійснюється відпуск цінностей, у тому числі на відповідальне зберігання, nкомісію, зворотної тари і техніки з ремонту (лист № 31-04200-30-5/7021 та п. 14 nІнструкції № 99). Порядок відпуску цінностей за довіреністю застосовується nтакож у разі відпуску цінностей у межах договору про спільну діяльність, якщо nодержувачами цінностей є підприємства (лист № 053-4154). При цьому відпуск nцінностей за готівку, у тому числі бланків довіреностей, не вимагає надання nдовіреності покупцем (листи № 31-34000-30-27/14518 та № 31-04200-20-10/821).
За nдовіреністю одержувачів також здійснюється відпуск цінностей, у тому числі nакцій, векселів, давальницької сировини на переробку, переробленої з nдавальницької сировини продукції (лист № 31-04200-20-10/821).
Щодо nвідпуску цінностей фізичною особою – підприємцем підприємству – юридичній nособі, розрахунки за які провадяться у безготівковій формі, а також таких, що nпередаються безоплатно або за товарообмінними операціями, то він здійснюється nза умови надання підприємцю довіреності підприємства (п. 14 Інструкції № 99).
Порядок nвидачі та оформлення довіреності на одержання цінностей. Видача бланків nдовіреностей (типова форма № М-2) здійснюється після їх реєстрації у журналі nреєстрації довіреностей (типова форма № М-3), який має бути пронумерований, nпрошнурований та скріплений печаткою і підписами керівника і головного nбухгалтера підприємства. При цьому нумерація виданих протягом року довіреностей nє наскрізною (діє протягом року з 1 червня 2008 p.). У 2009 р. наскрізна nнумерація виданих довіреностей має розпочинатися з № 1 і відповідати запису в nжурналі реєстрації довіреностей.
Довіреність nна одержання цінностей видається лише особам, які працюють на даному nпідприємстві. Проте Інструкцією № 99 також допускається видача довіреності nособам, які не працюють на даному підприємстві, зокрема, з дозволу керівника nпідприємства, якщо підприємство, де працює особа, видало їй довіреність на nодержання тих самих цінностей і такої самої кількості з цього підприємства. При nцьому дозволом на видачу довіреності особі, яка не працює на даному nпідприємстві, може вважатися підпис керівника підприємства на виданій цій особі nдовіреності (лист № 31-04200-20-10/821).
Згідно nз п. 6 Інструкції № 99 довіреність на одержання цінностей від постачальника за nнарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою або іншим документом, що їх nзамінює, видається довіреній особі під розписку і реєструється в журналі nреєстрації довіреностей.
У nразі коли довірена особа повинна одержувати потрібні цінності в одному місці (з nодного складу), але за декількома нарядами, рахунками та іншими документами, що nїх замінюють, їй може видаватися одна довіреність із зазначенням у ній номерів nі дат видачі всіх нарядів, рахунків та інших аналогічних документів або nдекілька довіреностей, якщо цінності одержуються на різних складах.
При nвиписуванні довіреності обов’язково зазначаються перелік цінностей, які nналежить отримати за нею (графа “Найменування цінностей” у бланку довіреності), nточна назва, одиниця виміру (натуральні – кг, т, м, шт., м2, м3, комплекти nтощо) і кількість (а не вартість) цінностей незалежно від того, ч.и є такі nвідомості у документах на відпуск (наряді, рахунку, договорі, замовленні, угоді nтощо) цінностей (лист № 31-04200-30/23-7454/6784). Незаповнені рядки nдовіреності прокреслюються.
До nвидачі довіреностей особи інструктуються про порядок і терміни використання та nзвітування про використання довіреностей або повернення невикористаної nдовіреності.
Відповідно nдо п. 7 Інструкції № 99 забороняється видавати довіреності, які повністю або nчастково не заповнені, не мають зразків підпису осіб, на ім’я яких вони nвиписані. Крім того, заповнення довіреності частково друкованим способом (на nпринтері), частково кульковою ручкою (чорнилом) або різними особами, надання nдовіреність, що має виправлення й помарки, не підтверджені підписами тих самих nосіб, які підписали довіреність, свідчать про недотримання вимог зазначеної nІнструкції (лист № 31-34000-30-27/14518).
Хто nмає право підписувати довіреність на одержання цінностей. Відповідно до п. 5 nІнструкції № 99 довіреність підписується керівником та головним бухгалтером nпідприємства або їх заступниками та особами, які на те уповноважені керівником nпідприємства. У тих випадках, коли бухгалтерський облік ведеться nцентралізованою бухгалтерією, довіреність на одержання цінностей підписується nкерівником підприємства та головним бухгалтером централізованої бухгалтерії або nїх заступниками та особами, ними на те уповноваженими.
Керівником nпідприємства затверджується перелік посад, займання яких надає відповідним nпрацівникам право підписувати довіреність на одержання цінностей, та nпризначається особа, що здійснює виписування та реєстрацію виданих, повернутих nта використаних довіреностей. При цьому якщо на підприємстві відсутня посада nголовного бухгалтера (бухгалтера), керівник підприємства має визначити особу, nяка матиме повноваження підписувати довіреність на одержання цінностей та вести nреєстрацію таких довіреностей (лист № 31-34000-30-25/7186). Тобто у цьому nвипадку уповноваженою особою може бути і фізична особа – підприємець n(наприклад, аудитор), яка за цивільно-правовим договором підряду надає послуги nз ведення бухгалтерського обліку (лист № 31-34000-20-23/20039).
Якщо бухгалтерський облік nведеться безпосередньо керівником (власником) підприємства, довіреність на nодержання цінностей підписується керівником (власником) самостійно.
Строк nдії довіреності на одержання цінностей. Строк дії довіреності встановлено п. 8 nІнструкції № 99 залежно від можливості одержання та вивозу відповідних nцінностей за нарядом, рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює, nна підставі якого видано довіреність, проте він не повинен перевищувати 10 nднів.
Крім nтого, Інструкцією № 99 також допускається видавати довіреність на одержання nцінностей на календарний місяць – у випадку, коли розрахунки за цінності nздійснюються у порядку планових платежів або доставка яких здійснюється nцентралізовано-кільцевими перевезеннями.
При nцьому відповідно до роз’яснень, наданих у листі № 31-04200-30-5/7021, для цілей nцієї Інструкції під централізовано-кільцевими перевезеннями розуміють nперевезення, за якими вантажовідправником (товаровиробником, nтоваропостачальником тощо) здійснюється систематичне завезення товарно-матеріальних nцінностей за узгодженими на певний період параметрами (кількість, асортимент, nчас тощо) на адресу одного або більше замовників (юридичних осіб або їх nвідділень, дільниць, філій).
Тобто nдля того щоб перевезення можна було вважати централізовано-кільцевими, nвантажовідправнику необхідно погоджувати з одержувачем графік доставки товарів, nкількість і асортимент товару, що доставляється, на певний період. При цьому nслід враховувати, що централізовано-кільцеві перевезення допускають не одноразову, nа систематичну доставку товару протягом певного періоду, що вимагає укладання nдоговору купівлі-продажу (поставки). Тому в договорі купівлі-продажу (поставки) nдоцільно зазначити, що доставка товару здійснюється централізовано-кільцевими nперевезеннями згідно із затвердженим сторонами графіком (узгоджений графік nдодається до договору).
Водночас згідно з п. 13 nІнструкції № 99 відпуск цінностей при централізовано-кільцевих перевезеннях nможе здійснюватися без довіреності. Тобто якщо одержувач цінностей за підписом nкерівника і головного бухгалтера підприємства або інших осіб, уповноважених nпідписувати довіреності, повідомив постачальника про зразок печатки (штампа), nякою матеріально відповідальна особа, що прийматиме цінності, завіряє на nсупровідних документах (накладній, акті, ордері тощо) свій підпис про одержання nцінностей.
Звітування про nвикористання довіреностей на одержання цінностей. Відповідно до п. 10 nІнструкції № 99 особа, якій видано довіреність, зобов’язана не пізніше nнаступного дня після кожного випадку доставки на підприємство одержаних за nдовіреністю цінностей, незалежно від того, одержані цінності за довіреністю nповністю або частково, надати працівнику підприємства, який здійснює nвиписування та реєстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та nїх здачу на склад (у комору) або матеріально відповідальній особі.
При nцьому невикористані довіреності повинні бути повернуті не пізніше наступного nдня після закінчення строку дії довіреності. Про використання довіреності або nповернення невикористаної довіреності у журналі реєстрації довіреностей nробиться позначка про номери документів (накладних, актів тощо) на одержані nцінності або про дату повернення довіреності. Повернуті невикористані nдовіреності гасяться надписом “невикористана” і зберігаються протягом строку, nвстановленого для зберігання первинних документів. Відповідно до Переліку № 41 nдовіреності на одержання товарно-матеріальних цінностей (у тому числі nанульовані довіреності) мають зберігатися на підприємствах, в установах та організаціях nпротягом трьох років.
Також необхідно nпам’ятати, що особам, які не відзвітували про використання довіреності або не nповернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова nдовіреність не видається.
Випадки, nза яких забороняється відпуск цінностей за довіреністю на одержання цінностей. nЗгідно з п. 12 Інструкції № 99 забороняється відпускати цінності у випадках:
надання nдовіреності, виданої з порушенням установленого порядку заповнення або з nнезаповненими реквізитами;
надання nдовіреності, яка має виправлення і помарки, що не підтверджені підписами тих nсамих осіб, які підписали довіреність;
відсутності nу довіреної особи зазначеного у довіреності паспорта або іншого документа, що nзасвідчує довірену особу (документами, що установлюють особу, можна вважати nдокументи, визначені Інструкцією № 20/5 (лист № 31-04200-20-10/821). Згідно з nп. 13 цієї Інструкції такими документами є: паспорт громадянина України, nпаспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий nпаспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в nУкраїні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця або nдокумент, що його заміняє, посвідчення водія, посвідчення інваліда чи учасника nВеликої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи nтощо);
закінчення nстроку дії довіреності;
одержання nповідомлення підприємства – одержувача цінностей про анулювання довіреності.
У nразі якщо довірену особу позбавлено права на одержання цінностей за виданою їй nдовіреністю, строк дії якої ще не минув, довіреність у такої особи вилучається. nУ разі анулювання довіреності, за якою отримуються цінності частинами або nрозрахунки за які здійснюються у порядку планових платежів чи доставка яких nздійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями, підприємство, що видало nдовіреність, негайно повідомляє постачальника про анулювання відповідної nдовіреності. З моменту отримання такого повідомлення відпуск цінностей за nанульованою довіреністю припиняється. При цьому відповідальність за відпуск nцінностей за анульованими довіреностями несе постачальник.
Порядок nвідпуску цінностей за довіреністю. Відповідно до п. 13 Інструкції № 99 nдовіреність незалежно від строку її дії залишається у постачальника при першому nвідпуску цінностей. У разі відпуску цінностей частинами на кожний частковий nвідпуск складається накладна (акт приймання-здачі або інший аналогічний nдокумент) із зазначенням на ній номера довіреності та дати її видачі. У цих nвипадках один примірник накладної (або документа, що її заміняє) передається nодержувачу цінностей, а інший – додається до залишеної у постачальника nдовіреності й використовується для спостереження і контролю за відпуском nцінностей згідно з довіреністю, а також для проведення розрахунків з nодержувачем.
Після nзакінчення відпуску цінностей служби, що здійснювали їх відпуск, здають nдовіреність разом з документами на відпуск останньої партії цінностей nпрацівникам, на яких покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку.
Відповідальність nза дотримання постачальником встановленого порядку відпуску за довіреністю nцінностей покладається на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають nправо підписувати первинні документи на відпуск цінностей (п. 15 Інструкції № n99).
Відповідальність nза своєчасне та повне оприбуткування одержаних за виданими довіреностями nцінностей покладається на посадових осіб, яким надано право підписувати nдовіреності, а також на особу, яку призначено для виписування і реєстрації nвиданих, повернутих і використаних довіреностей.
Відповідальність nза невикористання довіреностей. Згідно із п. 3 ст. 8 Закону № 996-XIV nвідповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення nфіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних nдокументах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом nустановленого терміну, але не менше ніж три роки, несе власник (власники) або nуповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством nвідповідно до законодавства та установчих документів.
Таким nчином, невиконання вимог Інструкції № 99 матиме наслідком порушення nвстановленого в Україні порядку ведення бухгалтерського обліку і звітності, що nтягне за собою адміністративну відповідальність, встановлену ст. 164-2 КпАП, nзокрема до посадових осіб підприємства застосовується адміністративний штраф у nрозмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (тобто від 136 nдо 255 грн.). При встановленні таких порушень повторно протягом року розмір nадміністративних стягнень становитиме від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів nдоходів громадян (тобто від 170 до 340 грн.).
Водночас nнакладати адміністративні стягнення мають право тільки органи державної nконтрольно-ревізійної служби в Україні (ст. 234-1 КпАП).
