ЗАНЯТТЯ 8

Тема: Створення і редагування таблиць та діаграм в текстовому документі Microsoft Word. Редактор формул Equation Editor.

 

1. Робота в текстовому процесорі Word

Практично всі види робіт користувача на комп’ютері тією чи іншою мірою пов’язані з підготовкою даних для наступної обробки і насамперед  із підготовкою документів. До складу підготовлюваного документа можуть входити текстові дані, таблиці, математичні формули, графічні об’єкти і т.д. Головне завдання будь-якого текстового редактора полягає в забезпеченні оптимальних для користувача умов підготовки документів.

Сучасний текстовий редактор являє собою програмний продукт, що забезпечує користувача засобами створення, обробки, збереження документів різної природи і ступеня складності. Текстові редактори часто називають текстовими процесорами через багатофункціональність та універсальність в обробці документів, хоча можна використовувати обидва терміни.

У розвитку сучасних текстових редакторів намітилися такі тенденції: робота з текстом, що містить об’єкти різного типу, наявність засобів створення і редагування Веб-сторінок.

1.1.    Можливості текстового процесора Word

Word надає користувачеві такі можливості: зручне створення, редагування, форматування, підготовка до друку та друк документів; використання різноманітних шрифтів, оформлення тексту, перевірка орфографії, система інтелектуальної підказки, пошук, заміна й автозаміна в тексті, вставка  об’єктів, створення й використання стилів оформлення документів і шаблонів; створення таблиць і діаграм, обчислення в таблицях, підключення редактора формул, розміщення тексту в колонках, списках, створення електронних бланків (форм документів) і багато іншого.

1.2.    Елементи вікна Word

Під час запуску Word автоматично відкривається новий, порожній документ. Вікно Word зі стандартним набором компонентів (вони підлягають настроюванню) включає меню, дві панелі інструментів – Стандартну і Форматування (Вигляд – Панелі інструментів), лінійку (Вигляд – Лінійка), смуги прокручування, рядок статусу (Сервіс – Параметри – Вигляд). Стандартна панель інструментів дозволяє виконувати різноманітні завдання – відкривати й зберігати документи, друкувати, копіювати текст або формати, виконувати скасування й повернення дій щодо редагування, змінювати масштаб відображення, вставляти таблиці, розбивати текст на колонки й користуватися контекстною  довідкою. Панель форматування використовується для зміни зовнішнього вигляду символів і абзаців (шрифт, розмір, накреслення і т.д.). На панелях інструментів діють спливаючі підказки (Сервіс – Параметри – Вигляд). Лінійка дозволяє змінювати розміри полів мишею, а також розставляти відступи в окремих абзацах. Рядок статусу призначений для виведення інформації про роботу програми: шість перших елементів показують положення курсору в документі, п’ять наступних – інформують про різні режими роботи (запис макросу, запис виправлень, виділення тексту, режим заміни, дії програми – перевірка орфографії, друк). У верхній частині вертикальної смуги прокручування знаходиться елемент поділу документа для роботи з різними його частинами.

1.3.    Складники документа Word

У документі Word можна виділити три складники: символ, абзац, розділ. Вони мають таку ієрархію:

·        документ складається з одного або декількох розділів (більшість документів – з одного);

·        розділ – з одного або декількох абзаців;

·        абзац – із символів.

Кожен із цих елементів містить інформацію про форматування, так звані атрибути форматування.

Символ – основна й неподільна одиниця інформації у Word, це букви, цифри, знаки. Деякі символи здійснюють особливий контроль над розташуванням тексту. Маркер наприкінці абзацу – теж символ. До символів належать такі атрибути форматування:

1)     шрифт – зображення;

2)     розмір – величина;

3)     накреслення – звичайний, напівжирний, курсив;

4)     підкреслення – одинарне, подвійне, пунктирне;

5)     ефекти – закреслений, верхній/нижній індекс, схований і т.д.

6)     інтервали між символами;

7)     ефекти анімації.

Усі атрибути форматування символів можна знайти у вікні діалогу Шрифт (Формат – Шрифт).

Абзац створюється у Word при кожному натисканні клавіші Enter, його можна визначити як частину тексту, що має окреме змістове навантаження. Деякі важливі атрибути форматування пов’язані саме з абзацами, доступ до них здійснюється через пункт меню Формат – Абзац. Основні атрибути форматування абзацу такі:

1)     відступи – ліворуч, праворуч, перший рядок (величина відступу або виступу); над ними переважають розміри полів, що задаються у меню Файл – Параметри сторінки;

2)     інтервали – міжрядкові;

3)     положення на сторінці – кілька атрибутів.

До розділів застосовується найвищий рівень форматування документів Word. У розділах міститься інформація про форматування з декількох джерел:

1)     Файл – Параметри сторінки: поля, формат, орієнтація та джерело паперу, нумерація рядків і т.д.;

2)     Формат – Колонки – кількість і розташування колонок;

3)     Вставка – Номери сторінок;

4)     Вигляд – Колонтитули.

Для форматування розділів використовується мітка кінця розділу (Вставка – Розрив), якщо її видалити, до тексту буде застосоване форматування з наступного розділу.

1.4.    Поняття шаблону документа й стилю

Значно полегшує та прискорює форматування документів у Word використання стилів і шаблонів.

Стиль – набір атрибутів форматування абзаців і символів, якому можна присвоїти ім’я, щоб швидко застосувати до будь-якого тексту. Стиль дозволяє автоматизувати процес форматування документів (Формат – Стиль).

Шаблон – документ Word спеціального типу, використовуваний як зразок для створення інших документів. В основу шаблону закладені: стиль, макет сторінки (форматування розділу), панелі інструментів, що були використані при створенні шаблону (Файл – Створити – Шаблон).

Під час запуску Word з’являється новий документ з ім’ям за умовчанням Документ1 (Файл – Створити). При введенні тексту Enter натискається наприкінці абзацу або при створенні порожнього рядка. Кінець абзацу (початок нового) позначається спеціальним недрукованим символом – маркером абзацу, який можна побачити, натиснувши кнопку «¶» в стандартній панелі інструментів.

1.5.    Режими перегляду документа

Існує кілька способів відображення документа на екрані (меню Вигляд): звичайний, електронний (веб-документ), розмітка сторінки, структура. Для введення і редагування тексту задають звичайний вигляд або розмітку сторінки з відображенням меж аркушів. Веб-документ зручний для перегляду й показує, як буде виглядати текст при розміщенні на веб-сторінці. Для перегляду заголовків великого документа використовується режим структури.

 

2.     Редагування документа Word

2.1.    Редагування при введенні

Для редагування тексту при введенні можна використовувати такі клавіші та сполучення клавіш:

·        Backspace видаляє символ перед курсором;

·        Delete видаляє символ після курсору;

·        Ctrl-Delete видаляє всі символи до кінця слова або наступне слово;

·        Ctrl-Backspace видаляє всі символи спочатку слова або попереднє слово.

Операції редагування, як і інші, можна скасовувати, використовуючи меню Правка – Скасування або кнопку Скасувати. Список, що з’являється поруч із кнопкою скасування, дозволяє скасувати відразу декілька дій.

     2.2.    Переміщення в документі

Для швидкого переміщення по документу в процесі редагування можна використовувати такі клавіші й сполучення клавіш:

*                         клавіші керування курсором ­,Ї ,¬,®;

*                         Home/End – початок/кінець рядка;

*                         Ctrl-­ –  до початку поточного абзацу;

*                         Ctrl-Ї – до початку наступного абзацу;

*                         Ctrl-Home –  до початку тексту;

*                         Ctrl-End – до кінця  тексту;

*                         за допомогою смуг прокручування (Сервіс – Параметри – Вигляд);

*                         Shift-F5 – повернення до попереднього місця редагування.

2.3.    Виділення елементів тексту

Виділення різних фрагментів тексту необхідне перед його копіюванням, переміщенням або форматуванням, виконується за допомогою миші і/або клавіатури (табл. 1).

Таблиця 1

Способи виділення фрагментів тексту в документі Word

 

Елемент тексту	Спосіб виділення
Слово	Двічі клацнути на слові лівою кнопкою миші
Рисунок	Клацнути рисунок
Рядок тексту	Перемістити курсор до лівого краю рядка й клацнути лівою кнопкою миші
Кілька рядків тексту	Перемістити курсор до лівого краю першого чи останнього  з виділюваних рядків і перетягнути курсор вгору або вниз
Речення	Утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, клацнути в будь-якій частині речення
Абзац	Перемістити курсор до лівого краю абзацу й двічі клацнути кнопкою миші. Інший спосіб: тричі клацнути в будь-якій частині абзацу
Великий блок тексту	Клацнути початок фрагмента, прокрутити документ так, щоб на екрані з’явився кінець фрагмента, а потім клацнути його, утримуючи натиснутою клавішу Shift
Весь текст	Клацнути перед лівою межею тексту, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl. Інший спосіб: меню Правка – Виділити все

 

Виділення тексту за допомогою клавіші F8 здійснюється так:

·        1-ше натискання – вмикає режим виділення (у рядку статусу активується індикатор ВДЛ);

·        2-ге натискання – виділяє слово;

·        3-тє натискання – виділяє речення;

·        4-те натискання – виділяє абзац;

·        5-те натискання – виділяє весь документ.

Для зняття виділення треба відключити індикатор ВДЛ у рядку статусу й клацнути  поза виділеним текстом.

2.4.    Переміщення та копіювання тексту

Найбільш часто під час редагування застосовуються операції  копіювання, переміщення та видалення фрагментів тексту. Ці операції можуть виконуватися як із використанням буфера обміну, так і без нього.

Для переміщення й копіювання фрагментів тексту необхідно виділити фрагмент і виконати таке:

1)     перетягнути лівою кнопкою при переміщенні, з Ctrl – при копіюванні (якщо в меню Сервіс – Параметри – Правка встановлена опція “використо–вувати перетягування тексту при виправленні”);

2)     вибрати Вирізати (меню Правка, або контекстне меню, або Ctrl-X, або Shift-Del) – при переміщенні в буфер; вибрати Копіювати (меню Правка, або контекстне меню, або Ctrl-C, або Ctrl-Ins) – при копіюванні в буфер; далі вибрати Вставити (меню Правка, або контекстне меню, або Ctrl-V, або Shift-Ins);

3)     використовувати кнопки на стандартній панелі інструментів – так само, як описано в п.2.

2.5.    Вставка спеціальних символів

Ця операція використовується за необхідності вставки в текст букв і символів, відсутніх на клавіатурі. Для цього слід використовувати  меню Вставка – Символ. У діалоговому вікні треба вибрати вкладку Символи (для вибору символів, що є в тому чи іншому шрифті) або Спеціальні символи, далі клацнути на вибраному символі для додавання його в текст. Використовуючи кнопку [Клавіша] у вікні, можна призначити сполучення клавіш для вставки спеціального символу.

2.6.    Автоматизація введення тексту

Існує кілька способів автоматизації введення тексту. Можна в разі необхідності повторити введення фрагмента тексту, якщо після введення не виконувалися операції редагування. За допомогою меню Правка – Повторити введення або клавіші F4 можна вставити будь-яку кількість копій. Ця команда може також повторювати дії, виконувані під час форматування та редагування.

Використання Автотексту дозволяє автоматизувати вставку часто використовуваних фрагментів тексту. Послідовність дій при цьому така:

1)     набрати й виділити фрагмент;

2)     вибрати меню Вставка – Автотекст – Створити;

3)     ввести ім’я елемента.

Для вставки необхідно ввести ім’я окремим словом і натиснути клавішу F3, або Ctrl-Alt-V, або  Правка – Вставити – Автотекст.

Схожий з Автотекстом засіб Автозаміна відрізняється тим, що після введення імені й пробілу або інших розділових знаків автоматично виконується заміна. Спосіб створення автозаміни такий:

1)     набрати й виділити текст;

2)     вибрати меню Сервіс – Автозаміна/Параметри автозаміни;

3)     установити опцію «Заміняти при введенні»;

4)     ввести коротке ім’я, що не є прийменником;

5)     натиснути кнопку [Додати].

Використання шкатулки дозволяє видалити з документа кілька фрагментів, а потім вставити всі одночасно (у тім же порядку). Для цього слід виконати таке:

1)     послідовно виділяти фрагменти і натискувати Ctrl-F3 для переміщення в шкатулку;

2)     установити курсор і натиснути Shift-Ctrl-F3 для вставки вмісту шкатулки.

2.7.    Пошук і заміна тексту

При пошуку й заміні символів, окремих слів або фрагментів тексту треба виконати такі дії:

1)     виділити ділянку пошуку;

2)     вибрати меню Правка – Знайти/Замінити (указати що і на що);

3)     за необхідності встановити опції «Враховувати регістр» і «Тільки слово цілком»;

4)     у разі потреби використовувати кнопку [Формат] для пошуку формату.

Для позначення певного місця в документі та швидкого пересування до нього використовуються закладки. При цьому необхідно:

1)     установити курсор у тексті;

2)     вибрати меню Вставка – Закладка;

3)     ввести ім’я закладки й натиснути кнопку [Додати] (ім’я закладки не повинне містити пробіли, за необхідності їх заміняють знаком підкреслення);

4)     для переходу до закладки використати меню Правка – Перейти – Закладка (ім’я).

За допомогою команди Перейти можна виконати перехід до будь-якого елемента документа Word: рядка, сторінки, розділу, закладки, примітки, виноски і т.д., вибравши у вікні діалогу елемент і його номер або ім’я. Також для переходів додана спеціальна кнопка на смузі прокручування. Вікно Перейти викликається подвійним натисненням на будь-якому з елементів, що показують поточне положення курсору в рядку статусу.

 

3.     Форматування документа Word

3.1.    Автоматичне форматування документів

Після завершення введення тексту можна застосувати команду Автоформат для зміни зовнішнього вигляду всього документа. Ця команда накладає на абзаци документа набір атрибутів формату, що поліпшує його зовнішній вигляд і додає єдиний стиль, який можна вибрати з бібліотеки стилів у вікні діалогу Автоформат. Перед першим використанням команди Автоформат необхідно виконати її настройку через меню Формат – Автоформат  кнопкою [Параметри].

3.2.    Застосування стилів

Використання стилів має ряд переваг перед безпосереднім формату–ванням символів і абзаців. Насамперед це може заощадити час, тому що одна команда призначає цілу групу атрибутів формату. Стилі допомагають також витримати єдність форматування – усі тексти, у яких призначений один стиль, виглядають однаково. Нарешті, усі фрагменти, яким призначений один стиль, можуть бути переформатовані простою настройкою самого стилю.

Якщо не застосовувалися команда Автоформат, форматування чи особливий шаблон, то найчастіше абзацам присвоюється стиль Звичайний. Він містить набір атрибутів формату, що підходять для основного тексту стандартних документів (у шаблоні Звичайний, файл Normal.dot): шрифт Times New Roman, розмір 10, одинарний міжрядковий інтервал і вирівнювання по лівому краї.

Щоб застосувати до одного або декількох абзаців інший стиль, потрібно:

1)     установити курсор в абзац, якщо треба – виділити декілька абзаців;

2)     використати меню Формат – Стилі і форматування, вибрати один із наведених зразків форматування натисканням лівої клавіші миші, обраний стиль буде застосований до поточного абзацу чи виділеного фрагмента тексту.

Застосування стилів до символів звичайно не має сенсу, безпосереднє форматування символів забезпечує  найвищий ступінь контролю над їх представленням. Усі атрибути формату символів можна знайти у вікні діалогу Шрифт (меню Формат – Шрифт).

3.3.    Безпосереднє форматування тексту

При безпосередньому форматуванні тексту “вручну” потрібно виділити фрагмент, а потім використати відповідні кнопки на панелі інструментів форматування або меню Формат. У меню Формат при безпосередньому форматуванні тексту найчастіше використовуються вікна діалогу Шрифт і Абзац.

Вікно діалогу Шрифт має три вкладки: Шрифт, Інтервали й Анімація.

Вкладка Шрифт містить списки для вибору шрифту, його накреслення, розміру, кольору і підкреслення, а також розділ Ефекти для застосування до символів нестандартних ефектів накреслення: закреслений, верхній індекс, нижній індекс, схований, із тінню, контур та ін.

На вкладці Інтервали можна встановити зсув щодо рівня рядка для деяких символів та інтервал між ними. Опція Кернінг зменшує відстань між деякими парами символів, що застосовується для надання тексту більш компактного вигляду.

Використовуючи вкладку Анімація, можна “оживити” текст на екрані, вибравши для нього один з ефектів відображення.

Вікно діалогу Абзац містить вкладку Відступи й інтервали, у якій можна задати вид вирівнювання тексту, відступи й міжрядковий інтервал.

Вкладка Положення на сторінці задає для абзацу більш складні параметри (табл. 2).

Таблиця 2

Опції положення на сторінці для абзаців 

 

Назва опції	Виконувана дія
Заборона висячих рядків	Не допускається виведення останнього рядка абзацу на початок нової сторінки або першого рядка абзацу наприкінці сторінки
Не розривати абзац	Усі рядки абзацу виводяться на одній сторінці, тобто в абзаці не виконується розрив сторінки
Не відриватися від наступного	Не дозволяється вставка розриву сторінки між двома абзацами
З нової сторінки	Абзац виводиться з нової сторінки
Заборонити нумерацію рядків	Якщо рядки в документі нумеруються, абзац виключається з нумерації
Заборонити автоматичний перенос слів	До абзацу не застосовується автоматичне розміщення переносів

3.4.    Копіювання атрибутів формату

Якщо відформатований фрагмент тексту й необхідно відформатувати таким же чином інші фрагменти, найшвидше виконати копіювання формату:

1)     виділити відформатований фрагмент;

2)     натиснути кнопку копіювання форматів (із пензликом) на стандартній панелі інструментів;

3)     виділити фрагмент, якому потрібно надати такий же формат. Після виділення до фрагмента буде застосований формат, що копіювався.

3.5.    Створення стилю

Якщо часто доводиться застосовувати ті самі атрибути формату до абзаців і символів, необхідно створити новий стиль, це заощадить час і зробить форматування більш послідовним.

Найпростішим способом є створення стилю за зразком:

1)     виділити відформатований належним чином абзац;

2)     вибрати меню Формат – Стилі і форматування, натиснути кнопку [Створити стиль];

3)     ввести ім’я стилю у вікні Створення стилю.

Для швидкого застосування стилю можна задати сполучення клавіш за допомогою кнопки [Клавіша] у вікні Створення стилю.

3.6.    Створення шаблону документа

У шаблоні зберігаються різноманітні елементи, що складають основу роботи. При створенні документа на основі шаблону деякі з цих елементів копіюються в нього з шаблону (формат тексту й деякі елементи: колонтитули, виноски, примітки; параметри сторінки: поля, розмір і орієнтація паперу і т.д.; стилі, у тому числі ті, що були створені користувачем), а деякі зберігаються в шаблоні (елементи автотексту, макроси, змінені користувачем панелі інструментів і призначені сполучення клавіш). Однак зв’язок між документом і шаблоном зберігається, і документ може одержати доступ до шаблону.

Примітка. Якщо документ створюється через меню Пуск, кнопку на панелі Microsoft Office або через Файл – Створити, можна вибрати будь-який шаблон, а якщо через кнопку на стандартній панелі інструментів Word – то тільки Звичайний.

Технологія створення шаблону така:

1)     вибрати меню Файл – Створити, установити опцію «Шаблон»;

2)     надати панелям інструментів і документу потрібного вигляду;

3)     вибрати меню Файл – Зберегти, ввести ім’я.

Можна створити шаблон і просто на основі будь-якого документа: вибрати меню Файл – Зберегти як, указати у вікні тип файлу – шаблон.

Щоб новий шаблон відображався при створенні документа, потрібно зберегти його в підкаталозі Шаблони папки Microsoft Office, файл буде мати розширення dot.

Якщо змінити шаблон, документ одержить доступ до всіх елементів шаблону. Для цього слід вибрати меню Сервіс – Шаблони і надбудови, натиснути кнопку [Приєднати]. Можна завантажити один або кілька шаблонів на додачу до наявних (такі шаблони називаються загальними), і тоді будь-який відкритий документ одержить доступ до всіх їх елементів. Для цього необхідно вибрати меню Сервіс – Шаблони і надбудови, натиснути кнопку [Додати].

 

4.     Додаткові можливості Word

На відміну від простих коротких документів, що містять звичайний текст, складні документи, крім великого обсягу, можуть містити різні об’єкти: таблиці, формули, рисунки, діаграми, колонки, списки. Нижче будуть розглянуті різні прийоми роботи з подібними документами.

4.1.    Використання перевірочних засобів

Вибір мови для перевірки. Якщо текст містить фрагменти іноземною мовою або не підлягає перевірці (наприклад, старий стиль), необхідно виділити його, звернутися в меню Сервіс – Мова – Вибрати мову  і призначити відповідну або “без перевірки” на початку списку мов.

Перевірка правопису. Під час перевірки правопису аналізуються орфографія та граматика. Для настройки автоматичної перевірки необхідно вибрати меню Сервіс – Параметри – Правопис і встановити відповідні опції.

Якщо при перевірці виявлене слово, яке Word вважає помилковим, тобто не знаходить у словнику, воно виділяється хвилястим підкресленням (червоне – орфографія, зелене – граматика). У такому випадку потрібно клацнути на виділеному слові правою кнопкою миші й у контекстному меню вибрати: запропонований варіант виправлення, на який автоматично буде виконана заміна; “пропустити всі” – помилка буде ігноруватися; “додати” – у словник.

При перевірці граматики аналізується правильність побудови речень і використання розділових знаків. Якщо текст виділений під час граматичної перевірки зеленим, потрібно також активізувати контекстне меню й вибрати “пропустити речення”, щоб проігнорувати помилку або діяти за рекомендаціями з її виправлення.

Перевірку можна виконати “вручну”: після набору тексту виділити фрагмент, що перевіряється, або встановити курсор у початок тексту й вибрати в меню Сервіс – Правопис або натиснути клавішу F7.

Після перевірки правопису, якщо активізована відповідна опція в меню Сервіс – Параметри – Правопис, видається:

1) загальна статистика – кількість символів, речень і абзаців у тексті;

2) статистика зручності читання – рівень новизни, легкість читання, кількість складних фраз, благозвучність (усе у відсотках).

Тезаурус використовується для пошуку синонімів і антонімів. Для використання тезаурусу слід виділити слово, звернутися до меню Сервіс – Мова – Тезаурус. У вікні діалогу тезауруса можна вибрати категорію (синоніми, антоніми), переглянути всі варіанти й виконати заміну в разі необхідності.

Розміщення переносів (у меню Сервіс – Мова) може виконуватися:

1)     автоматично;

2)     з підтвердженням (користувач може призначити варіанти розбиття для переносу);

3)     вручну.

 При ручному розміщенні переносів можна використовувати:

·        м’який перенос (Ctrl-“-“);

·        нерозривний дефіс (Ctrl-Shift-“-“) – слово з дефісом буде завжди знаходитися в одному рядку;

·        звичайний дефіс;

·        нерозривний пробіл (Ctrl-Shift-” “) – розрив рядка в цьому місці буде неможливий.

4.2.    Створення колонок

На відміну від стовпців у таблицях, колонки не поділяються на рядки, що складаються з розташованих поряд елементів. Текст переходить з низу однієї колонки на верх іншої. Текст у звичайному режимі – одна колонка.

Створення колонок здійснюється двома способами (передусім треба виділити текст):

       натиснути кнопку [Колонки] на стандартній панелі інструментів; у вікні, що з’явилося, вибрати кількість стовпчиків перетягуванням миші;

       звернутися до меню Формат – Колонки, вибрати кількість колонок, можна задати ширину стовпчиків та інтервал між ними, установити роздільник (лінію) між колонками.

Під час роботи ширину колонок  можна регулювати за допомогою бігунків на лінійці вікна документа Word. Для скасування розбиття тексту на колонки треба діяти як при створенні, вибрати одну колонку. Якщо наприкінці багатоколонкового тексту частина листа (в останньому стовпчику) залишається вільною, то можна забезпечити однакову довжину колонок за допомогою настройки через меню Вставка – Розрив, вибрати  Новий розділ, варіант «на поточній сторінці».

4.3.    Списки

У документі Word можна автоматично створювати марковані, нумеровані та багаторівневі списки. На противагу створеним «вручну» в таких списках не можна редагувати маркери або нумерацію.

Створення списку можливе до або після введення тексту двома способами:

       натисканням кнопок на панелі інструментів – швидкий спосіб – з виглядом списку, призначеним за умовчанням або попереднім користувачем;

       через меню Формат – Список: у вікні діалогу можна вибрати вкладку типу списку, а потім його вигляд – вигляд маркера або нумерації.

Нумерація ведеться по абзацах. Для скасування нумерації можна відтиснути кнопку на панелі інструментів або вибрати в контекстному меню «припинити нумерацію». У контекстному меню списку за необхідності можна вибрати «продовжити нумерацію» або «почати заново».

Під час роботи з багаторівневим списком для перемикання рівнів використовують кнопки [Зменшити відступ] і [Збільшити відступ] у панелі інструментів форматування.

Елементи списків або таблиць можна сортувати. Для цього необхідно виділити текст і звернутися в меню Таблиця – Сортування, у вікні діалогу вибрати елемент тексту, використовуваний як критерій сортування, а також напрямок (за зростанням/убуванням).

4.4.    Робота з графічними об’єктами в Word

У документ Word можна вставити рисунок із файлу (меню Вставка – Рисунок – З файлу) або стандартної бібліотеки рисунків Microsoft ClipArt Gallery: меню Вставка – Рисунок – Картинки, вибрати Колекцію картинок. Після вставки рисунка можна змінювати його розміри, розтягувати – мишею за маркери після натискання, обрізати (за допомогою кнопки [Обрізання] панелі інструментів Настройка зображення). Операції редагування рисунка містяться також у його контекстному меню.

Вставлений рисунок розсуне текст і не буде з ним сполучатися. Для сполучення з текстом у Word потрібно вибрати форму обтікання рисунка текстом: у контекстному меню рисунка вибрати Формат об’єкта, вкладку Положення й варіант обтікання або клацнути кнопкою [Обтікання текстом] у панелі інструментів Настройка зображення.

Рисунок у текстовому документі можна побудувати, увімкнувши панель інструментів Рисування, шляхом натискання на кнопках із зображенням лінії, прямокутника, еліпса тощо. Покажчик миші (він набуде вигляду хрестика) треба розмістити в потрібному місці документа, клацнути й перемістити, щоб створити фігуру заданого розміру. Щоб отримати правильне коло чи квадрат, потрібно натиснути під час рисування на клавішу Shift.

Фігури можна переміщати, фарбувати, розтягувати, стискати, змінювати товщину ліній, накладати одну на одну, розміщувати в них текст різного кольору, створювати об’ємні ефекти чи ефекти затінювання, повертати. Ці дії виконують за допомогою кнопок панелі рисування, які мають назви: Дії, Вибір об’єктів, Обертання, Автофігури, Лінії, Стрілки, Прямокутник, Еліпс, Напис (Кадр), WordArt, Колір замальовування, Колір лінії, Колір шрифту, Тип лінії, Тип штрихів, Вигляд стрілок, Тінь, Об’єм.

Вибрані фігури переміщають перетягуванням, коли покажчик миші набуде хрестоподібного зі стрілками вигляду або за допомогою клавіш, позначених стрілками. Щоб однаково переміщалася деяка група фігур, виконують команду Групувати з меню кнопки [Дії]. Перед групуванням усі потрібні фігури вибирають, клацаючи на них у режимі натиснутої клавіші Shift. Існує зворотна до групування дія – Розгрупувати.

Можна звернутися до меню готових фігур (Автофігури), зокрема для побудови блок-схем, фігурних стрілок, зірок і стрічок тощо. Щоб ліквідувати невдалу фігуру, її треба вибрати й натиснути на клавішу Del. Нарисовані фігури є об’єктами — вони мають свої контекстні меню, що полегшує роботу з ними. Зокрема, за допомогою контекстного меню у фігуру можна вставити текст командою Додати текст, замалювати її кольором (Формат автофігури) тощо.

4.5.    Використання таблиць

Таблиці призначені для наочного подання інформації. Елементами таблиці є комірки, рядки, стовпці. Таблицю створюють засобами меню Таблиця.

Для створення таблиці слід використати меню Таблиця – Вставити – Таблиця й у діалоговому вікні задати кількість стовпців і рядків майбутньої таблиці. Після натискання на кнопку ОК порожня таблиця розташується в документі там, де був курсор. Уведення тексту до комірок таблиці здійснюється звичайним способом.

Для вставки рядків/стовпців треба виділити ті елементи, перед якими необхідно вставити, у кількості, що дорівнює кількості вставлюваних елементів, і вибрати в меню Таблиця – Вставити рядки/стовпці (меню міняється автоматично).

Щоб здійснити видалення, слід позначити елементи й використати меню Таблиця – Видалити.

Для зміни розмірів стовпців або рядків треба: 1) покажчик миші поставити на межу між стовпцями або рядками й тягти; 2) покажчик миші поставити на роздільник стовпців або рядків у горизонтальній чи вертикальній лінійці й тягти; 3) виділити рядки або стовпці й у меню Таблиця – Властивості таблиці вибрати необхідні опції.

Під час виконання  всіх вищеописаних дій можна використовувати контекстне меню.

Використання пункту Заголовки меню Таблиця дозволяє повторити заголовки стовпців на наступній сторінці (у разі продовження таблиці). Перед цим заголовки потрібно виділити.

За необхідності можна перетворити текст на таблицю. Попередньо між елементами тексту, що будуть розташовуватися в різних комірках таблиці, потрібно ввести розділовий символ. Стандартними розділовими символами служать: символ абзацу, символ табуляції, крапка з комою,  але можна використовувати й інші символи. Для перетворення тексту на таблицю його потрібно виділити, вибрати відповідний пункт меню Таблиця, а потім у вікні діалогу вказати розділовий символ.

4.6.    Виконання обчислень у таблицях Word

Для виконання простих арифметичних операцій і обчислення математичних виразів треба застосовувати поле = (Формула). У формулах можна використовувати закладки й адреси комірок таблиці.

Для вставки розрахункового поля в таблицю або в основний текст документа можна застосувати команду меню Таблиця – Формула.

Формула – це вираз, який містить допустиме сполучення чисел, закладок до чисел, полів, значеннями яких є числа, операторів і функцій. Вираз може посилатися на вміст комірок таблиць і значення, що повертаються функціями. На рис. 1 показане вікно, що викликається через меню Таблиця – Формула.

 

Рис.1. Вікно Формула для обчислень у таблицях

 

Формат числа вказує спосіб відображення отриманого результату: кількість знаків у дробовій частині, спосіб відображення від’ємних чисел і грошових одиниць тощо.

У полі = (Формула) можна використовувати значення, що обчислюються перерахованими нижче функціями. Для функцій у дужках допустима будь-яка кількість аргументів, розділених крапками з комами (;). Аргументи можуть бути числами, формулами або іменами закладок.

Примітка.   Посилання на комірки таблиці допустимі як аргументи таких функцій:  AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() і SUM().

У вікні Формула для обчислень у таблицях використовуються такі функції:

·      ABS( ) – абсолютне значення числа або формули (без знака);

·      AVERAGE( ) – середнє значень, включених у список;

·      COUNT( ) – кількість елементів у рядку або стовпчику;

·      INT( ) – ціла частина числа або значення формули;

·      MIN( ) – найменше значення в списку;

·      MAX( ) – найбільше значення в списку;

·      MOD(x;y) – залишок від ділення x на y;

·      PRODUCT( ) – добуток значень, включених у список;

·      SUM( ) – сума значень або формул, включених у список.

Для виконання обчислень у таблиці треба:

1) виділити комірку, у яку буде поміщений результат;

2) вибрати команду Формула в меню Таблиця.

Для розрахунку даних, що містяться в комірках таблиці, необхідно ввести у формулу їх адреси. На комірки таблиці можна посилатись у вигляді A1, A2, B1, B2, де символ указує на стовпець, а номер – на рядок. Кома використовується як роздільник посилань на окремі комірки, двокрапка – для поділу першої й останньої комірок у проектованому діапазоні (як показано нижче).

 

Наприклад, обчислення середнього значення в діапазоні:

= average(b:b) або = average(b1:b3)

= average(a1:b2)

= average(a1:c2) або = average(1:1,2:2)

= average(a1,a3,c2)

Існує два способи зазначення всього рядка або стовпця. При використанні 1:1 для зазначення рядка, а потім додавання стовпця до таблиці дані обчислення будуть виконуватися по всіх рядках у таблиці; при використанні a1:c1 для зазначення рядка, а потім додавання стовпця до таблиці обчислення буде вироблятися тільки по рядках a, b і c.

Посилання на комірки таблиці у Word, на відміну від посилань у Microsoft Excel, завжди є абсолютними посиланнями й відображаються без позначок долара.

Сума стовпця чисел має такий вигляд:

формула =SUM(ABOVE)

Розраховується сума чисел у комірках, розташованих над цим полем до початку стовпця або першої порожньої клітинки.

Якщо виділена комірка знаходиться з правого краю рядка чисел, Word пропонує формулу =SUM(LEFT) – сума рядка.

Якщо даний стовпець або рядок містить порожні комірки, Word не буде робити підсумовування всього стовпця або рядка. Для підсумовування всього рядка або стовпця необхідно ввести нулі в порожніх комірках.

Щоб швидко скласти рядок або стовпець чисел, необхідно виділити комірку, у якій буде міститися сума, а потім натиснути кнопку [Автосума]    на панелі інструментів Таблиці й межі.

У рядку Формат числа вікна Формула можна вибрати формат для чисел. Наприклад, для відображення чисел у вигляді відсотків вибрати 0,00%.

Примітка. Word вставляє результат обчислення в обрану комірку таблиці у вигляді поля. При зміні значень у комірках можна обновити результати обчислень, виділивши поле й натиснувши клавішу F9.

4.7.    Створення діаграм у Word

Якщо таблиця містить числову інформацію, то її дані можна відобразити у вигляді діаграми. Щоб вставити відповідну до таблиці діаграму в текстовий документ, її треба виділити (усю або частину) і виконати послідовність команд Вставка – Рисунок – Діаграма. Відкриється вікно додаткового  засобу Office – редактора діаграм Microsoft Graph, у якому виведуться  таблиця у форматі Ехсеl і відповідна таблиці діаграма (стовпчикового типу). Можна вставити в документ незалежну від таблиці діаграму, тоді виведеться приклад діаграми, редагування даних якого можна буде виконати «вручну». При внесенні змін до даних у таблиці діаграма змінюватиметься автоматично. Тип діаграми можна змінити за допомогою команди Тип діаграми в меню Діаграма чи контекстному меню діаграми, або однойменної кнопки на панелі інструментів. Діаграма — це об’єкт, який активізують клацанням мишею один раз у його межах. Після активізації можна змінити розміри діаграми чи її розташування, повернути об’ємну діаграму тощо. Якщо двічі клацнути на діаграмі, вмикається режим редагування діаграми, у якому надається доступ до всіх її елементів. Додаткові властивості діаграми (назва, підписи, сітка, легенда) можна настроїти за допомогою функції в меню Діаграма – Параметри діаграми або Параметри діаграми в її контекстному меню. Для форматування окремих елементів діаграми (ряди даних, підписи, осі та ін.) необхідно виділити елемент – він буде оточений маркерами – і вибрати функцію Формат виділеного елемента в меню Формат або контекстному.

4.8.    Створення змісту документа

Зміст документа автоматично створюється за його заголовками, яким призначені стилі, тому перед створенням змісту необхідно виконати стильове форматування заголовків у тексті. Для контролю та редагування наявності стилю й рівнів заголовків можна використовувати режим структури документа в меню Вигляд. Далі необхідно повернутися до режиму розмітки сторінки й вибрати в меню Вставка – Посилання – Зміст і покажчики, після чого відкриється вікно Зміст і покажчики (рис. 2) для створення змісту.

Рис. 2. Вікно Зміст і покажчики

Стандартні настройки у вікні загалом є оптимальні, але за необхідності їх можна змінити. Після натискання ОК зміст створюється автоматично й додається в документ як поле.  Якщо після створення змісту до структури документа були внесені зміни, зміст можна поновити, вибравши в його контекстному меню функцію Поновити поле: цілком або тільки номери сторінок.

4.9.    Створення електронних форм документів

Для електронного обміну документами можна використовувати електронні бланки (форми), призначені для заповнення.

Поля форми — це особливий тип полів, які використовуються для створення шаблонів документів, бланків, анкет тощо. Є три види полів форми: текстові, прапорці та поля зі списком.

Поля форми можна вставити за допомогою панелі інструментів Форми (рис. 3).

Рис. 3. Панель інструментів Форми

Панель Форми містить такі кнопки: Текстове поле, Прапорець, Поле зі списком, Параметри поля форми, Нарисувати таблицю, Додати таблицю, Додати рамку, Затінення полів форми, Очистити поля форми, Захист форми.

Вставлене текстове поле має вигляд пари квадратних дужок, але під час друкування вони не виводитимуться. У текстове поле користувач уводить текст або числа. Якщо в діалоговому вікні команди Параметри поля форми поле з числом назвати деяким коротким іменем-закладкою й зазначити, що воно числове, то це ім’я можна буде використовувати у звичайних полях-формулах для різноманітних обчислень. Це дає змогу організувати обчислення на бланках. Поля-списки автоматизують уведення стандартних даних, зібраних у список, а перемикачі використовують в анкетах для організації відповідей типу “так” чи “ні” тощо. Поля рекомендується затінювати, а також поміщати в таблицю. Коли форма створена повністю, її потрібно захистити й зберегти на диску як документ або як шаблон.  Після збереження шаблону можна заповнювати бланк. У захищеній формі дані можна вводити лише в поля форми, що автоматизує роботу з заповненням бланків, виписуванням рахунків, накладних тощо.

4.10.  Використання макросів

Макрос — це записана в пам’ять редактора у вигляді макрокоманд (мовою Visual Basic for Application) послідовність дій користувача. Для виконання макросу призначають комбінацію клавіш на клавіатурі або кнопку панелі.

Макроси дозволяють автоматизувати роботу користувача, якщо деякі дії доводиться часто повторювати. Макрос спочатку записують, а потім використовують. Щоб створити макрос, необхідно вибрати в меню Сервіс – Макрос – Почати запис або двічі натиснути на індикатор ЗАП у рядку статусу. Після цього з’явиться вікно діалогу Запис макросу (рис. 4).

 

Рис. 4. Вікно діалогу Запис макросу

 

Необхідно задати ім’я макросу й призначити для його виконання кнопку в панелі інструментів або комбінацію клавіш.  Далі з’явиться панель, за допомогою якої можна зробити паузу або завершити запис макросу (рис. 5).

 

Рис. 5. Панель, яка виводиться під час запису макросу

Усі дії користувача, виконувані під час запису макросу, фіксуються в послідовність команд, яка автоматично буде виконана після натискання на кнопку макросу в панелі, або використання призначеної макросу комбінації клавіш.

Якщо до макросу записуються дії щодо форматування тексту, виділення фрагмента для форматування необхідно виконати до запису макросу – під час запису виділення неможливе.

Для роботи з формулами в комплект Microsoft Office входить «Редактор формул» («Equation editor» в англійській версії). Редактор формул – урізана версія програми «Math Type» від фірми Design Science. Давним-давно Microsoft купила програму у Design Science, і з тих пір не розвивала її; Math Type ж пішов далеко вперед. Такий стан справ не могло тривати вічно, і в Word 2007 з’явився новий інструмент роботи з формулами, більш тісно інтегрований в текстовий процесор. Новий засіб працює з формулами, як з частиною тексту, а не картинками, вставленими в текст, завдяки чому зникають багато проблем. Однак, старий-добрий Equation Editor в останній версії Office за раніше присутня. Тому про нього і поговоримо (на прикладі Microsoft Word 2003).

Запуск Редактора формул

Перш за все, нам знадобиться швидкий спосіб додавання формули в текст документа. Для цього додамо кнопку вставки формули на одну з панелей інструментів. Для цього натисніть правою кнопкою миші на панель інструментів (така смужка з кнопочками у верхній частині екрану) і виберіть пункт меню «Налаштування …» З’явиться діалогове вікно, в якому в закладці «Команди», в категорії «Вставка» ви знайдете «Редактор формул »(малюнок 1).

Може так виявитися, що «Редактор формул» немає у списку. Це означає, що даний компонент не встановлений при інсталяції Microsoft Office. Для установки слід запустити програму інсталяції і вибрати «Редактор формул» в категорії «Засоби».

Малюнок 1. Вікно зі списком доступних команд

Вам потрібно «вхопитися» мишкою за команду «Редактор формул», і перетягнути її на панель інструментів, щоб там з’явилася нова кнопка для вставки формул (малюнок 2). Після цього вікно “Налаштування” можна закрити.

Малюнок 2. Панель інструментів з новою кнопкою для вставки формул

Тепер ви можете сміливо натиснути на додану кнопку. Запуститься Редактор формул:

Малюнок 3. Редактор формул

Якщо ви не бачите панель інструментів Редактора формул (горизонтальне вікно з написом «Формула» в заголовку), то натисніть Вид → Панель інструментів.

Основні функції Редактора формул

Формула відрізняється від звичайного тексту наявністю спеціальних шаблонів: дробу, квадратні корені, матриці … Всі ці речі ви знайдете в панелі інструментів. Зазначу лише на основні нюанси, в яких починаючі користувачі зазвичай плутаються.

Верхні і нижні індекси створюються за допомогою трьох верхніх кнопочок цієї панелі:

Малюнок 4. Верхні і нижні індекси

Крім того, запам’ятайте комбінації клавіш, які значно спростять життя: верхній індекс – Ctrl+h (від англійського слова «high»), нижній індекс – Ctrl+l («low»), обидва індекси одночасно – Ctrl+j («joint» ).

Нижні кнопочки панелі індексів призначені для вставки операторів з індексами. Типовий приклад такого оператора – знак суми (Σ). Для суми є готовий шаблон у вкладці трохи правіше. Однак, вам можуть знадобитися інші оператори, які відсутні в Редакторі формул.

Ви, напевно, вже помітили, що в зображеннях шаблонів використовуються два види прямокутників: заштриховані і порожні. Заштриховані прямокутники позначають вже наявний у формулі текст. Порожні – місце для додавання нового тексту. Наприклад, заштрихований прямокутник в кнопці для додавання верхнього індексу означає, що індекс «чіпляється» до тексту, що знаходиться зліва від нього.

Для набору дробів використовується ця панель:

Малюнок 5. Панель шаблонів для набору дробів

Зверніть увагу, що вертикальна і похила дробу існують у двох варіантах: звичайному і дрібному. Звичайний варіант використовується в виключних формулах, невеликий – у внутрітекстових. Але про це ми поговоримо далі. Для вставки вертикальної дробу звичайного розміру можна використовувати комбінацію клавіш Ctrl+f («fraction»).

Дужки бажано набирати ні символами ( і ) клавіатури, а спеціальними шаблонами (малюнок 6). На відміну від дужок, введених з клавіатури, такі дужки автоматично розтягуються по висоті, щоб вмістити введене вами вираз. Для вставки дужок зручно використовувати поєднання клавіш Ctrl+( , Ctrl+[ і Ctrl+{ (остання комбінація вводиться, як Ctrl+Shift+[ ).

Якщо ви вже ввели вираз, який потрібно укласти в дужки то спочатку виділіть його (малюнок 6), а потім натисніть кнопку вставки дужок (малюнок 7).

Малюнок 6. Вираз виділено для укладення в дужки

Малюнок 7. Вираз укладено в дужки
натисканням відповідної кнопки панелі інструментів

Зазначений прийом працює не тільки, коли потрібно поставити дужки навколо наявного вираження, а й в інших випадках. Наприклад, при приміщенні готового виразу під корінь або в чисельник дробу.

Крім того, ви можете скористатися буфером обміну для цих цілей: вирізати вираження в буфер обміну, вставити дужки, а потім вставити вираз з буфера між дужок.

До речі, квадратний корінь можна вставити за допомогою комбінації Ctrl+r («root»)

Для введення грецьких літер Редактор формул надає відповідну панель (малюнок 8). Для заголовних грецьких літер є така ж панель трохи правіше.

Малюнок 8. Панель для введення грецьких літер

Для введення грецьких літер існують спеціальні комбінації клавіш. Спочатку потрібно натиснути Ctrl+g («greek»), а потім, відпустивши Ctrl , натиснути першу букву англійського назви грецької букви. Наприклад, натискання Ctrl+g,a введе букву . Якщо перша буква назви буде введена заголовна (з натиснутою клавішею Shift ), то і відповідне грецька буква буде заголовна. Наприклад, натискання Ctrl+g, Shift+s призведе до введення символу .

Для введення пробілів відповідна клавіша клавіатури не працює. Для цього потрібно використовувати цю панель:

Малюнок 9. Різні прогалини

Верхні прогалини в цій панелі за розмірами менше стандартного пробілу, а ті, що на другому рядку – довгі. Їх можна використовувати для набору вираження показаного на рисунку 9. Для того, щоб показати прогалини на екрані у вигляді спеціальних символів підкреслення (як зроблено в останньому прикладі) натисніть Вид → Показати все. Для введення пробілів також існують комбінації клавіш (у порядку подовження пробілу): Ctrl+Alt+Пробел , Ctrl+Пробел і Ctrl+Shift+Пробел .

Можливо, комусь цікаво, як була набрана система рівнянь на рисунку 9. Для цього потрібно вибрати шаблон «відкриває фігурна дужка» з панелі з дужками (малюнок 6). Потім поставити курсор в полі доданого шаблону (малюнок 10) і натиснути клавішу Enter . Дужка розтягнеться – і у вас будуть два рядки для введення тексту (малюнок 11).

Малюнок 10. Шаблон «відкриває фігурна дужка»

Малюнок 11. Відкриває фігурна дужка з двома рядками тексту

І останнє в цьому розділі, але не менш важливе, ніж все інше: щоб вийти з режиму редагування формули, і повернутися в Word, можна або натиснути Файл → «Вихід та повернення в [ім’я документа]», або просто клацнути мишею повз прямокутника, обмежує формулу. Можливо, Редактор формул запитає вас, чи хочете ви зберегти зроблені зміни. У цьому випадку натисніть «Так».

Оформлення формули різними шрифтами

У літературі прийнято оформляти елементи формул наступним чином:

·                    Назви функцій – прямим шрифтом;

·                    Назви змінних – похилим шрифтом;

·                    Назви матриць – жирним шрифтом і / або заголовними літерами;

·                    Назви векторів – жирним шрифтом або стрілкою зверху;

·                    Текст – прямим шрифтом.

Для цього Редактор формул має меню «Стиль»:

Малюнок 12. Меню «Стиль» Редактора формул

Назви деяких математичних функцій (наприклад, «sin», «cos») автоматично розпізнаються і пишуться прямим шрифтом. Але може так виявитися, що назви вашої функції редактор формул не знає, і вона буде написана похилим шрифтом. Зокрема, назва функції «th» на малюнку 12 написано похилим шрифтом, тому що читає формулу людина може подумати, що після знаку «+» коштує твір змінної t на змінну h, і на змінну y в дужках. У даному випадку проблема викликана тим, що в тих краях, звідки родом Редактор формул, гіперболічний тангенс прийнято позначати символами «tanh», а не «th». Щоб це виправити, виділіть текст «th», і виберіть для нього стиль «Функція» (дивіться малюнок 12).

Російський текст, вставлений у формулу, потрібно позначати стилем «Текст» (малюнок 13), інакше він буде написаний похилим шрифтом, що невірно (якщо, звичайно, ви не позначаєте змінну буквою «Ð»):

Малюнок 13. Текст потрібно оформляти стилем «текст», щоб він не був похилим

Слідкуйте за кордонами шаблонів

При наборі формул важливо стежити за кордонами використовуваних шаблонів, щоб випадково не додати всередину шаблону зайвий текст, до шаблону не належить. У визначенні кордонів шаблонів вам допоможе курсор. Він складається з двох ліній: вертикальної і горизонтальної. Вертикальна лінія показує місце, куди буде введений текст. Горизонтальна лінія показує межі поточного поля введення.

Розглянемо приклад. Припустимо, ви додали у формулу інтеграл за допомогою відповідного шаблону і ввели підінтегральний вираз:

Малюнок 14. Інтеграл із введенням подинтегральних виразом.
Горизонтальна лінія показує межі поточного поля введення

Зверніть увагу, що горизонтальна лінія «впирається» в інтеграл зліва. Це означає, що ви зараз знаходитесь в поле вводу подинтегрального вираження. Припустимо, ви виявилися не уважні, і набрали решту формули, не вийшовши з подинтегрального вирази:

Малюнок 15. Частина формули, помилково набрана
як частина подинтегрального вираження

На перший погляд все набрано правильно. Однак, це не так. Припустимо, ви захочете перенести суму на новий рядок. Ви ставите курсор після символу «+», та натиснути клавішу Enter :

Малюнок 16. Частина формули, помилково набрана
як частина подинтегрального вираження

Який жах! Символ інтеграла сповз униз. Початківцю може здатися, що це глюк. Насправді причина в тому, що тепер підінтегральний вираз складається з двох рядків, тому символ інтеграла розташувався посередині.

Невірно набране вираження не тільки не поділяється на два рядки, але частина формули з інтегралом також не вдасться укласти в дужки. Крім того, можуть бути невірними прогалини і місце розташування елементів формули.

У даному випадку, щоб виправити помилково набраний шаблон, потрібно вирізати зайвий шматок (після символу «+» включно) в буфер обміну, і вставити цей шматок правіше, за межами подинтегрального вираження. Але найпростіше було не допускати цю помилку. Для цього достатньо було на етапі, показаному на малюнку 14, натиснути клавішу «вправо», щоб курсор вийшов з подинтегрального вирази:

Малюнок 17. Курсор за межами подинтегрального вираження

Подібним помилок найбільш схильні шаблони з горизонтальним розташуванням елементів: інтеграли, суми, горизонтальні дробу. Краще набирати їх уважно, ніж потім думати, чому формула дивно виглядає.

Внутрішньотекстові і виключние формули

Внутритекстовой формула – та, яка вставляється прямо в текст абзацу, як слово. На відміну від неї виключная формула поміщається на окремому рядку (найчастіше по центру і з номером праворуч). Про те, як розташовувати формули по центру, я розповім далі, а поки розберемося з тим, чим ці види формул відрізняються при наборі їх у Редакторі формул.

Під внутритекстовой формулою прийнято використовувати горизонтальні дробу: , Або вертикальні дробу маленького розміру (правий верхній шаблон на рис 5): . Не слід змішувати обидва стилю написання дробів у межах однієї формули (або навіть у межах одного документа).

У виключной формулою прийнято використовувати вертикальні дробу нормального розміру: . Відразу видно, звідки пішла така традиція: формула чудово лягає в рядок, у той час як «виключной варіант» гарніше б виглядав на окремому рядку.

Межі в операторів під внутритекстовой формулою прийнято писати справа від оператора: . У виключной ж формулою ці межі пишуться зверху і знизу: . Те ж саме стосується меж у інтеграла.

При наборі індексів, а також чисельника і знаменника дробу, слід використовувати правила внутритекстовой формули, навіть якщо ви набираєте виключную. Однак, для ланцюгових дробів слід робити виняток: всі елементи набирати за допомогою вертикальних дробів нормального розміру.

Ось приклади правильно набраної виключной формули:

Малюнок 18. Виключная формула, в однострокових елементах якої використані горизонтальні дробу

Малюнок 19. Виключная формула, в однострокових елементах якої використані маленькі вертикальні дробу

Якщо в останньому прикладі вам не подобається оператор підсумовування з індексами праворуч – можна розбити дріб з цим оператором на суму двох дробів, і винести суму з чисельника, використавши шаблон з індексами зверху і знизу.

Внутрішньотекстові формули оформлюються просто. Досить ввести пробіл після слова, і натиснути кнопку вставки формули:

Малюнок 20. Набір внутритекстовой формули

Набір ж виключной формули на окремому рядку не так простий: по-перше, між формулою і текстом має бути невеликий вертикальний інтервал, по-друге, виключная формула зазвичай розташовується по центру, і має номер, який повинен бути вирівняний по правому краю.

Зробимо новий рядок для нашої майбутньої формули:

Малюнок 21. Новий рядок для набору виключной формули

Створимо новий стиль для наших виключних формул. Для цього натисніть Формат → Стилі та форматування:

Малюнок 22. Меню «Формат»

Справа з’явиться панель «Стилі та форматування»:

Малюнок 23. Панель «Стилі та форматування»

На цій панелі натисніть кнопку «Створити стиль …», з’явиться вікно створення нового стилю:

Малюнок 24. Вікно створення нового стилю

Введіть якесь осмислене ім’я стилю, наприклад, «Формула». Стиль наступного абзацу виберіть «Звичайний», це полегшить життя надалі. Тепер натисніть Формат → Табуляція:

Малюнок 25. Вікно створення нового стилю

З’явиться вікно додавання табуляції. У нашому випадку ширина тексту становить 16,5 см, тому створимо дві табуляції: одну по центру (для формули), у позиції 8,25 см., з вирівнюємо тексту по центру; другу – праворуч (для номера), у позиції 16, 5 см., з вирівнюванням тексту по правому краю:

Малюнок 26. Вікно додавання табуляції

Нам потрібно не тільки правильно розташувати формулу і її номер горизонтально, але і зробити невеликі вертикальні відступи від навколишнього тексту. Для цього натисніть Формат → Абзац, і встановіть невеликі інтервали перед абзацом і після нього (я поставив 6 пунктів). Зазвичай немає необхідності робити вертикальний інтервал між формулами (якщо йдуть кілька виключних формул поспіль), тому рекомендую також включити галочку «Не додавати інтервал між абзацами одного стилю»:

Малюнок 27. Вікно «Абзац»

Натисніть “OK” у всіх вікнах, щоб вони закрилися. Панель «Стилі та форматування» можете теж закрити. Тепер у нас є новий стиль «Формула», який ми можемо застосовувати до всіх виключним формулами документа. Курсор у нас по раніше стоїть в рядку для формули. Застосуємо до цього рядка (абзацу) наш новий стиль, скориставшись меню вибору стилю:

Малюнок 28. Меню вибору стилю

Зверніть увагу, що після вибору нового стилю абзац відсунувся від попереднього тексту, і на лінійці з’явилися дві створені нами табуляції: по центру і по правому краю. Натисніть кнопку табуляції на клавіатурі для того, щоб скористатися табуляцією по центру:

Малюнок 29. Табуляція з вирівнюванням по центру в дії

Створіть потрібну вам формулу, і знову натисніть клавішу табуляції. Цього разу курсор опиниться на правій межі документа:

Малюнок 30. Табуляція з вирівнюванням по правому краю в дії

Введіть номер формули, і натисніть Enter , для переходу на новий рядок. Зверніть увагу, що стиль абзацу автоматично змінився на «Звичайний»; саме для цього ми і встановлювали «Стиль наступного абзацу» при створенні стилю (малюнок 25).

Після цього можете вводити решта тексту:

Малюнок 31. Формула між двох рядків тексту

Створений нами стиль зручно застосовується двома клацаннями миші до кожної виключной формулою документа. Якби ми оформляли формулу без використання стилів, то нам довелося б повторювати операції додавання табуляції і інтервалів для кожної формули документа, що дуже незручно. Більше того, якщо раптом знадобиться оформити формули по іншому, наприклад, розташувати їх зліва, а не по центру, то достатньо буде змінити стиль (замінити центральну табуляцію на звичайну і розташувати її ліворуч), – і всі формули в документі відразу придбають нове форматування.

Автоматична нумерація формул і посилань на них

Часто буває так, що потрібно додати або прибрати цифрову формулу небудь на початку документа, і при цьому доводиться виправляти нумерацію формул і посилань у всій залишилася частини документа. Розглянемо приклад. Додамо ще одну формулу на початку:

Малюнок 32. Додана ще одна Коли цифрова формула на початку

Якщо вам не подобається описуваний спосіб автоматичної нумерації формул і посилань, можете придбати собі поліпшений редактор формул Math Type від Design Science: там номери і посилання вставляються в текст двома клацаннями миші

У даному випадку виправити нумерацію вручну зовсім не складно. Однак, коли кількість формул і посилань на них перевалить за кілька десятків, при виправленні номерів можна помилитися. Відповідно, виникає питання: чи можна зробити так, щоб Word сам нумерував формули, і виправляв посилання на них при зміні номерів? Виявляється, можна. Але, на жаль, немає жодного зручного способу зробити це. Тому я розповім тут про найзручніший серед всіх незручних способів що я знайшов.

Отже, давайте видалимо набраний вручну номер і вставимо його засобами Word. Виберіть у меню Вставка → Посилання → Назва:

Малюнок 33. Вибір пункту меню «Назва»

З’явиться вікно «Назва». У цьому вікні перераховані готові шаблони назв: «Таблиця», «Малюнок», «Формула». Можна створити свій шаблон, але варіант «Формула» нам цілком підійде. Поставте галочку «Виключити підпис з назви», тому що нам потрібен тільки номер:

Малюнок 34. Вікно «Назва»

Кнопка «Нумерація …» дозволяє, наприклад, додати номер глави в номер формули (не забудьте при цьому оформити назви глав стилем «Заголовок 1»). Однак нам це поки не потрібно. Натисніть кнопку «OK», та номер вставити в текст:

Малюнок 35. При вставці назви збився стиль

Який жах. Всі зрушила вліво. І номер виділений жирним шрифтом. Звикайте. У Word багато таких неприємних дрібниць. Причина в тому, що при вставці назви стиль змінився з «Формули» на «Назва об’єкта». Змініть стиль назад на «Формула» у випадаючому списку (дивіться малюнок 28), і наберіть дужки перед і після цифри «1». Не лякайтеся, що фон у цифри стає темним при підведенні до неї курсору: таким чином Word підказує нам, що перед нами не просто цифра, а «автоматично генерується поле»:

Малюнок 36. Номер згенерований автоматично

Таким же чином зробіть номер у другої формули.

Тепер займемося створенням посилання. Ми хочемо послатися на другу формулу. Перш, ніж послатися на формулу, потрібно (тимчасово) перенести номер цієї формули на новий рядок (дивіться малюнок 37), поставивши курсор перед номером формули і натиснувши клавішу Enter . Інакше нічого доброго не вийде. Це друге незручність.

Після цього виберіть у меню Вставка → Посилання → Перехресне посилання …:

Малюнок 37. Вибір пункту меню «Перехресне посилання …»

З’явиться вікно вставки посилання. «Тип посилання» виберіть «Формула». Внизу виберіть номер, на який хочете послатися. У даному випадку виберемо номер (2):

Малюнок 38. Вікно «Перехресні посилання»

Після натискання кнопки “Вставити” номер (2) додасться в те місце, де знаходиться курсор. Повернемо номер другий формули назад, поставивши курсор перед ним, і натиснувши клавішу ← Backspace . Отримаємо бажаний результат:

Малюнок 39. Номери формул і посилання пронумеровані автоматично

Можливо, вам цікаво дізнатися, для чого було переносити номер (2) у формули на новий рядок перед тим, як посилатися на нього. Справа в тому, що Word вважає, що назва знаходиться на окремому рядку, і що весь текст від початку рядка і до номера є назвою. У той момент, коли ви створюєте посилання на назву, створюється невидима закладка, що посилається на весь текст назви. Текст закладки потрапляє в текст посилання. Тому, якщо ви не перенесете номер формули на новий рядок, то при створенні посилання в текст потрапить не тільки номер, а й сама формула:

Малюнок 40. Разом з номером на заслання потрапила і сама формула

Навіть якщо ви видалите формулу із заслання, вона незабаром з’явиться знову, тому що текст поля генерується автоматично.

Випробуємо нашу автоматичну нумерацію. Створимо ще одну формулу на самому початку. Ми знаємо, що при додаванні номера буде збиватися стиль. Тому, щоб не встановлювати стиль двічі, потрібно виконувати дії в такій послідовності:

1.                      додати новий рядок для формули;

2.                      натиснути клавішу Tab , ввести формулу, ще раз натиснути Tab ;

3.                      вставити номер формули за допомогою вікна «Назва» (малюнок 34), взяти номер в дужки;

4.                      виставити для рядка стиль «Формула» (малюнок 28).

В результаті цих дій вийде ось що:

Малюнок 41. Додана ще одна Коли цифрова формула на початку

Номери наявних формул автоматично збільшилися на одиницю. Зверніть увагу, що номер посилання (2) не змінився. Насправді нічого страшного в цьому немає: Word оновлює поля рідко, зазвичай перед печаткою документа або при завантаженні його з файлу. Якщо хочете примусово оновити поля, то або виділіть весь текст ( Ctrl+A ) і натисніть F9 (Про оновлення посилань можна почитати тут ), або натисніть кнопку «Попередній перегляд» на панелі інструментів:

Малюнок 42. Кнопка «попередній перегляд» на панелі інструментів

і ви побачите, що перед друком посилання оновилася:

Малюнок 43. Попередній перегляд документа

Порада: якщо хочете послатися на формулу, на яку вже є посилання, то немає потреби заново переносити номер формули на новий рядок, і вставляти перехресне посилання за допомогою відповідного вікна. Досить скопіювати наявну посилання з номером в буфер обміну і вставити в потрібне місце документа.

Підказка: якщо ви хочете швидко побачити формулу, на яку є посилання, то натисніть клавішу Ctrl і клацніть за посиланням: Word покаже вам те місце документа, де знаходиться формула.