Документом називається будь-який файл, створений при допомозі Windows-додатків. Наприклад ¾ текст, створений у текстовому редакторі Microsoft Word чи таблиця або діаграма, розроблена у табличному процесорі Microsoft Excel (Рис. 1).

Рис. 1. Приклад документа, розробленого у текстовому редакторі Microsoft Word

В силу необхідності представлення в одному документі даних, розроблених у різних Windows-додатках виникла концепція документів. Згідно з нею документ ¾ це набір об’єктів, створених у різних Windows-додатках для представлення центральної теми.

Об’єктом в загальному розумінні може бути будь-який предмет реального світу, який характеризується певними даними. У світі комп’ютерів об’єктами є все, що відображується на екрані і має певне призначення (піктограми і вікна програм чи папок на робочому столі, кнопки команд робочих вікон, чи меню, окремі Windows-додатки тощо). Таким чином, Windows-додатки Microsoft Word і Microsoft Excel є різновидами об’єктів, які по-різному обробляють дані.

На рисунку 2 представлений документ, який включає три об’єкти:

·        текст, розроблений в Microsoft Word;

·        діаграму, створену в Microsoft Excel;

·        сканований рисунок.

Рис. 2 Приклад документа, який складається з трьох об’єктів

Проте документи крім алфавітно-цифрової інформації і статичної графіки можуть вміщувати інші типи файлів, включаючи рухомий текст, звук, , відео зображення тощо. Таким чином, документ ¾ це набір згрупованих даних, які несуть певний зміст і є важливим засобом діловодства.

Оформлення документа. При оформленні документа за його основу беруть той Windows-додаток, який включає найбільшу частину даних і забезпечує найзручніший спосіб роботи з ними. У наведеному прикладі (рис. 16) за основу взято Microsoft Word. У документ Microsoft Word вставлено діаграму і рисунок.

Види документів. Існує 2 основних види документів:

·        головні документи;

·        складні документи.

Головний документ ¾ це координуючий документ, який зв’язує разом декілька інших. Цей принцип використовується для обробки великих документів, наприклад книг, чи документів з великими наборами графічних зображень, які займають багато пам’яті (наприклад, атласів). У структурі головного документа є набір кнопок (вказівників), при допомозі яких можна відкрити субдокументи. Головні документи орієнтовані не стільки на представлення інформації, скільки на редагування субдокументів і їх друк.

У складному документі відбувається злиття різних об’єктів (тексту, графіки і т.п.). В ньому вони зв’язуються і зберігаються. Кожен об’єкт складного документа вміщує в собі зв’язок із Windows-додатком, у якому він був створений. Для забезпечення цього зв’язку використовується різні технології, перш за все OLE (object linking and embedding ¾ зв’язок і впровадження об’єктів).

Способи запуску прикладних програм. Структура вікна Microsoft Word. Встановлення масштабу зображення тексту і зміна мови друку.

Створювати документи у Windows-додатках Microsoft Word і Microsoft Excel, які належать до пакету Microsoft Office, можна декількома способами:

·        при допомозі команди Создать контекстного меню робочого стола. В підменю завжди присутні команди створити Документ чи Лист Microsoft Excel. Внаслідок виконання цих команд створюється пустий документ. На робочому столі виникне піктограма цього документа з тимчасовою назвою Документ Microsoft Word чи Лист Microsoft Excel. Далі користувач перейменовує створені документи, відкриває їх і вносить необхідні дані.

·        при допомозі команди Создать документ  Office меню Пуск. Слід відмітити, що розміщення цієї команди в меню Пуск залежить від бажання користувача. Внаслідок виконання цієї команди виникає діалогове вікно, яке дозволяє створювати пусті документи для будь-якого додатку Office. при цьому користувачу пропонується різноманітні шаблони документів і майстри для їх створення. Майстер ¾ це спеціальна програма, яка включає ряд кроків, на кожному з яких передбачений вибір користувачем окремих якостей документа, що створюється.

·        при допомозі команди Создать меню Файл, який є у кожному Windows-додатку. Користувачу пропонується вибір шаблонів документів і можливість запустити майстер.

Най частіше при створенні нового документа просто запускають необхідний Windows-додаток. В кожному з них передбачено по замовчуванню (автоматично) створення нового документа за стандартним шаблоном.

Способи запуску прикладних програм: 

·        через меню Пуск: Пуск  —  Программы ––  Microsoft Office 2000 (1999). Далі з переліку вибирають необхідний додаток  Office;

·        якщо ярлик необхідної програми розміщений на робочому столі, то на ньому необхідно двічі клацнути лівою кнопкою миші, або клацнути правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати команду Открыть;

·        якщо ярлик необхідної програми розміщений на панелі швидкого запуску панелі задач, на ньому слід клацнути лівою кнопкою миші;

·        якщо на екрані встановлена панель  Microsoft Office, яка включає ярлики додатків Office, то на необхідному ярлику слід клацнути мишою.

 В усіх випадках при правильно виконаних діях буде здійснюватися запуск відповідної програми і відкриється її вікно.

Структура робочого вікна текстового редактора Microsoft Word 

Текстовий редактор Microsoft Word займає центральне місце в пакеті Microsoft Office. Це пов’язане з тим, що практично всім користувачам персональних комп’ютерів необхідно працювати з текстовою інформацією. Тому в пакеті Microsoft Office текстовий редактор Microsoft Word був створений раніше інших додатків  Office. 

Рис. 3. Структура робочого вікна текстового редактора Microsoft Word

Після запуску програми (рис. 3) автоматично створюється новий пустий документ з тимчасовим іменем Документ 1, яке вказується в рядку заголовків (1). За замовчуванням (автоматично) новоствореному документу притаманні певні параметри форматування (розмір шрифту, його зовнішній вигляд, параметри сторінки, положення тексту на сторінці, міжрядкові інтервали тощо), які відповідають шаблону Нормальный. В процесі роботи користувач може налаштувати цей шаблон за параметрами текстів, з якими він найчастіше працює.

У рядку меню (2) є доступ до всіх команд, які можна виконати у цій програмі. В першу чергу слід знати меню Файл, при допомозі якого можна зберігати документи, створювати нові документи, відкривати існуючі. Для цього існують відповідні команди: Сохранить, Создать, Открыть. Щоб зайти в це меню, як і в інші меню, слід на них клацнути мишею.

Панель інструментів (3) включає набір кнопок, кожна з яких виконує певну команду. Ці команди дублюють команди меню, проте є швидкими для доступу. Тому найчастіше на панель інструментів виносять ті кнопки, команди яких є найбільш вживаними при роботі з текстами. Вони належать до панелей Стандартная (верхній ряд кнопок) і Форматирование (нижній ряд кнопок). Серед них в першу чергу слід знати кнопку Масштаб (4), яка налаштовує розмір літер на екрані монітора (але не під час друку). Розмір повинен бути достатнім для спостереження без напруження зору. Найкраще ¾ По ширинем страницы. При цьому текст буде розміщений від лівої до правої меж робочої зони програми (5).

У робочій зоні програми у лівому верхньому кутку розміщено мигаючий курсор ¾ курсор вводу (5а). В місці його розташування будуть вноситися символи з клавіатури. 5б ¾ курсор (вказівник) миші. Його положення міняється при зміні положення миші. Змінюється також і його зовнішній вигляд в залежності від місця розташування на робочому вікні програми. Справа і нижче робочої зони розміщені   смуги вертикальної і горизонтальної прокрутки (5в), при допомозі яких можна переглядати фрагменти тексту, розміщені за межами візуальної частини робочої зони. 5г ¾ кнопки вигляду, які налаштовують зовнішній вигляд робочої зони програми.

Нижче розміщений рядок стану (6), який інформує про положення курсора вводу в документі, вмикання окремих кнопок тощо.

Після запуску Microsoft Word користувач може приступити відразу до набору тексту. Форматування тексту, вставку інших об’єктів тощо можна виконувати після внесення текстових даних. Важливо встановити оптимальний масштаб відображення тексту  на екрані і мову друку. Про мову інформує кнопка у правій частинці панелі задач. Як правило  встановлюється доступ до трьох мов:

·        української  ;

·        англійської  ;

·        російської  .

Їх перемикання здійснюється при допомозі комбінації швидких клавіш Ctrl + Shift . Щоб змінити мову введення тексту необхідно натиснути на клавішу Ctrl і, утримуючи її, натиснути на  Shift , після чого відпустити обидві клавіші.

Слід зазначити, що робочі вікна всіх додатків Office подібні між собою, подібними є також деякі меню і ряд окремих команд. Тому вивчення роботи з однією програмою полегшує оволодіння іншою. 

Щоб відкрити існуючий документ можна:

·        знайти піктограму необхідного документа на робочому столі, чи інших папках дисків комп’ютера за допомогою програми Проводник і двічі клацнути на ньому лівою кнопкою миші, або клацнути правою і вибрати в контекстному меню команду Открыть. Піктограми документів, створених у Microsoft Word і Microsoft Excel мають наступний вигляд:

·        відкрити необхідну програму і в меню Файл виконати команду Открыть. Далі у запропонованому діалоговому вікні знайти необхідний файл і клацнути на кнопці Открыть.

Існує два способи відкриття документів. з якими недавно працювали. Перший спосіб:  у меню Пуск є команда Документы. Якщо відкрити випливаюче каскадне підменю команди Документы, то в ньому розміщені піктограми документів, які протягом останнього часу відкривалися користувачем, а також піктограма папки Мои документы. Щоб відкрити документ, достатньо на його піктограмі клацнути мишею. 

Слід зазначити, що за замовчуванням всі документи, розроблені у Windows–додатках, зберігаються у папці Мои документы.

 Другий спосіб полягає в тому, що у меню Файл у нижній ділянці (1) розміщено перелік від одного і більше документів, з якими останнім часом у даному Windows-додатку працював користувач. Тому слід після запуску Windows-додатка відкрити меню Файл і переглянути список документів, з якими останнім часом працював користувач. Слід зазначити, що розмір цього переліку налаштовується користувачем на власний розсуд.

Як було сказано, щоб створити складний документ, наприклад, вставити діаграму Microsoft Excel у текст Microsoft Word, необхідно, щоб ці Windows-додатки підтримували технологію OLE (object linking and embedding ¾ зв’язок і впровадження об’єктів).

Технологія OLE забезпечує дві основних можливості:

·        зв’язування об’єктів в одному документів;

·        впровадження об’єктів одних Windows-додатків у інший.

При зв’язуванні зміна даних в додатку, об’єкт з якого поміщений у складний документ, автоматично викликає зміни даних цього ж об’єкта складного документа. Фізично у складному документі існує тільки посилання на центральний файл, з якого походить об’єкт.

Якщо діаграма впровадження числа комп’ютерів у навчальний процес ТДМА ім. І.Я. Горбачевського (див. рис. 16) була б зв’язана з рештою тексту цього складного документа, то доповнення даних про впровадження у 2000 році, яке внесли б у файл Excel, з якого походить даний об’єкт, автоматично викликав би появу нового стовпчика даних у складному документі. Зв’язування об’єктів доцільне у випадку використання в документах даних, які можуть змінюватися, особливо, якщо вони фігурують у багатьох документах. Наприклад, якщо виникла потреба змінити логотип установи, то ці зміни необхідно внести у всі документи, оформлені на фірмових бланках. Якщо логотип є зв’язаним об’єктом, на який є посилання у складному документі, то варто поміняти його лише у центральному файлі.

            При впровадженні об’єктів одна програма (наприклад Microsoft Word) може використовувати об’єкти іншої програми (наприклад Microsoft Excel), без виконання останньої. Фізично впровадження використовує моментальну копію об’єктів. Наприклад, після впровадження діаграми про ріст числа комп’ютерів у ТДМА у документ Word, будь-які зміни у вихідному файлі Excel не викличуть зміни діаграми, проте діаграму в документі Word можна легко редагувати з використанням функцій Excel. 

            Слід зазначити, що впровадження використовується частіше ніж зв’язування. Для полегшення процедури впровадження використовується буфер обміну.

            Буфер обміну є частиною оперативної пам’яті комп’ютера, де тимчасово зберігаються дані одного Windows-додатка, призначені для вставки в інший. Наприклад, при впровадженні діаграми про збільшення кількості комп’ютерів у ТДМА у текст з використанням буфера виконувалися наступні дії:

1.      Відкрили документ Excel, в якому була розроблена діаграма.

2.       Виділили об’єкт (діаграму).

Слід зауважити, що для кожного Windows-додатка існують свої правила виділення. Щоб виділити об’єкт в Excel необхідно вказати мишею границю об’єкта (діаграми), клацнути лівою кнопкою миші (при цьому об’єкт буде оточений чорною рамкою з маленькими квадратиками ¾ маркерами розширення).

3.                 Відкрити меню Правка. Далі слід вибрати команди або копіювати в буфер обміну, або вирізати в буфер обміну. При копіюванні в буфер обміну поміщується копія об’єкта. Оригінал залишається у вихідному файлі. При вирізанні об’єкт переміщується в буфер обміну і зникає з вихідного файла

4.                  Відкрити документ, в який необхідно впровадити розміщений в буфері обміну об’єкт (наприклад документ Word).

5.                 Відкрити меню Правка і виконати команду Вставить. При цьому об’єкт буде вставлений у документ у місці поточного розміщення курсора вводу. Для вставки в інше місце документа, туди необхідно перемістити курсор вводу.

Запам’ятайте: курсор вводу переміщується при допомозі спеціальних клавіш управління курсором (зі стрілочками вверх, вниз, вліво, вправо)

Буфер обміну в пакеті Microsoft Office 1997 може вміщувати тільки один об’єкт. При кожній операції копіювання і вирізання попередній вміст буфера знищується. В пакеті Microsoft Office 2000 буфер обміну може вміщувати декілька об’єктів, для яких при кожній процедурі вставки пропонує спеціальний набір кнопок.

Аналогічно при допомозі буфера обміну можна копіювати, вирізати і вставляти дані в межах одного Windows–додатка.

Як було сказано, впроваджені об’єкти можна редагувати з використанням можливостей тої програми, з якої походить об’єкт. Щоб відредагувати об’єкт ¾ діаграму Excel, впроваджену у Word, необхідно на об’єкті двічі клацнути лівою кнопкою миші. При цьому відбудеться зміна меню і панелі інструментів текстового редактора на аналогічні табличного процесора. Робота з форматуванням діаграми буде відбуватися засобами Excel. Таким чином, впроваджений об’єкт, продовжує бути взаємозв’язаним з програмою, в середовищі якої він був створений. 

Після завершення роботи з документом його слід зберегти під певним іменем і розмістити у відповідну папку. Процедура збереження у Windows–додатках є однотипною. Відкрийте меню Файл. Клацніть на команді Сохранить как…. 

За замовчуванням користувачу пропонується зберегти файл у папці Мои документы. Якщо необхідно файл розмістити в іншій папці. то необхідно розкрити вікно папка. клацнувши на кнопці з стрілочкою і вибрати необхідну папку. В графі Имя файла слід ввести ім’я файла. Для цього необхідно клацнути у графі мишею. В ній з’явиться мигаючий курсор. Ім’я, яке запропонує операційна система слід витерти. Символи вліво від курсора знищує клавіша клавіатури Back Space, справа від курсора ¾ клавіша Delete. Після внесення необхідного імені необхідно клацнути на кнопку Сохранить.