Проектування баз даних
Виділяють чотири основних типи даних:
· Цілі числа: деякий дискретне число (напр., кількість лейкоцитів у зразку крові, які спостерігають під мікроскопом);
· Дійсні числа: деяка виміряна змінна (напр. температура або тиск крові);
· Код: умовне позначення деякої змінної (напр., біль);
· Текст: розмовна мова (напр. текст історії хвороби або документація подій під час моніторингу).
Однією з основних проблем, пов’язаних з документацією даних в комп’ютері є точність і коректність чотирьох різних видів даних.
Точність – це здатність виконати завдання без похибок або помилок.
Коректність – це міра частоти появи помилок у даних. Помилки можуть виникнути під час збору даних, спостережень або ж у вимірах.
Точність залежить від ступеня деталізації. Прикладом може бути кількість десяткових знаків при вимірюванні тієї або іншої величини. Вага тіла, виражена як 89.12 кг, має більшу точність, ніж вага, вираженого, як 89.1 кг.
Система інформаційної обробки даних включає в себе: користувача, інтерфейс користувача для введення даних, засоби для обробки даних, засоби представлення даних.
Перш ніж комп’ютер зможе виконати деяке дію, йому потрібно отримати інструкції про те, як керувати даними. Ці інструкції прописані в комп’ютерній програмі, яка зберігається в пам’яті комп’ютера. Дані також зберігаються в пам’яті комп’ютера. Програма “знає”, що робити з даними, де знайти їх і як подати результати. Програміст визначає все це заздалегідь. Цей короткий опис показує, що для обробки даних на комп’ютері потрібні обладнання та програма. Устаткування називають технічним забезпеченням, а програми – програмним забезпеченням. Технічні засоби і програмне забезпечення разом складають обчислювальну систему.
Обчислювальні системи допомагають у діагностично-терапевтичному циклі, особливо на стадії спостереження. Тут обчислювальні системи використовуються, для забезпечення користувача даними, необхідними, для прийняття рішення. У цій ситуації ми маємо справу з процесом обробки інформації.
Введення даних.
Користувач працює з даними. Нагадаємо, що інформація походить від даних. Помилкові чи навіть неточні дані не дають правильної інформації. Комп’ютери можуть обробити дані, але вони не можуть генерувати інформацію, втрачену під час введення, обробки даних в деякій ланцюжку міркувань.
Для діалогу системи і користувача використовується певна частина обчислювальної системи – інтерфейс користувача. Його призначення – введення даних, управління роботою програми і взаємодія програми і користувача.
Розрізняють два основні типи інтерфейсів користувача:
· Символьні;
· Графічні інтерфейси.
У заснованих на символьних інтерфейсах, для спілкування з користувачем використовується лише клавіатура. Такі інтерфейси, звичайно, характерні для традиційного стилю програмування, в якому програма визначає попередній і наступний крок користувача. Користувач дає відповідь на питання прописані в програмі. Ці питання можуть бути запитами на введення даних або їх вибір з обмеженої списку варіантів.
Графічні інтерфейси (їх ще називають “віконні інтерфейси”) швидко витіснили символьні інтерфейс користувача. Основним елементом графічного інтерфейсу є вікно.
Процес обробки даних передбачає їх аналіз і перетворення таким чином, що необхідна інформація може бути представлена користувачеві.
Правильне представлення інформації користувачеві є важливим для розуміння правильності висновків. Важливим є той факт, що користувачі можуть конкретизувати вид представлення інформації (напр., як список або у графічній формі). Сучасна комп’ютерна технологія не обмежена лише показом даних у вигляді таблиць і графіків. Дані можуть подаватися і в мультимедійному форматі.
2. Основні принципи проектування та роботи з базами даних. Робота з Microsoft Access.
Однією з основних сфер використання комп’ютера в сучасному суспільстві є зберігання і обробка великих обсягів інформації.
База даних (БД) – сукупність взаємозв’язаної інформації для певного комплексу задач.
Система управління базою даних (СУБД) – набір системних програм для роботи з БД.
Існує три типи БД:
· Ієрархічна (у вигляді дерева)
· Мережева (Ієрархічна + горизонтальні зв’язки)
· Реляційна (дані зберігаються у вигляді прямокутних таблиць (назв. відношеннями = relation); рядки – дані про об’єкти, стовпці – характеристики цих об’єктів)
Microsoft Access – СУБД з реляційним способом організації БД.
Таблиці
Таблиця – основний структурний елемент системи керування реляційною базою даних. У Microsoft Access таблицею називають об’єкт, у якому дані зберігаються у форматі записів (рядків) і полів (стовпців).
Дані в окремій таблиці зазвичай відносяться до певної категорії, наприклад, відомості про співробітників або замовлення.
Таблиці організують дані в стовпці (які називають полями) і рядки (які називають записами).
Можливі два способи роботи з таблицями:
У режимі таблиці можна додавати, редагувати, переглядати або виконувати іншу роботу з даними таблиці. Також можна відображати записи з таблиць, зв’язаних з поточною таблицею, шляхом відображення підтаблиць у межах основної таблиці. З деякими обмеженнями можна працювати з даними підтаблиць багатьма зі способів, використовуваних для роботи з даними основної таблиці.
У режимі конструктора можна створити нову таблицю або додати, видалити, настроїти поля існуючої таблиці.
Типи полів:
· Текстовий. Рядок до 255 символів. За замовчуванням – 50.
· Поле МЕМО. Рядок до 65535 символів.
· Числовий. Ціле чи дійсне число.
· Дата/час.
· Грошовий.
· Лічильник.
· Логічний. Одне із значень, відповідних TRUE (істина) або FALSE (хибно).
· Поле об’єкта OLE. Об’єкти OLE (такі як документи Microsoft Word, електронні таблиці Microsoft Excel, малюнки, звукозапис або інші дані), створені в інших програмах, що використовують протокол зв’язку OLE.
· Гіперпосилання.
· Майстер підстановок.
Первинний ключ – одне або декілька полів, що однозначно визначають кожен запис у таблиці.
Існує три типи:
· Поле лічильника,
· Звичайний ключ,
· Складений ключ.
Зв’язки
Після створення в базі даних окремих таблиць по кожній темі необхідно вибрати спосіб, яким Microsoft Access буде поєднувати данні таблиць. Насамперед варто визначити зв’язки між таблицями. Після цього можна створювати запити, форми і звіти для одночасного відображення даних із декількох таблиць.
Наприклад, поля в декількох таблицях повинні бути скоординовані таким чином, щоб відображати відомості про одне й те саме замовлення. Зв’язок між таблицями встановлює стосунки між співпадаючими значеннями в ключових полях
У більшості випадків із ключовим полем однієї таблиці (головної таблиці), що є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв’язується зовнішній ключ іншої таблиці (підлеглої таблиці).
Зовнішній ключ – одне (або декілька) полів у таблиці, що містять посилання на поле (або поля) первинного ключа в іншій таблиці.
Поле зовнішнього ключа визначає спосіб зв’язування таблиць. Вміст поля зовнішнього ключа повинен збігатися з умістом ключового поля, хоча імена полів можуть при цьому не збігатися.
Міжтабличний зв’язок – це відношення, встановлені між полями (стовпцями) двох таблиць.
Існують зв’язки з відношенням «один-до-одного», «один-до-багатьох» і «багато-до-багатьох».
При відношенні «один-до-багатьох» кожному запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, але запис у таблиці B не може мати більш одного відповідного йому запису в таблиці A.
Є найбільше часто вживаним типом зв’язку між таблицями. Дозволяє уникнути повторень однотипної інформації.
При відношенні «один-до-одного» запис у таблиці A може мати не більш одного зв’язаного запису в таблиці B і навпаки.
Зв’язок цього типу використовуються не дуже часто, оскільки велика частина даних, зв’язаних таким чином, може бути поміщена в одну таблицю. Відношення «один-до-одному» може використовуватися для поділу дуже широких таблиць, для відділення частини таблиці, яку треба захистити, а також для збереження даних, що відносяться до підмножини записів у головній таблиці.
При відношенні «багато-до-багатьох» одному запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, а одному запису в таблиці B кілька записів у таблиці A.
Цей тип зв’язку можливий тільки за допомогою третьої (сполучної) таблиці, первинний ключ якої складається з двох полів, що є зовнішніми ключами таблиць A і B. Відношення «багато-до-багатьох» по суті справи являє собою два відношення «один-до-багатьох» із третьою таблицею.
У Microsoft Access зв’язок між таблицями визначається шляхом додавання таблиць у вікно «Схема даних» із наступним перетаскуванням ключового поля з однієї таблиці в іншу.
Тип зв’язку в створюваному Microsoft Access зв’язку залежить від способу визначення полів:
Відношення “один-до-багатьох” створюється в тому випадку, коли тільки одне з полів є ключовим або має унікальний індекс.
Відношення “один-до-одного” створюється в тому випадку, коли обидва поля є ключовими або мають унікальні індекси.
Цілісність даних визначає систему правил, які використовуються для підтримки зв’язків між записами у зв’язаних таблицях, а також забезпечують захист від випадкового видалення або зміни зв’язаних даних.
Для відносин, у яких перевіряється цілісність даних, користувач має можливість указати, чи варто автоматично виконувати для зв’язаних записів операції каскадного відновлення і каскадного видалення. Тоді зміни у даних головної таблиці автоматично відобразяться у всіх підлеглих.
Фільтри
Для підвищення швидкості сортування і пошуку записів можна проіндексувати окреме поле або комбінацію полів.
Індекс – засіб, що прискорює пошук і сортування в таблиці за рахунок використання ключових значень, що дозволяє забезпечити унікальність рядків таблиці.
Первинний ключ таблиці індексується автоматично.
Не допускається створення індексів для полів з типами даних: Поле Memo, Поле об’єкта OLE, Гіперпосилання.
Складений індекс – індекс, побудований по декільком полям (максимум 10).
При сортуванні таблиці по складеному індексу Microsoft Access спочатку виконує сортування по першому полю, визначеному для даного індексу. Якщо в першому полі містяться записи з повторюваними значеннями, то виконується сортування по другому полю, визначеному для даного індексу, і так далі.
Для збереження індексів потрібна додаткова пам’ять. При зміні даних всі індекси повинні обновлятися (а це сповільнює швидкість роботи БД).
Порядок сортування – порядок, у якому виводяться записи: по зростанню (від «А» до «Я» або від 0 до 100) або по убуванню (від «Я» до «А» або від 100 до 0).
Пошук і заміна даних проводяться у режимі таблиці звичним для Microsoft Office шляхом.
Фільтр – набір умов, застосовуваних для відбору підмножини даних або для сортування даних.
Фільтр по виділеному, фільтр за формою і поле «Фільтр для» є найпростішими способами відбору записів.
Якщо можна легко знайти і виділити у таблиці значення які повинні міститися у записах, що відбираються, варто використовувати фільтр по виділеному.
Поле «Фільтр для:» використовується, якщо фокус уведення знаходиться в полі таблиці і потрібно ввести конкретне шукане значення або вираз, результат якого буде використовуватися як умова добору.
Фільтр за формою (звичайний фільтр) використовується для вибору шуканих значень зі списку без перегляду всіх записів у таблиці або при вказівці декількох умов добору одночасно.
Для створення складних фільтрів варто використовувати вікно розширеного фільтру.
Вирази
Вирази, що використовуються у Microsoft Access, будуються за наступними правилами.
Можна використовувати такі оператори:
арифметичні операції: +, -, *, /, % , ^ (піднесення до степеня), \ (ціле ділення), mod (залишок від ділення)
операції порівняння: >, >=, <, <=, =, <> (не дорівнює)
логічні: not, and, or, xor (виключаюче або), eqv (еквівалентність), imp (імплікація)
роботи з рядками: & (злиття строк), Like “строка_зразок” (порівняння зі зразком)
інші: In(знач1, знач2, …, значN), Between почат_знач And кінц_знач, Is посилання_на_об’єкт.
Назви полів пишуть у квадратних дужках ([поле], [Таблиця]![ім’я_поля]), дат у # (#дата_та_час#), рядків в ” (“рядок”).
Можна використовувати статистичні, математичні, фінансові й інші вбудовані функції, вставляти константи.
При складанні умов добору для рядків (оператор Like) можна використовувати такі спеціальні символи:
|
Символ |
Використання |
Приклад |
|
* |
Відповідає будь-якій цифрі або будь-якому символові. Може використовуватися в якості першого або останнього символу текстового рядка. |
wh* – пошук слів what, white і why. |
|
? |
Відповідає будь-якому текстовому символові. |
B?ll – пошук слів ball, bell і bill. |
|
[ ] |
Відповідає будь-якому одному символові з ув’язнених у дужки. |
B[ae]ll – пошук слів ball і bell, але не bill. |
|
! |
Відповідає будь-якому одному символові, крім ув’язнених у дужки. |
b[!ae]ll – пошук слів bill і bull, але не bell або ball. |
|
– |
Відповідає будь-якому символові з діапазону. Необхідно вказувати цей діапазон по зростанню (від A до Z, але не від Z до A). |
b[a-c]d – пошук слів bad, bbd і bcd. |
|
# |
Відповідає будь-якій цифрі. |
1#3 – пошук значень 103, 113, 123. |
При використанні цих знаків для пошуку символу зірочки (*), знаку питання (?), знака номера (#), що відкриває квадратної дужки ([) або дефіса (-) необхідно укладати ці символи в квадратні дужки. Якщо виконується пошук знаку оклику (!) або закриваючої дужки (]), то укладати їх у квадратні дужки не потрібно. При пошуку пари квадратних дужок, їх необхідно укласти в круглі дужки ([ ]).
Запити
Запити використовуються для перегляду, зміни й аналізу даних різними способами. Запити також можна використовувати як джерела записів для форм, звітів і сторінок доступу до даних.
Запит – вимога на добір даних, що зберігаються в таблицях, або вимога на виконання певних дій з даними.
Типи запитів:
|
Запити на вибірку |
Запити цього типу повертають за деякими умовами дані з однієї або декількох таблиць і відображають їх у вигляді таблиці, записи в якій можна оновлювати (з деякими обмеженнями). |
|
Запити з параметрами |
Запити , які при виконанні відображають у окремому діалоговому вікні запрошення ввести дані, наприклад, умова для повернення записів, або значення, що потрібно вставити в поле. |
|
Перехресні запити |
Запити, у яких підраховується сума, середнє, число значень або виконуються інші статистичні розрахунки, після чого результати групуються у виді таблиці по двох наборах даних, один із яких визначає заголовки стовпців, а інший заголовки рядків. |
|
Запити на зміну: запити на створення табл. видалення записів відновлення записів додавання записів |
Запити, що за одну операцію вносять зміни в кілька записів. |
|
Запити SQL: запити на об’єднання запити до сервера керуючі запити підлеглі запити |
Запити, створювані за допомогою інструкцій SQL. |
Запит на вибірку можна створити автоматично, зберігши існуючий фільтр у вигляді запиту. Також можна використовувати запит як фільтр.
Крім цього, автоматично (майстром) можна створювати:
Перехресні запити
Запити на вибірку:
· запит «Звичайний запит»
· запит «Повторювані записи»
· запит «Записи без підлеглих»
У загальному випадку запити створюються в режимі конструктора, оперуючи з бланком запиту.
Багато різних властивостей запиту можна встановити у вікні “Властивості запиту”.
Якщо треба отримати у результаті не всі записи, а якусь кількість або процент, то потрібно змінити значення списку “Набір значень”
Щоб створити діалогове вікно для введення значення параметра (запит з параметром), треба у вираз включити рядок [Підпис]. При виконанні запиту в цьому місці буде використане введене значення.
Якщо треба задати спеціальні умови на данні, вводимо вираз у рядок “Умови відбору:”.
При цьому можна користуватися майстром “Будівник виразів”.
Обчислювальне поле – поле, визначене в запиті для виводу результату розрахунку виразу. Обчислення проводяться всякий раз при виконанні запиту.
Для розрахунків з використанням формул, визначених користувачем, треба ввести бажаний вираз в порожню комірку «Поле:» бланку запиту:
Поле: Назва_поля: вираз_з_формул.
Вирази, що визначають обчислювальні поля, створюються за допомогою майстра звичайних запитів або вводяться користувачем у рядок “Групова операція:” бланку запиту, у якому дозволяється вибір статистичних функцій для виконуваних обчислень.
У будовані статистичні функції дозволяють знайти наступні підсумкові значення для груп записів або для всіх записів:
· SUM суму значень поля
· AVG середнє значення поля
· COUNT число значень у полі
· MIN мінімальне значення
· MAX максимальне значення
· STDEV середньоквадратичне відхилення
· VAR дисперсію
Обчислення підсумкових значень для груп записів у запиті:
У рядок “Групова операція:” бланку запиту можна ввести:
Групування – Визначає групи, для яких виконуються обчислення.
Вираз – Створює обчислювальне поле, за допомогою виразу, що включає статистичну функцію.
Умова – Визначає умови добору для поля, що не бере участь в групуванні.
Якщо для поля вибирати цей параметр, автоматично знімається прапорець „Вивід на екран”, і поле не виводиться на екран при виконанні запиту.
При створенні запиту на основі декількох таблиць треба враховувати тип їхнього об’єднання.
Об’єднання таблиць – зв’язок між полем однієї таблиці або запиту і полем в іншій таблиці або запиті, що має той же тип даних.
Access дозволяє створювати:
|
Внутрішнє об’єднання |
Відбираються тільки ті записи, що мають однакові значення у зв’язаних полях. |
|
Зовнішнє об’єднання |
Відображаються всі записи першої таблиці. Якщо для деяких записів із першої таблиці немає відповідних записів у другій таблиці, то на їхньому місці будуть знаходитися порожні комірки. |
|
Самооб’єднання |
Записи комбінуються з іншими записами тієї ж таблиці. Допускається як внутрішнє, так і зовнішнє об’єднання. На схему бланка запита таку таблицю треба додати двічі. |
Якщо до цього у вікні «Схема даних» були створені зв’язки між таблицями, то при додаванні зв’язаних таблиць у режимі конструктора лінії об’єднання виводяться на екран автоматично.
У іншому випадку, Access створює внутрішнє об’єднання для полів, що мають однакові імена й типи даних, якщо одне з цих полів є ключовим.
Крім того, користувач має можливість створювати об’єднання власноруч.
Запит на зміну (запити-дії):
Запит на створення таблиці – створює нову таблицю на основі усіх або частини даних з однієї або декількох таблиць.
Запит на оновлення записів – вносить спільні зміни в групу записів однієї або декількох таблиць.
Запит на додавання – додає групу записів з однієї або декількох таблиць у кінець однієї або декількох таблиць.
Запит на видалення – видаляє групу записів з однієї або декількох таблиць.
Найпростіше створити спочатку запит на вибірку, далі упевнитися в тім, що його результат не містить помилок, і вже після перетворити в потрібний запит-дію кнопкою «Тип запиту» на панелі інструментів у режимі конструктора.
Для виконання запиту треба натиснути кнопку «Запуск».
Перехресний запит створюється за допомогою майстра або самостійно в режимі конструктора.
У режимі конструктора (комірки «Перехресна таблиця:») можна вказати поля, значення яких будуть заголовками стовпців і рядків, а також поле, значення якого варто використовувати в обчисленнях.
Зауваження: Досвідчені користувачі завжди можуть працювати безпосередньо з базовою інструкцією будь-якого запиту у вікні запиту в режимі SQL.
Форми
Форма – об’єкт, у якому розміщуються елементи керування, що приймають дії користувачів або служать для введення, відображення і зміни даних у полях.
У звичайному режимі форма відображає на екрані тільки один запис.
Елемент керування – графічний об’єкт (поле, прапорець, прямокутник, кнопка, …) для наочної роботи з даними.
Типи форм:
|
Звичайна форма |
Кожне поле розташовується на окремому рядку; підпис знаходиться ліворуч від поля. |
|
Стрічкова форма |
Поля, що утворюють один запис, розташовані в одному рядку; їхні підписи виводяться один раз у верхній частині форми. |
|
Таблична форма |
Поля записів розташовані у форматі таблиці, де кожному запису відповідає один рядок, а кожному полю — один стовпець. |
Підлегла форма – це форма, що знаходиться усередині іншої форми.
Підлеглі форми особливо зручні для відображення даних з таблиць або запитів, зв’язаних відношенням «один-до-багатьох». Підлегла форма може відображатися у вигляді таблиці, у вигляді звичайної або стрічкової форми. Головна форма може відображатися тільки як звичайна форма.
Автоматичне створення форм
Майстром можна створити стандартну форму на основі існуючих стилів оформлення.
У подальшому, стилями можна керувати за допомогою автоформата.
Автоформат – набір форматів, що визначають вид елементів керування і розділів форми або звіту.
На практиці спочатку зручніше створити форму майстром, а вже після в режимі конструктора змінить її форматування на бажане, додати допоміжні об’єкти.
Майстер Автоформа створює за один крок форму, що використовує поточний автоформат, всі поля джерела записів і всі поля з підлеглих джерел записів. Також з його допомогою можна відразу створити звичайну форму на базі відкритого в режимі таблиці запиту або таблиці.
Існують:
· Автоформа: у стовпець
· Автоформа: стрічкова
· Автоформа: таблична
Крім цього, автоматично можна створити форму з діаграмою і (якщо встановлено Excel) зведену таблицю.
Розділи форм у режимі конструктора:
|
Заголовок форми |
Містить загальні для всіх записів відомості (наприклад: назва форми). Відображається вгорі екрана в режимі форми і на початку першої сторінки при друку. |
|
Верхній колонтитул (Заголовок сторінки) |
Звичайно відображає заголовки стовпців або інші відомості, що потрібно надрукувати зверху на кожній сторінці. Розділ видно тільки при друку форми. |
|
Область даних |
Обов’язковий розділ. Містить самі записи. |
|
Нижній колонтитул (Примітки сторінки) |
Звичайно відображає дату, номер сторінки або інші відомості, що потрібно надрукувати знизу на кожній сторінці. Розділ видно тільки при друку форми. |
|
Примітки форми |
Містить загальні для всіх записів відомості (наприклад: кнопки команд). Відображається внизу екрана в режимі форми і наприкінці останньої сторінки при друку. |
Верхній і нижній колонтитули, а також заголовок і примітку форми, можна додавати тільки парами.
Список полів містить імена всіх полів базової таблиці (запиту). Перетаскуванням мишею імені поля на макет форми створюється відповідний елемент керування.
Для додавання у форму елементів керування використовується панель елементів.
Елементи керування можуть бути:
Зв’язаними (приєднаними) – відображають дані з таблиці (запиту).
Обчислювальними – відображають дані, що є результатом обчислень.
Вільними – елементи без джерела даних (візуальне оформлення, збір додаткової інформації для макросів).
Елементи керування для введення, відображення і добору даних:
Написи – використовуються для відображення описового тексту.
Поля – використовуються для відображення даних із джерела записів.
Групи параметрів – використовуються для відображення обмеженого набору альтернатив.
Вимикачі, перемикачі, прапорці – використовуються для включення (вимикання) дії визначеної опції.
Списки – використовуються для відображення значень, одне з яких можна вибрати.
Поля зі списком – комбінація двох елементів: поля і списку, що розкривається.
Кнопки – використовуються для виконання дії або набору дій.
Підлеглі форми / звіти.
Елементи керування для виводу графіки й об’єктів:
Малюнки – вільний малюнок.
Вільні рамки об’єкта – використовуються для відображення об’єкта OLE, не збереженого в БД.
Зв’язані рамки об’єкта – використовуються для відображення об’єкта OLE збереженого в БД.
Елементи керування для організації даних:
Розриви сторінок
Вкладки
Лінії
Прямокутники
Інші кнопки на панелі елементів:
Вибір об’єкта – дозволяє виділяти об’єкти.
Майстр – включає / відключає використання майстрів при створенні таких елементів керування, як список, поле зі списком, група параметрів, підлегла форми, кнопка.
Інші елементи – додавання одного з встановлених елементів ActiveX. (наприклад календаря)
Властивості об’єктів
З групою елементів керування можна працювати як з одним цілим, якщо викликати команду «Групувати» з меню «Формат».
Кожен елемент керування, кожен розділ форми, а також сама форма мають численні властивості, які можна змінювати. У режимі конструктора вікно властивостей відображає властивості поточного (виділеного) об’єкта.
Вікно властивостей містить п’ять вкладок:
· Макет
· Дані
· Події
· Інші
· Усі
Використовуючи властивість «Ім’я» на вкладки «Інші» можна озаглавити будь-який об’єкт.
Використовуючи вкладку «Події» можна призначити процедуру або макрос, що будуть реагувати на визначену дію.
Обчислення значень у формах:
Звичайно елементом керування, що використовується для виводу обчислювальних значень є поле, але можна також використовувати і будь-які інші елементи керування, що мають властивість «Дані».
Якщо використовується поле, то можна ввести вираз безпосереднє в нього. У загальному випадку використовується комірка «Дані». Перед кожним виразом треба ставити знак рівності (=). Для обчислення підсумкових значень у формі треба додати текстове поле в область приміток і ввести в комірку властивості «Дані» вираз, що містить статистичну функцію.
Звертання до елемента керування підлеглої форми:
= [Ім’я_подлег_форми].Form![ім’я_поля]
Звіти
Звіт – об’єкт бази даних, призначений для ефективного представлення даних у друкованій формі.
При перегляді звіту в режимі зразка буде виведене обмежене число записів.
Часто використовується експорт звітів у різні формати. Э можливість зробити знімок звіту.
Після вибору джерела записів і макета (у стовпець, стрічковий або табличний) Автозвіт створює звіт, що використовує всі поля джерела записів і застосовує останній використаний автоформат.
Майстер задає докладні питання про джерела записів, полях, макеті, необхідних форматах і створює звіт на підставі отриманих відповідей.
Крім того, автоматично можна створити звіт з діаграмою і поштові наклейки.
Робота зі звітом у режимі конструктора аналогічна роботі з формою.
Присутні розділи аналогічні формі, а також заголовки і примітки груп.
Згрупувавши записи, що містять спільні значення, можна обчислити проміжні підсумки і зробити звіт більш легким для читання.
Керування сортуванням і групуванням здійснюється за допомогою вікна «Сортування й групування».
Порядок зверху вниз задає рівні групування (сортування).
Що б використовувати групування, треба змінити “заголовок групи”, “примітка групи” у вікні «Сортування й групування» на «Так».
Також треба установити властивість елемента керування «Не виводити повтори» у положення «Так».
Підлеглим звітом називають звіт, вставлений в інший звіт. Робота з підлеглими звітами аналогічна роботі з підлеглими формами. Обчислювальні значення у звітах схожі на обчислювальні значення у формах.
Аналогічно можна використовувати меню «Вставка» команду «Номера сторінок» і команду «Дата і час».
Використовуючи властивість поля «Сума з нагромадженням» можна отримати нумерацію записів, а також їхнього підрахунку в кожній групі.
